会计电算化流程

——基本操作流程
一、启动和注册系统管理
双击桌面上的“用友财务通”→双击“系统服务”→双击“系统管理”→单击“系统”
→单击“注册"→输入用户名Admin
→在密码框中单击一下(密码为空）→单击“确定”
二、【设置操作员】
1、添加操作员
单击“权限”→单击“操作员”→单击“增加”打开“添加操作员”对话框
输入操作员信息编号：比如001 姓名：张三
口令：1 确认口令：1
单击“增加"可增加第二个、第三个操作员
单击“退出”
注意：a、操作员编号在系统中必须唯一,即使是不同的账套，
操作员编号也不能重复。

b、所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除.
【建立账套】（账套建立只能以系统管理员Admin的身份进入。

)
1、单击“账套"，单击“建立”打开“创建账套”对话框.
（1) 账套信息
已存账套: 系统最多可以建立999账套
账套号：为3位数字,账套号唯一，且必须输入。

比如“001”
账套名称：比如“北京科技有限公司”
账套路径:默认
启用会计期：默认或自己选择输入
单击“下一步"
(2）单位信息
单位名称：比如“北京科技有限公司"
单位简称：“北京公司"
单击“下一步"
（3)核算类型
本币代码:RMB
本币名称：人民币
企业类型：工业
行业性质：新会计制度科目
账套主管：默认
按行业性质预置科目（如果用户希望预置所属行业性质的标准一级科目，则选中该项。

单击“下一步"
(4)基础信息
选中有无外币核算（当企业存货较多时，可选择存货是否分类;当客户和供应商较多时，
可选择客户是否分类和供应商是否分类。

)
单击“完成”单击“是”
（5）分类编码方案（编码原则：由级次和级长两部分构成）科目编码级次:4-2—2-2—2
其他级次默认
单击“确定”单击“是”
（6）数据精度定义小数位数默认为2
单击“确定”再单击“确定"
2、增加权限（操作员权限的设置包括增加、修改、删除）
单击“权限”→再单击“权限"
选中添加的第一个操作员，选择刚刚建立的账套，选中账套主管
单击“是"
选中添加的第二个操作员，选中账套主管单击“是”
选中添加的第三个操作员，单击“增加”双击选中总账和UFO报表单击“确定”
单击“退出”单击右上角的“关闭”单击左上角的“后退”
注意:1、（账套主管负责所选账套的维护工作
即A对账套进行修改
B 对年度账进行管理,包括创建、清空、引入、输出
及各子系统的年末结转、账套的数据备份
C 操作员权限的设置但是不包括账套的建立）
2、一个账套可以设立多个账套主管。

账套主管自动拥有该账套的所有权限。

三、系统初始化
双击“系统控制台"
账套：选择自己的账套
用户名：选择用户名
密码：输入与用户名相对应的密码
单击“确定"进入“系统控制台”
【基础设置】单击“基础设置”
1部门档案双击“部门档案”(编码原则:＊**)
部门编码：1 部门名称：综合部
单击“保存”
部门编码:101 部门名称：办公室
单击“保存" （可根据需要自行添加）
（在部门档案中可增加、删除、修改）
单击“退出”
2、职员档案双击“职员档案”
职员编号:双击直接增加，比如：1
职员名称：比如：王芳
所属部门：单击“放大镜”选择部门即可
职员属性：可不输入
注意:输入一个职员档案信息之后,必须敲回车换行才能保存。

单击“退出”
3。

客户档案双击“客户档案”
（必须先选择末级分类,然后才能输入客户档案）
单击“00无分类”→单击“增加”弹出“客户档案卡片”
基本客户编码：比如：001
客户名称：济南有限公司
客户简称:济南公司
联系信用其他可不用填写也可选择其中一部分填写
单击“保存”→单击“退出”→再单击“退出”
4、供应商档案双击“供应商档案”
单击“00无分类"→单击“增加"弹出“供应商档案卡片"
基本供应商编码:比如：001
供应商名称:北京服装厂
供应商简称：服装厂联系信用其他可不用填写也可选
择其中一部分填写
单击“保存”→单击“退出”→再单击“退出"
5、科目双击“科目”（设置会计科目的内容包括：增加即建立、删除、
查找、修改、指定会计科目等）
建立会计科目包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、
辅助账标记等.
例如:〈1〉、增加
（1)增加二级科目
比如:给原材料增加二级科目
选中“原材料”，单击“增加”→科目编码：121101，
科目中文名称：主要材料
单击“确定"，单击“关闭”
（注意:A、增加的会计科目编码长度及，每段位数要符合编码规则
B、科目一经使用。

就不能再增加下级科目。

只能增加同级科目)
（2）增加辅助核算
a、给应收账款增加客户往来辅助项
选中“应收账款”，单击“修改" →再单击“修改”
→选中“客户往来",单击“确定”，
单击“返回”.
b、给应付账款增加供应商往来辅助项
c、给库存现金增加日记账的辅助项
d、给银行存款增加日记账、银行账的辅助项
<2〉、删除比如:删除信用证保证金
选中“信用证保证金”，单击“确定"
(注意：删除会计科目时应遵循“自下而上"的原则，
即先删除下级科目，然后再删除一级科目。

)
〈3>、查找比如：查找应收账
单击“查找”，a、在科目中输入“应收账款“,单击“查找”
b、也可在科目中输入应收账款的编码即“1131”单击“查找”，
<4>、修改比如：a、把“现金”改为“库存现金”
选中“现金”，单击“修改" 再单击“修改”，单击“确定”，
单击“返回”
b、把“应交税金”改为“应交税费”
c、把“应付工资”改为“应付职工薪酬"
d、把“营业费用”改为“销售费用”
f、把“所得税”改为“所得税费用”
<5〉、指定会计科目（注意:在指定会计科目之前，
应在建立“库存现金”，“银行存款”会计科目时
添加辅助账“日记账”）
单击“编辑”，→单击“指定科目”，进入指定科目窗口，
选中“现金总账科目”，选中“库存现金”,单击“〉”
选中“银行总账科目”选中“银行存款”，单击“>”
单击“确定”
6、凭证类别双击“凭证类别"弹出“凭证类别预置"
选择收、付、转凭证→单击“确定”
选中收款凭证后的无限制，双击“无限制”
→单击“无限制下的三角”，选择借方必有,
在“限制科目”栏输入“1001，1002”
同理,
设置付款凭证的限制类型为“贷方必有",限制科目为“1001，1002”
设置转账凭证的限制类型为“凭证必无”，限制科目为“1001，1002”
设置完之后单击“退出”
设置凭证类别如下：
类别名称限制类型限制科目
收款凭证借方必有1001,1002
付款凭证贷方必有1001,1002
转款凭证凭证必无1001,1002
7、外币种类双击“外币种类”
币符：USD 币名：美元单击“确认”在“2011、10（即建账的月份）的记账汇率”栏内输入6.8敲回车确定. 单击“退出”
8、（了解）结算方式双击“结算方式"（编码原则：* **）
比如：a、结算方式编码：1
结算方式名称：现金
单击“保存”
b、结算方式编码:2
结算方式名称：银行存款
单击“保存"
c、结算方式编码：3
结算方式名称：支票
单击“保存"
d、结算名称还可是汇票等
添加完成后单击“退出”
再单击“退出”
【总账】单击“总账”，单击“确定" 再单击“确定"
〈1〉、系统初始化
录入期初余额
单击“系统初始化”→单击“录入期初余额”
* 期初余额的录入分两部分：a、总账期初余额的录入
b、辅助核算科目期初余额的录入
* 红字余额应输入负号
＊当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。

（1）总账科目期初余额的录入
比如：库存现金在期初余额处直接输入10000即可（2)辅助核算科目期初余额的录入
比如:应收账款
双击“应收账款"的期初余额栏，进入“客户往来期初”
单击“增加”，输入相应的辅助核算信息
单击“退出"
（3)试算平衡
录完所有科目余额之后，单击“试算”→单击“确定”。

若试算不平衡，则应修改期初余额,直到平衡为止。

最后单击“退出”
〈2〉填制凭证
单击“填制凭证"→单击“增加”
注意：*采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期,但不能超过业务日期。

＊凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改.
＊正文中不同的摘要可以相同也可以不同,但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

*科目编码必须是末级的科目编码。

既可以手工直接输入,也可选择输入。

＊金额不能为“零"，红字以“—”号表示。

*可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

*不能确定的辅助核算信息可不输入。

1)增加一张收款凭证
例如：2010年10月1日，A公司收回欠款10万元存入银行。

收款凭证附单据数：1 摘要：收回欠款
借:银行存款100 000
贷：应收账款100 000
操作步骤：（1)选择凭证类型“收款凭证”→输入制单日期（可默认）→输入附单据数“1”（2）输入摘要“收回欠款”→输入科目名称“银行存款或1002”→单击金额处结算方式“2”即银行存款→单击“
确定”输入借方金额“100000”→敲回车，摘要自动带到下一行
（3）输入科目名称“应收账款或1131"弹出“辅助项"对话框→单击“放大镜”选择客户→单击“确定”→输入贷方金额“100000”
(4）单击“保存",弹出“凭证以成功保存”→单击“确定”
2）、增加一张付款凭证
例如：2010、10、15，管理部门购买办公用品1000元，以现金支付.
借：管理费用1000
贷:库存现金1000
3）增加一张转账凭证
例如；2010、10、25，管理部门领购原材料900元。

借：管理费用900
贷：原材料900
2、修改凭证
可修改的内容包括:摘要、科目、辅助项、金额、增删分录等。

3、删除凭证
1）作废/恢复凭证单击“制单”—-〉单击“作废”/“恢复”
2)整理凭证若记账后要进行反记账“ctrl+h”
4、查询凭证
单击“查询”-—>选择“凭证类别”——>单击“确定”若单击“辅助条件”
可以输入更多查询条件.
<3〉审核凭证
注意:＊会计制度规定，审核与制单不能为同一人.
＊凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。

*凭证可逐张审核，也可成批审核。

1）更换操作员
单击“文件”—-〉单击“重新注册”—->选择账套，选择用户名出纳
（也可以是账套主管，这样审核凭证时，就不必再更换操作员)，输入密码
-—>单击“确定”—->再单击“确定”
2）出纳签字
a、单击“审核凭证”——〉单击“出纳签字"-—〉选择凭证类别，收款凭证——>单击“确认”-—〉单击“确定"
-—〉单击“签字”若有多张凭证，单击“下张”，单击“签字”直到签完为止。

单击“退出”
或单击“出纳”——〉单击“成批出纳签字"-—〉单击“确定”即可。

b、单击“审核凭证”—->单击“出纳签字”-—>选择凭证类别，付款凭证方法同上
2）审核凭证
再次更换操作员单击“文件”——>单击“重新注册”-—>选择账套，
选择用户名第二个账套主管，输入密码--〉单击“确定”—-〉再单击“确定”
单击“审核凭证”-—>单击“审核凭证”--〉单击“确认”—-〉单击“确定”——>单击“审核”一张张审核.还可
单击最上面的“审核”—-〉单击“成批审核凭证"-—>单击“确定”审核完成后，单击“退出”
3）取消审核凭证
单击“审核凭证”——〉单击“审核凭证”--〉单击最上面的“审核”，—-〉单击“成批取消审核”
注意：a、作废凭证不能被审核，也不能被表错
b、凭证一经审核,不能被修改、删除“只有取消审核签字后才可以修改或删除
c、已标记作废的凭证不能被审核,取消作废标记后才能审核
〈4>记账注意:a、记账操作每月可多次进行
b、第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能记账
c、上月未记账，本月不能记账
d、未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已审核范围
e、作废凭证不需审核可直接记账
f、记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动
调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账操作步骤:单击“记账”-->单击“下一步”—->单击“下一步”
-—>单击“记账”—-〉单击“确认"--〉单击“确定”
补充“反记账”
点击期末处理→试算并对账→选择需取消记账的月份
→同时按Ctrl+H→提示“恢复记账前状态”已被激活
→确认→退出→再点击工具栏上的“凭证" →恢复记账前状态
→恢复月初状态→单击“确定”→输入口令→确认→确定
〈5> 账簿现金日记账的查询
单击“关闭按钮”-—>单击“现金管理”——〉单击“确定”
--〉单击“日记账”--〉单击“现金日记账"
单击“确认" 查完后单击“关闭按钮”即可。

单击“总账”-—〉单击“确定”——〉单击“账簿"可查各种账簿.
<5>、自动转账
1、汇兑损益结转→选择结转月份、外币币种→点击右边放大镜
→输入汇兑损益入账科目5503→确定→全选
→确定→生成一张凭证→保存（有外币业务的才需结转)
2、期间损益结转→点击右边放大镜→选择凭证类别，
输入本年利润科目3131→确定→选择结转月份→全选
→确定→生成一张凭证→保存
注意：自动生成的凭证也要审核、记账。

<6>期末处理
单击“期末处理”-->单击“月末结账"——>单击“下一步”——〉单击“对账”—-〉单击“下一步"——>再单击“下一步"——>单击“结账”
＊* 补充“反结账”
单击期末处理→月末结账→选择需取消结账的月份
→同时按Ctrl+Shift+F6→输入口令→确认→取消
注意：如果凭证等账务处理尚未完全完成，不要轻易记账和结账，反记账和反结账功能用多了，会容易出错！
四、UFO报表
操作步骤：单击进入UFO报表→输入帐套号、年度2011→单击“确认”
→选择用户名→输入口令→单击“确定”→单击“关闭”
第一种方法:单击左上角“文件”→单击“新建”→按书中设置
标尺寸等(P291—P304）
第二种方法：单击左上角“文件”→单击“新建”→单击“格式”
→单击“报表模版”，选择行业“新会计制度行业”，
财务报表“资产负债表”→单击“确认”→单击“确定”
在资产负债表中，输入年月日如：2011年10月20日
单击左下角的“格式”→单击“是”
*“利润表”方法同资产负债表
*注意: a、若要插入、追加、交换、删除行或列在编辑中进行即可。

b、若要追加表页→在数据状态下，点击编辑→选择追加,
单击表页→输入增加的页数（最多为4页)→确认
c、如果报表的数据不对，可以在总账模块的账薄菜单下查询余额及发生额表进行核对。

d、如果总账中的数据与报表的数据一致，但与实际数不对时，有可能是凭证录入有错误。

e、报表应该是在所有凭证处理完记账后制作，通常可以月末结账后再做。

了解数据备份
1、在D盘新建文件夹，如“用友备份”，再建二级文件夹，如名“001”
2、进入系统管理→点击系统→注册→选用户名admin→确定
3、账套→输出→选择账套→确认
4、选择备份文件夹→D\用友备份\050630→确认。