合格秘书应具备的思维能力与行为准则

合格秘书应具备的思维能力与行为准则
作者：侯振平
来源：《领导之友》2014年第02期
秘书作为领导的参谋和助手，在辅佐领导正确决策中承担着信息咨询、分析判断、定下决心、组织协调、督导落实等重要职能，使命光荣，责任重大。

这里谈谈合格秘书怎样做到内练素质，外树形象，也就是应具备哪些思维能力和行为准则。

一、合格秘书应具备的思维能力
（一）理论思维能力。

理论思维是相对于人的经验思维和直观思维而言的。

它是在直观经验的基础上，经过对各种感性材料的加工制作，使感性认识上升到理性认识的思维过程，是人们对事物实现正确分析判断，把关定向的重要基础和前提。

秘书工作具有政策法律性强、情况错综复杂、工作比较繁忙的特点。

秘书必须具备较强的理论思维能力，才能透过各种复杂现象抓本质，为领导提供高质量的决策建议。

观察、分析、处理问题，理性思考层次高与低，结果会大不一样。

特别是领导秘书必须有更高的理论素养，没有理论思维能力或理论思维能力不高，就会晕头晕脑，迷失方向，就会办糊涂事。

（二）逻辑思维能力。

逻辑思维，就是要把事物的性质、概念及其相互联系搞清楚，按照科学合理的逻辑顺序去认识和把握问题，有条不紊地开展工作。

处理问题、开展调研，或者组织大型会议等活动，都离不开逻辑思维。

秘书善于逻辑思维并能自觉运用到工作之中，对于提高业务水平、做好本职工作大有帮助。

逻辑思维能力不强，概念混乱，逻辑顺序不清，不知道先干什么、后干什么是很要命的。

某单位的一名领导在组织本部门人员执行抢险救灾任务中下了一道命令：“一组从右面上，二组从左面上，共产党员、共青团员跟我从正面上，一定要把遇险人员救出来。

”指令发出后，所属人员纹丝不动，面面相觑：党团员是应该跟其从正面上，还是应该从右面、左面上？出现这种混乱现象的原因，就在于这位领导思维混乱，犯了逻辑错误。

秘书应当注重提高逻辑思维能力，把事物的概念、本质联系、先后顺序搞清楚，做到横向分类、纵向排队。

写材料也是如此，分几个大问题写，每个大问题写几个小问题，都要搞清楚，符合逻辑要求。

（三）量化思维能力。

在社会信息化、全球数字化、政治多极化、经济一体化的当今世界，仅靠拍脑门来决策、办事情是不行的，必须做到对事物进行科学的定量分析和定性分析，从而得出正确的认识结论和行动纲领。

周总理的军事秘书雷英夫准确预测美军仁川登陆时间可以说是一个量化思维的杰出典范。

1950年朝鲜战争爆发后，朝鲜人民军仅用两个月时间，便把美李伪军赶到朝鲜东南角洛东江一带，苏联、朝鲜估计很乐观，预料全面胜利在即。

而毛主席、周总理则对形势估计比较冷静，曾讲越在这个时候越要预防不测。

当时，任周总理军事秘书的雷英夫认为，美军不会甘心失败，可能运用驻日本的两个师（战略预备队）于9月15日
趁涨潮时间在朝鲜蜂腰部仁川登陆，切断朝鲜人民军的后路，从而改变朝鲜战局。

他把这个想法告诉了周总理，周总理听后感到这个意见很重要，马上带他一起去见毛主席。

毛主席听了认为很有道理，马上作了重要指示：将情况报告斯大林和金日成，让朝鲜人民军有在仁川防守和后撤的准备。

后来恰恰在9月15日，美国两个师在仁川登陆了。

朝鲜方面幸亏有很好的准备，才避免了大的伤亡。

毛主席后来专门表扬了雷英夫。

这件事可以启发我们，在机关从事工作，为领导当好“参谋”，科学的预测，正确的判断是多么重要。

（四）立体思维能力。

立体思维是在线性思维、平面思维的基础上发展起来的。

生活中有许多运用立体思维的例子。

如乘坐电梯，在人员下楼比较集中的时间段，电梯从上面下来时，由于人员满载，中间楼层电梯基本不停，如果按照常规思维，就要一直等下去，而按照立体思维，在空电梯从下往上走时，就可以先上去，便可顺利下楼。

出差也是如此，以往主要是坐火车，现在可以根据自己的财力、时间和到达地区，灵活选择火车、飞机、船、长途客车等交通工具。

通过立体思维，可以扩大思维的广度，提高处理问题的全面性和灵活性。

信息化时代，网络为秘书工作进行立体化思维提供了更为广阔的舞台，可以借助计算机和网络技术进行政务活动，开阔视野，眼观六路，耳听八方，把上下、左右的情况搞透，做到吃透上边的，摸清下边的，瞄着两边的，形成自己的，创造性地开展工作，做到“人无我有、人有我强”。

（五）反常思维能力。

反常思维是指不按常规的逻辑程序进行思考的思维过程。

但并不是反逻辑的，它往往与快速思维、形象思维、创新思维、逆向思维结伴而行，通常能在紧急情况、特殊情况和解决疑难问题时派上用场。

如平常秘书受领处理一个比较紧急的情况或问题，如果按照常规思维和常规程序，按部就班地开展工作，就可能贻误“战机”，导致处理失败。

按照反常思维，就应先动后思，边动边思。

在处理疑难问题时，要大量提取人脑记忆中的信息储存，按照新的方式重构认识背景，进行快速、果断思考，避免在前人思考问题的老路上重复。

被人们传为佳话的周总理“智取九龙杯”的故事，对提高反常思维能力具有很多启迪。

在中美关系还没有走向正常化时，一位来自美国的外宾在上海参加宴会时，被雕刻着九条龙的酒杯所吸引，他佯装酒醉，乘人不备，顺手把一只杯子塞进了自己的公文包。

服务人员发现后，立即报告了饭店经理。

经理找人商量，感到问题很棘手：若当面从他的皮包里搜取九龙杯，人家要提抗议，造成很不好的影响；设法把他引开再悄悄取走也不行，因为他的皮包是不会离身的；若明天上飞机前把他扣下，又怕夜长梦多，会生变故。

后来情况反映到周总理处，周总理就让利用当天晚会的魔术节目取回九龙杯。

演出开始后，魔术师拿出三只九龙杯，用布盖好，然后揭开台布，三只九龙杯只剩下两只，那一只哪里去了呢？魔术师走下台来，请那位外宾把公文包打开，取回了那只真正的九龙杯，既取回了杯子，也保全了外宾的面子，问题得到了圆满解决。

二、秘书应具备的行为准则
（一）建立自信。

能够成为一名领导秘书，既是一个值得自豪的事情，也是人生当中一个很好的机遇。

要增强自信心，激发进取心，做到“三个相信”：要相信组织，组织选秘书时是非
常严格的，都要经过反复考察；要相信推荐人，推荐人是有眼光的；要相信自己，没有基础，没有优长，是不可能进入秘书队伍的。

当秘书也有优势：一是站立点比较高，了解掌握的情况比较全面；二是接触面宽，既能接触到上级领导，也能接触同级、下属单位的同志；三是生活条件相对较好，学习机会多。

这些优势，都有利于自己的成长进步。

所以秘书一定要抓住机遇，增强信心，奋发进取，有所作为。

（二）敢想慎为。

想要敢想，为要慎为。

不谋万世者不足谋一时，不谋全局者不足谋一域。

当一名领导秘书，思考问题的层次和容量很大，可以想全局的事情。

有句话叫“全球化思维，本地化行动”。

全球是一个地球村，要想干好本地本职的事情，必须要了解国内甚至整个世界发生的事情，只有把本职工作置于国际国内大环境下去分析研究，才能使自己保持清醒的头脑，做出正确的决策，拿出管用的招法，应对自如。

同时，还要铭记一句话，叫作“无等级思维，按职级行动”。

思维是无等级的，大家是平等的，面对新世纪、新情况、新任务，无论哪个职级，都要开动脑筋，积极思考，广泛交流。

但做事情就必须按照规矩、按职责办事，不消极、不拖拉，不越位、不超权。

（三）脚踏实地。

从事秘书工作，为领导当好“参谋”，事事做对属正常，若有一次大错便成“千古恨”。

下面两个例子，对我们做好秘书工作很受启发：1930年，蒋、冯、阎混战中原，冯玉祥、阎锡山预定在豫、晋交界处的沁阳会师，聚歼河南的蒋介石军队。

然而，冯玉祥的部下在拟制作战命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，“沁”“泌”两字只有一撇之差，却相隔数百里，使冯军误入河南南部的泌阳，导致了冯、阎联合作战的失败。

秘书从处理各种日常工作到贯彻执行领导指示和决心，都必须准确无误、不能有半点儿偏差，做到理解意图准、提供情况准、拟写材料准、传达指令准。

（四）勤勉好学。

“学习是不竭的动力，准备是最好的机遇”。

要把自己武装好，要胜任本职，要切实准备好，给你机会，不要施展不开。

“问渠哪得清如许，为有源头活水来。

”先天赋予人的潜力很大，人的大脑皮层上有140亿个细胞，一生中用掉的只有10%左右，90%白白死掉了，没有被开发，就像没有裂变的原子能。

秘书必须勇于向自我挑战，向惰性挑战，时刻准备着，不断武装自己，有所建树。

贝多芬学拉小提琴时技艺并不高明，他宁可拉他自己作的曲子，也不肯做技巧上的改变，老师说他绝不是个当作曲家的料。

爱因斯坦四岁才会说话，七岁才会认字，老师给他的评语是：反应迟钝，不合群，满脑袋不切实际的幻想。

然而，最终他们都成功了。

从这些大师身上，我们应有所感悟：真正成功的人生，不在于成就的大小，而在于自己是否努力地去实现自我，喊出属于自己的声音，走出属于自己的道路。

（五）智高德厚。

“以德为本，成一代人；以智为魂，活一代事”。

做人要讲道德，做事要讲效率。

作为秘书，德性修养非常重要，德性不好，本事越大越糟糕。

既要有本事，更要有道德。

对待组织和领导要忠诚，在这个问题上必须态度明确，立场坚定。

要有甘当无名英雄的思想，提建议对了，不要揽己之功；出错了，要勇于承担责任，功归他人、过留自己。

努力做到。