手册大全--物业管理系统收费管理管理操作手册

极致物业管理系统收费管理操作手册
极致软件客户服务部编制
目录
极致收费管理操作手册 (3)
第一部分：房间 (3)
第二部分：客户 (3)
一、业主 (4)
二、租户 (6)
三、房间客户关系表 (9)
第三部分：收费管理的基础设置 (9)
一、收费项目 (10)
二、收费标准 (11)
三、房间仪表 (12)
四、公摊仪表 (13)
五、水电充值卡 (14)
第四部分：收费管理操作步骤 (15)
一、房间收费标准设置 (17)
二、抄表（公摊仪表） (22)
三、抄表（房间仪表） (24)
四、公摊计算 (26)
五、生成常规费用 (26)
六、生成抄表费用 (30)
七、费用查询 (32)
八、预收核算 (36)
九、银行托收 (39)
十、前台收银 (42)
十一、审核现金收款单 (45)
十二、打印催款通知单及银行托收收据 (47)
十三、如何新增临时费用单 (51)
十四、期末结账 (55)
十五、如何作保证金管理 (56)
第五部分：收费管理费用报表操作指导 (60)
一、业务处理导航图报表 (60)
二、费用报表 (74)
三、欠款报表 (82)
四、收款报表 (83)
五、预收款报表 (89)
六、预收款余额报表 (89)
七、保证金报表 (91)
八、保证金余额报表 (93)
九、报表打印 (95)
极致收费管理操作手册
第一部分：房间
物业收费是基于房间来计费的，在极致软件里面，房间是一个广义的概念，也可以理解为收费的对象，比如一个商铺、一个广告牌、一个停车位等等都可以看作一个房间。

房间设置时注意一下几点：
1、房间编码要有意义，能从房间编码上看出房间所属的楼栋和房号；
2、房间的面积不能随便修改，会影响计费金额。

第二部分：客户
在收费系统中，收费是以房间为依据进行计费的，但最后的费用需要找客户去收取，所以，必须把房间和客户建立对应关系，这样收费系统在生成应收费用单时，才能把费用指向正确的客户。

房间客户关系的建立有以下几种情况：
一、业主
1、对业主第一次入伙，通过入伙登记记录业主与房间的关系：
2、业主在房屋买卖而产生业主变更时，可以通过业主过户操作在系统中快速完成业主变
更，注：过户操作可以把新业主资料添加和新业主入伙登记集成在一个操作界面，只要一步就可以操作完成。

3、业主变更，也可以通过先新增新业主资料，然后再作业主迁入完成。

二、租户
租户的业务在收费系统中有两种处理办法，第一种就是根据租赁合同，另外就是根据租户的迁入迁出来完成租户与房间的对应关系；
1.对未购买租赁模块，并且房产是非自有产权物业，而且不考虑租金，只考虑管理费
等其他费用项目，建议通过房间的迁入迁出来完成租户与房间的对应关系。

租户迁入时，作新增客户迁入操作：
租户退租时，作客户迁出操作：
2.对已经购买租赁模块，并且是自有产权物业，建议通过租赁合同及租赁合同的变更、
续签来维护房间与客户的对应关系
三、房间客户关系表
通过房间客户关系表，可以清晰反映房间对应的业主、租户及住户。

注：其中住户指在客户迁入时指定的其他类型的客户。

1.收费对象的优先级是住户（其他类型客户）、租户、业主；
2.在房产树上，房间[客户名]指当前收费的对象；
第三部分：收费管理的基础设置
收费管理在启用前需要完成一系列基础设置工作，以确保收费数据的准确，当日常收费过程中发现问题时，也需要及时反查初始化收费数据及基础设置是否存在问题。

一、收费项目
1.收费项目不区分组织机构，所以对集团型客户在规划收费项目时，应由物业总部统一规
划，以确保未来收费数据分析的口径一致；
2.对抄表类收费项目，需要指定对应的仪表类型，也就是说，一种仪表类型只对应一个抄
表类收费项目；
3.租赁收费项目只能用在租赁合同中。

二、收费标准
1.收费标准区分组织机构，并自动继承上级组织机构的收费标准；
2.收费时间、滞纳金计算方式、是否收取空置费、是否处理代缴费用及是否计算或收取滞
纳金都在收费标准中设定；
3.一个收费项目可以对应多个收费标准；
4.收费标准名称建议包含单价信息，这样在房间标准设置和费用单操作中会非常容易理
解。

5.收费标准只有在房间标准设置中，对房间的收费项目设置对应的收费标准后，才能发挥
作用；
6.复杂的计算通过自定义公式来定义；
7.简单的计算可以通过快捷方式来定义，（注：快捷方式定义支持按天计算）如图：
三、房间仪表
通过房间仪表除定义房间仪表相关的信息外，还能指定房间与仪表的对应关系，这样仪表在
计费时就能反映到对应的房间上。

1.回程设置为仪表的最大读数加1，比如仪表最大读数是99999，则回程就设置为100000；
2.如果房间仪表已经弃用，或者此房间仪表只利用来接受公摊行度，则可以设置为不抄表，
这样此表就不会显示在抄表界面中；
3.如果一个房间有多个同类型的房间仪表，并且客户希望按一个仪表来计量，则可以把其
中一个表设置为主表；
4.如果总表类型的公摊表，必须在房间仪表上指定对应的总表；
四、公摊仪表
公摊仪表在物业管理中非常普及，有的公摊非常复杂，极致软件因为能支持复杂的分摊公式自定义，所以复杂的公摊都能处理。

公摊仪表是不对应房间的，所以，公摊仪表必须把需要分配的行度通过公摊计算分摊到房间
仪表上，由房间仪表来生成费用。

公摊仪表分为两种类型：
1)公摊表：直接在公摊仪表上指定要分摊的房间表，并通过公摊公式来定义分摊算法，
公摊仪表的待分配行度等于公摊仪表的实际行度；
2)总表：总表分摊是差额分摊，总表的分摊行度是总表的实际行度减去对应的一个或
多个子表行度之和后的差额进行分摊，总表跟子表的对应关系在通过在房间仪表
上指定总表来建立。

五、水电充值卡
水电充值卡是指客户使用电卡或者水卡设备来自动计费的模式，不需要抄表，只需要记录充
值费用。

2.系统是否支持水电卡计费，有一个系统参数来控制。

收费管理操作界面及关键步骤如下图所示：
操作步骤说明：
1、在【房间收费标准设置】中将要修改的公摊费用、停车费等金额指
定好之后，再来操作业务处理导航图中的内容，如果每个月的费用没有变化则可以跳过这一步；
2、在【抄表(公摊仪表)】中抄公摊仪表的读数，如果没有公摊表，则
可以跳过这一步；
3、在【抄表(房间仪表)】中抄房间仪表的读数；
4、在【公摊计算】中根据公摊公式计算公摊仪表分摊到每个房间的数
据，如果没有公摊表则可以跳过这一步；
5、在【生成常规费用】中生成当期全部常规费用，包括管理费、维修
基金等，生成的费用不需要审核；
6、在【生成仪表费用】中生产当期全部抄表费用，包括水电、垃圾处
理费等，生成的费用不需要审核；
7、在【费用查询】中计算滞纳金金额，如果管理处不收取滞纳金则可
以跳过这一步；
8、在【预收核算】中新增、核销预收单，新增的预收单需先审核再核
销；
9、在【银行托收】中进行导出报盘、导入回盘操作，导入回盘后不需
要审核；
10、在【前台收银】中进行缴费操作；
11、在【现金收款单一览表】中审核当期全部的现金收款单；
12、在【结账】中进行结账操作，表示当期全部操作已经完成，要进入到下
个周期操作。

一、房间收费标准设置
通过房间标准设置，能告知软件系统，一个房间收取哪些收费项目的费用，每个收费项目按什么样收费标准计费，这样系统在生成费用时才有计算依据。

如果管理处的公摊或是停车费等费用是通过指定金额设定的，并且每个月的金额可能不一致，则在生成费用单之前一定要到房间收费标准设置这里来修改金额，否则系统会自动默认上个月的金额。

房间收费标准设置是提供给用户告诉系统每个房间收取哪些费用，以什么样的标准来计算，从什么时候开始计算的功能。

在系统主界面点击【收费管理】->右侧【收费参数】最下面的【房间收费标准设置】，如下：
1.1、如何新增设置
如果某个房间找不到相应的收费标准设置，则需通过新增来增加。

例如豫发大厦管理处下面的一个房间之前没有设置收取公摊电费，但本月要收取，则进入到这个界面后，在走边的树形结构中先找到这个房间，
然后点击上面工具栏的“新增”，弹出收费项目设置界面，
在要收取的项目后面勾选“收取”，选择收费标准，如果是常规费用还需选
择开始时间，然后点击“保存”即可，保存之后他会弹出保存成功提示。

1.2、如何设定指定金额
进到这个界面后，在过滤条件中过滤要修改的收费项目，然后在指定金额列直接输入金额，然后保存即可。

例如，修改华恒写字楼管理处的指定金额的固定收费项目，进入到房间收费标准设置以后
点击“过滤”按钮，弹出过滤界面，在字段名称处选择“收费项目名称”，比较方式选择“等于”，比较值输入要修改的收费项目，这里选择的是“固定电费”
然后“确定”，
在“指定金额”列直接输入金额，然后点击工具栏上的“保存”即可。

1.3、如何删除指定金额
在指定金额列直接将金额列改为零即可。

1.4、一个房间不同的收费项目如何指定不同的托收银行账号
1.5一个房间不同的收费项目如何指定不同的客户或者多个客户分摊
二、抄表（公摊仪表）
抄表时一般先抄“抄表（公摊仪表）”，再抄“抄表（房间仪表）”，然后再“公摊计算”、“生成费用”等等，如果没有公摊仪表可以跳过这一步，直接抄房间仪表。

打开“抄表（公摊仪表）”，界面如下图所示，
对于抄表，一般我们是本月抄上月的读数，如当前期间为7月（在系统状态栏有显示），则所对应的抄表月份就应该是6月，进入到这个界面后，系统默认是6月。

仪表你可以选择某一种仪表类型来分别抄读数，也可以选全部仪表出来一起抄。

上次读数系统会自动显示上月的读数，我们只需要在本次读数处输入读数，然后点击工具栏上的“保存”按钮保存即可，无需审核。

注：公摊仪表的抄表日期应与参与公摊的房间仪表抄表日期一致；
2.1、本次读数的单元格是黄色背景
界面中的单元格有白色背景的（可以编辑的列）；有的是黄色背景的（系统锁定列不允许修改）。

如果您发现本次读数列的单元格是黄色背景，那说明此条读数记录已经生成费用，系统不允许直接修改读数，如果要修改的话，要先把生成的费用删除，然后再修改。

2.2、读数后发现用量为红色字体
有时在抄了本次读数后发现用量为红色字体，这是因为录入读数的时候系统内部有一个检查机制，会用这一次的用量和上两个月的用量做一个比较，如果这次的用量超出了前两个月用量的上下浮动比例的波动范围，系统会用红色字体给予警示。

如果您检查发现所录读数没什么问题可以不予理会。

注：系统检查的上下浮动比例，系统默认是50%，但客户可以根据自己的管理要求，在系统参数设置中调整比例，如图：
2.3、提示是否要跳过该单元格
有时系统弹出如下提示，是因为当前单元格没有录入数据，系统防止漏录给予提示窗口，这属于正常现象。

如果暂时不录，可以把光标定位到黄色背景的单元格中，系统就不会重复提示。

三、抄表（房间仪表）
如果管理处要收取水电、垃圾处理费等抄表费用，则需要到抄表（房间仪表）中先将水表或是电表的读数录入到系统中，然后“保存”即可，无需审核。

操作及问题处理同抄表（公摊仪表）。

3.1、可以从excel快速导入抄表数据
3.2、快速查看异常抄表信息及打印抄表单
3.2、快速换表
四、公摊计算
所有仪表抄好以后，如果有公摊仪表，您就可以打开“公摊计算”窗口，如下图所示：
4.1、如何分摊
点击工具栏上的“分摊”选择“分摊所有行”，系统会自动按照设置好的公式进行公摊。

也可以选定某一条公摊仪表记录，然后点击工具栏上的“分摊”->“分摊选中行”，这样可以实现公摊仪表的逐条分摊。

注：分摊规则见公摊仪表中的公式定义。

4.2、查看分摊结果
点击工具栏上的“分摊”->“查看分摊结果”，即可查看分摊结果。

如果分摊了以后发现分摊错了，要到【收费管理】->右侧【仪表管理】下面的【抄表（房间仪表）一览表】中将已经分摊的房间仪表的记录删除，然后抄公摊仪表，再进行公摊计算。

五、生成常规费用
生成常规费用是一个引导用户生成费用单的界面。

在系统主界面点击【收费管理】->【生成常规费用】，如下：
点击“生成常规费用”如下图
等都不需要选择，只选择：当前期间及未生成费用单。

然后再点“确定“。

动条就会从0到100，最后会弹出一个对话框，是否查看日志，
少笔，而且会提示失败的原因，如果显示的是“失败0笔”，则表示当期的全部
费用单已经全部生成成功，并且这个界面将不会有数据显示，如下图：
5.1、生成费用单提示房间对应的客户未找到
有的时候系统会提示“房间对应的客户未找到”，如下图：
这说明房间没有找到对应的客户资料。

那么我们就要检查上面提到的房间是否已经做了入伙登记或是迁入的操作。

5.2、生成费用单提示费用金额或折扣后金额为零
有的时候还会提示“费用金额或折扣后金额为零”，如下图：
这说明房间没有找到对应收费标准设置。

那我们就要到【房间收费标准设置】里面查看收费的标准时什么，如果是指定金额，检查是否已经输入了金额，如果是按面积计算，则到房产管理中检查，房间的面积是否为零。

六、生成抄表费用
生成仪表费用是一个引导用户生成费用的界面。

在系统主界面点击【收费
管理】->【生成仪表费用】，会出现如下：
点击生成仪表费用，出现如下图
跟【生成常规费用】的界面样，管理处代码、管理区代码、楼宇、房间等都不需要选择，只是这里的抄表日期要选择:以前期间，费用单选择：未生成费用
单。

然后再点“确定“。

确定后的操作和生成常规费用是一样的。

错误处理同生产常规费用
七、费用查询
费用查询主要是进行计算滞纳金及金额调整操作。

【收费管理】->【费用查询】，如下图：
7.1、计算滞纳金
如果我们要计算滞纳金，则直接点击工具栏上的“滞纳金计算”，然后确定，
如下图：
确定后不需要更改任何东西，默认滞纳金计算到系统当前的日期，然后“确定”即可。

7.2、费用调整
如果费用要调整金额，则直接选中要修改的费用单，然后点击工具栏上的“修
改”，弹出费用单界面
在费用单上有个“金额调整”的按钮，直接选择“调整金额”
弹出调整金额界面，
在这里我们只需输入调整幅度，调整多少金额就输入多少的金额，然后确定即可，不需要保存。

注意：如果要调高金额则在调整幅度里面输入负数。

八、预收核算
【收费管理】->【预收核算】，如下：
点击进入后弹出过滤窗口，如下图：
在这里我们只需选择预收日期范围：以前期间、当期期间、以后期间。

结算方式或客户不需选择，空白即可。

然后确定。

8.1、新增预收单
如果要新增预收单，则需先在左边的房产关系树中找到对应房间，然后点工具栏上的“新增”，
这样，预收单上会自动带出客户及房间信息，我们只选填写其他内容即可。

核销的方法有如下三种
1、.按项目核销，这个时候要选中“按收费项目金额核销”复选框，此时“金额”文本框中不允许手工录入数据，而是通过在下面指定收费项目及金额自动汇总的。

如下图所示：
这样指定的话，系统只会按照管理费300，维修基金200的金额去核销。

不会管其他的收费项目。

2、不选中“按收费项目金额核销”复选框，在分录中录入要核销的收费项目，如下图所示：
这样他会按照管理费和水费一共500的金额去核销，不管管理费或是维修基金分别核销多少。

3、任意核销，只要有欠款和预收就核销，不选择“按收费项目金额核销”复选框，不在分录中录入要核销的项目，直接在上面的“金额”中录入金额，此时，如果该业主存在欠费，就可以核销。

如下图所示：
“计费开始日期”或是“计费结束日期”可以指定核销的费用是从什么时候开始或是结束。

如果指定他的“计费开始日期”为‘2009-07-1’，则在进行核销的时候系统只会去核销开始日期在2009年7月1号之后的费用；同样如果指定他的“计费结束日期”为‘2009-10-31’，则只会核销结束日期在2009年10月31日之前的费用；如果“计费开始日期”和“计费结束日期”都指定了，则只核销在这个时间段的费用。

注意：一条费用的应收日期时期是2009年7月，如果是常规费用的，则开始日期为2009-07-01，结束日期为2009-07-31；如果是抄表费用，则开始日期为2009-06-1，结束日期为2009-6-30。

8.2、如何核销
只有审核的预收单才能核销，所以在做预收单的核销之前，一定要保证已经完成审核。

在左边的房产关系数中，选择到最上面一个管理处节点，然后点击菜单栏的“核销”->“自动批量核销”，选择“核销所有”即可。

九、银行托收
【收费管理】->【银行托收】，如下：
点击进去后弹出过滤窗口，如下图：
这里的客户不需要选择，只选择收款日期范围：当期期间，即可。

9.1、如何报盘
点击菜单栏“银行托盘”—>“导出报盘”如下图：
弹出选择窗口，如果你已确认完成预收核销及金额调整工作，则直接“确定”即可，否则取消。

选择好方案，直接点击“报盘”即可。

9.2、如何回盘
点击菜单栏“银行托盘”—>“导如报盘”如下图：
选择一个方案，然后选择回盘文件的路径，直接“确定”即可。

注意：选择回盘文件时一定要选择文件名为：‘xxxx.dat’的文件。

十、前台收银
10.1、现金缴款
【收费管理】->【前台收银】，如下图：
点击工具栏上绿色的“缴款”，弹出一张现金收款单，如下图：
现金收款单上的金额应该与欠款查询的欠款合计金额一致，如果不一致，则肯定存在未审核的费用单。

如果客户交清所有欠款，则直接点击工具栏上的“保存”，然后关闭即可。

欠款查询中的内容将为空。

如果部分缴款，只交一部分，则直接在当前支付金额输入支付的即可，如下图：
10.2、批量收款
【收费管理】->右侧【收费凭证】->【批量收款单录入】，如下：
进入界面后，系统会自动显示出已经审核的全部欠款数据。

如果要缴款，则将交清的房间勾选上，然后点击“收款”即可。

现金收款与批量收款的区别：批量收款适用于大批量房间全部交清的情况，而现金交款还可以部分交清。

十一、审核现金收款单
【收费管理】->右侧【收费凭证】->【现金收款单一览表】，如下：
点击进入后，弹出过滤窗口，如下图：
过滤出来当前的现金收款单后，全选，然后点击工具栏上的“审核”即可。

十二、打印催款通知单及银行托收收据12.1、打印整个管理处催款单
【收费管理】->【打印费用报表】，如下图：
点击进去后，弹出过滤窗口，如下图：
如果直接打印整个管理处的单据，则在过滤条件中只需选择管理处的代码，管理区、楼宇、房间及客户代码不需要选择，然后再设置好应收年月，通知单类
型，点击“确定”进入报表打印界面。

然后选择预览，在套打模版选择中选择样式，然后确定，之后打印即可。

12.2、打印指定楼宇的催款单
如果想要打印某个楼宇的催款单，则在过滤条件中选择管理处、楼宇代码即
可，如下图：
然后“确定“，再按照前面打印整个管理处的步骤操作。

12.3、打印指定房间的催款单
如果想要打印某个楼宇的催款单，则在过滤条件中选择管理处、房间代码即可，如下图：
然后“确定“，再按照前面打印整个管理处的步骤操作。

12.4、打印银行托收成功收据
【收费管理】->【打印银行委托收款报表】，如下图：。