学校周例会会议管理制度

学校周例会会议管理制度
第一章 总则
一、为了加强学校周例会（以下简称“例会”）的组织管理，确保会议的效率和质量，根据学校的管理规定，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于学校周例会，包括但不限于以下参会人员：校领导、各部门负责人、相关人员。

三、例会的主要任务是传达上级精神、部署学校工作、研究解决学校工作中的重要问题、交流工作经验、提高管理水平。

四、例会应遵循以下原则：
1. 议题明确、针对性强；
2. 讨论充分、决策民主；
3. 纪律严明、会风端正；
4. 跟踪落实、注重实效。

五、例会的时间、地点、参会人员等具体安排，由校长办公室负责统筹协调。

六、参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加例会，不得无故缺席、迟到、早退。

因特殊情况不能参加者，应提前向校长请假。

七、会议的组织、记录、跟踪落实等工作由校长办公室负责，并对会议情况进行汇总、报告。

八、本制度的解释权归校长办公室所有，自发布之日起实施。

如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订和完善。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 校长办公室应在会议召开前一周，向各部门发送会议通知，明确会议时间、地点、主要议题等内容。

2. 各部门负责人根据会议通知，提前准备相关材料，包括但不限于工作总结、计划、问题解决方案等，并在会议前提交给校长办公室。

3. 校长办公室对提交的材料进行整理，制定会议议程，并在会议召开前至少两天发给参会人员。

二、会议召开
1. 例会由校长主持，校长因故不能主持时，可委托副校长或其他校领导代为主持。

2. 会议开始时，由校长或主持人宣布会议议程，并对本次会议的主要议题进行说明。

3. 各部门负责人按照会议议程，汇报本部门工作情况、存在的问题及解决方案。

4. 与会人员针对汇报内容进行充分讨论，提出意见和建议。

三、会议决策
1. 校长或主持人根据讨论情况，对重要事项进行决策。

2. 对未能达成一致意见的事项，可暂缓决策，待进一步研究后再行讨论。

3. 会议决策应充分尊重与会人员的意见，确保决策的民主性和科学性。

四、会议总结
1. 会议接近尾声时，由校长或主持人对本次会议的讨论情况进行总结。

2. 对会议决策的事项，明确责任人和完成时间，确保会议决策的落实。

3. 校长办公室对会议内容进行详细记录，形成会议纪要。

五、会议结束
1. 会议结束后，由校长或主持人宣布散会。

2. 与会人员应将会议纪要带回部门，传达给未参会人员，并按照会议决策要求落实相关工作。

六、会议请假与补会
1. 因特殊情况不能参加例会的人员，应提前向校长请假，并说明请假原因。

2. 请假批准后，请假人员应在会后及时向参会人员了解会议内容，确保工作不受影响。

3. 校长办公室应定期汇总请假情况，对频繁请假的人员进行提醒和督促。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的编制与发布
1. 校长办公室应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给所有参会人员征求反馈。

2. 会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论情况、决策事项、责任人和完成时间等内容。

3. 校长办公室在收到反馈后，应在48小时内完成会议纪要的修订工作，并正式发布。

二、会议纪要的传达与学习
1. 各部门负责人应在收到正式会议纪要后的24小时内，组织本部门人员进行传达和学习。

2. 传达内容应确保部门内每位成员对会议决策和布置的任务有清晰的认识。

3. 各部门应将会议纪要传达和学习情况报告给校长办公室。

三、会议决策的执行与监督
1. 各责任部门和责任人应严格按照会议纪要中的决策事项和完成时间，推进工作落实。

2. 校长办公室负责对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3. 对于执行过程中出现的问题和困难，应及时报告给校长办公室，并寻求解决方案。

四、会议决策结果的反馈与评估
1. 各责任部门在完成决策事项后，应向校长办公室提交执行报告。

2. 校长办公室对执行结果进行评估，并将评估结果反馈给相关责任部门和人员。

3. 对于执行不力的情况，应分析原因，制定整改措施，并在下一次例会上进行通报。

五、会议纪要的归档与查阅
1. 校长办公室应将每次会议的纪要整理归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2. 会议纪要的电子版应在学校内部办公系统中进行共享，便于全校教职工查阅。

3. 对于涉及敏感信息或需要保密的内容，校长办公室应严格按照保密规定处理。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室的使用需提前预订，各部门可通过学校内部办公系统提交会议室预订
申请。

2. 校长办公室负责审核预订申请，并根据会议性质、参会人数等因素统筹安排会议室。

3. 预订成功的部门应遵守预定时间，不得随意占用或提前结束使用。

二、会议室布置与设施
1. 会议室应保持整洁、安静，室内设施应定期检查维护，确保会议顺利进行。

2. 会议室内应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并保证设备正常运行。

3. 校长办公室负责监督会议室的布置工作，确保会议所需物资充足，如会议桌椅、饮用水、纸笔等。

三、会议室使用规范
1. 参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不随意走动，不吸烟，不吃零食。

2. 会议室内禁止大声喧哗、乱丢杂物，保护公共财产，不得随意损坏设施设备。

3. 会议结束后，各部门负责人应组织人员清理会议室，确保场地整洁。

四、会议室安全管理
1. 会议室使用期间，参会人员应关注安全通道、消防设施的位置，并了解火灾、地震等突发事件应对措施。

2. 校长办公室应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施正常，消除安全隐患。

3. 会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

五、会议室开放时间
1. 会议室的开放时间应根据学校工作安排和实际需求进行调整，并在学校内部办公系统上公示。

2. 特殊情况下，校长办公室可根据需要临时调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

六、违规处理
1. 对违反会议室管理规定的部门和个人，校长办公室有权进行提醒、警告，并视情节严重程度采取相应措施。

2. 对于造成会议室设施损坏的，应照价赔偿，并按照学校相关规定给予处罚。

第五章 附则
一、本制度的解释权归校长办公室所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，校长办公室可根据实际情况予以修订和完善。

三、本制度的修改和废止，应由校长办公室提出，经学校领导集体讨论决定，并正式发文通知全校。

四、本制度与学校其他规章制度如有冲突，以本制度为准。

五、全校教职工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。