南阳中学档案管理暂行规定

南阳中学档案管理暂行规定
第一章总则
第一条为进一步加强档案工作的科学管理，更好地为学校工作服务，实现档案管理规范化，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》，结合本单位实际，特制订本规定。

第二条档案工作是本校工作的组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

第三条凡在工作活动中或开展各项有益的活动中形成的、具有凭证查考价值的文字、图表、声像等各种载体的原始记录材料均由档案室统一管理，统一提供利用，其目的是充分发挥档案工作的职能作用。

第二章档案管理体制、职能
第四条学校设立档案室，集中统一管理全部档案。

档案室在学校办公室领导下开展工作，业务上受上级有关部门和当地档案局指导、监督和检查。

第五条配备专职档案员，负责对本校各部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，负责管理本校的文书、基建、声像、教育教学档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

第三章文件材料的形成与归档
第六条要遵循文件处理的程序进行文件的积累、整理、立卷和归档工作。

第七条文件材料归档制度
（一）归档范围
凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，办理完毕后应由各部门及时整理统一交档案室立卷归档。

（二）归档要求
应属归档的文件材料包括定稿与正本，正件与附件，转发文与原件，以及领导同志的重要批示。

底稿要用黑色水笔起草，禁止使用园珠笔起草、签发归档材料。

归档文件材料必须齐全与完整，必须准确反映本单位在各项工作和活动中的真实性，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

（三）归档时间
1、各部门要将在工作中形成的文书档案材料进行初步整理，于次年2月底前向档案室移交应立卷归档的材料。

2、声像图片档案应在该活动后一年内归档并应以文字标出摄像、录音、图片中的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

3、基建档案在任务完成后三个月的时间内组卷归档。

4、会计档案按有关规定组卷归档。

第四章档案的管理和提供利用
第八条档案保管
（一）在工作活动中形成的全部档案，应按照一定的要求进行分类、加工整理和保管。

对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规
定，集中管理，任何人不得占为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

（二）根据档案资料保存的数量，设置必有的档案专用库房和柜架，配备防高温、潮湿设备，保护档案的安全。

（三）定期对档案保管的状况进行检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极措施，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

（四）根据国家有关规定，档案保管期限为永久、30年、10年三种。

保管期限的基本原则是：
1、凡对本单位有长远利用价值的档案应永久保管。

2、凡在较长时期内有查考利用价值的档案列为30年保管。

3、凡在较短时期内有参考价值的档案列为10年保管。

（五）在条件成熟的情况下，本校档案管理现代化可纳入机关办公自动化、系统化的同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第九条档案鉴定和销毁
（一）档案的鉴定
应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

鉴定档案必须在分管档案负责人和办公室主任的主持下，由档案部门和有关职能部门组成鉴定小组共同进行。

鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经学校领导批准后销毁。

（二）档案的销毁
必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经分管负责人批准后，由
两人在指定地点监销，防止档案遗失和泄密。

监销人要在销毁清册上签字。

第十条档案的利用
（一）应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务。

（二）建立档案的借阅制度。

档案部门保管的档案，主要供本校和上级主管机关使用，对外提供利用需经领导批准。

借用档案应按照有关规定办理手续，填写《档案借阅登记薄》。

第五章附则
第十一条会计档案管理按照有关规定执行。

第十二条人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第十三条本规定适用本单位档案管理，由学校办公室负责解释。