总承包项目管理手册--项目合同管理

XXXX有限公司企业标准
总承包项目管理手册
项目合同管理
（征求意见稿）
XXXX有限公司
2018年5月
目录
1．合同管理任务和原则 (1)
1.1合同管理任务 (1)
1.2合同管理基本原则 (1)
2．合同管理岗位职责 (2)
2.1项目经理 (2)
2.2控制经理 (2)
2.3设计经理 (2)
2.4施工经理 (3)
2.5采购经理 (3)
2.6试运行经理 (3)
3．总承包合同管理 (3)
3.1 总承包合同管理内容 (4)
3.2 总承包合同变更管理程序 (4)
3.3 总承包合同变更内容 (4)
3.4总承包合同争议处理原则 (4)
3.5总承包合同违约责任处理 (5)
3.6 合同索赔处理规定 (5)
3.7 总承包合同结算 (5)
4．分包合同管理 (5)
4.1分包合同管理基本要求 (5)
4.2分包合同管理内容 (6)
4.3分包合同谈判规定 (7)
4.4分包合同文件组成及优先次序 (7)
4.5 分包合同履行管理规定 (7)
4.6分包合同变更程序 (7)
4.7分包合同争议处理原则 (8)
4.8分包合同违约责任处理 (8)
4.9分包合同款支付 (8)
4.10分包合同结算 (8)
5．合同索赔 (9)
5.1合同索赔管理 (9)
5.1.1业主向总包方的索赔 (9)
5.1.2总包方向业主索赔 (9)
5.1.3总包方向分包商的索赔 (11)
5.1.4分包方向总包方索赔 (11)
5.2索赔管理任务和处理原则 (12)
5.2.1合同负责人索赔管理主要任务 (12)
5.2.2处理索赔管理原则 (12)
5.3分包合同索赔管理主要工作 (13)
5.3.1招标文件审核 (13)
5.3.2对招标文件澄清疑答疑 (13)
5.3.3正确评标 (13)
5.3.4减少索赔事件措施 (13)
5.3.5索赔报告处理 (14)
5.4索赔程序 (14)
5.4.1总包方向业主索赔 (14)
5.4.2总包方向分包商索赔 (14)
5.5索赔报告和索赔证据 (15)
5.5.1索赔报告 (15)
5.5.2索赔证据 (15)
6．反索赔 (16)
6.1反索赔任务 (16)
6.2索赔反索赔报告文件管理 (17)
7．合同文件管理 (17)
8．合同收尾管理 (17)
8.1 总承包合同收尾 (17)
8.2 分包合同收尾 (17)
9．总承包项目合同管理配套程序 (18)
总承包合同管理的时间范围从合同谈判开始，至保修期结束为止，它是一个系统的管理过程，从项目的招标投标阶段到项目收尾阶段均属于合同管理范畴；
总体来说，总承包项目合同管理可以分为招标投标阶段、履约阶段和项目收尾3个阶段，合同管理应包括总承包合同管理和分包合同管理；
商务部、控制部负责项目合同的订立，对合同的履行进行监督，并负责合同的补充、修改和（或）变更、终止或结束等有关事宜的协调和处理；
总承包项目部明确合同管理的岗位职责，负责组织对总承包合同的履行，并对分包合同实施监督和控制；
总承包项目部依据公司合同管理要求和合同约定，制定项目合同变更程序，把影响合同要约条件的变更纳入合同管理范围；
总承包合同和分包合同以及项目实施过程的合同变更和协议，以书面形式订立，并成为合同的组成部分；
1．合同管理任务和原则
1.1合同管理任务
1.1.1总承包项目合同管理范围
总承包项目合同管理包括总承包合同管理和分包合同管理；
1.1.2总承包合同管理内容
总承包合同签订生效后所进行的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结束的全部活动；
1.1.3分包合同管理内容
对分包项目的招标、评标、谈判、合同订立，以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结束的全部活动；
1.2合同管理基本原则
总承包项目部及合同管理人员，在合同管理过程中，应根据《中华人民共和国合同法》和相关法规要求，认真执行有关合同履行的原则，以确保合同履行的顺利进展和目标的实现，合同管理的原则应包括：
1）依法履行原则
遵守法律法规，尊重社会公德，不扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益；
2）诚实信用原则
在履行合同义务时，应诚实、守信、善意、不滥用权力、不规避义务；
3）全面履行原则
包括实际履行和适当履行（按照合同约定的品种、数量、质量、价款或报酬等履行）；
4）协调合作原则
本着团结协作和相互帮助的精神去完成合同任务，履行各自应尽的责任和义务；
5）维护权益原则
维护合同约定的自身所有的权利或风险利益，同时还应注意维护对方的合法权益不受侵害；
6）动态管理原则
在合同履行过程中，进行适时监控和跟踪管理；
2．合同管理岗位职责
2.1项目经理
1）对总承包项目所有合同管理全面负责，着重负责总承包合同的管理；
2）配合控制部对分包合同签订、变更、结算进行审核，指导、督促、检查分包合同的履行；
3）协助职能经理与合同方沟通协调，以及公司内部部门沟通协调；
4）申报总承包合同收款计划；
2.2控制经理
1）参与分包合同的评审，跟踪总承包合同和分包合同的履行情况，协助合同管理负责人处理变更、结算、违约罚款、索赔等事宜，审核处理变更、结算、违约罚款、索赔的费用和工期审核；
2）对总承包项目部所有工程分包合同文件归口管理，进行数据整理、分析，积累项目成本数据，监督检查合同履行实际情况，汇总合同履行过程中存在或潜在的问题和风险，及时向项目经理和控制部汇报，并在项目月度报告中反映；
2.3设计经理
1）受项目经理委托，负责工程设计合同（如有）的管理，对设计合同的招标、评标、谈判、合同订立，以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结算的全部活动的管理；
2）对合同管理中存在或潜在问题或风险，应及时向项目经理和设计管理中心汇报；
3）按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等；
4）传递合同文件；
5）申报设计合同月度支付计划；
2.4施工经理
1）受项目经理委托，负责工程施工分包合同的管理，对施工分包项目的招标、评标、谈判、合同订立，以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结算的全部活动的管理；
2）对合同管理中存在或潜在问题或风险，应及时向项目经理汇报；
3）按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等；
4）传递合同文件；
5）申报施工合同月度支付计划；
2.5采购经理
1）受项目经理委托，负责工程设备、材料分包合同的管理，对设备、材料分包项目的招标、评标、谈判、合同订立，以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结算的全部活动的管理；
2）对合同管理中存在或潜在问题或风险，应及时向项目经理和物质供应中心汇报；
3）按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等；
4）传递合同文件；
5）申报采购合同月度支付计划；
2.6试运行经理
1）受项目经理委托，负责工程试运行分包合同的管理，对试运行分包项目的招标、评标、谈判、合同订立，以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结束的全部活动的管理；
2）对合同管理中存在或潜在问题或风险，应及时向项目经理和工程建设部汇报；
3）按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等；
4）传递合同文件；
5）申报试运行合同月度支付计划；
3．总承包合同管理
总承包项目部依据公司合同管理规定，建立项目总承包合同管理程序；
3.1 总承包合同管理内容
1）接收合同文本并检查、确认其完整性和有效性；
2）熟悉和研究总承包合同文本，全面了解和明确业主的要求；
3）确定总承包合同控制目标，制订实施计划和保证措施；
4）检查、跟踪合同履行情况；
5）总承包合同变更管理；
5）合同履行中发生的违约、争议、索赔、反索赔等事宜处理；
6）对合同文件管理；
8）进行合同收尾；
总承包项目部合同管理人员全过程跟踪检查合同履行情况，收集和整理合同信息以及管理绩效评价，按规定报告项目经理；
3.2 总承包合同变更管理程序
1）项目经理提出书面合同变更申请，变更申请内容应包括变更的原因、变更方案以及变更对费用、进度等方面影响程度定量评估，控制经理组织相关人员开展合同变更评审，并提出实施和控制计划；
2）经项目管理中心和控制部审核，公司主管领导审批；
3）商务经理协助项目经理与业主沟通，达成一致；
4）商务经理签署合同变更协议；
5）项目经理组织变更协议实施；
3.3 总承包合同变更内容
提出合同变更时要填写合同变更单，合同变更单包括以下内容：
1)变更的内容；
2)变更的理由和处理措施；
3)变更的性质和责任承担方；
4)对项目质量、安全、成本、进度的影响；
3.4总承包合同争议处理原则
总承包项目部依据合同约定，对合同的违约责任进行处理，总承包合同争议处理原则：
1）按照合同约定的程序和方法处理争议；
2）项目经理准备合同争议事件的证据和详细报告；
3）友好协商，通过“和解”或“调解”达成协议，解决争议；
4）若“和解”或“调解”无效，项目经理将争议的资料移交公司法律顾问，按照合同约定提交仲裁或诉讼处理；
5）接受并执行最终裁定或判决结果；
3.5总承包合同违约责任处理
1）项目经理应负责完成总承包合同约定的责任和义务，并对合同执行效果承担应负的责任；
2）当发包人（或业主）或第三方违约并造成总承包方损失时，项目经理应根据合同约定及相关证据，对当发包人（或业主）或第三方应承担的违约责任或连带责任进行界定，其结果应形成书面文件，作为损失获取补偿的证据；
3.6 合同索赔处理规定
1)执行合同约定的索赔程序和规定；
2)在规定的时间内向对方发出索赔通知，并提出书面索赔报告和证据；
3)对索赔费用和工期的真实性、合理性及准确性进行核定；
4)按最终商定或裁定的索赔结果进行处理，索赔金额可做为合同总价的增补款或扣减款；
3.7 总承包合同结算
1）项目经理负责根据总承包合同约定，组织总承包合同结算；
2）项目经理应根据项目实施过程中形成的有效证据及资料，组织总承包合同结算，控制经理按照合同约定编写或组织编写总承包合同结算报告；
3）控制部审核，公司主管领导审批；
4）项目经理与业主沟通，商务经理协助，达成一致；
5）商务经理/项目经理（业主方认可时）签署总承包合同结算协议。

6）项目经理跟踪实施；
4．分包合同管理
4.1分包合同管理基本要求
1）遵守法律法规，尊重社会公德，不扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益，禁止工程转包，禁止将工程分包给不具备资质条件的单位；
2）总承包项目部及合同管理人员，依据合同约定，将需要订立的分包合同纳入整体合同管理范围，并要求分包合同管理与总承包合同管理保持协调一致；
3）总承包项目部依据合同约定和公司授权，配合订立设计、采购、施工、试运行或其他咨询服务分包合同；
4）总承包项目部对分包合同生效后的履行、变更、违约、索赔、争议处理、终止或收尾结束的全部活动实施监督和控制；
5）分包合同的标的和条款，应满足总承包合同的规定和要求，分包合同管理与总承包合同管理保持协调一致；
6）当业主指定分包商时，应对分包商的资质及能力进行预审（必要时组织考察落实）和确认，当不符合要求时，应尽快书面报告业主并提出建议；
7）分包合同类型有设计分包、设备材料采购合同（有的含安装）、施工分包合同、试运行分包合同等，设计经理负责设计分包合同管理，采购经理负责设备、材料采购合同（有的含安装）管理，施工经理负责施工分包合同管理，试运行经理负责试运行分包合同管理；
4.2分包合同管理内容
1）明确分包合同管理职责；
2）分包招标、议标的准备和实施。

3）分包招标的准备和实施；
4）分包合同谈判、审核、订立。

3）对分包合同管理、履行、监控。

4）分包合同变更处理。

5）分包合同争议处理。

6）分包合同索赔处理。

7）分包合同监督、分包合同文件管理
8）分包合同收尾。

总承包项目部依据合同约定，明确分包类别及职责，配合订立分包合同，协调和监督分包合同的履行；
总承包项目部根据总承包项目的范围、内容、要求和资源状况等，提出分包策划，配合分包招标，分包方式根据项目实际情况确定；
4.3分包合同谈判规定
1)明确谈判方针和策略，制定谈判计划；
2)按计划做好谈判准备；
3)明确谈判主要内容，按计划组织实施；
总承包项目部配合控制部完成与分包单位合同的订立，包括分包合同评审、最终合同文本的确定等；
4.4分包合同文件组成及优先次序
1)协议书；
2)中标通知书；
3)专用条款；
4)通用条款；
5)投标书和构成合同组成部分的其他文件；
6)招标文件；
4.5 分包合同履行管理规定
1)总承包项目部依据合同约定，对项目分包单位的合同履行进行监督和管理，并履行约定的责任和义务；
2)合同管理人员对分包合同确定的目标实施跟踪监督和动态管理；
3)在分包合同履行过程中，项目分包人应向总承包商负责；
4.6分包合同变更程序
1）总承包项目部按照合同变更程序进行分包合同变更管理，根据分包合同变更的内容和对分包的要求，预测相关费用和进度，并实施控制，分包合同变更应成为分包合同的组成部分，对于合同变更，总承包项目部按照公司规定向公司合同管理部门汇报；
2）分包合同管理责任人提出书面合同变更申请，变更申请内容应包括变更的原因、变更方案以及变更对费用、进度、质量、安全等方面影响程度计算；
3）控制经理综合评估变更方案对项目费用、进度、质量、安全等方面影响程度定量评估或核实；经控制部审核，若重大变更需公司主管领导审批；
4）根据评估意见调整或完善的实施方案，报项目经理审查，并按公司合同管理程序审批，分包合同管理负责人与合同对方沟通，达成一致；
5）分包合同管理负责人签署合同变更协议；
6）分包合同管理负责人组织变更协议实施；
7）分包合同管理负责人监控变更合同或协议的实施；
4.7分包合同争议处理原则
1）按照合同约定的程序和方法处理争议；
2）项目经理准备合同争议事件的证据和详细报告；
3）友好协商，通过“和解”或“调解”达成协议，解决争议；
4）若“和解”或“调解”无效，项目经理将争议的资料移交公司法律顾问，按照合同约定提交仲裁或诉讼处理；
5）接受并执行最终裁定或判决结果；
4.8分包合同违约责任处理
1）分包合同管理责任人应负责完成分包合同约定的责任和义务，并对合同执行效果承担应负的责任；
2）合同方违约并造成总承包方损失时，分包合同管理责任人应根据合同约定及相关证据，对合同方应承担的违约责任或连带责任进行界定，其结果应形成书面文件，作为损失获取补偿的证据；
3）对合同方提出总包方违约，分包合同管理责任人应根据合同约定及相关证据，对合同方应承担的违约责任或连带责任进行澄清或界定，其结果应形成书面文件，作为损失获取补偿的证据；
4.9分包合同款支付
分包合同管理负责人应按合同约定进行合同款支付；
4.10分包合同结算
4.10.1单价采购合同、单价服务合同的结算
1）合同负责人根据合同约定执行结果进行结算；
2）结算依据是现场货物交接清单（台套、重量、品种数量、长度、人员级别服务时间等）；
3）按照合同约定单价计算形成合同结算额，形成协议草稿；
4）控制部审核；
5）合同负责人组织实施合同结算协议；
4.10.2施工合同结算
1）施工经理负责根据合同约定组织对施工合同进行结算；
2）施工经理应对施工分包单位提出的结算资料组织预审，主要审核工程范围的符合性、变更签证的有效性（所有现场变更、签证必须由项目经理签署方可有效）、索赔的合理性等；并增加总包方因变更、签证减少施工工作量证据资料，因进度、质量问题需索赔证据资料等；
3）控制经理汇总审核结算资料，组织施工合同结算，并对结算过程跟踪管理；
4）控制经理和施工经理对施工合同结算结果进行确认；
5．合同索赔
合同索赔内容包括：总承包项目部向业主索赔、反索赔，总承包项目部向分包商索赔、反索赔；
5.1合同索赔管理
索赔是指在合同履行过程中，对于非自己过错，而是应由对方承担责任的情况造成的实际损失向对方提出经济补偿和（或）工期补偿的要求；
5.1.1业主向总包方的索赔
按照合同文件规定，业主因总包方责任原因而受到损害时，一般提出的索赔有以下情况：
1）由于总包方原因导致工程延期
总包方没有合适的理由延误工期，而又不能按时竣工，需要承担延期违约赔偿责任；
2）总包方原因导致设计、设备、施工等质量缺陷的索赔
总包方的原因导致设计、设备、施工质量不符合合同约定的技术规范的要求，或达不到合同约定的指标要求，以及总包方没能在业主规定时间内完成质量缺陷的补救工作，导致业主向总包方进行索赔；
3）总包方原因导致其他损失的索赔
（1）总包的分包单位在运输材料、设备过程中，因分包单位应负的责任，损坏了公路和桥梁等设施，而业主受到交通管理部门的罚款后，向总包方的索赔；
（2）对总包方不合格材料或设备进行的重复检验费；
（3）因总包方原因工程延期，需加班赶工时，所增加的管理服务费；
5.1.2总包方向业主索赔
按照合同文件规定，总包方因业主及业主代表责任原因而受到损害而提出的索赔，
一般提出的索赔有以下情况：
1）业主及业主代表违约
（1）业主未按合同规定提供合同约定的工程基础资料，或提供的资料不准确、不完整，致使设计延期或返工；
（2）没按合同规定的日期交付施工场地、行驶道路、提供水电、提供应由业主供应的材料和设备，使总包方不能及时开工，或造成工程中断；
（3）业主未按合同规定按时支付工程款，业主已处于破产境地，或不能再继续履行合同；
（4）下达错误的指令，提供错误的信息；
（5）在工程施工和保修期间，由于非总包方原因造成未完或已完工程的损坏；
（6）业主代表（包括监理）未按合同规定及时提供必须由其发出的指令，或指令有误，对工程造成不利影响；
（7）业主代表（包括监理）未按合同规定及时履行其必须履行的其他义务，对工程造成不利影响；
（8）业主代表（包括监理）对工程实施进行不合理干预，或过错，对工程造成不利影响；
2）合同文件的错误、缺陷和合同变更
（1）合同文件的错误、缺陷
由于合同文件本身存在缺陷，如条文不全、不具体、错误、合同条款之间存在矛盾等，这种缺陷也可能存在于技术文件、资料和图纸中，或在招标文件中未有说明，给总包方造成费用增加、工期延长；
（2）合同变更引起的索赔
合同变更形式很多，如设计变更、追加或取消某些工作、施工条件变更、合同规定的其他变更等；
a)业主对总承包项目有了新的要求，如提高或降低工程配置标准，指示增加或减少工作量，增加新的附加工程，项目的用途发生变化、删减预算等；
b)施工现场的施工条件与业主招标时提供的条件有很大的不同；
c)由于产生了新的施工技术，业主要求改变原设计、实施新方案；
d)政府部门对总承包项目有新的要求；
上述情况导致合同变更，并非合同变更必然导致索赔，故需经各方协商同意，根据实际条件，如果确是对相关方增加费用或延长工期，在取得一致意见后实施索赔；
3）发生不可抗力，引起索赔；
5.1.3总包方向分包商的索赔
按照合同文件规定，总包方因分包方责任原因而受到损害时，一般提出的索赔有以下情况：
1）由于分包方原因导致工程延期
分包包方没有合适的理由展延工期，而又不能按时竣工，需要承担延期违约赔偿责任；
2）分包方原因导致设计、设备、施工等质量缺陷的索赔
分包方的原因导致设计、设备、施工质量不符合合同约定的技术规范的要求，或达不到合同约定的指标要求，以及分包方没能在总包方规定时间内完成质量缺陷的补救工作，导致业主向总包方进行索赔；
3）分包方原因导致其他损失的索赔
（1）分包方在运输材料、设备过程中，因分包单位应负的责任，损坏了公路和桥梁等设施，而业主受到交通管理部门的罚款后，向总包方的索赔；
（2）对分包方不合格材料或设备进行的重复检验费；
（3）因分包方原因工程延期，需加班赶工时，所增加的管理服务费；
5.1.4分包方向总包方索赔
1）没有按合同规定时间提供设计资料、图纸，未及时地下达指令、答复请示等，使工程延期；
2）施工图纸变更，施工图错误，造成工程返工、修改，工期延误等不利影响；
3）总包方项目管理人员发出的指令、通知有误，影响了施工的正常进行或对施工造成不利影响；
4）总包方未按合同规定及时提供设备、材料，或设备、材料质量问题对施工造成不利影响；
5）总包方未按合同规定及时给付工程款或履行其必须履行的其他义务，已致造成对施工不利影响；
6）合同文件的错误、缺陷和合同变更
（1）合同文件的缺陷：由于合同文件本身存在缺陷，如条文不全、不具体、错误，合同条款之间存在矛盾等。

这种缺陷也可能存在于技术文件和图纸中，或在招标文件中未有说明。

给施工分包方造成费用增加、工期延长，导致施工分包方提出索赔；
（2）合同变更引起的索赔：合同变更的形式很多，如设计变更、施工图纸错误，追加或取消某些工作、施工条件变更、合同规定的其他变更等；
5.2索赔管理任务和处理原则
5.2.1合同负责人索赔管理主要任务
1）在招标、评标、谈判、合同签订时从源头防止、减少索赔，对导致索赔的原因有充分的预测和防范，提高招标文件、合同文件的质量，对于投标文件中凡总包不能接受的部分内容，经双方协商并取得一致意见后，在合同中写明；
2）正确履行合同权力和义务，对导致索赔的原因有充分的预测和防范，防止、减少索赔事件发生；
3）对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低它的影响，降低损失，避免或减少索赔；
4）及时组织收集、处理和保存工程资料，为索赔和反索赔准备证据；
5）公平、合理地处理索赔和反索赔，妥善解决争议；
（1）执行合同约定的索赔程序和规定；
（2）在合同规定的时限内提出索赔通知，并提出书面索赔报告和索赔证据；
（3）对索赔费用和时间的真实性、合理性及正确性进行核定；
（4）按最终商定或裁定的索赔结果进行处理；
5.2.2处理索赔管理原则
1）尽量将可能引起争执的问题解决于签合同之前，在签订合同前就应对干扰事件、合同中的漏洞有充分预测和分析，减少索赔事件的产生，根据以往合同管理经验，将合同中可能引起索赔的问题予以阐明；
2）实事求是
在处理索赔事件时必须以合同和相应的法律为准绳，以实事求是为根据，完整地、正确地理解合同，严格地执行合同；
3）迅速、及时地处理问题
处理索赔事务，解决争执时必须迅速行事，在合同规定的期限内，或在通常认为合。