两化融合信息化与工业化融合相关OA使用管理制度评估申报用(可编辑).doc

两化融合信息化与工业化融合相关OA使用管理制度评估申
报用(可编辑)
办公司OA使用管理制度一、总则、了提高公司工作效率保障信息传递畅通根据公司的实际制定本制度。

公司办公自动化系统（以下简称OA系统）采用服务器客户端浏览器结构建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

为了加强对公司OA系统的管理提高公司工作效率有效降低和节约成本加快办公自动化建设保障文件和各种信息传递快捷通畅根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定结合公司实际制定本制度。

二、组织职责OA系统的运行中公司各部门各负其责协同配合。

职责如下：、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。

主要职责为：（）、负责制定OA系统规章制度（）、负责OA系统核心工作流程设计、修改（）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核（）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限（）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转（）、负责工
作流程的归档并为其他部门提供查询（）、协助企划部信息部组织操作培训（）、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求（）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督（）、负责对系统内的保密设置进行定期检查（）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督、信息部门负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作负责服务器的管理维护和日常运行。

主要职责为：（）、负责OA系统软件的开发升级管理（）、负责OA系统的数据备份（）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度（）、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作（）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护确保服务器安全运行（）、负责系统用户注册、注销等管理（）、负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。

、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置提供OA办公系统中用户的流动信息。

主要职责为：（）、负责现有用户、及新增用户的审核（）、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。

、其他部门主要职责为：（）、负责制定本部门OA系统相应管理制度（）、负责指定部门OA管理员参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作（）、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时及时提供给公司行政部申请调整负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作（）、负责根据本部门工作需要提
出优化需求。

三、文件管理、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。

本系统不启用电子印鉴。

、OA系统中的公文也称电子公文是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

电子公文传输是指电子公文的生成、发送和接收过程。

、公司行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检查。

、电子公文要素与纸质公文基本一致包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。

电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

、电子公文与纸质公文具有同等效力不加电子印鉴。

如需要对外提供纸质文件各部门可向公司行政部申请正式文件。

、各类电子公文处理程序按照《公文处理办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。

在OA系统中公司收文办理程序为公司行政部起发领导批阅流程公司领导批阅后转公司分管领导阅批再转承办部门批办并择具体办理人办理。

、各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导意见后归档。

、在OA系统中公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程本部门领导审核如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签会签后主办部门交公司分管领导阅批分管领导确认后转公司行政部审阅公文由行政部经理交公司领导签发。

、文签发后由公司行政部编号、制作电子公文使用OA系统文件分发流程发至公司各部门主要负责人和OA管理员各一份并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

、办理工作业务使用本系统设定的工作流根据文档管理一体化的原则做好电子文档的归档并妥善保管归档记录备查。

直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

四、登陆规范、系统正式运行后系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送最好能长期登陆进OA办公。

、系统用户必须建立个人密钥填写个人信息保护好个人登陆密码、电子签名密钥并定期更换。

多人共用一台计算机如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统以免他人介入工作环境。

、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

五、安全保密、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算
机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

、按照公司《计算机管理制度》的规定为了保证各单位的网络畅通严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件严禁在线观看与工作无关的网络视频严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

系统用户必须安装杀毒软件拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

、OA系统的所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。

不得盗用他人用户账号不得干扰其他用户和破坏系统服务。

、未经管理人员的同意任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容更不许下载受控的内容、发生泄密的情况将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

六、网络维护为确保网络的正常运行全体员工都有对OA系统维护的义务、公司OA管理员是公司OA系统栏目版面变更唯一的指定人、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等
、未经许可不得私自改变OA系统的桌面内容、不得对网络运行进行人为设限。

七、回复实现信息的畅通实现“知情”管理：、相关人员按职责对相关信息应及时给予回复上级要求必须回复的格式为（回复）涉及到全体员工或每团队员工格式为（全体回复）、公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的每个员工必须在一星期内给予回复涉及相关人员的必须在三天内给予回复、其他栏目若下级要求必须回复的格式为（请回复）并应在三天内给予回复、急办的内容发布内容上应注明“急办”对急办的内容相关人员必须在当天给予回复、申请栏目内容发布应有部门负责人的审核意见、论坛、宣传表格、人员去向、档案等栏目员工可自由参与不强求回复。

、凡涉及回复的均应在发布时设定“邀请阅读”、相关人员按职责对相关信息必须及时给予回复如若未能按照回复的规定进行相应的回复则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评并通知其直接上级第二次OA管理员发布警告并通知其直接上级第三次OA管理员直接通报总裁总裁核实后由财务部门给予元的罚款并通报全公司。

、OA管理员未及时通报的由其直接上级给予批评与警告经两次发现未及时通报的由财务部门给予元的罚款三次发现未及时通报的由财务部门给予元的罚款。

八、不良记录为强化OA系统的健康运行发挥其有效作用实施考核管理。

、对未按规定及时回复的由版主进行记录每月进行公布列入考核对造成工作受到影响的将予以考核、不按期、按时报送信息的如：项目简报、管理周报等按漏报次数给予主要负责人经济考核、发生影响
OA系统维护管理的视情节给予相应的考核。

九、应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息在发布的同时发布人还应进行备份以避免信息丢失、需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份十、其它要求、鼓励全体员工对OA系统的维护管理提出建议、发生急办或重大信息除在OA上发布外还应及时采用其它通讯方式进行沟通传递。

十一、附则、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全保证系统的正常运行全体用户应遵守本管理制度违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

、本制度由公司负责解行政部负责解释、补充经总裁审批通过后颁布执行。

总经办信息部。