印章及信件管理制度范本

印章及信件管理制度范本
一、总则
为加强公司印章和信件的管理，确保公司经营管理活动的正常进行，防范风险，根据《公司法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、印章管理
1.印章定义：公司印章是公司行使职权、明确公司权利义务关系的重要凭证和工具，包括公章、法定代表人私章、合同章、财务章、发票专用章、各职能部门章等。

2.印章刻制：印章的刻制工作应由行政部门指定专人负责。

需求部门应提交《新增印章申请单》，经审批后方可刻制。

3.印章保管：印章应由指定专人保管，保证印章的安全。

除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。

4.印章使用：使用印章需填写《印章使用审批单》，经审批后方可使用。

保管人员应对文件内容和审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

5.印章废止和更换：印章废止和更换应按照审批程序进行，并及时办理相关手续。

三、信件管理
1.信件定义：公司信件包括内部邮件和外部邮件，是公司内部沟通和与外部交流的重要方式。

2.信件收发：信件收发应由指定专人负责，保证信件的安全和及时性。

3.信件审批：对外发出的信件应经过相应的审批程序，确保信件内容的准确性和合法性。

4.信件传递：信件传递应按照公司的内部规定进行，确保信件的安全和保密性。

四、违反规定的处理
违反本制度的，公司将依法追究相关责任人的法律责任，并根据情节轻重给予相应的纪律处分。

五、附则
本制度自发布之日起实施，解释权归公司所有。

公司可根据实际情况对本制度进行修订和完善。

六、其他事项
1.公司应设立印章管理登记制度，记录印章的使用和保管情况。

2.公司应定期对印章和信件管理情况进行检查，确保管理制度的执行情况。

3.公司应对印章和信件管理人员进行培训，提高其管理能力和责任心。

4.公司应对印章和信件的刻制、使用、废止和更换等环节进行记录，以备查考。

5.公司应对信件的收发、审批和传递等环节进行记录，以备查考。