财务部操作流程

3、与出纳移交现金及银行业务单据时， 应注意付款手续及所需附件是否齐全（注： 供应商货款的应注意收回结算单回执及是 否需提供发票）；核对出纳从供应商货款 扣费用时所出具还供应商的收款收据的费 用项目是否与付款审批单的应扣项目相符。
4、处理付供应商及专柜合作商货款业务 时，如有扣费用，应先查阅K3系统是否 已挂帐再进行帐务处理
送货投单
与订单 相符 不接受退换货 退换货
拒收货 接受退 换货 卸货
接到退换货通知
规 定 期 限 内
车辆开出卸货区
条件不符 拒收货
验货
符合 条件 单据录入
验收单、退货单 签名确认
供应商 结算流程
供应商、专合作商 签订合同 入场
营销部 通知
人事部 通知
现
金
室
索取
收据
合同履约金 结算卡登记 员工按金 培训费 制服款
其它应付单转凭证
进入K3系统→应付款管理 →凭证处理→凭证生成
总账转凭证 进入K3系统→总帐→凭证处理→凭证录入
其它应付单 转凭证
进入K3系统→应 付款管理→凭证 处理→凭证生成
附凭证
对单 第①项中的验收单除外,单据是否对齐
注意 事项
1、签收：①②④⑤由收货部制单， ③⑥由电脑部制单，制单后送会计 部由相关人员签收。
营销部文员
中止合作 退场
电话 通知 供应商、专柜合作商
结 算 卡 现金室
结算、取款
结算岗位 工作流程
一、专柜结算流程
收到新入专柜合 同，按合同条款 录入合同信息
月末结算 对账安排
专柜对账
依照合同制 作结算审批 单
送相产部门 主管签章
根据相关部门提 供的费用资料录 入扣款单，并核
付款安排
送有关领导审批 （陈经理，蔡总）
C：业务自采单据（或生鲜业务自采单据） 原始单据上必须有经手人签名，原始单据上 有供方盖章或供应商签名或应有其它有效咨 询资料（具体地址或联系电话等）。改单价 时，业务必须签名
②批发单一定要有收货部主管签名，必须 有收货方签收。
注意:内部批发单由各部门出货负责人签 名。外部单由收货部主管及批发负责人签 名，再由客户收货人签名(如:信利半导体 则由信利半导体收货部收货人签名并盖上 信利半导体收货章)。
签收单据。每月10日、25日到营销部前台向供 应商收单。签收时应注意供应商所填写的收单回 执的是否与验收单退货单单号与金额相符，收单 回执是否有合计数。并细致的审查供应商是否按 我司的规定及所签订的合同的结算方式的原则送 单到我部结算的，对于不按规定且我部人员多次 告知还置之不理的我们应及时退回。
签收费用协议。签收过程中必需检查签订手续是 否完整，如欠缺厂家盖章或经销商盖章的，在及 时退回的同时应复印一份让K3预先入账，且应敦 促营销部同事及时将原件取回，方便日后供应商 提出异议时作为核对依据。且应仔细弄清支付方 式，利于我部及时收回应收的费用。
费用录入扣款单。收到费用资料就及时录 入扣款单，单录入完毕后，应核对相对应 的“分店”，“扣款单位”，“扣款时 间”，“扣款项目”，“金额”等是否与 扣款资料中显示的内容吻合无误，这是为 制作结算审批单打好基础。
专柜对账。这是一个相当重要的环节，对 账结果是否准确关系到会不会给公司带来 财产损失或者制单过程带来不便，所以对 账过程中必需注意几个方面：
4、对于专柜提出的合理要求尽可能满足，但是对 于一些不合理或有违公司规定的要求（如：专柜 要求将收银员少收的部分金额全额补回等）应严 守本专业的职业道德与工作原则。
制作结算审批单。进入POS结算审批单制 作界面，由向导中录入相应的信息，POS 中由已录入的扣款单导出一单初拟的审批 扣款明细，我们要认真核对此界面的扣款 项与K3，合同信息中的项目是否相符，不 得多扣也不得少扣。且要着重注意专柜提 成的计算，目前来说每一家不管是否有销 售调整都应手工计算一次与K3相核对。
现金
财务部
批毕
领导
审批单
每月10号/25号对账 赞助费/快讯费/合同/协议
订单
领用单/调价单
百货部
手工领用单
另店收货部
营销部 调价审批单
电脑部
领用
清洁部
废品/纸皮
备注：公司实物由收货部、防损部、卖场监督，但物流产生的单据由财务部监督。
收货 流程图
收收到到订订单单
有效 期内 电话预约
与订单不符 拒收货
送相关部门主管签章。如前所述，专柜结 算分为三种，一张完整的结算单制作完成 后就应对号入座，由相关部门主管签章。
二、购销结算
经销结算可分为以下几种结算方式：月结， 批结，批结以小额为先，代销，货到付款， 续期7天及续期15天等。
（1）月结。根据我司经销合同条款第十 四项提及的，月结就是在次月的十号以后 结算，但结合工作进度的不同，我们可以 灵活的作调整。
1、专柜员工是否准确地核销退货，且结合我司的 前台系统操作原则，不得在销售当天减少而应在 实际退换时减少；
2、可在POS提供的相关界面中查对收银员是否 收款窜户，若查实无误，应作销售调整，并注明 原因，方便其他同事在相互监督过程中一目了然， 知道事情的原由；
3、对于第一次到我司对账的新专柜，应细心详尽 的介绍我司的结算程序及手续；
凭
凭
凭
订
结
领
算
用
单
卡
单
收
货
部
工本费 货款中扣
销售小票
包装袋 进货单
专柜合作商
供应商
开票销售
销售小票
订单
进货单
专
销
预
柜
售
约
对
小
送
账
票
货
不符合条件
单
退场、撤柜通知
收货部
对账室
拒收
退
符
制
付
货
合
作
款
条
审
审
件
批
批
营销部文员
验收单
单
签名确认 退货单
申申
付款审批单
未尽事宜 待
请请
解
撤退
安排 付款
决
柜场
供应商、专柜合作商
录入合同信息。收到一份新的专柜合同 （包括：补充协议，撤柜通知），应及时 准确地将合同里每一重要细节简明扼要列 举清楚，不但录入人自已能明白其中的含 义，且让其他人也应一目了然！
结算对账安排。因为普遍的专柜结算都是 以月结为主，专柜业主的流动资金在我司 存放期限必定超过三十天，站在双赢的立 场，我们对账安排应以公平公正为出发点， 不能一味的让一家或者是若干家早对早结， 应适当合理的作调整。
⑤配送单
必须有两店收货部主管同时签名（注意调 出库区和调入库区不能为同一个店）。
⑥调价单
调价单必须有供应商、营销业务、营销业 务负责人及电脑部负责人签名。
2、核单:逐一核对送货单（或业务原始单 据或其它②—⑥项单据原始单）数量、单 价、金额、条码、名称等是否与验收单相 符、合理。适用于①—⑥项单据。
二、购销结算流程
收到新入经销合 同，合同条款录 入合同信息
向业务文 员签收结 算单据
签收核对 场内费用 协议
依照合同制 作结算审批
单
送相关部门 主管签章
根据相关部门 提供的费用资 料录入扣款 单，并核
付款安排
呈有关领导审批 （陈经理，蔡总）
一、专柜结算
专柜结算方式一般分为三种: (1)百货专柜结算 (2)生鲜专柜结算 (3)营销专柜结算 相对后面两种结算方式第一种手续较为繁 锁,比后两种多了一道相当重要的手续---专 柜对账,在对账过程中,应注意专柜的退换货 核销情况,及收银员结算窜户问题,应相当谨 慎小心.
这一岗位除了以上说到的结算工作以后， 还有很多看似与结算扯不上边的事情，但 是只要认真仔细的做足做好，能让这一块 的工作事半功倍。比如到卖场看看那些堆 头陈列是否签订了协议，看看哪些广告还 没有合同到我部等等，这些不但能提高自 已的商品知识水平，而且能够对一定的事 物起监督作用，还能增强自已对扣款的灵 敏度。
所有单据审核状态必须有效。 适用于①—⑥项单据。
①验收单和退货单(验收单附送货单或 业务自采原始单.退货单原则上要求附 原始退货联)
A: 必须有收货部主管签名。退货单供应商 一定要签名。
B：送货单要有收货部盖章及收货人员签名, 单据右上角必须有验收单号及制单人签名,如 有改单据的数量、金额等更改人必须签名。
（6）续期7天。就是货物验收之日 起七天后才可送到我司结算。
（7）续期15天。又叫半月结，以续 期7天一样。
录入合同信息。不但应具备以上所述专柜合同的 录入原则，而且还要注意合同中所签定的结算方 式，对于有可能发生争议的细节，应及时告知相 关部门，以作调整。并搞清楚合同中所提及的 “返利”，“费用扣点”等是由进货中扣除还是 在结算中扣除。
兵欲善其事, 必先利其器
临渊羡鱼, 不如退而结网
公司物流及物流 所产生的单据
流程图
顾客
销售
收银员 交款
银行
手工销售小票
出纳
付款
领用
批发客户 批发(单)
生 鲜 百货专柜
超市
对账
退货/报损 上货(单)
物料领用汇总表 验收/退货/报损/批发/配送单
收货部
结算联
送货\退货
配送
供应商
按排付款 收付款单/收款收据
费用录入扣款单。在经销结算的扣款单录入过程 中不但要遵循上面提及的专柜结算的录入原则， 且应注意以下二点：1、扣款单所录入的执行时间 要有规律性，备注中且应详细注明期间，品牌等。 2、灵活运用扣款项目，因为同一供应商中可能重 复多次出现同一扣款项目，会在制作审批单时带 来不便。
制作结算审批单。制作方法大致与上面相 同，但要注意清查K3中“其他应收款”科 目的余额，及核对“应付账款”科目的本 期发生额及余额。
A：①项单据如出现一进一退，如有对应 单号应在单据上注明对应单号，以备录单。
B：验收单如出现以27和29开头的条码除 业务自采和特价商品外要扣条码费，按每 条0.1元计算。
C：②项和③项生鲜领用单必须合计总金 额以备转凭证，生鲜领用如出现负库存， 售价做熟食，进价做生鲜。
3、录单：进入金蝶系统的其它应付款新增 目录，准确录入所需录入单据并审核。适 用于①⑥项单据。
主界面财务会计—应付款管理—其它应付 款—其它应付款新增[录入核算项目名称、 金额、 摘要[供应商名称+代码+单号+店 代码（海丰店为H、汕尾店为S）、单据日 期及会计日期]
A：单据中如出现一进一退，应注明是一 进一退和原因，有对应单号的应录入对应 单号。
B：验收单如要扣条码费的或扣返利的不用 在应付款目录中录入，转凭证时直接挂其 它应收款。
③领用单
内部领用单原始单必须有各店领用人签名、 被领用部门负责人签名，公司领导签名.
熟食领用单原始单必须有生鲜业务制票人 和生鲜负责人签名；并且每个商品要有单 价。
④报损单
必须有各店收货部主管签名，报损原始单 由各店开票人、报损商品各库区负责人公 司领导或公司领导指定授权人签名。但生 鲜部报损单只由各店生鲜部主管签名。
C:业务自采的应在摘要中注明业务名字 （后二个字）
4、生成凭证：将在其它应付款中录入的单 据（①⑥项单据）或核算好的②③④⑤项 单据转成凭证。
将已生成凭证号写在所转单据右上角。
5、附凭证：在总帐中打印出转好的凭证， 跟转好凭证的单据及其它附单附在一起。 适用于①—⑥项单据。
6、对单：每月月底做完所有单据后，要核 对当月第①项中的退货单及②③④⑤⑥项 的所有单据是否送齐。
核算岗位
工作流程
出纳移交现金 及银行单据
供应商预付 款结算审批 单
银行存款 对帐单
电脑部提供员工 透支明细表
K3 引出电子表格
会计核算岗位
打印现金及 银行日记帐
总经理
帐户与银 行对帐单 核对
银行余额调 节表
核单移交
手 续 完 整 凭证录入
手 续 不 齐
退还出纳
附凭证
凭证打印
转销预付供应 商货款
核实职工借款 及备用金
库存岗位
工作流程
核单
①
录单
进入K3系统 →应付款管 理→其它应 付款→录入
② 批发单
核单
内部 按批发价 的5%做超 市收入
外部
POS销售中 心→销售管 理查进价
签收
③ 领用单
④ 报损单
核单
内部
熟食
核单
查条码、数量
⑤ 配送单
⑥ 调价单
核单
核单
查库区
录单
进入K3系统 →应付款管 理→其它应 付款→录入
核实债权债务及 其他往来业务
处理员工透支 款
核销交现金促销 员管理费、费用 管理表
登记核销购物 券、收款收据
注意 事项
1、公司付款审批手续：
A.付供应商及合作商(专柜)的货款须有总 经理、财务经理、部门主管的签名； B.公司费用报销除A项人员签名之外还须 黄永健签名（工程款及工资除外）。
2、向供应商或专柜合作商收取费用时须 有相关部门或相关人员发出的收款通知， 以便确认所收费用是否与应收的相符。
（2）批结。就是只要有一批商品在我司 铺底，其他的货到即可结算。
（3）批结（以小额为先）。同上面批结相 同，但是铺底的货款必须是此供应商送货额 度最大的一批。
（4）代销。结算周期与“月结”相同，但 是不是所有进货都可以结算，只能结算当期 已销售那一部份的货款。
（5）货到付款。顾名思义就是货物只要按 照正常手续被周转仓验收之后就可送上我部 结算。