《时间管理与工作组织技巧》学员手册[2]

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时间管理与工作组织技巧 Time Management & Self Organizing
学员姓名： 所在部门：
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课程内容 Contents
➢ 建立有效的时间管理概念 ➢ 区分重要和紧迫，学会优先管理 ➢ 建立有效的时间管理系统 ➢ 找到制约成效提高的障碍 ➢ 学会相应的时间管理技术
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现 状
Current Situations
Business （工作）
请用一个词描述你现在的工作环境
Personal （个人）
请用一个词描述你现在的个人生活
Consequences （后果） 你对此有何感想？
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案例分析
Case Study
我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、应酬……每天都把自己逼到极限才回家，上床已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。

我每天做一大堆事，但内心却常常有一种奇怪的感觉：“做了很多事情又怎么样？到底哪些事情真的有用？”我不得不承认：我确实不知道。

我就像是一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，家庭对我也很重要。

我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾两方面的需要。

到底有没有可能在工作和家庭两方面都获得成功和快乐呢？
我觉得根本没有办法控制自己的生活。

我试图想清楚什么对我最重要，也想制定目标，但是别人，包括太太、老板、同事不停地来打断我。

凡是我订下来要做的事，十有八九到头来都得成为他们要我做的事情让路。

所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到公司的顶峰。

但为什么我没有幸福的感觉？
我觉得生活真没意思。

每做一件事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。

每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。

怎么能知道什么对我最要？到底该怎么做？怎样才能享受成功？
我好像也知道一生该做什么，也曾经想过什么对自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没得无影无踪了。

怎样才能把目标转化到日常生活和工作中去呢？
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测 试
Do your test
从不 有时 总是 1、好像在有压力的情况下我的工作才能做得更好。

0 1 2 3 4 2、我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外间的匆忙和压力造成的。

0 1 2 3 4 3、我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。

我讨厌排队。

0 1 2 3 4 4、每当要请假时，我总感到非常愧疚。

0 1 2 3 4 5、我好像总是从一个地方匆匆赶到另一地方，从一件事跳到另一件事。

0 1 2 3 4 6、我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。

0 1 2 3 4 7、一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。

0 1 2 3 4 8、做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。

0 1 2 3 4 9、好像在处理危机时我的状态最好。

0 1 2 3 4 10、好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。

0 1 2 3 4 11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。

0 1 2 3 4 12、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我想信别人会理解的。

0 1 2 3 4 13、只有在解决各种各样危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。

0 1 2 3 4 14、我经常边工作边吃饭。

0 1 2 3 4 15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。

0 1 2 3 4 16、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。

0 1 2 3 4
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瘾性问题的共同症状
The Addictive Experience
➢
一定会出现一种可以预见的感受 ➢
会成为吸引你所有注意力的主要焦点 ➢
能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉
➢
能够产生一种人为的自我重要、权威、控制、安全、亲密和成就的感觉
➢
会加重所有治疗的问题和感受 ➢
逐渐使正常机能退化
很多人倾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。

好像只有这样才会觉得有成就感。

然后把困难的事拖下来。

那些难以解决的问题于是越来越难以解决，越来越面目狰狞。

但是，等待只会带来负疚感与压力，结果是浪费了更多的时间与精力，该做的事情能够变得愈加困难。

所以，应当学会抵制诱惑，不要先挑最容易的事情做。

一般而言，最容易做的事情通常也是比较次要的工作。

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黄金规则
The Gold Rule
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应变与制变
Proactive VS. Reactive
➢
制变=主动选择+承担责任 ➢
制变与应变 ➢
效率与成效
➢ The enemy of the BEST is the GOOD.
危机
如果你把迅速、不断的变化视为危机，
那么不妨沉思一下构成这个词的两个中文字。

“危”就是“危险”，而“机”确实“机会”。

你首先需要认识到变化是唯一的永恒，然后作出如何应付变化的决断。

面对变化，是仅仅看到危险，并且竭力逃避呢，还是看到机会，跃上更大的浪头并且驶向将来？
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时间记录表 Time Log
08:30-08:45 08:45-09:00 09:00-09:15 09:15-09:30 09:30-09:45 09:45-10:00 10:00-10:15 10:15-10:30 10:30-10:45 10:45-11:00 11:00-11:15 11:15-11:30 11:30-11:45 11:45-12:00 12:00-12:15 12:15-12:30 12:30-12:45 12:45-13:00 13:00-13:15 13:15-13:30 13:30-13:45 13:45-14:00 14:00-14:15 14:15-14:30 14:30-14:45 14:45-15:00 15:00-15:15 15:15-15:30 15:30-15:45 15:45-16:00 16:00-16:15 16:15-16:30 16:30-16:45 16:45-16:00 16:00-17:15 17:15-17:30 17:30-17:45 17:45-18:00
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优先矩阵
Priority Matrix
工 作 价 值 矩 阵
有四种类型的工作，其重要性各不相同。

第一类工作有直接价值，即可能看到他带来的回报，例如赶工期。

第二类有间接价值，比如做计划，或者学习某种东西，这类工作有远期收获。

第三类是必要的却没有价值的工作，比如填税务申报表，帮上司写报告。

这一类工作很少能给你带来满足。

最后一个象限是徒劳而没有价值的工作，比如翻来覆去找不到文件、整理装袜子的抽屉。

重要性
价值
你的优先矩阵
Your Priority Matrix
工 作 价 值 矩 阵
制定轻重缓急计划有6个具体结果： 1、让你能把握自己的生活。

2、通过制定轻重缓急计划，你能够把工作、个人和社会活动安排得井井有条，并使生活的各个方面保持和谐。

3、能够帮你从危机的状态中解脱出来。

4、通过制定轻重缓急，你将善于处理未完项目和任务，缩短赶进度所需的时间。

5、逐渐减少拖延和犹豫不决的情况。

6、最后一条，但却是最重要的一条，制定轻重缓急计划能够帮你处理好工作负担。

重要性
价值
效率与成效
Efficiency vs. Effectiveness
帕雷托原则
干得最多的人未必最有成果。

这就是著名的“帕
雷托原则”。

帕雷托是本世纪一位生活在瑞士的意大
利经济学家和社会学家，他发现了八二原则。

对于
我们这些知识工人而言，这个原则可以解释为在日
常生活中，80%的价值仅仅来自由20%的活动产生
的。

其余活动充其量是在对付紧迫的事情，忙而无
功。

帕雷托原则Pareto Principle
20% Activities 活动80% Results 结果
C S
小组讨论问题
Group Discussion
1、我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活？多做：
少做：
2、我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作？
多做：
少做：
罗盘+时钟=时间管理
Compass + Clock=Time Management
在办公室工作，难免不被同事打扰。

但不能让这些
把你从重要的上拉开，而成为浪费时间的主要原因。

应
当把握自己的时间，学会说“不”。

如果手头的工作比外
界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解
决插进来的问题。

这样，既能继续自己的工作又不至于
得罪同事。

还可以试试站着说话。

站着交谈花的时间只
是坐着的75%。

另一个鼓励同事适可而止，比如，问他
是否有必要来找你，是否应该来找你。

对成效的挑战Effectiveness Challenges ➢优先顺序不明确/危机管理
➢电话打扰
➢缺乏优先/目标
➢贪多嚼不烂
➢不速之客
➢无效授权
➢桌面杂乱无章/找不到东西
➢缺乏自律/拖延
➢不会说“不”
➢会议
4-D法
4D’s
最高层经理有一个共同点，那就是他们的办公室一定是干干净净的。

因为他们没法坐在办公桌前，整天瞪着一大堆让人头疼的事，而这些事又牵涉到成千上百万美元的得失。

你也可以学着养成好习惯，把办公桌整理干净。

然后，每天在整洁的办公桌前开始工作。

我们推荐的根除桌面轮乱的办法叫做4-D法：
➢ D
➢ D
➢ D
➢ D
在现代工业社会里，最重要的机器是计时器，而不是
蒸汽机。

——美国作家刘易斯•芒福德
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大脑信赖的地方
One Place That Mind Trusts
➢
➢
➢
➢
研究表明：知识型员工平均而言有4-7个地方用来
记载担心遗忘的东西，而且还有增加的趋势。

但是，系
统越多，就越容易造成问题：遗失和遗忘。

所以，把信
息集中起来记载，保持一致的系统是做好时间和成效管
理的良好习惯。

优先管理的核心
The Core of Priority Management
1、把每天要做的事情列一份清单。

Make a list of things to do today.
2、确定好优先次序，从最重要的开始做。

Set Priority and work on the most important.
3、每天都这么做！
Do it every day!
以史为鉴，我们能得到无穷教益。

查尔斯•施瓦布的故事就很耐人寻味。

他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史
上第一个年薪上百万美元的人。

施瓦布希望取得更大的成功，所以聘
请了一位名叫艾维•李的顾问。

李是当时最著名的管理大师。

李用了两天时间观察施瓦布的工作习惯，然后给施瓦布开了一个提高效能的“三步药方”。

待处理事项
To-Do List
To-Do List 待处理事项
美的日用家电集团日程
Appointments
Appointment 日程
清理桌面
Clean the Desk
➢建立3到5个档案（根据你的情况）
➢根据4D原则整理所有文件
➢把“立即做”的工作一件件处理完
➢给待处理事件定下时间并相应存放文件
➢使用活页文件
➢每日清理桌面
“桌面混乱”是效率有问题的最明显特征。

也许你觉
得桌面乱成一团，才像个天才的样子？但是，提高效率必
须从把桌面清理干净做起。

平均而言，每个经理办公桌上堆的东西都相当于36
小时的工作量。

人们往往有一个错误概念，总觉得工作摆
在面前，早晚都会去做的。

相反，这么做的结果是工作越
积越多，混乱程度也越来越甚。

仅在桌面上找东西，经理
们平均每周就要消耗3个小时。

所以，桌面混乱是一个时
间浪费因素。

每日计划
Daily Planning
Plan the next d ,
b you l the office.
在你办公室前，
计划天的工作。

Do the , Delegate the .
做的事情，
把的事情授权出去。

沟通记录
Communication Records
Communication Records 沟通记录
美的日用家电集团授权管理
Organizing Others
项目计划
Project Planning
月度计划
Monthly Plan
Monthly Plan
月度计划
Month Year 年月
Projects/Goals 本月项目/目标
月度计划
Monthly Plan
2005 1 1 2005
吃大象原理
How to Eat an Elephant?
大脑图Mind Map
你的大脑图Mind Map
确立目标
Goal Setting
优先经理享受平衡的生活，他的工作人格和家庭人格是和谐统一的。

避免紧张的有效途径是全面对待生活中的6个重要领域：工
作、学习、生理、社会、家庭和精神生活。

为了进一步避免紧张，请每天在每个领域（财务/工作领域除外）选择一至三项活动。

在工作领域之外追求既富有挑战又有实际意义
的目标，有助于实现平衡，缓解紧张。

下面是几个例子：
●学习：学一种乐器；读一本书；上一门课；学习一种语言。

●生理：经常锻炼；加入健身俱乐部；组织垒球赛；学习新
奇有趣的运动项目，如滑板、放风筝，既益智又健身。

●社会：请朋友吃饭；参加社会服务组织。

●家庭：给孩子做手工艺品；割草坪；写信；安排家庭聚会。

●精神生活：在公园边散步边沉思；听音乐会。

确立你的目标Your Goal Setting 挑战
特征
好处
目标Goal S
M A
R
T
以价值为基础的管理是时间管理的核心。

由于价值观与人生目的不同，轻重缓急对不同人的含义不同。

以价值为基础的方法是摆脱决策困境的唯一方法。

因为对于困难的决策，你必须回过头来考虑自己的价值体系，然后采取相应的行动。

这么做就能一步一步把你引导到决策金字塔的最顶层；做有意识的决定。

而其他任何方式都意味着你是依据不正确的理由做选择，而且根据这些理由产生的行为与你的个人价值体系发生直接冲突。

战略远景
Strategic Vision
Planning is bringing the future
Into the present,
so that you can do something
about it now.
计划意味着把未来呈现在眼前，
以便现在就为将来添砖加瓦。

优先计划的成果
Results of Priority Management
➢将控制带进生活
➢组织好工作、个人事务和社会活动
➢避免“危机管理”
➢减少拖延和优柔寡断
➢处理不完整事件
➢使工作负担更易于把握
控制始于计划，计划一生，计划每个月、每个星期，甚至每一天。

只有做到这一点才有可能把愿望转化为行动。

大多数人坠入具体活动的陷阱而不可自拔。

因为我们总认为只有始终努力忙碌，就一定能有收获。

很少有人能做到坐下来反省自己的生活，然后自问：“什么是我想做的，我想取得什么成果？”而能进一步朝着既定目标一步一个脚印去做的人就更少了。

这是因为大多数人停留在“实务经理”的阶段，还没有成为优先经理。

做任何知识工作必须先考虑成果。

就像上路之前必须有明确的目标。

光是把所有要做的事情都罗列出来还不够，还必须审查在这些事情中，哪些通向既定的目标。

否则，一定会把大把的时间浪费在没有效果的事情上。

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克服成功的障碍
Overcoming Obstacles against Success
Fail to plan is planning to fail.
不做计划就等于为失败做计划
Successful people do the things that
Unsuccessful people choose not to do.
成功的人无非是选择做了
不成功的人放弃不做的事情
成功要素
Key Factors of Success ➢愿景
Vision
➢热情
Passion
➢行动
Action
学习行动回顾Learning Review 要点
收益
行动
日用家电集团培训纪律管理规定（试行）
第一章总则
第一条为保证培训组织工作高效、有序的进行，保障培训资源的有效利用，达到预期培训效果，特制定本规定。

第二条本规定适用于日电集团本部组织的培训活动。

第二章纪律及处罚
第三条培训纪律
（一）学员确定参加培训并获得同意后应提前、妥善安排相关工作，保障参加培训的时间。

（二）因工作或个人原因不能参加全部或部分时段培训的，应至少在培训开始前1天半提交《培训请假审批表》（见附件）。

（三）学员需提前到达培训地点并亲自签到。

（四）参加培训的人员不得迟到、早退、干扰培训秩序、缺勤或旷课。

第四条处罚
对违反培训纪律者一律给予罚款，罚款以现金形式在培训现场缴纳，收到的罚款列入培训经费。

违反培训纪律且拒不交罚款者将从当月工资中加倍扣除并通报批评。

培训纪律情况将在每次培训结束后通知全体学员、违反纪律的学员上级、各单位人力资源部门。

培训纪律情况将作为日电集团对学员所在单位人力资源评价的项目之一。

（一）迟到：每次罚款50元。

（二）早退：每次罚款50元。

（三）扰乱培训秩序：
1、培训中手机未调到静音状态，或在培训中接听及拨打电话；
2、培训中谈论与培训无关的主题、打瞌睡、吸烟、在课堂内随意走动；
3、其它影响讲师或其他学员正常培训的行为。

具有以上情形任何一种的，将按照扰乱培训秩序处罚，每次罚款50元。

（四）旷课：每半天罚款200元。

未经请假在每半天的培训中累计缺席1个小时以上视为旷课半天。

（五）缺勤：经请假无法参加培训按缺勤处理。

经请假在每半天的培训中累计缺席1个小时以上视为缺勤半天。

缺勤每半天罚款50元。

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第三章 附则
第五条
员工的培训出勤考核，作为年度业绩考评及奖惩的依据之一。

第六条
本规定自2005年6月21起执行，各事业部、经营单位可参照执行。

第七条
本规定由日电集团行政与人力资源部负责解释与修订。

第八条
本规定试行至2005年12月31日止。