81. 《会议管理工作指引》

81. 《会议管理工作指引》（公共资源）
Part A. 工具摘要
1.简介
•会议管理工作指引对会议的时间，准备工作，以及会议期间的各事项进行规范管理；各种会议的开展应该参照该指引
2.目的
•让会议的开展更加规范化
•对会议的细节管理都加以考虑
3.预计成果
•避免毫无准备的，组织粗超，没有效率的会议
•让会议准备工作更到位，使会议的开展更有效率
4.适用情景
•试用于各种会议的组织管理工作
5.使用方法
•见下一单元的模板
Part B. 工具展示
•编写方式(编制方法)：该指引包含了对会议时间，准备工作和会议期间工作的要求
•时间
a)对于常规的重要例会，时间日期的调配要提前做好确认工作，避免临时通
知；毫无准备的参加会议
b)对每一次会议都规定限定的时间，并以为在限定时间内完成会议议程为目标
c)尽可能在临近中午或者临近傍晚，而是大早上或者午休期间开会
•准备工作
a)确认会议参与的人员（筛选参与人员的标准是他们能否会为会议的讨论带来
贡献，一般倾向不超过6-10人
b)在开会48小时前发出会议议程
c)设计会议的议程，这样方便相关人士在相关的时间出席，而不用参与整个会
议
d)尽量根据会议议程建议来开展会议
e)与会议议程上有关特别是重要的讨论点有相关文件的必须在会议开始前连同
议程一起发放给参与者做好提前准备
•会议期间
a)最好会议能有一个主席和秘书
b)手机应处于静音状态，避免手机和访客的打扰
c)与会方尽量提前到达会议室（守时）
d)对分歧较大，胶着的问题可以尝试先放一放，但必须在重新回来时达成一致
e)尽量对所有讨论的问题达成一致
f)在会议结束前，会议主席应总结会议，确保对会议产生的决定结论没有异
议。

因为最后这些决定和结论将被抄送至与会方
g)三个工作日内应该准备后会议纪要
Part C. 小贴士
•会议是一项费时，时间成本非常高的活动；但是如果管理得当，会议还是一项比较重要的管理手段
•所有会议都应该在尽可能短的时间内通过严格的控制手段完成
•对于无论是启动会还是其他各种不同主题的重要例会，会议都必须有一个统一的指引
•参加会议的人员可以以当天会议的议程来定，6-10人只是一个参考数字
•48小时之前发出会议议程以及三个工作日内准备好会议纪要可以作为会议开展的绩效考评
•三个工作日内发出纪要以会议的性质决定，也鼓励项目度进行适度调整。