代理记账档案管理制度

一、总则
第一条为了规范代理记账业务档案管理，确保会计档案的完整、安全，根据《中
华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于所有代理记账业务，包括企业、事业单位、社会团体等客户
的会计档案管理。

第三条代理记账档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保会计档案的完整、真实、准确；
2. 安全性原则：确保会计档案的保密性、完整性、安全性；
3. 便捷性原则：便于查阅、利用会计档案；
4. 责任性原则：明确档案管理人员和有关人员的责任。

二、档案管理范围
第四条代理记账档案管理范围包括：
1. 客户的会计凭证、账簿、报表等会计资料；
2. 代理记账业务合同、协议、委托书等文件；
3. 代理记账业务相关的内部管理制度、操作规程等文件；
4. 代理记账业务相关的工作记录、会议记录等资料；
5. 其他与代理记账业务相关的资料。

三、档案分类与编号
第五条代理记账档案按照以下分类进行编号：
1. 按档案性质分类：分为会计凭证类、账簿类、报表类、合同类、文件类、记录
类等；
2. 按客户分类：按照客户名称或客户代码进行分类；
3. 按时间分类：按照档案形成的时间进行分类。

四、档案收集与整理
第六条档案收集与整理应遵循以下要求：
1. 收集齐全：确保收集的档案资料齐全、完整；
2. 分类整理：按照分类与编号要求对档案进行整理；
3. 标签清晰：档案标签应注明档案名称、分类、编号、形成时间等信息；
4. 档案盒装：将整理好的档案装入档案盒，并在盒面上注明档案名称、分类、编
号等信息。

五、档案保管与安全
第七条档案保管与安全应遵循以下要求：
1. 专用库房：设立专用档案库房，库房应满足防火、防盗、防潮、防虫等要求；
2. 档案柜：使用符合国家标准的档案柜，并配备防盗锁；
3. 温湿度控制：对库房进行温湿度控制，确保档案存放环境适宜；
4. 保密措施：对涉密档案采取保密措施，确保档案安全；
5. 定期检查：定期对档案进行清理、检查，确保档案完整、安全。

六、档案查阅与利用
第八条档案查阅与利用应遵循以下要求：
1. 查阅申请：查阅档案需填写查阅申请，并注明查阅目的、范围、时间等信息；
2. 查阅审批：查阅申请需经档案管理人员审批，审批通过后方可查阅；
3. 查阅记录：查阅档案时应做好查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等
信息；
4. 保密原则：查阅人应遵守保密原则，不得泄露档案内容；
5. 复制利用：查阅人需复制档案的，应征得档案管理人员同意，并办理相关手续。

七、档案销毁与报废
第九条档案销毁与报废应遵循以下要求：
1. 档案销毁：档案到期或不再具有保存价值时，需进行销毁；
2. 报废审批：档案销毁需经档案管理人员审批，审批通过后方可销毁；
3. 销毁记录：销毁档案时应做好销毁记录，包括销毁时间、销毁原因、销毁人等信息；
4. 监督销毁：销毁档案时，应有监督人员在场，确保销毁过程安全、规范。

八、责任与考核
第十条档案管理人员应履行以下职责：
1. 负责档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等工作；
2. 严格执行档案管理制度，确保档案的完整、安全；
3. 对档案管理工作进行定期检查、总结，及时发现问题并采取措施；
4. 积极参与档案管理培训和交流，提高档案管理水平。

第十一条对档案管理人员的工作进行考核，考核内容包括：
1. 档案管理制度执行情况；
2. 档案管理业务水平；
3. 档案安全状况；
4. 档案利用效果。

九、附则
第十二条本制度由代理记账管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。

注：本制度可根据实际情况进行调整和补充。