文件编号与编写格式规定

.,LTD.
文件编号与格式规定
文件编号：****
版本号： D
编制：审批：
日期：日期：
****有限公司
修订记录
****有限公司
1目的：
规范公司质量体系文件的编写，确保文件编号与格式的统一。

2范围：
适用于与公司质量体系文件有关的文件与资料，国家标准对编号与格式已作规定的文件与资料从其规定，外来文件与资料保留原编号与格式。

3职责：
3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写。

3.2 各部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记
录表格。

3.3 管理部负责文件、资料与表格的统一编号。

4工作内容：
4.1 文件编号
4.1.1公司的质量体系文件分为四层，其对应关系如下表：
4.1.2 质量手册的编号
CL 1 - 01
4.1.3 程序文件的编号 CL2 - □□
4.1.4 作业文件的编号
CL3- □□- □□顺序号
公司代号层级代号顺序号
****有限公司
4.1.5 记录表格的编号
CL4-□□-□□
4.2 文件格式
4.2.1 质量体系文件一般由封面、目录、修订记录、正文和附件等几部份组成，正文是主体
部份，其他部份依赖于主体而存在，可以酌情删减。

4.2.2 质量手册、程序文件、作业文件用A4纸打印，质量记录根据实用的原则选择A3、A4、
A5纸作为记录表格。

4.2.3 质量体系文件主要采用宋体、小四号、常规字形的中文记载，排版以清楚明了、美观
大方为宜，具体要求参见本文附件。

4.2.4 质量体系文件正文从格式上分为刊头、条款、刊尾：刊头主要记载公司名称、文件名
称、编号、版本号、页编号、页版号等；条款主要表达正文内容，程序文件一般由目的、范围、职责、工作内容、相关文件、相关记录等构成；刊尾主要用于文件签发，一般分为编制、审核、审批等栏目，分别由相关负责人签字并注明签字日期；文件的签发也可集中在封面，文件正文不再设置刊尾。

4.2.5 正文条款号与首行文字相隔一个字符的距离,文字保持正常间距,条款内每行文字左 边对齐。

4.2.6 质量体系文件一般按封面、目录、修订记录、正文和附件的顺序装订，封面和目录不
编页码。

4.3 文件编写注意事项：
4.3.1 措辞准确，尽可能采用定量描述的方法，不使用可能引起误解的语言。

4.3.2 注重实效，一定要保持文件的可操作性，不要将脱离实际的要求写入。

4.3.3 相互联系，可以直接引用现行管理制度中的内容，引用时应说明引用文件的名称、编
号及引用的条款。

5 相关文件： 《文件控制程序》 6 质量记录：
作业文件顺序号 对应程序文件顺序号
记录表格顺序号
对应程序文件顺序号
无。

7 附：
****有限公司
7.1 附1 封面
7.2 附2 修订记录
7.3 附3 书写用纸格式
7.4 附4 记录表
****有限公司
（一号加粗隶书字）
ｘｘｘｘ程序
（小初加粗宋体字）
文件编号:CL□－□□
版本号: □
（小三号常规宋体字）（三号加粗宋体字）
编制： 批准：
日期： 日期：
（小三号常规宋体字）
****有限公司
修 订 记 录
****有限公司（三号加粗隶书字）
ｘｘｘｘ记录表（四号加粗宋体字）
表格编号：CL4-□□-□□编号：保存期限：X年
编制：审核：审批：。