会展信息管理第五章展览会现场信息化管理简明教程PPT课件

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香港贸发局,之所以能如此有效地推广自己的展 览会,主要也得益于其所拥有的庞大数据库。香港贸 发局展览事务总监周启良称,贸发局累积了一个拥有 60万个商贸企业的数据库,其中香港10万家、中国内 地12万家、海外38万家,每年大约有240万宗商贸配对。
据周介绍,2001-2002年,香港展会共吸引买家27万
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(三)现场制卡系统
• 功能:对观众和展商的身份认证。
• 用于身份认证的卡有多种,如IC卡、磁卡、条码卡、二
维条码卡、打孔卡、光电卡
• 目前用于现场认证的系统主要有:
• 门禁防伪系统 • 通过联网门禁技术的证件防伪系统 • 照片卡防伪技术
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磁卡 IC卡
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门禁系统
◎ 扫描观众胸卡 ◎ 查看当前累计到达人次 ◎ 查看当前观众第几次进入会场 ◎ 知道当前观众的姓名/单位等基本信息 ◎ 和当前观众交谈后为之加备注 ◎ 用观众卡号或分级方式标记此观众为重要客户 ◎ 查看当前观众何时来过本展台
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• 2. 参展商需求信息的采集: 参展商对自己展台到访观众信息的收集、查询和 查看主办方会议通知以及反馈给主办方的需求信息 • 参展商信息采集方式:
展台管理 系统 • 操作:在展台读取到访观众的条码号,在内存中查找其详细信 息和达到本展台的次数、历次到达的时间等,并显示在屏幕上, 同时让操作人员输入汉字或英文备注,并可以查看主办方下发 的会议通知。
(一)信息收集层面 建立信息库:基本资料、参展行为 (二)展会现场服务层面 提高服务质量:更快、更准确
案例1:
蒙哥玛利展览集团的终身主席蒙哥玛利先生说:通过
40多年来的积累,我们储存了所有会展的观众数据。透过 问卷调查、参展注册或网上注册等方式了解他们的职务、
个性特点、年龄以及购买影响力等情况,实际上在很大程
◎ 观众调查表分析
◎ 观众行为信息处理
2. 展后信息查询系统
◎ 观众基本信息查询 ◎ 观众调查表查询分析管理 ◎ 观众行为信息查询分析 ◎ 观众数据对比校核 ◎ 观众数据导出
职称
电话 :区号、总机号、分机号 传真:
通信地址与邮政编码
电子邮件地址 单位网址
(2)观众需求信息——展会入口填写的调查表 参加展会的目的 关心的产品 采购计划 采购规模 有无相关餐饮、食宿、旅游、购物等方面的要求
得出下次意向参展观众的需求
(3)观众观展行为信息——展会上进出各个场馆、研讨会、 访问各个展台留下的数据 感兴趣的展台 滞留时间 采购数量 参展历史 信用级别
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名片自动处理的存在问题
准确性不能保证
鼠标操作效率较低
特别是对小字号和英文准确度不令人满意
名片的种类众多,五花八门,抓取容易出错
• 国内先进的名片信息采集系统: 北京昆仑亿发科技发展有限公司研发的Eastfair CRM 系统——参展通 • 通过一个便携式红外扫描器,采集到访展位的观众资料。 准备好条码,入场时贴在名片上,使用红外扫描器扫描 观众胸卡上的条码,就可以轻松收集到访者的信息,每 一只扫描设备可以存储400-600条观众记录。 • 红色箭头指示的位置对准胸卡条形码,按下绿色箭头指 示的圆形按钮即可采集。
得出观众的参展时空状态
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讨论:收集观众信息的价值和作用
(1)增加现有观众的满意度
(2)挖掘潜在参展商
(3)甄别展会的专业观众,提供更为深入的服务
(4)为下届招展作准备
(5)建立行业信息库
(6)实现和参展商更有效的互动
二、参展商信息
1. 参展商基本信息: 单位名称:中文名称—— 全称、简称 英文(拼音)名称—— 全称、简称 单位地址:中文地址、英文地址 单位所属行业 单位级别:地方企业、行业领头羊、国企、跨国公司 主管部门 主管部门级别 单位负责人:姓名、生日、联系方式 联系人:姓名、生日、联系方式
讨论:
展览馆、服务商、主办商、参展商、专业观众之间的关系?
• 专业观众和参展商是展览利润的来源 • ——价值来源 • 服务商、主办方和展馆经营者通过展会 现场信息提供相关服务 • ——价值创造
一、专业观众信息
(1)观众基本信息——以观众的名片信息为主 姓名:中英文姓名 单位:中英名称、全称、简称 职位或部门 :业务员、主管、部门经理„„
• 办理入住手续的自助总台智能服务
• 将Opera系统、信用卡收费系统、ATM机系统、无线制卡技术统 统集成在一起,不想排队的客人只需输入自己的预定号,就可以 在一台设备上自助完成后续所有操作。 • 如果连自助总台都要排队,黄龙饭店还提供移动总台。这种移动 总台由平板电脑支持,服务生可以直接走到客人面前帮助办理人 住手续,并且可以设置在酒店之外。不久前,黄龙饭店就与杭州 某高档别墅签约,将移动总台直接前置到别墅社区内,使业主不 出小区就可以办理酒店入住等服务。
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(四)观众登记大厅
• 实现在会展现场对观众信息(名片信息、调查表信息、 观众照片)的采集处理功能。 • 采集名片图像 /录入调查表 / 自动识别观众信息 、
核查观众信息 / 现场拍摄观众照片(外接照相机)/
胸卡制作。
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(五)展览大厅:组展商接口
1. 观众信息处理/下载和报告生成系统 ◎ 观众信息下载 ◎ 观众职位、部门、地区、省份分析
资料收集、客户服务工作,并建立了庞大的信息数据库。
据称,光亚数据库有3人专门常年负责生产商、专业买 家、观众资料的输入及派送请柬。经过七年的不懈努力, 目前已组建了大型照明行业数据库。其中包括60多个国家 的海外买家20137家,国内买家及专业观众81620家,国内
外生产商7217家。
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案例3:
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(二)现场信息采集系统
• 1. 观众信息的采集
参展商需求信息采集 • 观众信息采集方式:
观众登记大厅 “即采即录” 图像采集后录 入处理 无线射频识别技 术(RFID)
ETC、门禁、 物流、机场…
名片自动 识别系统
• 国内常规操作:用扫描仪采集到计算机中,并启动识别软件产 生初步结果(达到80%-90%准确率),然后用手工调整得到正确 的信息。
第二节
会展现场信息系统结构
信息系统应用后台
中心服务器管理系统
信息中心
信息处理与查询系统
现场信息采集系统
现场制卡系统
门禁防伪系统
现场信息服务系统
观众登记大厅 信息系统应用前台
展览大厅 会议室
展会现场信息管理系统结构图
(一)信息中心
• 服务器、系统数据、应用程序、展会相关信息的集中 存放中心 • 对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理 • 生成展会统计分析报告 • 展后信息管理:满意度调查、下届参观意向
◎ 查找最近n位到达的观众
◎ 查看同单位的人员到达情况 ◎ 查找某个号码的观众
◎ 查找某段时间到达的观众
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门禁系统 • 对证件使用时限的有效管理,如施工证和值班证 • 存在伪造证件
1. 通过对门禁点实现信息联网和数据共享, 在配合专业的软件,解决“一张卡带多个 人”的问题。 2. 使用带有个人照片信息的胸卡的认证, 解决倒票和胸卡被别人使用的问题。
多个,其中13万个分别来自海外超过140个国家和地区。
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问题一:三家展览公司,不约而同地采用了一个什么方法
来提高展会质量,营造展会品牌?
问题二:为什么他们都这么重视专业观众信息的收集和维
护?
问题三:专业观众信息收集的途径主要有哪些?
1. 三家展览公司运用会展数据库,尤其是专业观众和参展商的数据库, 及时了解他们的需求,不断提高展会质量,保持良好的客户关系,建 立合作网络。 2. 不断提高展会满意度,挖掘潜在参展商,甄别VIP专业观众,实现 与参展商的良好互动,建立展会良好口碑和形象。 3. 专业观众信息收集的途径借助电话黄页、网络、展览会会刊名录、 会议主办者拥有的与会者名录、信息咨询公司、及通过展览会收集专 业观众资料(如观众的名片、观众填写的登记表、问卷调查)
度上我们也成了专业观众的朋友。这么多年来,我们透过 分析发现,在我们数据库中的观众有 2/3的人坚持到我们 办的展览来,而不去同行业其它的展览。”
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案例2:
在最近一次展览界人士聚会上,全球第二大照明展主 办者广州光亚展览公司总经理潘文波说道:他们之所以成 功就在于重视专业观众,长年坚持不懈地做好专业买家的
甄别VIP参展商
智能化的黄龙饭店让你“宾至如归”
• 只要随身携带一张特殊的智能卡,尚未进入酒店系统就能识别你 的身份并告知服务生;无需在前台排队等待,就可以通过自助或 移动设备办理入住手续;入住后,客房会自动按照系统中记录的 你的喜好对房间温度等进行设置;当你打开电视,电视初始画面 会主动问好,并按照你的母语显示其家庭所在地的时间、天气等 特定信息;当门铃响起,不必起身走到门前,访客图像将自动跳 转到你正在观看的电视屏幕上。
姓名及职称放到最上部,有一个地址 块。 同3类似,只是多了一个地址块。
T4
T5
单位块在最上部,姓名及职称块与 地址并列。
姓名及职称 单位 地址
其它
T6
T7
姓名及职称在最上部,单位、地址并 列在下部。
本类包括: 1.个性化太强,自成一类; 2.版面很紧凑,无法分; 3.分块过于随便,及横竖版混用。
名片自动处理的设备
2. 参展商会展信息
展品的基本信息: 名称、 规格、 类别、 价格
展品获奖信息 参会目的
营销计划
参展历史 信用级别
讨论:收集参展商信息的途径和渠道
行业企业名录(电话黄页)
商会和行业协会
政府主管部门
专业报刊 同类展会 各地专业网站
三、展会信息管理对主办商、服务商及场 馆服务商的益处
• 涉及类似复杂整合的还有客房内的电视。供应商飞利浦根据黄龙 饭店的要求,在新加坡特别修改了电视的软件程序,使其凭借一 个特殊的机顶盒就能与Opera系统、门禁系统、安防系统连接在 一起,成为可与客人互动的“智能终端”。至于最经典的将酒店 分机改造为近似普通手机的想法看似简单,却需要最复杂的技术 整合——必须将交换机技术、无线技术、网络技术、手持PDA、 电信运营商网络绑定、通信计费系统以及酒店管理系统完全整合 起来,才能实现客房电话的移动功能与结账一体化。 • 更为复杂的是,中国有三家移动通信运营商、2G和3G共六种移动 通信制式,要保证移动信号通畅,黄龙饭店必须要安装三套每套 价值200至250万元的通信设备。而且按照黄龙饭店两组回字型的 客房布局,每个楼层的天花板上至少要安装36根天线,再加上灯 具、无线网络、闭路电视、背景音乐喇叭、喷淋、烟感等接口, 整个天花板背后都将布满密密麻麻的线路。
第五章 展览会现场信息化管理
问题:展览会现场信息管理的对象有哪些?
观众信息
参展商信息
为什么?
展览行业的价值链
专业观众
参展商
展览服务商 观众登记 餐饮会务
主办商
展览服务商 展台搭建、展览运输 旅游代理、商贸服务 印刷出版、礼仪翻译 治安保卫、水电气供应
展览服务商 主持搭建、礼仪 展览音箱器材
场馆经营者
• 自动识别客人身份的无线射频识别(RFID)技术
• 一个小小的RFID芯片就可储存大量数据,VIP客户只要随身携带 嵌有这种芯片的智能卡,进入酒店时就会被感应器识别出身份。 房卡中同样嵌有RFID芯片,当客人走出电梯时,内置感应器的指 示牌就会显示出房号区域并进行引导。这种智能卡甚至可以被用 来开启地下停车场的道闸,注重隐私的客人可以直接从地下电梯 进入房间。
• 如果你是想在杭州游玩的外地人,只需一个电话,相关地图就会 通过房间内的联网打印机打印出来,或是直接出现在电视屏幕上 ;如果在杭州逗留,也无需专门去办一个当地的手机号码,你房 间的分机号对应着一个特制的移动分机终端,不仅可在酒店内和 市区自由通话,甚至可以漫游到其它城市。
黄龙酒店的VIP智能化——应用的技术
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版面模板
单位 姓名及职称 地址1 地址2 单位 姓名及职称 地址 姓名及职称 单位 地址 姓名及职称 单位 地址1 地址2 单位 姓名及职称 地址
模板编号
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说明
单位、姓名及职称、地址三块依次 由上至下排列,有两个地址块。本类 比重最大。 基本同上,只是地址块仅有一个。
T2
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