谈新时期如何体现实物档案管理的价值

收稿日期院圆园员9 要 10 要 12 作者简介院黄富才渊1974要冤袁男袁海南澄迈人袁学生袁研究方向院档案管理遥
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实物档案的利用率偏低袁 其自身的价值难以充分 体现出来遥 实物档案在收集及保管方面存在诸多 不规范化问题袁部分实物档案被存入档案后袁长期 闲置在档案柜中袁 这些实物档案的价值和意义也 难以被相关使用人挖掘遥 例如袁组织在某些活动中 所获得的奖杯尧具有纪念意义的锦旗尧一些纪念册 或磨具等袁 这些具有馆藏价值的实物档案进入档 案室后袁 大多实物档案的价值主要在于陈列与展 览袁更多实物档案的价值未被充分体现袁从而也无 法让实物档案的管理水平获得更多硬件或软件资 源的支持袁 也无法让相关部门重视实物档案的管 理袁 这不利于实物档案的管理水平与时俱进地获 得提升也3页遥
3.实物档案管理存在的问题 3.1 实物档案收集归档不规范 组织的实物档案在收集归档之前往往分散在 各个部门中袁目前这些档案的收集尧登记尧保管尧归 档等过程的无序管理问题较为突出遥 例如袁部分锦 旗悬挂在相关部门的墙壁上曰部分奖杯或证书放在 相关部门的展览柜上曰部分奖杯或证书归入档案管 理部门后袁仍然堆积在档案柜里袁未对这些实物档 案按照相关标准进行分类管理曰部分具有馆藏价值 的仪器设备尧工具尧模型等也未按照标准和要求存 在在相关地方袁也未按照要求进行保护遥 这些实物 档案的收集和归档过程较不规范袁使得这些实物档 案易出现丢失尧毁坏等问题遥 组织中对实物档案的 收集和归档需进行规范化管理袁是组织当前需要解 决的问题之一也2页遥 3.2 实物档案的利用率较低 由于实物档案的收集归档缺乏制度保障袁使得
方面存在的问题提出了相应的解决方案袁得出了相应的结论遥 以期这些结论能够给组织的实物档案管理工作提供
一定的指导性建议遥
关键词院实物档案曰管理曰保护曰文化曰价值
中图分类号院G271
文献标识码院粤
文章编号院员园园怨 要 圆圆猿源渊圆园员9冤10 要 园174 要 园3
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1.前言 实物档案是组织发展过程中的重要组成部 分袁每个组织有其自身的特点袁其所馆藏的实物档 案是对组织发展过程的一种记录袁 它能够代表组 织发展过程中所取得的成绩尧组织的价值观尧组织 所倡导的组织文化等袁 这些价值对于组织的发展 而言具有重要的意义遥 由于实物档案材质各异袁形 状尧大小尧规格各不相同袁实物档案被反复提取利 用的概率较高袁 这对实物档案的存储与管理提出 了较高的要求袁 使得实物档案管理难度偏大遥 同 时袁实物档案的价值需要被不断挖掘袁以体现实物 档案对组织发展的相关贡献袁 这便进一步增加了 实物档案的管理难度遥 对此本文针对提升实物档 案的管理价值进行了研究袁 所研究的结论对组织 提升实物档案的价值具有一定的理论和现实价 值遥 2.实物档案的特点概述 实物档案对组织的历史具有十分重要的纪念 价值遥 通常情况下袁一个组织的奖杯尧奖旗尧证书尧 领导题词尧旧公章尧相关照片字画等都属于实物档 案遥 这些实物档案记录了一个组织在历史发展过 程中所出现的经验和智慧结晶尧 所沉淀下来的价 值观尧以及发展过程中的阶段性成果等遥 同时袁实 物档案除了以上这些实物外袁 部分组织还存在与 该组织行业特点有显著关系的物品袁 被组织馆藏
圆园19 年第 10 期 渊总第 160 期冤
理论观察 Theoretic Observation
晕o. 10, 2019 杂erial 晕o.160
谈新时期如何体现实物档案管理的价值
黄富才
渊海南省人民医院综合档案室袁海口 570311冤
摘 要院随着信息技术的发展和组织对精神价值的不断重视袁实物档案的管理模式也需要从传统的单一化管
理袁走向价值的挖掘性管理袁使得实物档案对于组织而言具有较为显著的贡献价值遥 长期以来实物档案的价值主
要用于保存和展览袁其所蕴含的精神和文化价值较少地被宣传和挖掘遥 基于此袁本文对实物档案管理的价值进行
了分析袁主要分析了实物档案的特点尧实物档案管理存在的问题尧实物档案所蕴含的价值尧以及针对实物档案管理
3.3 实物档案保存难度较大 实物档案作为记录组织各项社会活动和工作 历史的重要载体袁 其真实地反映了组织在其发展 历史中所获得的成绩和沉淀的价值观遥 因此袁完好 地保存实物档案对于组织而言具有十分重大的意 义遥 实物档案不同于纸质化或电子化档案袁其是由 各种不同的材质构成袁形式复杂多样袁形状尧规格尧 大小各异袁例如部分实物档案由水晶尧玻璃尧金属尧 塑料尧石膏尧陶瓷尧纸质尧布料等组成也4页袁部分实物档 案由石头尧木头尧动植物标本等组成袁同时不同金 属尧 不同木料等的活性不同袁 其所需要储存的湿 度尧温度尧光线不同遥 另外部分实物档案的形状较 大需要较大的保存空间袁而部分实物档案易损坏袁 备份难度也较大遥 这对组织保管实物档案提出了 较高的要求袁 使得实物档案在实际的管理工作中 存在诸多问题袁 对实物档案的保护措施仍需要进 一步完善遥 3.4 实物档案管理人员专业素质不足 长期以来袁 实物档案的管理主要以储存在相 关档案室为主袁工作相对简单袁因此组织的实物档 案的管理工作主要由组织的其他岗位的人兼职袁 或者由非专业人士担任袁 档案工作者自身对实物 档案的专业知识不足袁管理意识也较为薄弱遥 随着 实物档案的价值不断被挖掘和提升袁 实物档案的 管理工作也需要更为专业的人士担任遥 当前袁实物 档案管理工作存在工作环节重复性问题袁 实物档 案的管理载体众多袁且其分类也日趋细化袁个性化 和针对性管理工作均需要大量的重复劳动袁 这种 大量的重复性劳动需要更为专业的复合型人才才 能胜任遥 同时袁 为了不断提高实物档案的管理效 率袁实物档案管理工作需要不断满足业务需求尧模 块化设计尧网络技术等要求袁这也需要实物档案管 理人员的专业素质不断提升袁 以适应新时代实物 档案的管理要求遥 4.实物档案的价值分析 4.1 组织价值观的沉淀 随着组织的不断发展袁 组织也具有自身的发 展特点袁 这些特点会由具有代表性的实物记录下 来袁 实物档案是一个组织发展的物质成果和精神 活动状态袁对组织的价值观沉淀具有重要的作用遥
为实物档案遥 例如袁铁路部门的实物档案包括具有 组织特定意义的纪念车票尧 具有时代特征的制服尧 铁路路徽尧铭牌标志尧调车信号灯尧钢轨尧四代牵引 力动力机车等袁而部分电子企业的实物档案包括他 们生产的第一代产品样本尧具有时代特征的电子产 品等遥 这些实物档案形态各异尧材质不同尧大小不 一袁对这些实物档案的馆藏需要根据各个实物档案 的特性和馆藏条件进行针对性的保存也1页遥