招标档案整理规范

3、排列所有案卷，形成案卷目录。
立卷应遵循的原则：
立卷应遵循文件的自然形成规律和工程专业和特点， 保持卷 内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
立卷的要求：
• 1、案卷内不应有重份文件。印刷成册的文件宜保持原状。 • 2、电子文件的立卷和排序可按纸质文件进行。
案卷的编目：
1、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号 ， 页号从“1”开始。 2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件， 正面在右下角，背面在左下角。
六、招投标档案
在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、
图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
七、电子档案
在建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档
案保存的电子文件及其元数据。
八、城建档案的保密级划分及规定
•
密级划分为：绝密、机密、秘密、内部四种。
（解释各密级1-6条）
招投标档案的密级属于内部级
招标档案整理规范
根据《中华人民共和国档案法》和国家的有关 规定，为了加强招投标档案管理，进一步规范和统 一招投标档案的立卷归档标准。 一、档案的定义：
是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事 政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接 形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、 电子等不同形式的历史记录。
3、印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录， 不必重新编写页码。 • 4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
• 5、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录1的要求；
• 6、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时， 应选择两个主要责任者，其余用“等”代替； • 7、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设 备、项目代号；
23、每本案卷内应有案卷封面、卷内目录、297mm×210mm大小 的若干芯页和卷内备考表组成。
案卷装订与装具
• 1、文件材料必须装订，文字材料装订时，须剔出订书针，采用 三孔一线线绳或热熔胶粘，装订时不应破坏文件的内容，并应保 持整齐、牢固，便于保管和利用。 • 2、案卷装具采用卷盒，卷盒的外表尺寸应为310mmⅹ220mm，厚 度可为40mm，卷盒应采用无酸纸制作。
喀什市老城区核心区基础设施改造工程（第一标段： 道路）招投标文件
• 编 制 单 位 喀什市危旧房改造综合治理指挥部 • 编 制 日 期 2009年12月•密 级秘 密
保管期限 长
第 1卷
期
• 共 10 卷 • 总登记号 •
本卷共 105 页
喀什市城乡建设档案馆
案
类别：D-3 总卷号 档案号 案 卷 标 题
四、城建档案
•
城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直 接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图 表 、声像、电子等各种载体的文件材料。
• 五、建设工程
•
经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统 一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建 设工程基本单位，它由一个或若干个具有内在联系的单 位工程所组成。
8、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内 容拟写标题，拟写标题外应加“[ ]”符号； 9、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写 编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应 分别用两位数字表示，如：2015年5月1日应填写为“20150501”； 10、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填 写起止页号； 11、备注应填写需要说明的问题。 12、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合附录2 的要求；
卷
建设单位
目
年代 密级
秘密 秘密 秘密
录
保管期限 图纸
永久 永久 永久
张
数
照片
存放地址
备注
文字 48 106 64 100 101 54 111 82 56
喀什市一号小区新建会所工程招标文件 喀什市一号小区新建会所工程技术标 喀什市一号小区新建会所工程招标文件 喀什市老城区危旧房改造综合治理项目 道路、排水工程招标备案表 喀什市老城区危旧房改造项目1-7标段 道路、排水工程清单拦标价
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秘密
永久
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秘密
永久
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秘密
永久
量中的排序。
18、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。 19、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
20、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
21、案卷封皮为硬质纸板，胶水用硫磷酸酯和富马酸二甲酯；
案卷封面的样式应按附录E执行；
22、卷内目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面 应统一采用A4幅面。
件整理立卷后，按规定向本单位档案室或城建档案管理 机构移交
的过程。
十、归档文件质量要求
1、归档的纸质文件应为原件。 2、归档的文件内容必须真实、准确。 3、归档的文件应字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续完备。
4、归档的电子文件应采用开放式格式或通用格式进行存储。 5、归档的电子文件的内容必须与其纸质档案一致。 文件类别
13、 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片 张数、电子文件页数及立卷单位对案卷情况的说明；
14、主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等需
要说明的，没有需要说明的事项可不填写说明； 15、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按 立卷、审核时间填写。 16、案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录3的要求。 17、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期 、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总
文本（表格）文件 图像文件 图形文件 影像文件 声音文件 WPS JPEG DWG MPEG3 MP3
格
式
Word Exel PDF TIF PDF MPEC4 MP4 AVI WAV
十一、立卷的流程、原则和方法
立卷的流程：
1、对属于归档范围的文件进行分类，确定归入案卷的文件材
料。
2、对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒。
九、档案的整理
●
按GB/T50328--2014的规定与要求进行整理、立卷、归档。
1、整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、 排列、编目，使之有序化的过程。 2、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
3、立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门 别类整理面案卷，亦称组卷。 4、归档：文件形成部门或形成单位完成其工作后，将形成的文
二、档案的管理
对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定， 定期向本地区档案机构移交，集中管理，任何个人不得据 为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
三、科技档案
指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成 的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照 片、影像、录音、电子等科技文件材料。
• 案卷目录编制
• 1、案卷应按本规程附录A、附录B的类别和顺序排列。 • 2、案卷目录的编制应符合下列规定 • 3、案卷目录式样宜符合附录G的要求； • 2、编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者； • 3、 编制日期应填写卷内文件的起止日期。
档 号 档案馆代 号 存放地址 案卷题名
喀什市危旧房改造综 2009 合治理指挥部 ＂ ＂ ＂ ＂
2
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＂ ＂
秘密
秘密 秘密
永久
永久 永久
喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 ＂ 招标文件 喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 投标文件（商务标 ） 喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 投标文件（技术标 ） 喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （二标段：9-3#、15#、26-2片区）道路、排水 工程投标文件