记录控制程序

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标 题 ：记录控制程序
1. 目的
文 件 编 号：KDST/P03 版 号：A
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对质量/环境记录予以保存和控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运 行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量环境 管理体系提供信息。 2. 适用范围 本程序适用于为证明质量/环境管理体系有效运行和产品、产品生产过程、体系相关记 录的控制。 3. 职责 部门 职责 编写/更改 程序记录 审核 批准 编号/存档 编写/更改 三级记录 审核 批准 编号/存档 申请 保存期满 记录销毁 审核 批准 备案 4. 工作程序 4.1. 记录表格的设计与更改 4.1.1. 设计 各职责部门根据职责范围确定需要，提出制定表格的申请，填写《文件制订、修 改申请单》交品证部，申请记录表格编号。记录表格编制完成后，应得到部门相 关负责人的审核及批准，将编制好的记录表格式样交给品证部备案存档。 4.1.2. 更改 各相关部门可根据工作需要提出记录更改，执行《文件控制程序》有关文件更改 的规定。 4.2. 考虑本公司体系实际应用的情况，至少应有以下记录： 4.2.1. 管理评审记录； ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ 总经理 品证部 公司各部门 部长 课长 ▲ 系长
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4.6. 记录的保存
文 件 编 号：Kຫໍສະໝຸດ ST/P03 版 号：A修 改 状 态：0 页 码：第 3 页 共 3 页
4.6.1. 公司内部记录表格的保存期限，在《记录表格清单》予以规定，确保满足顾客要 求和相应的法律法规的要求。 4.6.2. 各部门的记录，由本部门进行保存、归档。 4.7. 电子版记录 4.7.1. 电子数据形式记录的管理可以制定相应的规定，但是，其表格的形式、数据的填 写与更改等必须满足本程序的要求。 4.7.2. 电子数据形式记录的管理职责同样依本程序管控。 5. 相关文件及记录表格 5.1. KDST/P02 5.2. KDST/P02-R01 5.3. KDST/P03-R01 5.4. KDST/P03-R02 《文件控制程序》 《文件制订、修改申请单》 《记录表格清单》 《部门记录台帐》
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标 题 ：记录控制程序
文 件 编 号：KDST/P03 版 号：A
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4.2.2. 与内部审核的策划、实施及报告结果有关的记录； 4.2.3. 与人员教育、培训、技能和岗位资格评定有关的适当记录； 4.2.4. 为过程实现及产品满足要求提供证据所需的记录； 4.2.5. 体现产品要求评审结果以及由此而采取相应措施的有关记录； 4.2.6. 与制造过程设计和开发相关的记录； 4.2.7. 与供方评价结果及评价所引起的任何必要的措施有关的记录； 4.2.8. 原材料、设备零部件的相关采购记录； 4.2.9. 所有量具、测量和试验设备， （包括员工和顾客的所有设备）都应提供校准和验证 结果的记录； 4.2.10. 体现产品符合接收准则的要求及放行人员被授权的记录； 4.2.11. 体现不合格性质及所采取的相应措施的记录（包括批准的让步记录和顾客特许相 关的记录） ； 4.2.12. 持续改进结果记录； 4.2.13. 纠正和预防措施结果记录。 4.3. 记录的填写 4.3.1. 使用部门负责填写； 4.3.2. 填写内容正确完整、字迹清晰，能准确判别，签全名。 4.3.3. ERP 电子数据记录出现错误，应执行数据修改申请程序：申请人提出修改申请， 由部门负责人批准后，送保全部进行更改。 4.4. 记录的管理 4.4.1. 各部门负责人需对本部门记录的完整安全负责，对记录进行分类，按时间排序， 以便于检索。保持记录的清洁、字迹清晰。记录要存放于通风、干燥的地方，防 止损坏、防止霉变、防止丢失。 4.4.2. 各部门汇总本部门的质量/环境记录，并编制包括表格编号、名称、应用场合和使 用人员在内的《部门记录台帐》 ，交品证部备案。 4.4.3. 品证部编制《记录表格清单》 ，将公司所有的受控记录汇总，包括名称、编号、保 存期等内容。 4.4.4. 品证部每季度，根据备案的《部门记录台帐》 ，依据本程序的条款要求，检查各部 门质量/环境内记录的使用和保管情况。 4.4.5. 每年 1 月 10 日前，各部门对去年所用的记录进行一次清理和检查，对已经到了保 存期限的记录进行封存，向品证部申请销毁。 4.4.6. 记录损坏、丢失时，应写出书面报告，由所在部门负责人审查，并负责尽可能补 齐损坏丢失的记录，责任者应承担由此造成的后果。 4.5. 记录的查阅 4.5.1. 查阅时，需经部门主管批准，不允许私自动用记录资料。 4.5.2. 借阅记录不得更改、遗失、损坏和拆页。