行政事业单位费用报销审核参考实例

行政事业单位费用报销审核参考实例
在实际财务管理工作中，费用的报销审核工作是我们财务人员日常财务管理工作重要的一部分，也是最容易发生风险的一部分。

如何规范的做好各种审核业务，彰显专业的财务素质，降低财务风险，是每名财务人员应重视和关心的问题。

原始凭证是报销审核环节最基础的会计资料，原始凭证不仅仅是税务发票，原始凭证的审核也不仅仅是看单位名称、税号，相关印章是否清晰、报销内容是否真实以及符合文件规定的标准，除了合规的发票以外，还要有相关附件。

比如符合政府采购条件的办公设备购置，一般单位报销需要提供正式票据、产品销售合同、中标通知书、政府采购验收报告等原始凭证，但有些单位还需要提供会议记录或党委会记录等要件；对自行批量（或单次金额较大）采购，报销附件需要提供正式票据、会议记录、购销合同、采购明细清单。

小金额零星采购的，只需正式票据、采购明细清单。

有的单位对自行采购还需要提供询价单等要件。

因此费用报销附件的完整性审核，是费用报销的真实性审核是至关重要的。

从日常对各单位的财务管理咨询看，除单位管理人员不重视的客观原因外，很多财务人员并不是十分清楚有些费用报销除法律层面所要求的附件之外，还需要附哪些附件。

各部门和单位对原始凭证的附件要求是不统一的，尤其是面对各种巡察和审计时会提出各种原始凭证附件的要求，也另很多财务人员头疼，避之不及。

比如零星采购应该有询价单等要求，外出考察应有对方的邀请函或行程确认单，是不是必须具备，大家也是茫然，甚至不知所措。

外界审计环境压力也迫使单位的费用报销原始凭证附件逐渐增多，以证明经济行为的真实性，这对单位会计信息质量提高会起到积极作用，但总不能“头痛医头，脚痛医脚”。

从部门和单位的角度，应充分重视这项工作，原始凭证的报销审核是一项系统工程，应加以逐步规范，在遵循相关法律要求的基础上，出台单位报销审核管理办法，规范每一项费用报销审核的附件，提高报销审核的质量，避免各种违
纪问题的发生。

在此，本公众号将陆续刊登有关原始凭证报销审核的实例，供大家参考和借鉴，以进一步完善和规范单位的会计凭证和附件。

某大学原始凭证报销审核案例
1.所有开具的报销发票必须真实合法，票据清晰规范，签章有效；单位名称为***大学；
2.经办人需在发票上签字；
3.凡涉及物资、办公用品采购，发票上须有验收人签字；
4.部门领导签字要齐全；
5.各类计划书、活动策划书、预算书等文件须加盖部门公章;
6.下列内容发票不予报销；土特产、烟酒、工艺品、纪念品、礼品、高档茶叶、旅游景点门票、餐费（经学校批准的公务接待餐费除外）等。

注：无论是否批准也要符合“八项规定精神”的有关要求，比如不得购买纪念品等。

1.省内外差旅审批单；
2.会议通知、邀请函、外出考察调研计划等文件；
3.副教授以下（含副教授）人员乘坐飞机的需附乘坐飞机申请单；
4.处级领导须有《****大学副处级以上领导干部请销假报备表》。

文件依据：
1.出差严格执行《***大学差旅费管理实施细则》校字（2019年）29号文件；
2.飞机票须在政府采购网站购买或其他网站价格比政府网站低并截图证明，否则按普通列车卧铺中铺价格报销；
3.根据**省财政厅《关于进一步加强公务卡应用推广工作的通知》的要求，出差必须使用公务卡，不得借支现金。

1.活动策划书；
2.活动简报或活动图片；
3.给学生发放补助（按财务处统一劳务费代发表格）制表发放；
1.学生实习需有教务处批复的实习计划，学生实践需有学院学生实践活动计划；
2.实习、实践活动的简报或图片；
3.租车费需附合同，住宿附住宿人员名单或相关信息清单;
4.参加实习、实践学生名单；
5.学生外出意外保险需院系统一购买，附合同及保单。

租车合同需与有营运资质的单位或个人签订，租车合同内容要完整，包括时间、里程、价款、付款方式、违约责任等，院系负责人签字并加盖院系公章。

1.抚恤金及丧葬费发放文件、领条（需人事处医保管理人员签字、财务处查询借款情况签字）；
2.领取人身份证复印件；
3.款项须直接汇入死亡人或其配偶账户。

1.项目经费预算书；
2.已超期限的需附延期相关文件；
3.如调整预算的需附调整预算审批文件；
4.租车费需附租车合同；
5.版面费或出版费需附录稿通知或出版合同（发票专用章上单位名称与录稿通知书单位名称要一致），出版专著须经校内审批程序，签订合同必须加盖学校公章；
6.实验材料费需有经办人、验收人签字，税控系统开具的材料明细清单；10000元以上要付购销合同并注明存放地点；
7.专利服务费、实验外协费需附合同；
8.自驾车调研需附经批准的调研计划，注明时间、地点、里程以及本人或驾驶人驾驶证行车证复印件；
9.打印复印票据需附清单，包括打印复印内容、张/本数量、单价等，金额在5000元以上需附合同；
10.外出调研报销住宿费、交通费时需提供调研计划，内容包括调研内容和目的、时间、地点、行程、人数、经费预算等；
其他要求
1.租车合同需与有营运资质的单位或个人签订，租车合同内容要完整，包括时间、里程、价款、付款方式、违约责任等，项目负责人或单位负责人签字并加盖公章；
2.提供的其他合同、协议内容要完整，包括标的、数量、质量规定、价款或报酬、履行的地点期限和方式、违约责任、签订时间等，项目负责人或单位负责人签字并加盖公章。

1.统一使用《财务处劳务、专家咨询、讲座费发放表》；
2.学生劳务费需附学生证复印件；
3.专家讲座费需附讲座活动相关策划书、讲座简报或图片；
4.校内专家评审费附相关省级以上部门文件；
5.专家咨询费需注明咨询内容、咨询方式。

文件依据：
执行文件为省财政厅关于印发《***省级财政专项资金项目专家评审费管理办法》的通知；
《党政机关培训费管理办法》等
1.项目申报书；
2.版面费需附录稿通知（发票专用章上单位名称与录稿通知书单位名称要一致）；
3.交通费地点与调研地有关，必须有往返票据；
4.图书资料、打印复印票据需附清单，包括打印复印内容、张/本数量、单价等；
5.实验材料费需有经办人、验收人签字，材料明细清单。

1.经办人、验收人、领用人签字（不能为同一人）；
2.办公用品、维修材料、搬运费在5000元以上需附采购合同，10000元以上需附采购合同及集体采购单。

（一）分散采购：
1.学校审批单；
2.财政采购计划备案表；
3.采购单（协议供货、集体采购、政采云平台）；
4.验收单；
5.合同书；
6.资产入账单。

（二）政府采购项目（包括使用额度）
1.学校审批文件；
2.财政采购计划备案表；
3.中标通知书；
4.合同书；
5.验收报告；
6.资产入账单。

文件依据：
根据《**省2019—2020年政府集中采购目录及限额标准》规定：采购目录内货物、服务类采购达不到30万元可分散采购；采购目录外采购50万元以内可分散采购；
（一）预算内资金50万元以下
1.2000元（含2000元）以下需工程验收单；
2.2000—10000（含10000元）元需附询价单、合同书、验收单；
3.10000元—50000元（含50000元）需中标（成交）公示、合同书、验收单；
4.50000元—500000元需学校审批文件、中标（成交）通知书、合同书、验收单；
（二）专项资金，预算内资金超过50万元以上项目（含额度）；
1.学校审批文件；
2.财政采购计划备案表；
3.中标通知书；
4.合同书；
5.验收报告
文件依据：
根据《***省2019—2020年政府集中采购目录及限额标准》规定：采购目录内工程类采购达不到50万元可分散采购。

1.发放单位文件或学校相关文件；
2.学工处统一格式的发放明细表；
保险合同及保险单。

1.退休文件；
2.人事处社保工资管理人员、财务处工资管理人员、会计人员审核签字；
1.人事处福利费通知；
2.领条（需人事处签字确认）。

1.召开会议批复及预算；
2.租借会议场所协议（含住宿）；
3.会议日程、参会人员签到表、邀请函或参会通知。

文件依据：
会议费标准按《***财政厅关于印发会议费、差旅费、接待费等一般性公务支出经费管理办法的通知》**财行字［2014］8号文件执行。

1.培训计划（含预算）和培训协议；
2.参加培训人员签到表；
3.培训课程表。

文件依据：
按《****省级党政机关培训费管理办法》（财行字〔2019〕65号）文件执行。

以上只是某大学在报销审核环节的一个规范，文件依据也只是一个层面，各单位只是借鉴和参考部分内容。

比如我们各单位可以按照经济分类科目，对每一个支出科目进行规范，比如人员经费的每一项支出需要哪些附件和哪些文件支撑、商品和服务支出的每一项支出需要哪些附件和支出，细节决定成败，基础工作做好了，财务管理工作
水平自然会提升，财务风险也自然会规避。