浅析档案规律及基本原理

浅析档案规律及基本原理
［内容摘要］本文概括总结了档案基本规律及基本原理，我们利用档案基本规律的目的，就是为了最大限度地发挥档案利用价值。

对档案进行集中化、有序化和信息化的过程，实质上就是为了正确地运用档案基本规律创设必要的条件。

所谓档案工作的基本原理，可以说正是这样一个创设条件的过程表述。

[关键词]档案基本规律基本原理
档案基本规律，表明了档案这个客观事物的产生形成和运动变化过程及其特点。

它们是实现档案利用价值过程中相辅相成地起作用的具有普遍意义的规律。

因此，档案工作的开展和运作，必须遵循这些基本规律。

忽视或违背了其中任何一条规律，都难以达到完好地实现档案利用价值的目的。

在探讨档案的基本规律和档案工作的基本原理之前，有必要对档案这个客观事物作出一个最基本的认识。

因为，只有弄清楚档案是什么样的客观事物之后，才能探讨档案自身固有的基本规律。

从目前的研究成果来看，档案固有的基本规律，可以归纳为四条：档案自然形成规律，档案利用价值
扩展规律，档案利用价值潜在规律和档案机密程度递减规律。

并且，档案工作在遵循档案固有规律的实践过程中，将会遇到哪些矛盾问题，解决这些矛盾问题需要采取什么手段和通过什么程序，这就构成档案工作的基本原理。

一、对档案的基本认识
《中华人民共和国档案法》对档案的定义作了如下的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

”
对这段表述的含义，可以解释如下：
(一)档案的基本来源——档案产生形成于人类社会的各种活动的历史过程中。

这里强调了社会的“活动”。

因为，如果不是活动历史过程中产生形成的东西，就不能称之为“档案”。

社会活动，包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等领域的社会实践活动。

这些社会领域的活动，都必然产生形成档案。

执行这些职能活动的群体，包括过去和现在的国家机构、社会组织以及个人。

这些群体，是档案来源的主要对象。

(二)档案的基本性质——它是历史活动的原始记录。

档
案的原始记录性质可以分解为两个方面的属性，即原始性和记录性。

档案与其他客观事物在基本属性上的区别，主要在于它兼具原始性和记录性。

档案的原始性与记录性是互相依存的统一体。

档案的原始性特别重要。

原始性在于档案是立档单位在当时当地为适应职能活动需要而直接产生形成的。

这就使档案具有凭证依据的法律效力。

这种作用，是其他智力资源所不及的利用价值。

人们特别重视档案作用的这个特点。

(三)档案的基本价值---正是由于档案具有原始性和记录性这两个方面的基本属性，使之产生凭证价值和信息价值。

正是由于这两种基本价值，使档案能够作为社会的一种智力资源而存在和利用。

如果缺乏这两种利用价值，档案就失去存在的意义。

档案工作的根本目的，就是为了实现档案的利用价值。

二、档案基本规律
1、档案自然形成规律
关于档案自然形成规律。

所谓“自然形成”，实质上应当理解为“必然产物”。

因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，而不是事后随意地制造出来的。

一个立档单位在其职能活动的实践过程中，由于规划设计、颁布法规、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事务、
记载活动、研究总结等等方面的需要，产生形成许多文字、图表、音象的记录，它们都是当时当地为了履行其职能任务的客观需要而产生形成的；并且，它们之间在来源上、时间上、内容上和形式上都具有一定的有机联系。

一个立档单位的全部档案，构成一个有机联系的整体，完整地反映了这个立档单位职能活动的历史面貌。

因此，档案本身的形成是必然产物，档案的有机联系也是必然产物。

所谓档案的“自然”性质，实际上就是指档案的这种“必然性”。

这种“必然性”正是档案的基本属性中“原始性”之所在，也就是档案具有凭证依据作用的利用价值的根源。

档案自然形成规律实际上是强调了两个“必然性”——一个是档案本身的产生形成的必然性，一个是档案内在的有机联系的必然性。

这两个必然性。

对于档案的利用价值是有着重要关系的。

那么，对档案自然形成规律，如何用一段话来表述呢?
我认为，可以作如下表述；“档案具有两个自然性—档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性，必须维护这两个自然性，才能维护档案的利用价值。

”也就是说：档案利用价值的发挥，必须以维护档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性为前提。

当然，如果把这段话里的“自然性”改为“必然性”，也是可以的。

这里
用“自然性”，仅仅是照顾了我们长期以来的习惯说法。

档案自然形成规律，对档案工作有什么指导意义?
档案工作中的全宗原则，就是遵循了档案这条固有的规律而总结出来的理论。

一个立档单位的全部档案，构成一个有机整体，称为一个“全宗”。

必须维护一个全宗的完整性——既不可把一个全宗人为地分割，也不可把不同全宗相互混杂。

因为两者都是破坏了档案的内在的历史联系，违反了档案自然形成规律。

在世界档案学史上，“来源原则”否定了“逻辑原则”，肯定了“尊重全宗”和“维护全宗的有机整体”的原则，就是遵循了档案自然形成规律的认识成果。

在档案全宗内的分类技术中采用“年代—组织机构”等分类方法，也是为了遵循档案自然形成规律。

在档案文件的立卷技术中，也充分地考虑了维护文件之间的自然形成的有机联系。

任何一个立档单位的档案，都是一个自然形成的有机整体，必然具有内在的有机联系，只有维护这种自然形成的有机联系，才能如实地反映立档单位的历史面貌，才能真正保护档案的利用价值。

这就是遵循档案自然形成规律的本质目的和实际意义。

2、档案利用价值潜在规律
根据许许多多发挥了社会效益和经济效益的档案利用实例，档案利用价值的实现，明显地揭示出这样一条规律：
“档案的利用价值具有潜在性。

这种潜在价值的实现，决定于社会客观的需求性和档案管理的条件性。

”档案利用价值的实现过程，实际上就是潜在性、需求性和条件性三者关系相互作用的结果。

那么，如何理解这三者呢?
(1)潜在性——是指档案在何时何地发挥何种作用，是难以预期确定的。

档案所具有的这种潜在价值，只有等待适当时机，才能转化为直接价值。

在一定时期内，它未能成为直接价值，并不意味着它没有价值。

它的真正价值只不过是仍然处于潜在状态，待机而发。

(2)需求性——是指档案本身的潜在价值要转化为直接价值，有赖于社会对档案的利用需求。

只有当档案被利用来满足社会的需求，才能真正实现档案的利用价值。

如果社会还没有提出这种利用需求，档案的价值将一直处于潜在状态，暂时未能产生实际的效益。

(3)条件性——是指档案由潜在价值转化为直接价值是有条件的，要使这种转化成为可能，必须通过人们对档案的管理活动，包括收集、整理、检索、提供利用等等一系列业务劳动。

档案的管理业务，就成为满足社会的利用需求、实现档案潜在价值转化为直接价值的必要条件。

综上所述，在正确认识档案利用价值的潜在性特点的前提下，一方面主动地了解和掌握社会利用的需求性，另一方
面努力在业务管理的条件性方面下功夫，这两个方面是实现档案利用价值的不可缺少的因素。

正确认识档案利用价值的潜在性特点，对于社会人士来说，是很重要的。

社会档案意识薄弱，是否与不能正确认识这个特点有—定关系呢?可以这么说。

因此我们不能说档案是无价值的东西，否则，它就没有存在的意义了。

但是，档案的利用价值却是处于潜在性状态，也就是说，档案是—种潜在价值的客观事物，只有当它在适当时机转化为直接价值的时候，人们才能看到或感受到它的效益。

潜在价值不等于没有价值，也不等于直接价值。

有些人不了解这个潜在价值的特点，不懂得为潜在价值转化为直接价值创没条件的必要性，因而忽视档案工作。

正确认识档案利用价值潜在规律，对于增强社会的档案意识，是具有指导意义的。

正确认识档案利用价值的潜在性特点，对于档案工作者来说，更为重要。

我们—再强调要做好档案资源的开发工作，就是要主动地把档案的潜在价值发掘出来为社会所了解和利用。

正如有的同志说，我们档案工作者既要“为利用者找档案”，也要“为档案找利用者”。

有的同志更形象地比喻：档案工作者的作用不应当只是档案资源的一把“锁头”，更重要的是一把“钥匙”。

3、档案利用价值扩展规律
对档案利用价值扩展规律，如何理解和表达?
(1)档案具有双重利用价值——对于立档单位的利用价值和对于社会的利用价值。

(2)档案产生形成之后，在相当时期内，主要的利用者是立档单位。

因为，档案作为立档单位的职能活动的必要条件，服务于本单位了解既往情况、进行决策和处理业务的凭证查询需要。

档案对于立档单位的利用价值，可称为档案的第一价值。

第一价值是促进本单位积累档案的一种动力。

(3)随着时间的推移，立档单位对某些时间较长的档案的利用需求逐渐淡化。

但是并不意味着这些档案利用价值的失却，其利用价值则向社会各方面的利用范围逐渐扩展。

档案对于社会的利用价值，可称为档案的第二价值。

第二价值则是长远的全面的利用价值。

(4)档案的第一价值必然向第二价值过渡。

实现第一价值是在档案室阶段，实现第二价值是档案馆阶段。

档案由档案室移交进入档案馆，形成一项国家档案管理制度。

为了实现档案的双重利用价值，必须适当地界定两者之间的过渡周期。

这个周期的一般时限，又必须根据立档单位及其档案的特点而有所差异。

从第一价值过渡到第二价值，过早或过迟，均会损害双重利用价值的发挥。

(5)档案由第一价值向第二价值的过渡，不仅意味着档案的利用范围的扩大(利用单位数量的扩大、用户类型的增多)，而且意味着档案内容信息利用的多元化(不同角度的利用，多种利用需求的交叉，特别是科学研究作用的增值)。

如果要把上述的解释概括地用一段文字来表述，“档案利用价值扩展规律”可以表述为；“档案具有双重利用价值，从面向立档单位的第一价值逐渐过渡到面向社会的第二价值，从服务于立档单位职能需求的第一价值扩展为服务于社会多元需求的第二价值。

只有实现这种过渡和扩展，才能使档案发挥长远的全面的利用价值。

”
档案利用价值扩展规律十分重要，它反映了档案这个客观事物的运动过程及其意义。

我国档案工作的归档制度和进馆制度的建立和衔接，正是遵循了档案利用价值的扩展规律。

4、档案机密程度递减规律
档案的保密程度，实质上是档案利用范围和利用程度的准许问题，也就是档案价值的利用对象的选择或控制的问题。

(1)档案信息具有内向性。

无论在第一价值阶段或是第二价值阶段，档案都是有一定的保密性。

第一阶段的档案保
密性更强，对非立档单位—般不提供利用。

第二价值阶段的档案，除某些特定种类外，对非立档单位的保密性，一般来说将随着时间的推移和条件的变化而呈现递减的趋势。

(2)档案机密程度的逐渐减退，必将导致档案利用价值更广泛的实现。

第二价值阶段，是档案由内向性过渡到公开性的转变过程。

关于档案机密程度递减规律，可以简要地表述如下：“随着时间的推移和条件的变化，档案机密性的强弱与档案保存时间的久远成反比。

”
档案利用价值扩展规律和档案机密程度递减规律，是档案馆工作向开放型转变的理论根据。

正确界定档案由内向性到公开性的转变时限，就成为档案开放的政策依据。

根据档案机密程度递减规律，一方面要坚持适度的保密观念，另一方面又要树立档案开放的思想。

既不能无视特定范围档案的机密性而扩大利用范围，又必须不断地研究档案的内容和客观形势(含国家政策)的条件变化，合理地调整密级(逐步地降低密级以至解密)，以便广泛地开发利用档案信息资源为社会服务。

5、上述四条规律之间的相互关系
档案工作的根本目的，就是为了最大限度地实现档案的
利用价值。

上述四条档案固有基本规律，都与实现档案的利用价值有着密切关系。

遵循档案自然形成规律，才能真正维护档案的利用价值。

遵循档案利用价值扩展规律，才能长远地全面地发挥档案的利用价值。

档案利用价值潜在规律，要求我们努力把潜在价值转化为直接价值。

档案机密程度递减规律，要求我们正确地处理档案利用价值的对象范围，做好档案开放利用工作。

这四条规律，都是在实现档案利用价值的过程中时时处处起着约束和影响作用的具有普遍意义的规律。

只有维护档案的客观有机整体，促使档案由第一价值过渡到第二价值，由潜在价值转化为直接价值，由内向性转化为公开性，才能最大限度地实现档案的利用价值。

档案利用价值的发挥，必须以维护档案本身产生形成的自然性和档案内在有机联系的自然性作为前提。

如果破坏了这两个自然性，档案的利用价值就会受到损害，档案的利用价值就无从发挥。

因此，遵循档案自然形成规律，是遵循其他三条规律的前提或基础。

档案利用价值的真正发挥，一是要充分地发挥，二是要有效地发挥。

充分地发挥，就是要长远地全面地发挥。

有效地发挥，就是要使档案产生直接的实际效益。

两者不可或缺，才能真正实现档案的利用价值。

如果档案的利用价值只是限于第一价值，埋没了它的第二价值，档案的存在意义和价值
作用就大大地降低了。

无论是在第一价值阶段或第二价值阶段中，如果档案的潜在价值不能转化为直接价值，那么，档案的利用价值实际上就未能实现。

因此，必须同时遵循档案利用价值扩展规律和档案利用价值潜在规律，才能真正发挥档案的利用价值。

潜在性和扩展性，是档案的利用价值在实现过程中的两个重要特点，并且是两个密切相关的特点。

揭示这两个特点的两条规律是在同时配合起作用的。

档案在第一价值阶段和第二价值阶段中，由潜在价值转化为直接价值的过程中，都要受到档案固有的机密程度的约束。

然而，档案机密程度的递减趋势，又有利于档案利用价值的扩展。

三、档案工作的基本原理
为了不断地提高档案管理水平，解决它与社会利用需求的基本矛盾，需要采取什么手段和通过什么程序来进行档案工作呢?必须实行档案的集中化、有序化和信息化。

档案工作的全过程，就是通过这三化实现档案利用价值的管理过程。

(1)集中化——就是为了解决档案形成的分散状态与社会利用的集中要求的矛盾。

通过集中化，保证档案的完整与安全，维护档案自然形成的内在的有机联系。

档案的完整与安全是方便国家和社会利用的前提。

因此，必须通过收集归
档和进馆永存的集中化途径，改变档案初始状态的随机和离散的现象。

集中化，就是实现档案从分散到集中，确保档案的完整与安全。

(2)有序化——就是为了解决档案形成初始的凌乱状态与社会利用的系统优质要求之间的矛盾。

为了满足国家和社会对档案利用的需求，必须通过系统化的整理和合理化的鉴定，使繁浩杂乱的档案文件有序化，以便提供优质的服务效果。

有序化，就是实现档案由凌乱到系统，在保持档案文件内在的有机联系的基础上，理顺档案文件之间的纵横关系，形成有次序的层次结构，便于档案利用价值的实现。

(3)信息化——就是为了解决档案信息的潜在状态与社会利用的检索要求之间的矛盾。

为了实现档案资源的利用价值，必须通过科学的加工处理手段，使档案的信息内容从潜在状态开发出来，变成方便的检索状态，以提高服务效率(查准率、查全率和查速率)。

这就是开发利用档案资源信息的必要前提。

综上所述，档案工作基本原理，可以概括地表述为：“在实现档案的集中化和有序化的基础上，实现档案的信息化，依次通过这三化过程，充分发挥档案的利用价值。

”
实际上，档案工作的过程，就是对档案的集中化、有序化和信息化的实现过程。

档案工作实践过程中的一系列业务
环节及其原则与技术，都是实现这三化过程的具体的措施和方法。

我们利用档案基本规律的目的，就是为了最大限度地发挥档案利用价值，为社会服务作出最大的贡献。

如果不采取集中化的措施，实行归档制度和进馆制度，就不可能保证档案有机整体的完整与安全，就不可能实现档案双重利用价值及其全面长远的作用。

如果不采取有序化和信息化的措施，就不可能使档案有效地由潜在价值转化为直接价值。

没有对档案的集中化、有序化和信息化的处理手段和工作程序，就不可能实现最大限度地发挥档案为社会服务的效益。

所以对档案进行集中化、有序化和信息化的过程，实质上就是为了正确地运用档案基本规律创设必要的条件。

所谓档案工作的基本原理，可以说正是这样一个创设条件的过程表述。

这就是为什么本文把档案的基本规律与档案工作的基本原理结合在一起来论述的缘故。