XX新材料科技有限公司销售管理制度

池州XX新材料科技有限公司
销售管理制度
版本号： A0
制定部门：市场部/财务部
制定日期： 2021.9.30
生效日期： 2021.10.8
编制/日期：审核/日期：批准/日期:
池州XX新材料科技有限公司
销售管理制度
第一章总则
第一条目的
为了加强池州XX新材料科技有限公司（以下简称“公司”）的销售业务管理，提高销售工作的效率与效果，确保销售记录与会计记录一致，保证销售业务会计核算的真实性、可靠性，依据《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》和相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条定义
本制度所称销售业务是指本公司销售产品并取得货款的所有销售行为。

第三条适用范围
本制度适用于池州XX新材料科技有限公司。

第四条主要风险
公司在销售过程中，至少应关注涉及销售业务的下列风险：
（一）销售未经适当审批或超越授权审批，可能因差错、舞弊、欺诈而导致损失；
（二）客户信用管理不到位，结算方式选择不当，账款回收不力等，可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈；
（三）合同、协议签订未经正确授权，或者销售价格、收款期限等违背公司的销售政策，可能导致公司的合法权益受到侵害或经济利益受损；
（四）未经授权发货或发货不符合合同约定，可能导致货物损失或销售争议、销售款项不能收回；
（五）应收账款管理不善，账龄分析不准确，可能造成未能收回或未能及时收回欠款，从而导致收入流失和法律诉讼；
（六）销售业务的记录与会计控制不严密，可能导致销售记录与会计记录不一致，账实不符、账账不符，影响销售业务会计核算的真实性、可靠性。

第五条关键控制
公司在建立与实施销售内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：（一）职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理；
（二）销售政策和信用管理应科学合理，销售与发货控制流程应规范严密；
（三）销售发票的开具应真实完整，开票流程应有完整的控制；
（四）应收账款应进行有效管理，及时催收；往来款项应定期核对，如有差错，及时调整；
（五）销售收入的确认、计量和报告应符合《企业会计准则》和《企业会计准则——应用指南》的规定。

第二章职责分工
第六条部门职能
销售流程通常涉及到市场部、储运部、技术中心、财务部等部门。

公司明确销售流程中信用管理、销售计划管理、销售定价、销售合同订立、销售订单管理、发货、开票、收款、会计系统控制等环节各部门的职责分工。

（一）市场部为销售业务的经办部门，职责包括销售计划的制定、信用政策的制定、产品定价、销售合同的签订、订单接收、下达发货通知、销售退回经办、与客户对账、应收账款的催收等工作；
（二）财务部为销售业务的账务处理部门，负责销售发票的开具、销售收入的确认、应收账款的价值管理等工作；
（三）储运部为销售业务的产品管理部门，负责产成品的保管与记录、产成品的发货经办等工作；
（四）技术中心为产成品质量检验部门，负责产成品的出厂检验，出具检测报告、销售退回不良品的检测等工作。

第七条不相兼容岗位
公司建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

销售与收款不相容岗位至少包括：
（一）客户信用调查评估与销售合同/协议的审批、签订；
（二）销售合同/协议的审批、签订与发货办理；
（三）销售货款的确认、回收与相关会计记录
（四）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录；
（五）销售业务经办与发票开具、管理；
（六）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。

第三章客户信用管理
第八条公司市场部应当积极开拓市场份额，加强现有客户维护，开发潜在目标客户，
对有销售意向的客户进行资信评估，充分考虑信用风险情况。

第九条信用管理
公司应结合客户群体的特点和行业情况，明确客户信用评估的标准、等级、信用额度确认方式以及工作流程和相关的职责权限。

第十条信用评级
公司对于新开发客户和境外客户，应当建立严格的信用保证制度。

对于新客户和境外客户，原则上不予赊销，如遇特殊情况，需销售分管领导、总经理审核批准。

信用评级人员根据相关标准按照规定的程序对客户进行打分，确定信用等级，并经相关人员审批。

公司至少每年对现有客户的信用进行一次重新评定。

公司所有的销售合同（订单）给予客户的信用额度和账期，必须在公司对其的授信范围内，在订立销售合同（订单）之前，市场部应有专人审核客户信用期和已使用额度。

第十一条客户档案管理
公司在选择客户时，应充分了解和考虑客户的信用、财务状况等有关情况，建立客户档案。

公司应对客户的详细信息进行统一记录和保管，建立《客户信息档案表》。

《客户信息档案表》内容包括但不限于客户名称、发货地址、客户社会信用代码、邮寄地址、联系人、联系方式、赊销信用额度与账期、折扣条件，过去期间的交易情况等。

公司应定期对客户档案进行检查，防止客户档案不完整、不准确，导致错误的评级和授信。

第四章销售计划与价格管理
第十二条销售计划
公司应当根据发展战略和年度生产经营计划，结合企业实际情况，制定年度销售计划，在此基础上，结合客户订单情况，制定月度销售计划。

市场部负责销售计划的制定，销售计划内容至少应包括产品名称、产品规格型号、上月客户需求数量、上月实际发货数量、本月客户需求数量、本月预计销售数量等信息。

编制完成的销售计划需经公司市场部分管领导、生产分管领导、总经理审核批准后下发至市场部、生产部与仓库。

第十三条销售计划调整
公司应定期对各产品的销售额、销售计划与实际销售情况等进行分析，结合生产现状，及时调整销售计划，调整后的销售计划需按照正常审核流程进行审批。

第十四条销售定价
公司应根据有关价格政策、综合考虑公司财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手情况等多方面因素，确定产品基准定价，经审核批准后下达执行。

在执行基准定价的基础上，如遇特殊情况，需由市场部分管领导、总经理审核批准后方可执行。

第十五条价格调整
公司需每月定期评价销售产品价格的合理性，适时调整产品价格。

在执行基准定价的基础上，针对某些商品可以授予市场部一定限度的价格浮动权，市场部可结合产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。

价格浮动权限执行人必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。

第十六条销售折扣、销售折让
销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限的人员审核批准。

销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查。

第五章合同与订单
第十七条销售谈判
公司在销售合同协议订立前，应指定专门人员就销售价格、信用政策、发货、开票及收款方式等具体事项与客户进行谈判，重大的销售业务谈判还应当吸收财务、法律等专业人员参加，销售谈判中涉及的重要事项应形成完整的书面记录。

第十八条合同审批
合同审批需由销售经办人员编制《合同审批单》，并经市场部分管领导、财务、法务、总经理审核批准后方可订立。

分管领导负责审核合同经济性、可行性，所反映的销售事项是否与谈判内容一致等事项；财务部负责审核合同中约定的产品价格、信用条款、结算方式等事项；法务负责审核合同约定条款合法性、严密性，确保合同内容能够维护公司利益；总经理进行最终审批。

审批人员应对合同内容进行严格的审查，确保合同内容完整准确，符合公司利益。

第十九条合同/协议订立
公司应当对所有的销售业务签订销售合同/协议。

销售合同/协议草案经审批同意后，应由公司法定代表人或法定代表人授权的有关人员与客户签订正式销售合同协议。

授权签署合同的，应当签署授权委托书。

正式订立合同应当和会签审批确定的合同内容一致。

第二十条销售订单
（一）销售订单的审核与签订
客户提交的订单信息应当被书面记录并经有效审核。

业务员接到客户订单后，需填写《合同审批单》，并经销售分管领导、法务人员（首次使用的合同格式应经法务审核）审核批准后，由公司法定代表人或经法定代表人授权人员在订单上签字盖章。

（二）销售订单的管理
市场部助理应在订单审核签订完成时点，及时将订单信息录入系统中，系统自动生成唯一连续的销售订单号，市场总监负责审核业务员录入的销售订单。

所有签订的销售订单均需要录入系统中。

市场部助理应建立销售台账完整记录销售订单的状态信息。

销售台账需由市场部助理在接到客户订单后第一时间进行登记，台账内容应至少包括客户名称、合同编号、签订日期、数量、单价、货物金额、开票情况、应收账款情况等信息。

所有接收到的销售订单均需登记录入销售台账。

公司销售订单均应视同销售合同进行管理，已订立的销售订单除市场部留存外，行政部与财务部应分别留存一份。

第六章发货与退换货控制
第二十一条发货指令的审核
业务员根据经审核后的销售合同或订单，结合库存情况，编写《发货通知单》，公司市场部分管副总审核发货事项是否与签订的销售订单内容相符。

审核完毕后，由市场助理在系统中录入《销售发货单》，明确发货日期，经市场部分管副总审批后打印交业务员进行提货。

仓库根据《销售发货单》《发货通知单》进行发货。

未签订销售合同或订单情况下，不准许发货。

第二十二条销售发货
仓库应当落实出库、计量、运输等环节的岗位责任，严格按照所列产品的品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点等进行发货。

仓库管理员必须先在系统中根据经审批的《销售发货单》开具《销售出库单》，核对后方能发货，确保出库数据录入的及时性。

《销售发货单》一式五联，市场部、仓库、财务、门卫、客户各留一联，客户联随车交由客户签收，经市场部回收后移交财务存档。

仓库管理员按照《销售发货单》进行打包装箱，并通知叉车员进行装车，物流司机清点装车产品的数量种类。

产品交接完毕，物流司机需要在《销售发货单》上签字确认。

门卫负责依据《销售发货单》信息，检查装车产品的数量种类。

第二十三条运输
公司应当以运输合同或条款等形式明确运输方式、商品短缺、毁损或变质的责任、取货
到货时间、到货验收方式、运输费用承担、运费结算方式、结算时间、保险等内容，货物交接环节应做好装卸和检验工作，保证责任落实明确和货物的安全发运，确保货物安全及时的发送到客户处并由客户验收确认。

第二十四条发货签收
公司所有发货产品均需有客户的签收回执，业务员对发货回执的完整性与及时性进行负责，公司当月发货产品的发货回执，需在下月月底前全部收回。

物流司机应及时配合客户做好货物交接工作，货物交接存在异常情况时要及时反馈给公司协调处理。

交接完毕后，客户应在《销售发货单》上签字确认。

物流司机凭借客户签回的《销售发货单》及时交到市场部进行发货回执登记，业务员凭收到客户签收的《销售发货单》在系统中确认发货回执事项。

业务员应在每月月底，对客户发货回执事项进行检查，包括上月已发货但未接到发货回执事项的原因，发货回执单据与系统账面记录是否一致等事项进行追踪，确保发货回执管理的规范性。

核对无误的发货回执单据，当月应及时移交财务部留存。

第二十五条退货
企业的销售退回及换货必须经有效审批后方可执行，由业务员提出退货申请，编制《退货申请单》，由客户盖章确认后，报市场分管领导审批后办理退货。

对于因质量问题要求的退货，经市场部审核后，业务员应提前将样品寄至技术中心，并列出样品明细及送检原因。

技术中心收到样品后，及时进行样品检验，并在3个工作日内出具《产品鉴定报告》以及退货的处理意见，并将报告及处理意见反馈至市场部。

市场部根据技术中心出具的《产品鉴定报告》及退货的处理意见，对符合条件的退货，由业务员联系运输负责人，并与客户提前预定好时间。

仓库根据经审批的《退货申请单》，清点退回的产成品，核对无误后，办理退货入库。

公司应对退货原因进行分析并明确相关人员的责任。

第二十六条换货
如客户需要换货，需先办理退货手续再将正确的货品发出，严禁未办理入库、出库手续而直接从仓库调换。

换货发货流程应经有效审核审批。

第七章销售开票与收入确认
第二十七条销售开票
业务员依照与客户约定的开票时点，及相关单据(销售订单、销售出库单、销售发货单、销售开票明细等)，提出开票申请，内容包括开票金额、数量、单价、对应的销售合同（订单）等信息，开票申请经市场部助理审核后，传递至财务部。

财务部往来会计负责销售发票
的开具，开票前应根据开票时点就已发货应开票数量、系统中对应销售订单的价格信息与开票申请信息进行核对，核对无误后方可进行开票。

销售发票应遵循有关发票管理规定，应当真实、准确，严禁开具虚假发票。

销售发票应当及时开具，不得随意提前或延后开具。

第二十八条收入确认
根据国家统一的会计准则和公司的会计政策确认销售收入，不得提前或延后确认收入。

财务部应在客户取得货物控制权并开具销售发票时点确认营业收入。

财务部应于每月月底前核对已发货应开票数据与当月实际开票数据是否一致，当月已开票金额与销售收入确认金额是否一致，确保销售收入确认的准确性、完整性。

对于达到收入确认条件但尚未开具发票的销售事项，财务部也应当在当月及时进行销售收入暂估。

第八章应收账款管理
第二十九条市场部负责应收账款的催收工作。

财务部负责督促市场部及时催收应收账款，销售业务员配合财务部做好催款与回款工作。

公司将货款回收、清欠工作纳入业务员的绩效考核范围，并作为今后提拔任免和奖惩的依据。

第三十条账龄分析
公司建立应收账款账龄分析和逾期应收账款催收机制。

财务部往来会计每季度对应收账款进行账龄分析，并编制《应收账款账龄分析表》。

第三十一条催收
市场部负责根据《应收账款账龄分析表》对应收账款进行催收，财务部督促业务员加紧催收。

对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

对可能出现坏账迹象的要及时报告市场部分管领导、财务经理、总经理。

第三十二条对账
财务部与市场部、仓库应定期核对发货数量、已发货未开票数量、开票数量、已开票未收款金额等信息，确保销售记录、会计记录与仓储记录核对一致，如核对不一致，应查明原因，及时进行调整，确保三方记录一致。

其中，至少每年一次以纸质单据或邮件的形式进行对账，并保留对账记录。

第三十三条坏账准备
公司对于可能成为坏账的应收账款，应按照《企业会计准则》和《企业会计准则——应用指南》的规定计提坏账准备，并按照规定权限和审批程序进行审批。

对确定发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理。

往来会计根据应收账款情况每半年进行一次坏账计提，计提事项需经公司财务经理审核批准方可操作。

第三十四条坏帐核销
公司坏账的核销应由经办人出具坏账核销报告，说明坏账的原因和事实，经财务经理、总经理审批后（重大的坏账核销事项须经董事会审议），往来会计方可进行坏账核销处理。

公司核销的坏账应进行备查登记，做到账销案存。

已核销的坏账又收回时应及时入账，防止形成账外款。

第九章附则
第三十五条本制度由市场部和财务部负责制定、修订和解释。

公司可以参照本制度制定相关实施细则或具体执行办法，实施细则或执行办法不得违反本制度相关规定。

第三十六条本制度经总经理审议通过后生效。

附件：1. 客户信用等级评分表
2. 客户等级登记表
3. 客户档案资料表
4. 月度销售计划表
5. 合同审批单
6. 销售台账
7. 发货通知单
8. 销售发货单
9. 销售出库单
10. 物流明细
11. 退货申请单
12. 产品鉴定报告
13. 开票申请单
14. 客户对账表
15. 往来对账函
16. 应收账款账龄分析表。