全国计算机等级考试二级ACCESS考点分析2

考点二 建立表

2、Access数据类型 根据关系数据库的理论，一个表中的同一 列数据应具有相同的数据特征，称为字段的 数据类型。数据的类型决定了数据的存储方 式和使用方式。 Access常用的数据类型有：文本、备注、 数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、 OLE对象、超级链接、查阅向导等。
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(9)超级链接数据类型 超级链接数据类型的字段是用来保存超 级链接的。超级链接型字段包含作为超 级链接地址的文本或以文本形式存储的 字符与数字的组合。超级链接地址是通 往对象、文档、Web页或其他目标的路 径。
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(9)超级链接数据类型 一个超级链接地址可以是一个URL(通 往Internet或Intranet节点)或一个UNC网 络路径(通往局域网中一个文件的地址)。 超级链接地址也可能包含其他特定的地 址信息，当单击一个超级链接时，Web 浏览器或Access将根据超级链接地址到 达指定的目标。
值的范围
小数 位数 无 无
字段 长度 1字节 2字节
长整数
无
7
4字节
4字节
单精度数 -3.4*1038-3.4*1038
双精度数 -1.79734*10308-1.79734*10308 15
8字节
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(4)日期/时间数据类型 日期/时间数据类型是用来存储日期、 时间或日期时间组合的。每个日期/时 间字段需要8个字节的存储空间。
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(10)查阅向导数据类型 查阅向导为用户提供了建立一个字段内容 的列表，可以在列表中选择所列内容作为 添入字段的内容。使用查阅向导可以显示 下面所列的两种列表中的字段： ①从已有的表或查询中查阅数据列表，表 或查询的所有更新都将反映在列表中。 ②存储了一组不可更改的固定值的列表。 在列表中选择一个数值以存储到字段中。

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2、创建数据库 （1）创建空数据库 创建空数据库有两个途径：启运Access 时建和在Access程序窗口中使用“新建” 命令创建。 ①启动Access时创建 例2.2 建立“教学管理”数据库，并将 建好的数据库保持在C盘Access文件夹 中
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2、创建数据库 （1）创建空数据库 ②使用“新建”命令创建 详细操作步骤见课本
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(1)文本数据类型 文本数据类型所使用的对象为文本或文本与 数字的组合：也可以是不需要计算的数字， Access默认文本型字段大小是50个字符，但 用户输入时，系统只保存输入到字段中的字 符，而不保存文本型字段中未用位置上的空 字符。设置“字段大小“属性可控制能输入 的最大字符长度。文本型字段的取值最多可 达到255个字符，如果取值的字符个数超过了 255，可以使用备注数据类型。
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（3）数字数据类型 数字数据类型可以用来存储进行算术运 算的数字数据。用户可以通过“字段大 小“属性，定义一个特定的数字类型。 字节 整数 长整数 单精度数 双精度数

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数字类型 字节 整数 0-255 -32768-32767
-2147483648-2147483647
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(6)自动编号数据类型 需要注意的是：自动编号数据类型一旦 被指定，就会永久地与记录连接。如果 删除了表中含有自动编号字段的一个记 录后，Access并不会对表中自动编号型 字段重新编号。当添加某一记录时， Access不再使用已被删除的自动编号型 字段的数值，而是按递增的规律重新赋 值。

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超级链接地址最多包含3部分：Displaytext— —在字段或控件中显示的文本：Address—— 到文件(UNC路径)或页面(URL)的路径： Subaddress——在文件或页面中的地址(每一 部分最多包含2048个字符)。超级链接数据类 型使用的语法为： Displaytext#Address#Subaddress 在字段或控件中插入超级链接地址最简单的 方法就是单击“插入”菜单中“超级链接” 命令。
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表是Access数据库的基础,是存储 和管理数据的对象,也是数据库其他对 象的操作依据.在空数据库建好后,要先 建立表对象,并建立各表之间的关系,以 提供数据的存储构架,然后逐步创建其 他Access对象,最终形成完备的数据库.
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Access表由表结构和表内容(记录) 两部分构成.在对表操作时,是对表结构 和表内容分别进行的.
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(5)货币数据类型 货币数据类型是数字数据类型的特殊类 型，等价于具有双精度属性的数字数据 类型。向货币字段输入数据时，不必键 入美元符号和千位分隔符，Access会自 动显示这些符号，并添加两位小数到货 币字段中。
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(6)自动编号数据类型 自动编号数据类型较为特殊。每次向表中添 加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号， 即在自动编号字段中指定某一数值。 自动编号数据类型占4个字节的空 间，即它 是以长整数存于数据库中。这里应注意：不 能对自动编号型字段人为地指定数值或修改 其数值，每个表只能包含一个自动编号型字 段。
ACCESS考点分析
第2章 数据库和表
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创建Access数据库，首先应根据用户需 求对数据库应用系统进行分析和研究， 全面规划，然后再根据数据库系统的设 计规范创建数据库。
（1）分析建立数据库的目的 （2）确定数据库中的表
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2、创建数据库 创建数据库有两种方法: 创建空数据库,然后向其中添加表、查 询、窗体和报表等对象 使用“数据库向导”，利用系统提供的 模板进行一次操作来选择数据库类型并 创建所需的表、窗体和报表。
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2、创建数据库 与创建空数据库一样，使用“数据库向 导”创建数据库也分为启动Access时创 建和使用“新建”命令创建两种。 ①启动Access时创建 例2.3 在C盘“教学管理”文件夹下创 建“教学管理”数据库。
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2、创建数据库 ②使用“新建”命令创建 具体操作步骤类似 因为向导中的“联系人管理”模板 和我们想创建的数据库的结构非常相近， 因为我们选择“联系人管理”模板为基 础进行创建。

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(3)使用“表向导” 在Access中除了使用“数据表”视图和 “设计”视图创建表结构以外，还可以 使用“表向导”来创建某种格式的表。 使用“表向导”创建表是在“表向导” 的引导下，选择一个表作为基础来创建 所需要的，这种方法简单、快捷。 例2.8 使用表向导创建“选课成绩”表， “选课成绩”表格式如表所示。
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(1)使用“数据表”视图 例2.6 建立“教师”表，教师表结构如表所 示。P31 注：此时如果输入数据，那么access将根据 所输入的数据进行判断，如果输入的是字符， 则定义为文本型，输入的是数值，则定义为 数字型。ห้องสมุดไป่ตู้果不输入数据则自动定义为文本 型。
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(2)使用“设计”视图 一般情况下，使用“设计”视图建立表 结构，要详细说明每个字段的字段名和 所使用的数据类型。 例2.7 在“教学管理”数据库中建立 “学生”表，其结构如表所示。

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创建数据库的过程中模板包含的信息是 不能改变的，如果要进行修改操作，必 须在创建数据库操作结束后，再对其进 行修改
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3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 打开数据库的方法主要有两种：一是在启动 Access时使用“Microsoft Access”对话框打 开；二是通过“打开”命令打开。 ①启动Access时打开 Access启动后，屏幕上显示“Microsoft Access”对话框。在该对话框中，单击“打开 已有文件”选项按钮，打开所需要的数据库。 例2.4 打开C盘Access文件夹中“教学管理” 数据库。
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(2)备注数据类型 备注数据类型可以解决文本数据类型无 法解决的问题，可保存较长的文本和数 字。与文本数据类型一样，备注数据类 型也是字符和数字相结合，它允许存储 的内容长达64 000个字符。
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尽管备注型字段具有极大的灵活性，对存储 数据的长度没有什么限制，但对保存数字和 字符类型数据的大多数字段来说，指定备注 数据类型是不合适的。因为，Access不能对 备注型字段进行排序或索引，但文本型字段 却可以进行排序和索引。在备注型字段中虽 然可以搜索文本，但搜索速度却不如在有索 引的文本字段中快。因此，用户在对相对简 短的字符、数字性数据进行设置时，特别是 需要对字段的数据进行排序和索引时，应尽 可能地使用文本数据类型。
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(1)使用“数据表”视图 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的 视图。在“数据表”视图中，可以进行字段 的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操 作。“数据表”视图是Access中最常见的视 图形式。 使用“数据表“视图建立表结构，只说明了 表中字段名，没有说明每个字段的数据类型 和属性值，这样，建立后的表结构中所有字 段的数据类型都为“文本”型，显然不能满 足实际的操作要求。

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注意： 此时的数据库中并没有任何其他的 数据库对象存在，可以根据需要在该数 据库中创建其他的数据库对象。 为了方便管理，在创建数据库之前， 最好先建立用于保存该数据库文件的文 件夹。
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2、创建数据库 （2）使用“向导”创建数据库 “数据库向导”中提供了一些基本的数据库 模板，利用这些模板可以方便、快速地创建 数据库。一般情况下，在使用“数据库向导” 前，应先从“数据库向导”所提供的模板中 找出与所建数据库相似的模板，如果所选的 数据库模板不满足要求，可以在建立之后， 在原来的基础上进行修改。
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3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 ②使用“打开”命令打开 例2.5 打开D盘Access文件夹中“劳资 管理信息系统”数据库。

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3、数据库的简单操作 （2）关闭数据库 当完成了数据库的操作后，需要将它关闭。 关闭数据库的方法有如下几种： ①单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按 钮。 ②双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜 单图标。 ③单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜 单图标。
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3、建立表结构 建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视 图中直接在字段名处输入字段名，这种方法 比较简单，但无法对每一字段的数据类型、 属性值进行设置，一般还需要在“设计”视 图中进行修改；二是使用“设计”视图，这 是一种最常用的方法；三是通过“表向导” 创建表结构，其创建方法与使用“数据库向 导”创建数据库的方法类似。下面分别介绍 这3种方法。
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1.表的结构 (1)表名 表名是该表存储在磁盘上的唯一标 识,也可以理解为是用户访问数据的唯 一标识.
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(2)字段属性 字段属性即表的组织形式,它包括表中 字段的个数，每个字段的名称、数据类 型、字段大小、格式、输入掩码、有效 性规则等。
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1、数据库设计的步骤 （3）确定表中的字段 在Access中，字段的命名规则是： ①字段名长度为1～64个字符。 ②字段名可以包含字母、汉字、数字空格和 其他字符。 ③字段名不能包含句号（.）、惊叹号（！）、 方括号（［］）和重音符号（′）。 （4）确定主关键字 （5）确定表之间的关系
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(7)是/否数据类型 是/否数据类型是针对只包含两种不同 取值的字段而设置的。又常被称为“布 尔”型数据。通过是/否数据类型的格 式特性，用户可以对是/否字段进行选 择，使其显示为Yes/No、Ture/False、 On/Off。
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(8)OLE对象数据类型 OLE对象数据类型是指字段单独地“链 接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到 OLE对象字段时，Access给出以下选择： 插入（嵌入）新对象、插入某个已存在 的文件内容或链接到某个已存在的文件。