信息技术条件下的企业内部控制

技术协作信息
2023（5）总第1486期引言
企业内部控制这项工作的开展目的是确保企业的经营管理活动能够正常、有序、合法地运行，对与财务、人力资源、物力资产、工作流程有关的事项进行有效监督。

一般来说，一个企业的资产及财务信息的准确性、真实性、有效性、及时性是否达到要求，对员工的管理是否收获企业上下认可，工作流程的设定是否科学合理，均体现企业内部控制工作的水平。

企业为提高内控工作质量，可尝试应用信息技术，但必须对此有清晰的认知，不可盲目。

一、信息技术对企业内部控制工作产生的影响（一）对企业内部控制工作开展环境进行深度优化决定一家企业内控工作开展质量的首要因素是内控工作开展环境。

如果企业内部工作人员均具有较为深入的认知水平，对内控工作的重要性十分重视且主动、积极配合，则企业的内控工作开展质量必定较高，进而助力其他工作良好开展。

但问题在于，决定企业内控工作环境的根本原因是企业工作人员的综合素质。

当企业内部出现“人心不齐”的情况时，内控工作质量普遍偏低。

为了防止因性格不同而造成的人际关系紧张问题，可基于信息技术在“硬规定”层面完成调整，从而使企业内控工作开展环境得到深度优化。

（二）助力提高企业内部控制工作中与“检查”及“预防”有关事项的开展质量
信息技术得到应用之后，企业内部控制工作很多涉及“检查”“预防”的工作事项开展质量将会得到有效提升。

比如在信息技术应用之前，很多企业只能通过纸质打印、纸质记录等方式存储信息。

很多信息被
封存在档案袋内，可能在较长时间内都不会被再度翻阅。

随着时间的流逝，很多纸质档案中的字迹开始模糊，本就记录得不够详细的信息会更加模糊，导致后续需要查阅时难以获得完整的信息。

而在信息技术应用之后，企业内控工作模式全面朝向信息化升级，存储在电脑、服务器、软硬盘中的信息的安全程度会得到进一步提升。

除此之外，在信息技术不断升级的情况下，用于存储、分析各类信息的软件应用程序的智能化程度会更高，有助于及时发现信息中的错误，最终达到预防风险的目的。

二、信息技术条件下企业内部控制工作中存在的问题
（一）企业内部控制环境复杂程度提升
一些企业对信息技术、信息化的理解只停留在表层，认为只要借助电脑及智能管理系统，便可提高内控工作效率。

然而，在配套管理机制未能与时俱进的情况下，企业内控工作环境的复杂程度可能进一步提升。

以调查信息为例：在信息技术尚未得到应用之前，内控工作人员会将需要统计的信息内容下发，之后通过沟通登记等方式完成信息的集中、整理。

在信息技术得到表层应用之后，出现的代表性问题如下：一是总经理要求统计信息在格式等方面实现统一，甚至为了精益求精，有可能在同一张表格中对不同位置的信息填写格式给出特殊要求。

二是表格模板会在信息系统中共享，要求填表人员自行下载并按照要求填写后打印、上交。

三是上述工作流程看似简单，但实际工作中出现的问题是：某些填表人员并未仔细对照格式要求，完成信息填写后直接打印并提交。

内控工作人员
信息技术条件下的企业内部控制
邢昌磊
合肥昂和会计师事务所有限公司
摘
要：信息技术对企业内部控制工作产生的影响是：可对企业内部控制工作开展环境进行深度优化；可
助力提高企业内部控制工作中与“检查”及“预防”有关事项的开展质量。

企业基于信息技术开展内控工作时可能面临内部控制环境复杂程度不降反增、审计作用不明显等问题。

为解决上述问题，提高信息技术条件下的企业内控工作质量，本文提出基于信息技术降低复杂环境对内控工作造成的影响、加大监管力度、周期性开展评估工作等方法。

关键词：信息技术；当代企业；内部控制工作；内部控制环境；审计工作；风险评估
财金前沿
技术协作信息2023（5）总第1486期
在发现这种情况之后，需将已经打印好的表格退还给相关人员（会在表格上标注错误之处），要求其按照要求改正后重新打印并提交，这个过程会耽误大量时间且重复出现的概率非常大（某些填表人员甚至需要多次修改提交后才能确保无任何差错），不知不觉间导致企业运营成本增加（使用企业提供的打印机设备、A4纸等）。

还有，某些填表人员在实际上已经按照规定完成表格填写后，无法确定自己填写的表格是否存在问题。

因此，这类工作人员可能会与多人沟通，请求其帮助自己检查，无形中会浪费其他工作人员的时间。

总体来看，在信息技术初步应用时，很可能提升内控工作开展环境的复杂程度。

（二）企业内部审计工作无法充分发挥作用
企业内控管理工作应用信息技术后，能够帮助企业建立一体化管理机制，最终目的是提高各部门的工作效率。

但问题在于，信息技术的应用会在一定程度上降低企业人员工作量。

比如审计工作开展模式会从原有的人工审计转变为智能审计。

这种转变尽管会在一定程度上提高企业内部管理效率，却也埋下了安全隐患。

比如某些企业属于某集团企业下属的子公司，某个周期因经营不善，导致销售额度大幅度降低。

如果采用人工审计，则得出的结论是：企业在该周期内亏损严重，但该企业采用智能审计，智能软件的“类人化”程度较为有限，只会根据数据进行机械分析，可能无法对资金的来源进行有效区分。

比如该企业出现的情况是，在上述审计周期内，企业的母公司为了扶持该企业而划拨了一笔资金。

在智能系统看来，这笔资金注入后，企业不仅没有亏损，反而实现了“盈利”。

这种与实际情况严重不符的结论一旦被采信，必定埋下安全隐患，在无法充分发挥内部审计工作作用的情况下，使企业风险评估难度加大，导致企业后续发展受阻。

三、信息技术条件下提高企业内部控制工作开展质量的有效方式
（一）借助信息技术降低复杂环境对内控工作造成的影响
导致企业内部控制工作开展环境复杂的主要原因是：不同性格、不同认知的员工进入同一个团队之后，性格及认知方面的差异很难主动趋于统一。

不仅如此，管理性格特点各异的工作人员难度极大，因此，应从管理制度层面着手，制定完善的规章制度，要求所有工作人员按照要求配合工作。

比如企业内控工作中包括收集并整理各部门的工作完成情况、对分配资源的消耗情况。

在传统模式下，负责人员会制作好信
息填写表格，之后在企业工作群内共享，要求以部门为单位，完成相关内容的填写后收齐，最终交给内控管理人员。

如果所有工作人员都尽职尽责且发自内心地重视内控管理工作，理应在规定时间内按照表格填写要求，仔细完成信息的填写。

但笔者在多年工作中发现，总会出现以下问题：某些员工以“忘了填写”为理由，无法在规定时间正常提交；有关表格填写的要求早已在工作群内下发，但总有人未按照要求填写；针对某些重要程度较高的信息，要求个人或部门必须附带相应的材料，但经常出现没有附带材料等问题。

这类问题难以从根本层面杜绝，每一次信息收集工作都会遇到各式各样的问题。

基于此，只有从管理、制度、要求等方面着手，必要时形成具有较强威慑力的管理机制，才能营造出良好的内控工作环境。

基于信息技术实现上述目标的流程及主要内容如下（以在规定时间内提交统计信息为例）：
首先，企业经营者与第三方智能管理系统运营商负责人洽谈系统购入业务时，应要求第三方企业在以下几个方面完成功能定制：一是智能管理系统能够提供“表格在线预览”及“表格在线填写”功能。

二是线上表格的格式一经设定之后，当有人填写时，应当强制要求填写人员按照特定格式完成填写，如果存在“不按照格式填写”或“填写内容错误”的情况，系统应不允许填写人员点击“提交”按钮。

三是为提高工作人员填写信息的效率，如果在自认已经完成表格填写但却无法点击“提交”按钮时，意味着某些信息填写发生错误。

此时系统需要将错误发生之处清晰标记，指引填表人员按照要求完成修改。

四是系统还应具备“同步显示”和“自动统计”功能。

其次，基于信息技术，在信息收集方面实现信息填写效率的提升，有助于创造更加良好的内控工作环境的原因是：其一，表格采用线上预览和填写模式，一方面，无需打印下载，不仅能够节省成本，还能够切实提高工作效率；另一方面，线上预览可明确告知员工“需要填写哪些信息”，相较于“下发填写要求”效果更佳。

其二，“强制格式”能够从根本上提高信息填写及收集工作的效率，内控相关工作的负责人最终收到的信息全部是符合要求且格式统一的信息，不会再出现“反复督促某部门、某些工作人员修改信息”的现象。

其三，系统提供的“错误检查并自动标记”功能可以帮助填表人员迅速找到错误之处并及时修改，同样可以提高工作效率。

比如表格中的某个区域统计信息是“部门员工在上一周的交通补贴资金消耗情况”，要求
技术协作信息
2023（5）总第1486期财金前沿
在填写具体金额时遵守“如果金额超过1万，则应以红色字样表示”的要求。

系统在完成错误所在位置的标记之后，还应围绕错误类型给出提示，从而帮助填表人员快速完成信息修改。

其四，所谓“同步显示”是指当内控管理负责人员在取得企业决策者的授权，之后面向企业其他工作人员发布信息调查任务后，需要规定信息在线填写并上传的最后期限。

在规定期限内，以部门为单位，如果一个部门的所有工作人员都完成了表格信息的填写且通过系统检测并上传之后，则在内控工作负责人员以及总经理登录智能管理系统时，会清晰看到提示信息；反之，如果某部门仍有人没有完成表格填写及上传，相应提示信息同样会在内控管理人员及总经理设备端显示。

总体来看，上述基于信息技术构建的信息收集管理机制几乎能够解决传统工作模式下的所有问题，最终达到降低复杂环境对内控工作造成的影响的目的。

（二）逐渐加大企业内部监督管理力度，严格执行规章制度，奖惩分明
对企业来说，在信息技术条件下开展内控工作时，可以将工作重点放在提高内部监督管理力度方面。

如“统计信息过程中存在诸多问题”这种情况的发生实际上很难被理解，但却不可否认这种情况确实存在。

问题的根源出现在管理方面。

如果企业能够在信息技术的帮助下，制定较为完善的奖惩措施，使企业员工产生敬畏之心，同时认为管理方案具有较强的科学性和合理性，才能从根本上解决问题。

比如企业可以围绕财务审计制定较为完善的管理机制。

具体方法为实现财务管理制度、部分财务数据的公开化、透明化、全面化。

在此基础上，企业还应对财务部门的上下层级、所有工作岗位的职责、日常工作的主要任务等进行全面梳理和精准定位。

在某些工作人员出现工作失误之后，应在智能管理系统中对失误产生的原因、严重程度等进行披露，既可以警示当事员工，又可以令其他员工引以为戒，避免犯相同的错误。

（三）周期性、阶段性评估企业当前内控工作开展效果，有针对性地调整管理机制
企业内控管理人员借助智能管理系统，可以周期性开展工作效果评估活动，围绕企业员工集中犯的错误、工作中的疏漏等进行梳理，进而有针对性地调整管理重点。

基于此种方式开展内控工作的相关考量有：一是各行各业的综合管理工作大同小异，核心内容并没有实质性的差别，故可以相互借鉴。

二是笔者借助计算机及互联网工具，在对制造业、土木工程建设领域的有关管理文献进行收集、查阅后发现，某些道理同样适用于企业内控管理工作。

比如很多工程项目进入施工阶段后，在施工人员正式进场作业之前，技术负责人、安全管理人员会组织施工人员培训，重点讲解施工期间的安全守则和安全注意事项，希望施工人员牢记在心，避免安全事故发生。

在初期，施工人员由于对安全培训内容记忆深刻，因此会严格遵守有关规定。

渐渐地，很多施工人员认为自己对施工场地的熟悉程度已经大幅度提升，加之长期以来并没有出现安全事故，所以放松了警惕，在执行某些操作时并没有严格遵守安全规定，这便为后续发生安全事故埋下了隐患。

与之类似，企业中的很多工作人员在刚刚开始工作时，能够按照规定兢兢业业地完成工作。

随着时间的流逝，很多人开始“放松”，具体表现在工作粗心大意、经常犯低级错误等方面。

从理论上来看，任何员工的微小失误都有可能为企业带来损失。

从根本上解决上述问题的方法是：应用智能管理系统对企业员工一段时间以来所犯的错误进行统计、分析。

在明确“问题集中区域”之后，可对现行管理机制进行有针对性的调整，最终达到提高内控水平的目的。

结束语
信息技术在企业得到应用之后，理论上能够全面提高企业的工作效率及工作质量，但部分企业对信息技术、信息化的理解较为狭隘，只在形式上完成了工作模式的转变，却没有及时制定完善的配套措施。

受此影响，这些企业的内控工作环境更加复杂、内部审计工作受机制影响而无法充分发挥作用，甚至在盲目收集、分析数据的情况下，导致企业对潜在风险的评估准确性较差，使企业承受损失。

基于此，企业需要深入研究信息技术，有效利用信息技术，为内控管理工作提供全方位支持，最终达到促进企业健康发展的目的。

参考文献：
[1]朱米娜.基于信息技术条件下的企业内部控制[J].质量与市场,2022(04): 121-123.
[2]姚北仲.信息技术条件下的企业内部控制探究[J].中国市场,2019(31): 188-189.
[3]郭志强.信息技术条件下的企业内部控制[J].现代经济信息,2019(04): 67-68.
[4]陈冰冰.信息技术条件下的企业内部控制的风险变化[J].信息系统工程,2019(02):57.
作者简介：邢昌磊（1976.08-），男，汉族，安徽合肥人，本科，注册会计师，研究方向：财务审计。