企业人事档案管理的几点思考

企业人事档案管理的几点思考

摘要：人事档案管理是人事管理活动的重要组成部分。随着企业人事制度改革日益深入，人事档案管理工作将如何顺应时代发展的要求？本文从更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，做认真思考分析。

关键词：企业；人事档案；管理；

中图分类号：c29 文献标识码：a 文章编号：

引言人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。随着企业单位的深化改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，从而为企业的生产经营活动提供更好的服务，是人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1、档案管理现代化是历史发展的必然要求管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。当今时代，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随着微型计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档

案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。

2、企业人事档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求首先，它承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任，是造福于子孙后代的长远大计。其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。特别是实施邓小平同志提出的“科学技术是第一生产力”的科学论断，开发利用好作为科技储备形式的科技档案，对于建设有中国特色的社会主义事业具有重要的战略意义。

3、企业人事档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势在过去的三十年中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。在现代技术的应用中，首先当属电子计算机，它已成为档案馆兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一致行动。档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，有效地推进了档案管理自动化的发展。

4、当前人事档案工作存在的问题：

1)、对档案的重视程度不够。首先有些领导干部对档案工作的认

识就存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是企业的主要工作，不能给企业创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2)、个人对自己的人事档案重视也不够，具体表现在很多大学生在参加工作后没有及时办理归档手续，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算，甚至会影响到以后个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

3)、人事档案交接手续不严密，重视不够。随着社会的发展进步，企业的深化改革的进行，人才流动越来越频繁，越来越多的”单位人”变成”社会人”,在这些人离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人把其档案转到人才中心后一去不复返,有的干脆怀揣档案周游各地,造成人事档案遗失虚假现象屡屡出现,社会面临好多信用危机。4)、企业档案管理人员大多数为兼职，造成管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。由于兼职，档案管理人员对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准

确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

5)、人事档案管理手段落后。由于企业管理人员不愿在档案管理上投入，使得人事档案设施陈旧落后。大多数人事档案室采取”因陋就简”,融办公、仓库、阅档为一间,更无严格标准防盗失基本设施,防火、防潮、防盗手段只停留在较低水平,企业没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。有的档案由于反复调用原件经多次照射,造成纸张损坏现象严重;有的档案长期被子束之高阁,保护措施落后,变成一文不值的废纸,直接影响到档案的完整与安全。更有甚者,把属于保密范畴的人事信息也公开化,更谈不上什么机密可言,根本上失去了其本身的意义。

根据当前实际,领导层首先应当高度重视人事档案工作,定期对档案管理进行检查、指导、督促,发现问题、困难及时给予帮助解决,并建立人事档案管理达标升级考核机制,实行定量定性考核,分类分级指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案规范化建设。

5、具体措施：

一要完善队伍建设强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。二要要定期组织举办人事档案工作者技术学习,完善新知识和有关知识的补充，人事档案管理是文化水平、专业知

识要求较高的一门技术性工作,因此培养专业人才,完善队伍建设是重视和促进其发展的根本。三要完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。四要建立人事档案管理工作激励机制,进一步提高人事档案管理工作者的待遇,从而调动其工作积极性,变被动为自觉做好工作。五要健全管理制度，严格保密原则，充分利用计算机网络技术进行人事档案管理创新,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,保密范围的档案信息严格执行不同层次的利用人员确定不同的利用范围,充分发挥人事档案的潜在价值；落实监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,完善重点监护,有条件的档案还可以安装摄像监控系统,保证对档案的利用过程的全方位监控。

结语综上所述，人事档案的作用在于为人事工作服务，随着企业的发展，人事档案工作的重要性显得更加突出，做好这项工作，必将推动企业的生产经营工作的开展。