档案管理制度百度文库

一、文件材料收集、整理、归档制度

一、按照《档案法》、《安徽省档案条例》的有关规定, 本单位档案工作实行集中统一管理的原则,各门类档案由有关部门负责收集齐全,并进行整理、立卷(件 ,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。

二、收集、归档范围

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人员“四参加” 工作, 即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议,确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。

三、收集、归档时间

各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全,六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年底终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行,并定期完成物理归档,采用物理归档的电子文件定期进行。

四、归档要求

凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备,手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者 ,音像带

要附内容提要和解说词, 电子文件要求真实、完整,并准确说明配套的软硬件环境, 且使用标准化的文件格式。

五、归档份数

本单位发文一般留存两份,其中一份归入相应门类档案,另一份编制“本单位发文汇编” 。

基建档案本单位必须保存一套原件。

电子档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

六、归档手续

各部门整理归档后按规定移交综合档案室,并履行交接手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。

二、档案保管制度

一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求,增强法制观念,依法办事,保管好本单位的全部档案。

二、各门类档案由综合档案室集中统一管理,档案与档案库房由专人管理,未经允许,无关人员不得擅自进入档案库房。

三、档案柜排列要按照有关规则整齐统一排放、编号; 档案要按照不同门类、载体等有关规则进行分类存放,做到规范化、标准化,并编制档案存放示意图。

四、及时做好档案资料的收进和移出登记,建立健全档案工作基本情况台账。凡接收进档案室的档案,都必须认真先进行清理核对,经加工整理符合管理规范后方能入库,必要时还须进行防虫、除尘处理。

五、档案员对室藏档案要经常进行检查,对破损或字迹变退变色的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

六、切实采取措施, 做好档案库房的防火、防水、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护工作。

七、每日做好温、湿度的测记工作,温度要经常保持在 14— 24℃, 相对湿度要保持在 45— 60%, 每周通风一至二次, 根据需要及时除(加湿,增(降温度发现问题及时采取

有效措施进行处理,防止危害档案的现象发生。

八、档案室内要经常打扫卫生,保持室内清洁、整齐、美观,严禁吸烟、饮食,严禁存放易燃、易爆危险品,严禁堆放任何杂物,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

九、离开时关好门窗,关闭电源。经常检查档案保管设施,做好设备的维护工作,确保器械正常运行。

三、档案借阅利用制度

一、借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

二、凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

三、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

四、借阅人员未经领导批准, 不得复印、抄写档案资料。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

五、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查, 确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。

六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

四、档案统计制度

一、档案工作人员应对档案收进、移出、整理、鉴定销毁、保管、利用的数量和质量情况及时进行统计。

二、档案工作人员应熟悉的、档案业务、掌握室藏数据, 及时、准确上报各种档案统计报表,做到账物相符。

五、档案保密制度

一、档案人员必须严格遵守保密纪律,自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度,依法办事。

二、档案人员必须加强自身修养,牢固树立保密意识, 忠于职守,不将档案带到公共场所,不将档案带回家中,不得与无关人员谈论档案内容。

三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围,确保档案资料的政治安全,不发生档案资料被窃和失密事故。

四、查阅保密档案,必须严格执行审批手续,非经本所领导批准不得调阅。查阅人员只能查阅经批准查阅部分内容,不得翻阅其他内容。

五、本室档案一般不得外借,只限在阅档室查阅,如确需借出室外,须要领导批准;在查阅中,如需复印、摘抄档案内容的,需要档案管理人员同意,并由专人负责保管,利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容,以确保档案安全。

六、外单位查阅本所档案,必须持有单位介绍信,否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的,需要经本所分管领导批准,摘抄或复制内容需经档案工作人员审核,有保密内容的,利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。