邮件收发管理规定
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
邮件收发管理制度
邮件收发管理制度一、目的为了规范公司的邮件收发管理工作，确保本厂邮件的准确、及时收发，特制订本制度。
二、范围本厂内三、定义邮件物品，指公司员工因工作需要，向外部寄送文件资料、货物及其他物品等（大型设备的发送不在此例）。
四、职责（一）收发室：负责公司邮件物品的收发管理；（二）各部门：协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、工作内容（一）邮件的签收与发送1、邮件的签收a、收发室在接收到外来邮件物品时（特别是快递、挂号、包裹单、汇款单、货运单时），要及时通知收件人到收发室当面签收；b、收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间，以备查验和对；c、收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的，由综合部相关人员代签；d、除特殊情况外，如物品单中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成物品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任；e、凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室签收邮单，并及时去邮局取款取件，如因个人缘故超期罚款，收发室概不负责；（二）邮件的发送a、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先签写《邮件发送审核表内》，需经部门负责人，综合管理部负责人签字确认，并将需邮寄的物品包装好后交给收发室，由收发室统一安排邮寄；b、未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者，收发室可拒绝受理，如需邮寄邮费自付；c、如收件人等信息不清楚或不完整，收发室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经收发室要求无效者，收发室有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理；d、收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪有寄件人自行负责；e、寄送文件、资料、货物等邮件物品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、中通邮件、运达等公司）进行邮寄，如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部负责人审批方可生效；f、收发室要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对；g、收发室每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题；h、公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，罚所赊邮费的5倍。
公司邮件收发管理制度
公司邮件收发管理制度第一章总则为规范公司邮件的收发管理，提高工作效率，加强信息安全，特制定本管理制度。
第二章邮件的分类1. 按照邮件的重要性和紧急程度进行分类，分为紧急邮件、重要邮件、一般邮件等。
2. 紧急邮件：指需要立即处理的邮件，涉及公司核心业务或重要决策，需在规定时间内回复或处理。
3. 重要邮件：指对公司业务有重要影响的邮件，需及时处理，并在规定时间内回复。
4. 一般邮件：指一般工作日常邮件，可根据工作时间安排处理。
第三章邮件的处理流程1. 收件箱管理：每位员工应及时查看收件箱，对重要或紧急邮件进行标记，并根据规定时间内回复或处理。
2. 发件箱管理：发送邮件前应认真核对收件人邮箱地址，避免发送错误。
3. 回复邮件：对于收到的邮件，应根据重要性和紧急程度及时回复，并在邮件主题前加上“回复”二字。
4. 转发邮件：对于需要转发的邮件，应注明转发原因和接收人，避免信息泄露。
5. 保存邮件：重要邮件应及时保存到指定文件夹中，以备参考和查阅。
第四章邮件安全管理1. 署名规范：发件人应在签名前注明姓名及职务，以便接收人准确识别发件人身份。
2. 附件处理：发送邮件时，应慎重考虑附件的安全性，避免发送含有病毒或恶意程序的文件。
3. 邮件加密：对于涉及公司机密信息的邮件，应采用加密传输的方式，确保信息安全。
4. 邮件审查：公司有权对员工发出或接收的邮件进行审查，保护公司信息安全。
第五章邮件使用规范1. 邮件内容应正确、清晰、准确，避免使用不文明用语或涉及敏感话题。
2. 遵守公司规定的邮件发送时间，避免在非工作时间发送邮件，影响他人休息。
3. 禁止私人邮件和不相关工作邮件使用公司邮箱发送，避免占用公司资源。
第六章邮件管理责任1. 部门领导应负责监督并检查本部门邮件的发送和接收情况，确保邮件管理规定得到落实。
2. IT 部门负责监管整个公司的邮件使用情况，及时排查邮件安全隐患。
第七章处罚机制1. 对违反公司邮件管理制度的行为，公司将给予相应的处罚，包括警告、记过、降职等。
公司快递收发管理规定完整版
公司快递收发管理规定
第一章总则
第一条目的
为了规范公司快递收发行为，确保快递邮件的安全、及时、准确，提高快递收发效率，制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于公司内部的快递收发活动。
第三条职责
1. 综合管理部负责快递寄发的统筹管理、协调和监督。
2. 相关部门负责本部门快递邮件的收发管理。
3. 快递公司提供快递服务，并确保快递邮件的安全、及时、准确。
第四条快递收发时间
1. 快递公司的收发时间一般为周一至周五的上午
9:00-12:00，下午14:00-17:00。
2. 如遇节假日或特殊情况，收发时间将另行通知。
第五条快递收发流程
1. 快递员将快递邮件送至公司前台，前台工作人员对快递进行登记。
2. 快递邮件登记后，由综合管理部指定人员领取。
3. 领取快递邮件的人员需在《快递邮件领取登记表》上签字确认。
4. 快递邮件领取后，需尽快送达收件人，并确认收件人已经收到。
第六条快递邮件的安全管理
1. 快递邮件需在指定区域进行收发，不得随意摆放。
2. 快递邮件的存放、领取需有专人负责，并做好登记。
3. 快递邮件的领取、送达需及时登记，以便于查找和追溯。
4. 快递邮件的存放、领取需符合公司规定，不得随意拆封、查看。
第四章附则
第七条本规定自发布之日起执行，解释权归公司综合管理部。
第八条本规定如有未尽事宜，可参照相关法律法规及公司其他规定执行。
公司邮件快递收发管理制度
公司邮件快递收发管理制度需要向外部发送文件、资料、货物或其他物品的员工必须前往物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记。
登记完成后，需等待部门负责人审批，审批通过后，将文件交予物流部处理。
物流部将负责联系快递公司，统一进行发送。
所有需求部门必须在每日下午4:30之前将物品送至物流部。
若未经登记或快递物品缺少部门负责人审批，物流部有权拒绝接收，并将不合格的包裹退回给发件人。
在选择快递公司时，应遵循合理、负责任和低成本的原则。
寄件人应根据物品性质，负责任地选择性价比高的快递服务，以低成本完成寄送。
若物品适合普通邮寄，则不应选择快递服务。
需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细记录收件人姓名、地址、所寄物品名称以及快递承运单位和快递单号，以便查验和核对。
若资料登记不清晰或不完整，物流部有权要求当事人补充完善。
对于无故拒不按要求填写或物流要求无效的情况，物流部有权拒绝发送该物品，并将情况报告给部门负责人处理。
填写快递单时，请用正楷字清晰填写收件方和寄件方的详细资料，包括地址、收件人、联系电话和邮编等。
寄件相关规定如下：7.1.1 物件分类：- A类：紧急件- B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）- C类：普通件（如资料、文件、普通配件等）- D类：普通信函、贺卡等7.1.2 快递公司选择参照表：- 序号 1 2 寄件类型选择快递公司- A B 发顺丰快递- C D 发EMS或顺丰快递- 物流部将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选择。
7.1.3 普通物品、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递）。
若为特急件、贵重配件或物品，可选择顺丰快递等邮寄方式。
7.1.4 严禁使用公费寄送私人物品，一经发现，将按快递费的10倍进行处罚。
7.1.5 为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质且能出具发票的快递物流公司。
7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款。
物流部自本通知发出之日起，将不再支付快递公司到付付款。
公司邮箱收发管理制度
公司邮箱收发管理制度一、邮箱的开通和关闭1.员工入职时由IT部门为其开通公司邮箱，设置初始密码并告知员工。
2.员工离职时，由HR部门通知IT部门关闭其邮箱，并将所有重要邮件进行备份。
二、邮箱使用规范1.公司邮箱仅用于工作相关的邮件通信，不得用于私人用途或发送垃圾邮件。
2.不得使用公司邮箱传播色情、暴力、淫秽等违法信息。
3.不得私自更改公司邮箱设置，包括密码、转发规则等。
4.不得将公司邮箱密码告知他人，以保护公司信息安全。
5.凡发送外部报价、合同等重要文件，应抄送相关部门领导。
三、邮箱收发管理1.所有员工每天上班第一时间打开公司邮箱，查看收到的邮件，并及时回复。
2.对于重要邮件，应及时进行标记，以便后续查阅。
3.不得删除重要邮件，如有需要请将其移动至指定文件夹。
4.定期清理邮箱，删除无用邮件，保持邮箱的整洁。
5.邮件回复应尽快回复，不得拖延时间，如有特殊原因需延迟回复，应事先告知对方。
四、邮件的分类处理1.对于收到的邮件，应根据重要程度进行分类处理，包括紧急、重要、一般等分类。
2.应根据邮件内容进行分类处理，包括需要回复、需要转发、需要保存等分类。
五、邮箱使用注意事项1.发送邮件时，应注意邮件的标题清晰准确，内容完整详细。
2.发送附件时，应注意附件大小不得超过公司规定大小，以免造成服务器负担。
3.避免在邮件中使用过于冗长、复杂的图片或格式，以免影响邮件传输速度。
4.收到外部邮件时，应注意识别邮件的真伪，防止打开恶意链接或附件。
六、不当使用公司邮箱的处理1.如发现员工私自使用公司邮箱进行私人用途或传播违法信息，公司将对其进行严肃处理，包括扣减绩效、警告甚至解雇。
2.如员工违反公司邮箱管理制度，造成公司信息泄露或损失，将承担相应的法律责任。
以上是我们公司的邮箱收发管理制度，希望员工遵守规定，合理使用公司邮箱，提高工作效率，保护公司信息安全。
公司邮箱使用管理规定240318
公司邮箱使用管理规定
所有邮箱由公司授权专人负责管理、查看运行和维护，并对邮箱的账号、密码安全负全部责任，具体管理要求如下：
一、管理人对所管理邮箱的日常收发，每天查看不得少于四次。
二、所有来往邮件按要求做好记录，并及时做到上传下达。
无法确认该邮件为哪个部门负责，应及时将邮件内容作出分析并上报相关领导，且负责追踪落实责任人通知到位。
三、为避免出现邮件遗漏，管理人每天下班前须再次确认今日来往邮件是否记录完整。
休班请假期间须做好邮箱管理交接，待休班结束后应及时复核请假期间的邮件来往记录。
每邮箱设定复核人，由复核人负责前日邮件记录。
四、邮箱密码每季度更换一次，更换完成及时上报各相关领导，未经领导同意邮箱密码不得告知他人。
五、禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。
六、禁止发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。
七、非工作需要涉及到需要邮箱认证的，禁止使用公司邮箱注册。
八、公司邮箱使用管理分配表。
邮件、快递收发管理规定
邮件、快递收发管理规定
一、目的:规范公司快递、邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保安全。
二、范围:凡经邮政、快递渠道送达（或寄出）本公司内所有单位（个人）的信函、快递等邮件。
三、职责:每日邮件／快递收发工作由前台文员依次负责。
四、收发程序:
1. 前台文员负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位（个人）名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位（个人）到场处理。
2. 非公函性邮件／快递应由收件人签收。
3. 汇票应由收件人签收。
4. 前台文员对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到有关负责人。
5. 行政部对公函性邮件／快递建立《收发登记簿》，进行收发登记。
五、附则:
1. 已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在前台处保存期限为一个月，具有重大价值的要送到办公室。
保存期限已满一个月的报请总经理或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。
2. 认真做好邮件／快递收发工作，发现问题应及时处理，造成损失的视情处罚。
3. 未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。
4. 个人信函、快递不在登记签收之内。
5. 本规定自公布之日起执行。
6. 未尽事宜按相关管理制度执行。
中山市顺圆数码纺织有限公司
行政部
2012年9月3日。
邮件收发管理规定
邮件收发管理规定1、报刊、邮件收发管理规定报刊、邮件收发管理规定一、为规范报刊、邮件收发程序、避开报刊、邮件分发错误或丢失，特制定本制度。
二、住户报刊、邮件的订阅登记保安人员应将业主所提供的其订阅的报刊杂志登记在《报刊杂志订阅登记表》上，登记时应记录单元号、报刊杂志名称及数量。
三、报刊、邮件的接收1、除平信外，其余报刊、杂志、邮件接收时必需清点件数〔份数〕，对有在管理处登记订阅的报刊、杂志要进行核对，对份数不符的必需马上与投递员核对。
2、需管理处盖收发章的杂志、包裹单、汇款、特快专递、挂号信等各种邮件接收时，保安人员必需核对件数〔份数〕及单元住址后，才允许盖收发章，所盖章的数量必需与接收的件数〔份2、数〕符合。
3、邮件接收后，接收的保安人员必需马上将邮件登记在《报刊、邮件收发登记表》并签名；4、需转送到其它楼宇进行分发的报刊、邮件，必需由取件的保安人员在领取处的《报刊、邮件收发登记表》登记并签名，并由分发的安保人员签名确认；取件后取件的安保人员必需马上将邮件登记分发楼宇的《报刊、邮件收发登记表》中并签名。
5、对已经搬出且未交代管理处代收或地址不详、不符的各种邮件一律拒收。
四、邮件的分发1、对报刊或平信必需准时精确根据单元号投入信箱；2、对管理处盖收发章的邮件必需由当班值班人员亲自发出，不得直接投入信箱。
发出时必需核对单元号、收件人姓名，并由收件人亲自由《报刊、邮件收发登记表3、》登记并签名方可发出，发出后当班值班人员必需马上在《报刊、邮件收发登记表》上签名；3、对各类报刊、邮件必需准时分发，不允许积压或丢失。
五、报刊、邮件的交接和保存1、对当班时没有发出的邮件必需做好交接班记录，当班人必需在《安保人员工作记录表》中“交接班记录”上填写好未分发邮件种类、数量及单元号。
接班人员必需核对《报刊、邮件收发登记表》上的收发状况与移交的是否相符。
2、对于未领取的报刊、邮件应分类整理好并锁好，以免丢失。
六、报刊、邮件的退回对已搬出或无人认领的邮件在确认后必需马上交投递员退回，管理处盖收发章的邮件在退回时必需由投递员在《报刊、邮件收发登记表》上签名方可退回。
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的为规范公司信件、快递、包裹及报刊的收发管理，确保各类邮件的安全、准确、及时地送达，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及所有与邮件收发相关的活动。
三、管理职责1. 行政管理部职责负责制定和更新邮件收发管理制度。
负责邮件收发的日常管理和监督。
负责处理邮件收发过程中的异常情况。
2. 各部门职责指定专人负责本部门邮件的接收和分发。
确保邮件及时准确地送达指定人员。
3. 员工个人职责正确填写邮件信息，确保邮件能准确送达。
及时领取个人邮件，并对邮件内容保密。
四、邮件收发流程1. 信件收发所有进入公司的信件由前台统一接收。
前台对信件进行分类，并及时通知收件人领取。
2. 快递和包裹收发快递和包裹由指定的物流服务台接收。
服务台对快递和包裹进行登记，并通知收件人。
3. 报刊收发报刊由行政管理部指定专人负责接收和分发。
报刊应按照订阅人员名单进行分发。
五、邮件登记管理1. 登记要求所有邮件在接收时必须进行详细登记。
登记内容包括邮件类型、寄件人、收件人、时间等。
2. 登记方式采用电子表格或专业软件进行登记管理。
确保登记信息的准确性和可追溯性。
六、邮件分发管理1. 分发原则邮件分发应遵循及时、准确、保密的原则。
邮件分发应避免延误和错误。
2. 分发流程邮件到达后，由专人负责分类和分发。
分发人员应确保邮件在规定时间内送达。
七、邮件异常处理1. 邮件丢失发现邮件丢失，应立即报告行政管理部。
行政管理部负责调查原因并采取补救措施。
2. 邮件延误发现邮件延误，应及时通知收件人。
采取措施避免类似情况再次发生。
3. 邮件损坏发现邮件损坏，应记录损坏情况并及时通知收件人。
根据损坏情况决定是否需要赔偿。
八、安全与保密1. 安全管理邮件收发区域应有适当的安全措施。
确保邮件在收发过程中的安全。
2. 保密管理对涉及公司机密的邮件进行特殊管理。
确保机密邮件的保密性。
九、培训与宣传1. 培训对涉及邮件收发的员工进行定期培训。
物业公司报刊、邮件收发规定
报刊、邮件收发规定
为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到客户手中，特拟定如下规则：
一、报刊类
1、完善登记分类：凡客户所订购报刊，须向客户索取报刊订
阅收据的复印件。
分类登记后，保存留底备查。
2、根据收据将客户所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细
表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项
目。
3、杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。
二、邮件类
1、普通平信：分拣后直接投入信箱。
（在正式信箱设立之前，
逐户送交至客户签收）
2、挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：
2.1 在工作时间内（周一至周五）由邮件房领取，逐一核实
登记后，送交客户做签收。
2.2 非工作时间（下班后/周六/周日）由物业部代签收。
2.3 大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。
三、对短缺报刊的处理
1、经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第
一时间内通知客户。
2、客户因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。
四、对已损坏邮件、误投邮件的处理
1、对已损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协
商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收
发室印章及签字。
2、对误投信件，按邮政常规退回。
在退回之前须有详细记录，
挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，
并在交与邮局时由其签收。
以上诸条，在执行过程中进行明确分工，责任到人。
公司邮件收发管理制度
公司邮件收发管理制度一、目的与依据邮件是公司内部员工进行沟通与合作的主要方式之一，为了保证公司邮件的安全性、高效性和规范性，制定本邮件收发管理制度。
本制度的依据包括：<公司名称>《公司管理制度》及相关法律法规。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工的邮件收发行为。
三、邮件账号与规范1.每位员工将拥有一个公司分配的专属邮件账号，且禁止私自使用其他人的账号进行邮件收发。
2.员工邮件账号的申请、变更和注销由人力资源部门负责办理。
3.员工离职后，人力资源部门在系统中注销该员工的邮件账号。
4.员工应妥善保管自己的邮件账号和密码，不得私自泄露或借用他人邮件账号。
四、邮件内容的规范1.员工在撰写邮件时应遵循文明礼貌、准确简洁的原则，确保沟通内容明确、易懂。
2.邮件中不得包含任何涉密、违法、侮辱他人、传播谣言等违规内容。
3.严禁发送商业广告、无意义或问询明显不适当的邮件。
4.员工在撰写邮件时，应注意纠正拼写错误或语法不当的问题，提高文档质量。
五、邮件审查与监控1.公司有权对员工的电子邮件内容进行审查和监控。
2.审查和监控的目的是确保员工的邮件交流符合公司相关规定，维护公司的声誉和安全。
3.对于需要保密的邮件内容，电子邮件审查与监控应当谨慎操作，避免泄露。
六、邮件签名2.签名应简洁明了，不得包含个人敏感信息或侵犯他人权益的内容。
七、邮件回复与处理1.员工应尽快回复邮件，特别是对于涉及公司运作、业务进展等重要事宜的邮件。
2.邮件具有时效性，员工应及时将重要邮件进行整理和归档，以便后续查询和跟踪。
八、邮件附件的发送与接收1.员工在发送邮件时，应注意附件的大小和格式，确保对方能够正常接收和打开。
2.接收邮件附件时，员工应注意检查附件的安全性，避免病毒或恶意软件的传播。
九、违规处理1.对于违反本邮件收发管理制度的行为，公司将视情况给予警告、记过、降职或辞退等处理。
2.严重违规或涉及违法行为的，公司将依法追究相应法律责任。
行政邮件收发管理制度
行政邮件收发管理制度一、总则为规范行政邮件收发管理工作，提高工作效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全单位内所有涉及行政邮件的收发管理工作。
三、行政邮件的定义行政邮件是指单位内部或外部发往单位的邮件。
包括文字邮件、图片、附件等形式。
四、邮件保密1.对于涉及涉密信息的邮件，发送前需经过主管领导审批，并标明保密级别。
2.邮件接收人在接收邮件后应注意保护邮件内容，不得随意外传。
3.如有邮件内容需要备份，需在内部服务器进行备份，禁止使用个人U盘或其他移动存储设备。
五、邮件接收1.接收邮件的单位人员应确保每日查收邮件，及时回复。
2.对于重要邮件，应及时向主管领导报告并处理。
3.对于垃圾邮件，应立即删除，并将发件人标记为垃圾发件人。
4.对于接收到的外部单位邮件，应根据邮件内容及时处理或转交相关部门处理。
六、邮件发送1.发送邮件前，需认真核对邮件内容，确保邮件表述准确清晰。
2.对于重要邮件，尤其是对外邮件，应经过主管领导审批后发送。
3.一封邮件针对多人时，应抄送所有相关人员，并在邮件中明确抄送对象。
4.发送邮件时，请确保使用单位邮箱，不得使用个人邮箱发送工作邮件。
七、邮件管理1.接收到的邮件需根据其重要性和紧急程度及时分类妥善保存。
2.每月应对邮件进行归档，保留电子邮件备份，以备查阅。
3.对于重要邮件，需及时打印备份纸质文件，归入文件柜保管。
4.对于长期不需要保存的邮件，应及时删除，以节约存储空间。
八、邮件故障处理1.在发现邮件故障时，应立即向IT部门报告，协助解决问题。
2.邮件系统故障时，应及时向有关人员通报，采取临时解决措施，保证邮件系统正常运行。
3.邮件系统维护时，应提前通知相关人员，确保维护工作不影响正常工作秩序。
九、责任追究1.对于因操作不当导致邮件遗失或泄露的，将追究相关人员的责任。
2.对于违反邮件管理制度的行为，将依据公司规章制度给予相应处罚。
十、附则本制度自发布之日起生效，凡我单位行政人员均应遵守。
电子邮件收发管理规定
电子邮件收发管理规定 The latest revision on November 22, 2020黑龙江永安集团有限公司电子邮件收发管理规定第一章总则第一条为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。
第二章公司电子邮箱的使用第三条行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。
第四条员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。
第五条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件第六条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。
第七条电子信件格式要求1、发送邮件时，一定要写主题，标明1）、公司、部门名称；2）、文件标题。
2、文件资料发送邮件时，一般情况下需要将文字直接打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将word文本格式转换成图片格式。
特殊情况下如不能，可发送word文本格式，但需要限制编辑权限。
3、电子邮件正文处不使用任何信纸。
（1）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；（2）问候语：如“您好！”、“早上好”；（3）需告知邮件的内容描述，描述应简洁明了；（4）告知邮件中的附件个数；（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）签名处，可按如下样板设定：-------------------------------------xxxx 部（部门名）xxx(员工姓名)xxxxxxxxxxxxx有限公司地址：电话（Tel）:0454-88xxxxx传真（Fax）:0454-88xxxxx-------------------------------------（7）需要上传附件时，一般情况下不要传递压缩包，一封邮件最多一次性上传六份资料，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。
邮件容量大小控制在7M以内。
4、发送邮件后，须及时电话或短信通知。
邮件收发管理制度
邮件收发管理制度1.1 制度目的本制度的目的是规范企业内部邮件的收发流程，保证邮件的安全性、准确性和高效性，提高企业内部沟通的效率和质量。
1.2 适用范围本制度适用于全部企业职能部门及其相关员工。
2.0 邮件收发流程2.1 邮件的起草与编辑1.全部邮件的起草应当清楚明确，语言简洁准确，内容真实可靠。
2.邮件应当依照公司规定的模板进行格式化，包含邮件的抬头、正文、附件等。
3.邮件的标题应当简明扼要，能够准确概括邮件内容。
4.邮件正文应当包含必需的信息，如日期、时间、地方、参加人员等。
2.2 邮件的审核与批准1.每封邮件在发送之前必需经过相关负责人的审核与批准。
2.审核人员应当认真审查邮件的内容，确保其符合公司的规定和要求。
3.批准人员应当在审核无误后对邮件进行签署或回复，表明该邮件已经获得批准，方可发送。
2.3 邮件的发送与接收1.邮件发送时，应当核对收件人的邮箱住址和抄送人员的邮箱住址，确保发送到正确的人员。
2.邮件发送后，发送人应当及时确认邮件是否成功发送，并保存发送成功的记录。
3.邮件接收人在收到邮件后应当及时查阅，并依据邮件内容进行相应的回复或措施。
2.4 邮件的归档与保管1.邮件发送人应当将紧要邮件保存在发件箱中，以备日后查询和证明之用。
2.邮件接收人应当将紧要邮件归档保管，确保信息的安全性和完整性。
3.0 管理标准3.1 邮件的保密性1.全部涉及公司内部机密和私密信息的邮件，发送人和接收人应当严格保密，不得泄露给非授权人员。
2.邮件中涉及机密信息的部分应当进行加密处理，并对附件进行密级标注。
3.2 邮件的及时性1.邮件的发送和回复应当及时完成，避开影响业务进程和任务的执行。
2.接收到紧要邮件时，应当优先查阅并回复。
如无法立刻回复，应当发送确认回复并说明回复时限。
3.3 邮件的准确性1.邮件的内容应当准确无误，不得涉及虚假信息、误导性叙述或不实叙述。
2.邮件中所附的文件应当与邮件内容全都，准确无误。
收发函件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范本单位的收发工作，确保函件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有函件的收发、传递和处理工作。
第三条收发函件工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保函件在最短时间内送达收件人。
2. 准确性：确保函件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保函件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照函件收发流程和格式进行操作。
第二章收发机构与职责第四条本单位设立收发室，负责函件的收发工作。
第五条收发室职责：1. 负责接收和发送各类函件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
2. 负责函件的登记、分拣、传递、投递等工作。
3. 负责函件的安全保管，防止遗失、损坏或泄露。
4. 定期对函件进行整理、归档。
5. 完成领导交办的其他相关工作。
第三章函件接收第六条函件接收流程：1. 函件送达收发室后，收发员应认真核对函件内容，确认无误后进行登记。
2. 登记内容包括函件名称、发件单位、收件单位、日期、件数、密级等。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施，确保函件安全。
4. 收发员应及时将函件分拣至对应部门或个人。
第四章函件发送第七条函件发送流程：1. 发件部门或个人将函件送至收发室，并注明收件单位、个人及联系方式。
2. 收发员对函件进行审核，确保内容完整、准确无误。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施。
4. 收发员根据函件性质和紧急程度，选择合适的传递方式，如快递、专人送达等。
5. 发送完毕后，收发员应在函件登记簿上注明发送时间、方式及接收人签名。
第五章函件传递第八条函件传递方式：1. 内部函件：通过内部传递渠道，如快递、专人送达等。
2. 外部函件：通过邮政、快递等外部传递渠道。
第九条函件传递要求：1. 传递过程中应确保函件安全，防止遗失、损坏或泄露。
2. 传递人员应遵守交通规则，确保传递速度。
3. 对于紧急函件，应优先传递。
第六章函件投递第十条函件投递流程：1. 收发员将函件送至收件部门或个人。
公司邮件收发管理制度
公司邮件收发管理制度1.引言本制度是为了规范和管理公司内部邮件的收发，促进内部沟通和信息传递，提高工作效率和沟通效果制定的。
所有公司员工必须遵守本制度，否则将受到相应的处罚。
2.邮件收发基本规定2.1 邮件收发的主要目的是为了传达信息、沟通工作、解决问题。
不得用邮件进行人身攻击、辱骂、诽谤等行为。
2.2 公司邮件应当遵循正式、规范的语言，不得使用粗话、低俗词语。
2.3 邮件内容应当真实、准确、清晰，不得故意造谣、传播虚假信息。
2.4 邮件的签名应当包括姓名、职务、单位等必要信息，确保对方能够准确识别发件人身份。
2.5 邮件发送时应当注意抄送和密送的规范使用，保护公司内部信息的安全。
3.邮件收发管理流程3.1 发件人撰写邮件并在发送前经过审核，确保邮件内容符合公司规定。
3.2 发送邮件时，应当选择正确的收件人，确保信息传达的准确性和及时性。
3.3 接收方收到邮件后应当及时查看并做好记录，确保邮件内容被及时处理。
3.4 如有重要事项需要回复，应当在规定时间内给予答回复，不得拖延或忽略。
4.邮件使用注意事项4.1 邮件主题应当简洁明了，能够有效传达内容。
4.2 邮件内容应当清晰、简洁、重点突出，避免过度冗长和复杂。
4.3 不得在公司邮件中发送不相关内容，如广告、政治言论等。
4.4 不得在公司邮件中透露公司机密信息，确保公司信息安全。
5.邮件归档及备份5.1 公司领导及相关部门应当定期对公司邮件进行归档和备份，确保重要信息不会丢失。
5.2 员工自己也应当做好邮件的归档工作，便于以后查阅和回顾。
5.3 归档文件需要按照一定的分类和规范进行存储，以便查询和管理。
6.邮件保密管理6.1 公司内部邮件中涉及公司机密信息的，应当进行加密处理，确保信息的安全性。
6.2 不得擅自向外部人员透露公司邮件中的机密信息，否则将受到相应的处罚。
6.3 如员工接收到未经授权的机密邮件，应当及时向公司领导汇报，以免信息泄漏。
7.邮件监督和追踪7.1 公司有权对员工的邮件收发行为进行监督和跟踪，以确保员工遵守公司规定和制度。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
邮件收发管理规定
Company Document number：WUUT-WUUY-WBBGB-BWYTT-1982GT
邮件收发制度
邮件作为业主、使用人与外界联系的重要渠道，为保障用户能够及时、准确的收到当天邮件，特制定如下程序：
1.及时跟进使用人所订报刊的收据复印件，并制定相关报刊登记单；
2.根据报刊分发单分发报刊，如遇数量或缺损需及时与邮局联系补给客人，
并向客人作好解释工作；
3.如因我处工作失误造成邮件受损，应当面向客人道歉，并及时向部门主管
汇报；
4.每日收到邮局的邮件后仔细分发，挂号信、汇款单、快递、包裹单等重要
邮件应分类登记；
5.客人的信件、报刊分拣完毕且确认无误后，将信件、报刊投放客人的信报
箱内，以便客人拿取；
6.对于快递、电报、邮包、挂号信等重要信件，随到随通知客人，如当时联
系不上客人需填写函件领取通知单放入客人信箱，以便客人回来后能够及
时查收，并应认真做好记录（注：收到快递时，如客人不在需电话联系客
人，并在客人同意后代签快件）；
7.客人领取邮件后应在登记簿上签字，同时经手人也应在登记簿上签字，以
便出现问题能够及时查找；
8.遇到无人领取邮件或地址不详、客人迁移等情况，需做详细记录并退还邮
局；
9.特殊信件应建立独立、保险管理区域；
10.报刊分发专人负责，每月定期整理报刊分发单；
11.对于客人订阅报刊的收据复印件应妥善保管。