写材料会务接待手册说明
接待手册范本
接待手册范本目录第一篇总则第一节定义第二节职责第二篇常规接待工作第一章接待参考标准第一节一级接待第二节二级接待第三节三级接待第二章接待程序第一节来访信息确认第二节领导评估第三节前期策划及准备第四节接待组织实施第五节接待后期工作第三章接待原则及注意事项第一节接待基本原则第二节座次原则第三节接待人员注意事项附录: 接待常用模板模版1:来访预约单模版2:参观场所放行、拍摄申请模板3:铭牌模板4:欢迎牌模报5:接待检查清单模板6:领导版接待安排表模板7:工作人员版接待安排表前言接待工作是外部联系的“窗口”,内部沟通的“桥梁”。
对于企业而言,接待工作就是企业的门面、喉舌,是企业形象的缩影,更重要的是,接待工作对企业业务拓展,加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。
本文所述的我司接待工作,主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。
主要包括会务、参观、招待等。
但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。
随着公司的发展壮大和知名度的提升,外部来访数量越来越多,级别也越来越高,而公司目前接待工作,组织、安排相对而言随意性、变动性很大,无具体可遵循的接待标准,接待信息传递以及具体接待安排效率较低,接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。
为了建立企业接待标准,进一步完善和规范公司接待工作,合理调配接待资源,使公司接待工作有章可依、有度可依,特编写此《接待手册》。
本手册主要内容有:接待流程、接待标准、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。
本手册内容还将不断完善、丰富,后续集团公司所有接待需参照手册中的标准实施。
由于第一次编写和发布,不足之处在所难免,恳请广大领导、同事批评、指正。
第一篇总则第一节定义一、接待主管部门,指负责公司接待体系建设与管理的部门。
二、接待组织部门,指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。
接待手册范例
接待手册范例目录1. 简介2. 接待准备3. 接待流程4. 接待礼仪5. 行程安排6. 餐饮安排7. 小贴士1. 简介本接待手册旨在为接待工作人员提供必要的指南和准则,以确保每一位来宾得到优质的服务和体验。
接待工作是公司形象的重要组成部分,因此我们应以专业、友好和周到的态度对待每一位访客。
2. 接待准备在接待访客之前,接待人员应做好充分的准备工作,包括但不限于:- 确定访客的到访时间和目的- 预留会议室或其他必要的场所- 提前准备好相关资料和文件- 了解访客的喜好和特殊需求3. 接待流程接到访客到达通知后,接待人员应按照以下流程进行接待:1. 热情迎接,用简单的问候语表示欢迎2. 确认访客身份并登记信息3. 提供接待工作所需的相关指引和资料4. 安排会议或活动的具体细节,如时间、地点、主题等5. 指引访客前往会议室或其他场所并为其安排座位6. 在会议或活动结束后道别访客,并向其表示感谢4. 接待礼仪接待工作人员应遵守以下礼仪准则:- 穿着整洁、得体的服装- 提供及时、准确的信息- 起立迎接访客,向其表示尊敬- 尊重访客的隐私和个人空间- 为访客提供便利和帮助5. 行程安排为了使访客的行程顺利和愉快,接待人员应为其安排合理的行程,并提供足够的帮助和指导。
行程安排包括但不限于以下方面:- 提供交通信息和建议- 预订酒店或提供住宿建议- 安排观光和旅游活动- 提供一份详细的日程安排6. 餐饮安排根据访客的偏好和特殊需求,接待人员应合理安排餐饮服务,并提供多样化的选择。
在安排餐饮时,应注意以下事项:- 了解访客的饮食惯和偏好- 预定餐厅或提供餐饮推荐- 提供特殊饮食要求的选择7. 小贴士为了确保接待工作的顺利进行,以下是一些实用的小贴士:- 提前准备好相关资料和文件- 主动了解访客的特殊需求和要求- 保持耐心和友善的态度- 随时提供帮助和指导- 及时跟进安排和事务本接待手册提供了一些基本的接待准则和指引,接待工作人员应根据实际情况和特殊需求作出适当的调整和安排。
会务接待工作的礼仪规范实用手册
会务接待工作的礼仪规范实用手册(图文)一、关于接待工作1、如何迎接客人?一是确定迎送规格。
通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人或由副职出面。
其他迎送人员不宜过多。
二是掌握到达和离开的时间。
准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。
如有变化,应及时通知有关人员。
迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到。
送行人员则应在客人离开之前到达送行地点.三是适时献上鲜花。
迎接普通来宾,一般不需要献花。
迎接十分重要的来宾,可以献花。
所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、鲜艳。
忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。
献花的时间,通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。
可以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。
对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的客人,应主动打听,并自我介绍;而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可。
五是留下一定时间。
客人抵达住处后,不要马上安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。
2、如何称呼、介绍和握手?关于称呼。
国际上,对男子通常称先生,对女子通常称夫人、女士、小姐。
其中对已婚女子称夫人,对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士.对地位高的官方人士,还可直接称其职务、阁下.迎接一批客人,如何介绍呢?是先介绍客人,还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者,先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。
在介绍两个人互相认识时,怎么介绍呢?是先介绍男士,还是先介绍女士?是先介绍年幼者,还是先介绍年长者?是先介绍身份低者,还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士,还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊,我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。
伴随介绍客人,就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定.公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女姓先伸手。
接待手册(标准模板)
接待手册(标准模板)服务指南XX欢迎您参加XXXXXXX项目检查总结会。
我们为您提供热情周到的服务,希望您能在本次会议中取得圆满成功。
请注意天气变化,增减衣物,保持身体健康。
为了顺利进行会议,请您按照《服务指南》准时参加各项活动,并遵守有关活动时间安排。
会议文件资料请妥善保管。
报到时间为2019年10月14日08:30-14:00,报到地点为XX酒店一楼大厅。
具体行程详见日程安排。
天气预报如下:10月13日:阵雨,14-17℃,微风10月14日:阵雨转中雨,13-16℃,微风10月15日:阵雨转大雨,11-15℃,微风10月16日:阵雨,11-14℃,微风以下是本次会议的日程安排:10月13日(星期日)13:30从XX出发到XX15:30入住XX酒店17:30.XXXX(车牌号)到XX机场接XX专家XX18:30晚餐(XX酒店)10月14日(星期一)07:30早餐(XX酒店)08:30检查团分二组考察第一组(1号车、5号车)前往XXXXXXXXXX考察(车程约20分钟)8:50考察XXXXXXXXXX养殖农民专业合作社、标准户、中转羊场11:20考察团乘车返回XX12:00中餐(XX酒店)第二组(3号车、4号车、6号车)前往二里镇XXX考察(车程约90分钟)10:00考察XXX、标准户、中转羊场11:30考察团乘车返回XX13:00中餐(XX酒二楼餐厅)以上是本次会议的安排,如有疑问,请联系工作人员。
祝本次会议圆满成功!10月15日(星期二)上午10点,检查团在XX酒店二楼大会议室听取了XXXX、XXXX、XXXX、XXXXX的汇报,内容包括项目执行情况和XXXXXX项目总结会。
下午2点30分,团队再次在同一地点召开项目第十一次检查总结会。
晚上6点30分,检查团在XX酒店用餐。
10月16日(星期三)早上7点半,参会人员在XX酒店二楼餐厅享用早餐。
随后,检查团进行内部活动。
中午12点,团队在XXXXX酒店用餐。
会务接待操作手册
会务接待操作手册第一章:引言1.1 目的会务接待操作手册旨在提供一套全面的指南,帮助会务接待人员有效地组织和管理各类会议、活动和接待工作。
1.2 适用范围本手册适用于各类企事业单位的会务接待人员,包括但不限于企业年会、学术研讨会、培训活动、新闻发布会等。
1.3 术语定义- 会务接待人员:指专门负责组织和管理会议、活动和接待工作的工作人员。
- 会务接待项目:指会议、活动和接待中需要组织和安排的各项事宜。
- 会务接待计划:指会议、活动和接待的详细安排和执行计划。
第二章:前期准备2.1 会务接待项目分析在正式筹备会议、活动和接待之前,会务接待人员需要对接待项目进行分析,包括目的、规模、预算、时间等方面的考虑。
2.2 制定会务接待计划根据会务接待项目的分析结果,会务接待人员需要制定详细的会务接待计划,包括日程安排、场地预订、物资采购等事宜。
2.3 确定参会人员名单根据会议、活动和接待的性质,会务接待人员需要确定参会人员的名单,并进行邀请和确认工作。
第三章:组织与安排3.1 场地预订根据会务接待计划,会务接待人员需要提前预订适当的场地,确保会议、活动和接待的顺利进行。
3.2 确定流程和仪式根据会务接待计划和会议、活动和接待的性质,会务接待人员需要确定相应的流程和仪式安排。
3.3 物资采购和布置会务接待人员需要根据会务接待计划预先进行物资采购和布置,确保会议、活动和接待所需的设施、设备和材料。
第四章:执行与监督4.1 参会人员接待会务接待人员需要准时到达接待场地,根据会务接待计划开展参会人员接待工作,包括签到、发放会议资料等。
4.2 会议秩序和安排会务接待人员需要确保会议、活动和接待的秩序和安排,保持现场的整洁和安静,提供必要的支持和协助。
4.3 物资管理和维护会务接待人员需要对所采购和布置的物资进行管理和维护,包括设备的调试和维修、场地的清洁和整理等。
第五章:后期总结5.1 总结与反馈会务接待结束后,会务接待人员需要及时总结工作经验和教训,提出改进意见,并向主管部门提交总结报告。
会务接待手册说明.doc
会务接待手册2015 年5 月1/ 17目录一、手册阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3二、有关会议的阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 5会前作业(按次序) .......................................................... .5议题及参会人员规模的承认 (5)会议场所的选定 (5)会议告诉的起草 (5)申报会议预算 (5)人员承认 (5)设备预备(常用,依据不同会议及实际状况进行调整) (5)预订 (6)车辆组织 (6)起草会务组作业组织表 (6)会务宣扬品的制造 (6)食物的采买 (6)辅导服务员的作业 (6)会中作业(按次序) (7)会议室确保 (7)报告人员的确保 (7)用餐的确保 (7)住宿的确保 (8)会后作业(按次序) (8)离会车辆组织 (8)退房 (8)设备拾掇 (8)结账 (8)设备偿还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、留意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 8附件:附件一:会议告诉款式 (10)附件二:会务告诉款式 (11)附件三:会议预算 /结算清单款式 (14)附件四:会务分工明细表 (15)附件五:会议报到表 (17)2/ 17一、手册阐明《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业(会前、会中、会后)及留意事项,以便于会务人员把握会议服务的各项流程,更好地为会议做好服务确保作业。
二、有关会议的阐明1. 适用规模:本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。
2. 会议告诉应包含以下几项内容:3. 会议意图:清晰阐明举办此次会议要抵达的作用;4. 会议时刻:应包含会议的开端时刻和完毕时刻;5. 会议地址:会议地址应清晰标出,假如会议地址在公司外部,与会人员并不了解,会议告诉中应附上会议地址示意图;6. 会议议程:依据会议内容不同,可分为报告、通报、研讨等内容。
接待手册(标准版)
接待手册(标准版)
接待前准备
- 确定接待时间、地点;
- 确定接待对象,了解他们的身份信息,职业、所属单位等;
- 根据接待对象的身份确定接待程度,如提供哪些服务、准备哪些礼物等;
- 确认接待人员,制定好接待计划。
接待礼仪
- 提前做好会场布置等准备工作;
- 热情洋溢地接待每一位来宾,礼貌用语不可或缺;
- 在接待时主动递上名片、桌牌等物,并注意礼仪;
- 注意穿着、发型、体态等形象问题,积极传递对企业的正面形象。
接待须知
- 了解所接待的对象,遵守相应的礼仪;
- 了解公司相关政策,不可越规矩行事;
- 面对意见和质疑,应及时解答并妥善处理;
- 注意保护客户和企业的利益,不可许诺不可兑现的条件;
- 有礼貌地安排好日程,合理组织接待时间。
接待技巧
- 多提问、多倾听,对来宾提出的问题进行妥善解答;
- 避免在接待时使用行业术语和专业词汇,以方便客户听懂;
- 注意细节,如去清洗手,穿上干净的衣服等,千万不可在客户面前留下不良印象;
- 细心聆听客户意见,及时吸收他们的建议和意见。
接待后工作
- 反馈接待的情况并记录下来,有需要的话及时向上级领导报告;
- 对有意愿合作的客户提供有关企业的资料和服务;
- 记录接待成果,并加以分析和总结。
会务接待操作手册
会议接待操作手册原则树立细节决定成败的理念,对工作认真进行分解、量化,周密部署、细致安排,确保全面完成各项工作任务,让领导满意、让嘉宾满意。
一、会场的选定与布置(一)会场选择标准1、根据主办方的具体要求安排(若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视);2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件,会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足;3、要有足够的坐席,具有数码投影仪与幕布,音响效果好、有白板、立式讲台等;4、就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求,按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。
(二)会场布置1、导引牌:从一进会场开始首先要有导引牌,会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等;2、条幅:会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等;3、招贴:“禁止吸烟”,“请将手机关闭或调至无声”,“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。
二、会务筹备(一)会议物资的准备1、来宾资料袋内容嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔;2、会务组资料接车/机名单(飞机、火车时刻及具体车辆安排),来宾登记表,住宿登记表,用餐分组表,工作人员通讯录;3、物资准备(1)常用物资:饮用水、水果、便签纸、胶纸(宽窄均备)、白板笔、宣传资料等;工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券(二)人员分组与协调1、总指挥主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;2、会务组长细节的安排和处理,同时注重会议议程和时间安排,熟悉各个环节的操作情况,协调各组工作及突发事件处理;3、会场组会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场;负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理;4、后勤组用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返接送,票务安排、会议各种费用结算、支付等;5、司机组负责来宾接送服务及物资运送。
接待手册2篇
接待手册2篇【接待手册】第一篇尊敬的客人,首先,我代表整个团队衷心欢迎您光临本酒店。
为了让您得到优质的服务体验,我们制定了这份接待手册,希望能为您提供全方位的帮助和指导。
请您仔细阅读以下内容,如有任何问题或需求,请随时与我们的工作人员联系。
1. 入住与退房:在您入住时,请出示有效身份证件办理登记,并支付房费及相关押金。
若您需要延迟退房,请提前咨询前台,我们将尽量满足您的需求。
退房时,请将房卡归还至前台,并检查自己的物品是否遗漏。
2. 房间设施与用品:我们的酒店配备宽敞舒适的客房,每个房间内都提供空调、电视、电话、吹风机、熨斗等基本设施。
浴室里配备有洗护用品、毛巾和漱口杯等。
如您有其他需求,可随时与客房服务部联系。
3. 餐饮服务:我们为您提供早餐、午餐和晚餐。
早餐供应时间为早晨6:30至10:00,午餐和晚餐供应时间分别为12:00至14:30和18:00至21:00。
如您有特殊饮食要求,请提前告知我们的工作人员,我们将尽力满足您的需求。
4. 会议与活动场地:我们的酒店设有多功能会议室和宴会厅,适用于各类会议、庆典和宴会活动。
如您有此类需求,请提前与我们的宴会销售部联系并提供详细信息,我们将为您提供专业的会务支持。
5. 健身与休闲:酒店设有健身房供您锻炼身体,同时提供按摩和桑拿等放松服务。
此外,我们还提供游泳池和露天花园供您休闲度假。
请您在使用这些设施时注意安全,并按照相关规定服从指导。
以上是我们酒店的基本服务内容,如您还有其他疑问或需求,可随时与我们的工作人员联系。
再次感谢您选择我们的酒店,祝您在此度过愉快的时光。
祝好,酒店接待团队【接待手册】第二篇尊敬的客人,非常感谢您选择入住我们的酒店。
为了确保您在此期间拥有舒适愉快的体验,我们向您提供以下服务。
1. 送餐服务:如果您想在房间里用餐,我们提供送餐服务,覆盖早餐、午餐和晚餐。
请您在房间内找到送餐菜单,并按照菜单上的指引点餐。
我们的工作人员将尽快为您送达美味可口的餐食。
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接待手册接待手册1. 简介欢迎来到我们公司,作为接待员,您是我们公司的门面,对外代表我们公司形象和价值观。
这本接待手册将为您提供一些指导和建议,以确保您能够有效地完成您的工作,并给客户留下良好的印象。
2. 外貌与形象作为接待员,您的外貌形象非常重要。
确保您的着装干净整洁、得体而专业。
注意个人卫生,保持清洁,以及焕发出积极和友好的氛围。
3. 口头和书面沟通在与客户进行沟通时,要友好、专业、礼貌和耐心。
确保您的语言清晰、准确,并避免使用俚语或不专业的术语。
始终提供详细准确的信息,并向客户表达真诚和感谢之情。
在书面沟通中,注意语法、拼写和标点符号的正确使用。
4. 接收和转接电话接待员通常是公司的第一联系人,因此,应熟练掌握电话接待技巧。
接电话时,要通过一个热情友好的问候来欢迎来电者,并尽可能快速地提供帮助或转接到合适的部门。
确保在接电话时,注意口音、音量和语速,以确保来电者能够清楚地听到你所说的话。
5. 接待来访客户当来访客户到达时,要立即给予热情的欢迎。
引导他们到指定的会议室或等候区,并为他们提供饮料或小吃。
耐心地听取他们的需求和问题,并及时转达给相关部门。
最后,用真诚而友好的姿态送客户离开,并向他们表达感谢。
6. 处理投诉和问题对于客户的投诉和问题,接待员需要冷静而专业地处理。
首先,要认真倾听客户的问题,并确保他们感到自己的意见被重视。
然后,询问客户希望得到什么样的解决方案,并努力满足他们的需求。
如果问题无法立即解决,要向上级报告,并及时跟进处理进展。
7. 保持专业知识作为接待员,您需要了解公司的各项服务和产品,以便回答客户的问题。
定期更新您的专业知识,参加培训课程,与其他员工沟通交流,以便更好地为客户提供帮助。
8. 保护客户信息的机密性确保客户的信息得到适当的保护和机密性对于公司至关重要。
遵循公司的保密政策,不要泄露客户的个人或商业信息给任何未经授权的人。
9. 礼仪和商务礼仪作为接待员,要熟悉并遵守相关的礼仪和商务礼仪。
(完整版)接待工作手册
(完整版)接待工作手册******公司接待管理手册1.目的为认真贯彻落实中央八项规定, 坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统, 着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果, 推进建设节约型企业, 有效促进企业又好又快发展, 特制定本管理手册。
2.接待范围2.1内部接待内部接待指公司系统内的接待, 包括公司领导、公司各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等, 基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。
2.2会务接待包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。
2.3公务接待。
包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。
2.4商务接待。
主要指业主的考察、调研、洽谈等。
3.接待原则3.1接待过程“热情礼貌、服务周到”;3.2接待标准“对内从严、对外从宽”;3.3接待管理“对口接待、预算管理”;4.接待类别接待任务按照接待对象的级别(以宾客最高层级为准), 分为三级。
一类接待: 适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略客户主要负责人、公司邀请的重要宾客的来访;二类接待: 适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访;三类接待: 系统内部一般人员及一般客户的来访。
以上分类仅作为参考, 具体实施可根据任务的实际情况确定, 并匹配相应的接待标准。
备注: 办公室是上级领导、地方无业务对口领导以及公司领导要求接待的其他宾客的接待承办部门, 总部各部门是其对口接待的承办部门。
7.表格模板11/ 337.2接待日程方案模板12/ 337.3接待申请表模板************公司接待申请表7.4接待手册模板XXX一行莅临*****公司******公司开展*********会议手册**********************公司20 年月日企业文化企业精神: 科学管理文明施工艰苦奋斗勇创一流管理方针: 以人为本塑造精品安全环保守约诚信真诚服务进取创新经营理念: 责任荣誉共赢企业愿景:发挥陕西省施工总承包龙头企业优势, 争做国内一流施工企业企业价值观: 奉献社会富裕职工企业服务宗旨: 施工前为用户着想施工中对用户负责施工后让用户满意调研提纲1.20 年上半年生产经营情况;2.安全生产情况;3、结合“十二五”规划的执行情况, 对标准化、信息化的认识(重点, 互动);会议议程XXX公司一行莅临***************公司开展工作调研会议参会名单。
会务接待手册说明
会务接待手册2015年 5月目录一、手册说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3二、有关会议的说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5会前工作(按顺序) (5)议题及参会人员范围的确定 (5)会议场所的选定 (5)会议通知的起草 (5)申报会议预算 (5)人员确认 (5)设备准备(常用,根据不同会议及实际情况进行调整) (5)预定 (6)车辆安排 (6)起草会务组工作安排表 (6)会务宣传品的制作 (6)食品的采买 (6)指导服务员的工作 (6)会中工作(按顺序) (7)会议室保障 (7)汇报人员的保障 (7)用餐的保障 (7)住宿的保障 (8)会后工作(按顺序) (8)离会车辆安排 (8)退房 (8)设备整理 (8)结账 (8)设备归还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、注意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8附件:附件一:会议通知样式 (10)附件二:会务通知样式 (11)附件三:会议预算 / 结算清单样式 (14)附件四:会务分工明细表 (15)附件五:会议签到表 (17)一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作(会前、会中、会后)及注意事项,以便于会务人员掌握会议服务的各项流程,更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明1.适用范围:本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容:3.会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果;4.会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间;5.会议地点:会议地点应明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;6.会议议程:根据会议内容不同,可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。
组织会议人员在确定与会人员时,应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,努力做到既不因某人的缺席影响会议效果,也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。
公务活动手册接待活动手册
公务活动手册接待活动
手册
SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
模板使用说明:
1.参考模板以小型签约仪式(会议)为例;
2.手册适用范围为由我局主办的外部公务接待活动;
3.因活动规模、活动性质、行程安排、合作方要求等方面存在差别,该模板仅作参考,各单位应根据活动实际情况进行修改;
4.座次仅作一般规律性参考,会议(仪式)、用餐安排还应考虑出席领导意见、房间具体情况等进行设定;
5.座次示意图内文字部分应填写相应人员姓名(如“主宾1”应改为“刘XX”);
6.公务活动组织工作应节俭精细,各单位应以活动规格确定行程安排及是否印制手册,工程局不作强制要求;
7.精品工程业绩资料请与局市场营销部联系商定。
活动主题
活动副标题
XX手册
2015年月·北京
企业文化
企业使命:
XXXX
企业愿景:
XXXX
核心价值观:
XXXX
企业精神:
XXXXX
目录
1.行程安排 (1)
2.参会人员名单 (2)
3.会议(仪式)议程 (3)
4.会议(仪式)座次安排示意图 (4)
5.用餐安排示意图 (5)
6.服务工作组名单 (6)
7.天气小贴士 (6)
8.业绩展示 (7)
行程安排
参会人员名单
会议议程
会议(仪式)座次安排示意图
用餐安排示意图用餐地点:
宴会房间:
服务工作组名单
天气小贴士:
天津
业绩展示
记事页。
公务接待手册
公务接待手册公务接待手册一、前言公务接待是一种重要的外交手段,也是政府和企事业单位之间沟通交流的重要环节。
因此,为了做好公务接待工作,提升单位形象和办事效率,特编写本手册,旨在规范公务接待行为,并提供一些实用的接待技巧和注意事项。
二、公务接待的基本原则1.尊重与礼仪:在公务接待中,要始终尊重对方的身份和地位,切勿过度亲近或冷遇。
同时,要注意言谈举止得体,遵循一定的礼仪规范。
2.公平公正:公务接待要遵循公平、公正、公开的原则,不偏袒任何一方。
3.真实透明:公务接待要求事实真实,不虚假宣传或隐瞒事实。
4.效率质量:公务接待要注重高效率和高质量,按照时间节点和事务需求安排接待安排。
5.合理节俭:公务接待要合理规划预算,在确保接待质量的前提下,力求节俭。
三、公务接待的流程1.接待前准备(1)了解来访单位或个人的背景和需求,做好接待计划。
(2)安排接待的场所和时间,确保准时及时。
(3)制定接待菜单和饮食安排。
(4)准备接待所需的文件资料和礼品等。
(5)协调相关部门的配合工作,如安保、交通等。
(6)提前与来访单位或个人确认接待安排。
2.接待流程(1)接待人员要提前到达接待场所,并做好接待准备工作。
(2)热情接待来宾,引导其入座,并介绍接待人员身份和职责。
(3)向来宾简要介绍接待的目的和相关信息。
(4)根据接待计划,有序进行会谈、宴请或参观等活动。
(5)在接待过程中,要与来宾保持良好的沟通,倾听对方的意见和建议。
(6)接待结束后,送行来宾,并做好善后工作。
四、公务接待的礼仪和注意事项1.会见礼仪(1)行为端正,站立迎接来宾,并握手致意。
(2)注意眼神交流,表达诚挚的欢迎。
(3)主动介绍自己的身份和单位,并询问对方的身份。
(4)遵循传统文化礼仪,如合掌、鞠躬等。
(5)避免过度亲热或冷淡的表现。
2.宴请礼仪(1)安排座位时要注意特殊身份的人员的位置。
(2)注重菜肴的选择,尽量符合来宾的口味和饮食习惯。
(3)在用餐中,遵循餐桌礼仪,尊重来宾的食欲和需求。
会务接待工作手册【模板范本】
会务接待工作手册目录第一章接待工作 .三、交通四、会谈五、参观六、住宿七、餐饮第二章会务工作一、准备二、材料三、食宿四、交通五、场地六、其他七、会务工作中一些注意事项第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一,也是完成各项业务工作的重要组成部分。
接待工作一般都具有较严格的计划性,但有时也会有突发和易变的特点,这就要求接待部门的工作既热情周到,耐心细致,又有条不紊,井然有序。
同时,在接待工作中,应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素:What(什么事)、When(什么时间)、Who(什么人)、How (怎样做)和Where(什么地方)。
1、What(事由)首先应了解客人来访的目的。
这是接待工作的基础,因为随后一切工作都必须依此而进行,通常包括以下几种:商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等.2、When(时间)这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、Who(人员)人员是指来宾的基本组成情况,包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等,尤其应了解来访客人中最高领导的情况.同时,根据来访事由和人员情况,确定我方出面接待人员,一般应把握“对口接待、身份对等"的原则,其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
34、How(方式)方式则是指接待所采用的形式,这主要由接待的事由来决定。
不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。
5、Where(地点)地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。
来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。
例如:举行大会或典礼,当级别较高的客人来访时,可在正式会场旁备一小型休息室,供双方领导在会前小憩和见面。
所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数,达到既能融洽交流又相对宽松的效果。
另外,就近原则也是要考虑的因素,使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路,可以节约时间和精力。
会议接待操作手册
会议接待操作手册一、会务运筹期――会场的选定与布置1.1会场选择标准A、交通区位可选择交通方便之处,方便与会者和举办方进出;也可专门选择深山僻静之所,另配以温泉、溪水、绿色、花香等等自然风情,自然也能恰到好处【具体要根据举办方要达成的目的来侧重安排】B、知名度知名度可以凸显主办方的热忱以及实力知名度的表现形式不仅仅是高档,别致、高雅也能起到好的效果C、规模具备同时开会、住宿、就餐的条件D、色调会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响,一般不要选择全是白色或者红色的会场,在那个环境里呆长了会使人烦躁,一般以蓝色何浅灰色为主。
E、舒适度会场要求整体环境舒适,温度适宜,不压抑,无噪音,光线充足,能满足预期人员的座席。
F、设施条件音响效果良好,具有数码投影仪与幕布,白板,立式讲台,饮水机,产品展示柜等。
G、卫生间位置卫生间不能离会场太远,不然会给来宾造成诸多不便。
H、就餐要求就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求,每张餐桌是有餐桌号,便于分组后确认。
就餐按当地标准适当安排,原则是中、晚餐按10人台计算,晕素搭配每桌不超过十个菜,主食以当地习惯搭配,上菜速度要合理,不能过长;早餐最好是自助餐;酒水以啤酒或低度酒为主,高度酒容易喝醉。
1.2会场布置为了增加会场内的气氛,条幅、海报、招帖是必不可少的。
A、导引牌从一进会场开始首先要有导引牌,另外主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等。
B、条幅会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅,为吸引眼球、突出主题,可编排有时尚味道的字眼,如“品牌缔造价值、实力致胜未来——**公司经销商赢销会”。
C、招贴“禁止吸烟”,“请将手机关闭或调至无声”,“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。
二、会务筹备期――为会议召开准备资料和审核课程2.1会议物资的准备2.1.1会议资料的准备A、来宾资料袋内容(以一个连锁公司为例):会议手册,招商书,招商手册,产品彩页,运营手册大纲,专卖店首批配置表,联系人名片,笔记本,笔,代表证B、会务组资料内容:接站一览表,来宾登记表,住宿登记表,用餐分组表,订票登记表,会务组成员通讯录(人手一份),列车及航班时刻表;2.1.2会议物资的准备:根据会议不同规模设定内容A、常用物资电脑,打印机,打印纸,微波炉,饮用水,饮水机,一次性水杯,照相机、摄像机或小型DV,胶卷,电池,备用插座,便签纸,裁纸刀,剪刀,胶带纸(宽窄均备),双面胶,回形针,大头针,胶水,白板笔,戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条;B、产品样品,常用药品(感冒、发烧、消炎、肠胃药品等)及员工值班食物(如牛奶、饼干,因为员工极有可能吃不上饭)2.2人员分组与协调2.2.1分组的原则分工和协调次序明白,首先是分工,完成自己份内的工作任务,其次是配合其他组的需要。
会议手册会议指南接待手册
**********工作会议会议指南主办单位:***********协办单位:***********2023年**月目录1.气象信息...................................................................................(*)2.会务须知...................................................................................(*)3.行程安排...................................................................................(*)4.住宿安排...................................................................................(*)5. 观摩乘车安排...........................................................................(*)6. 会议座次表...............................................................................(*)7. 观摩路线图...............................................................................(*)气象信息会务须知1.8月*日上午*前,参加***工作会议人员抵达**酒店(地址:****)报到,领取会议指南。
2.8月*日14:00,***酒店一楼大厅集合,统一乘中巴车开展观摩,请按车号准时乘车。
如有特殊情况,请及时与随车服务人员联系。
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会务接待手册目录一、手册说明 (3)二、有关会议的说明 (3)三、会议程序 (5)会前工作(按顺序) (5)议题及参会人员范围的确定 (5)会议场所的选定 (5)会议通知的起草 (5)申报会议预算 (5)人员确认 (5)设备准备(常用,根据不同会议及实际情况进行调整) (5)预定 (6)车辆安排 (6)起草会务组工作安排表 (6)会务宣传品的制作 (6)食品的采买 (6)指导服务员的工作 (6)会中工作(按顺序) (7)会议室保障 (7)汇报人员的保障 (7)用餐的保障 (7)住宿的保障 (8)会后工作(按顺序) (8)离会车辆安排 (8)退房 (8)设备整理 (8)结账 (8)设备归还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、注意事项 (8)附件:附件一:会议通知样式 (10)附件二:会务通知样式 (11)附件三:会议预算/结算清单样式 (14)附件四:会务分工明细表 (15)附件五:会议签到表 (17)一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作(会前、会中、会后)及注意事项,以便于会务人员掌握会议服务的各项流程,更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明1.适用范围:本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容:3.会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果;4.会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间;5.会议地点:会议地点应明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;6.会议议程:根据会议内容不同,可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。
组织会议人员在确定与会人员时,应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,努力做到既不因某人的缺席影响会议效果,也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。
同时又给相关人员以学习、观摩的机会。
7.会议注意事项:(1)着装要求:应以衣着整洁、大方得体为主要原则,必须佩带工作牌。
如有正装的着装要求需要明确指出。
(2)会议要求:会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。
尽量保留第一手资料,并作为公司发展史的一部分存档。
会议如需保密,应做好保密工作。
(3)对请假的要求:明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假,待准假后方可请假。
会议组织者不得请假。
(4)交通、食宿:如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿,应确定住宿人员名单,落实人员达到报道时间,做好车辆接送安排与食宿安排登记。
流程图:三、会议程序*会前工作(按顺序)1.议题及参会人员范围的确定2.会议场所的选定:会前至少十个工作日确定好会议地点,并详细了解场地的具体费用标准。
要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部设备齐全;(1)会议室的布局合理,灯光、音响、空调、投影仪等设备齐全。
(2)住宿(套间、单人间、标间)、餐饮等齐备。
说明:对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比较,提交会议组织部门确定后作后续工作。
3.会议通知的起草:(1)应在会前一周确定本次会议的议程,其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。
(2)结合会议议程起草会议通知,其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项(包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等)及路线图,并在会前十天发出。
(3)会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。
4.申报会议预算:根据会议的长短及对参会人员情况的确认,作如下费用明细。
会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。
会议预算要求在会前四天完成,经会议组织部门审阅后,报公司总经理审批。
5.人员确认:结合会议通知中所注明的参会人员名单,与其确认住宿、交通(往返)情况。
6.设备准备(常用设备,根据不同会议及实际情况进行调整)7.预定:根据征询结果进行预定。
其中要求确定的有:会议室、房间、餐饮、娱乐。
8.车辆安排:根据会议议程确定车辆的安排。
要求明确到达方式(飞机、火车、汽车)、到达时间、地点、路线,并将安排情况通知会务车辆调度人。
9.会务通知起草:在所发会议通知的基础上,结合以确定的参会及预订情况,起草会议的会务通知,要求所有安排详细并确定。
(1)应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图注。
(2)会务通知要求在会前四天前完成,三天前发给参会人员。
10.起草会务组工作安排表:在所发会务通知的基础上,按会务流程分析会务工作,要求尽量详细并将任务落实到人。
11.会务宣传品的制作:根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等,并根据会议议程需要,制作相应的宣传品。
12.食品的采买:根据会议的长短,采购相应的水果(水果应尽量选择应季、便于剥皮的水果,水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等)、干果及小点心,参考明细如下:13.会务指导服务人员的工作:(1)确定每次会议须有2-3名会务人员。
(2)通知服务员每15分钟续茶。
(3)事先与酒店人员联系,保证服务人员的及时到位。
(4)在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗,并在会前30分钟摆放完毕(需覆保鲜膜,临近会前取下)(5)摆放指路导示牌,指明会议室及会务组的地点。
会务人员需在会前30分钟布置好签到台,做好会议签到准备。
(6)所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。
会议室所需物品(投影仪、幕布、白板、激光笔)需在会前30分钟摆放并调试完毕。
(7)会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。
(8)会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。
(9)通知汇报人员于会前5分钟就坐并贮备好汇报资料。
*会中工作(按顺序)1.会议室的保障:(1)会议室全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务工作。
(2)每次汇报开始时,要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。
(3)协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。
(4)在会议休息期间,要协助下一个汇报人员进行调试及资料的收发。
(5)及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。
2.参会人员的保障:(1)落实参会人员及时到会,了解参会人员资料的准备情况,并协助做好准备工作(如笔记本、资料准备等)(2)落实参会人员的用餐情况。
(3)落实参会人员的返回情况。
3.用餐的保障:(1)要结合会议的进程和人数,通知餐厅饭餐的准备情况(人数)及用餐时间。
(2)要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕,热菜在用餐开始时上桌,尽量减少等待时间。
(3)如果下午有会议议程,午餐应安排为工作餐。
(4)午餐时间原则上不能晚于12:30开餐。
4.住宿的保障:(1)提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序,尽量先取得房卡。
在需要住宿的人员抵达酒店时,要及时做好签到。
手机身份证并提供相应的房卡。
待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。
(2)在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。
(3)会议期间落实住宿人的时间安排,确定退房时间。
做好与酒店的房卡交还。
*会后工作(按顺序)1.离会车辆安排:全部会议结束后,做好参会人数返程车辆安排工作。
确定尚需要住宿人员名单及客房号码,做好用餐及退房安排。
2.退房:在会议最后一天的中午12:00之前,将所有住宿房间的房卡收齐后,办理退房手续,并向酒店索要住宿清单。
3.设备整理:在送走所有参会人员后,进行设备的收拾和整理工作。
4.结账:在确认所有会议项目均已结束后,结账并开具发票。
5.设备归还:返回公司后,归还所有所借设备。
6.费用报销:在会后一周内进行费用报销,并附此次会议的费用决算表。
7.会务总结:会后尽快进行会务总结工作。
四、注意事项1.会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方便联系。
2.全程会议至少保证有1辆会议用车。
3.会议所需仪器应在出发前进行检测与调试。
4.会务人员要携带至少5份会务通知,以备查询。
5.对于涉及机密的受控文件,要指定专人做资料的发放工作。
6.会议期间如发生紧急情况,会务人员要沉着冷静,及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附件:附件一:会议通知样式附件二:会务通知样式附件三:会议期间公司领导行程安排附件四:会议预算/结算清单样式附件五:会务分工明细表附件六:会议签到表附件一:会议通知样式XXX单位XXXXXX会议通知一、会议地点:;二、会议时间:;三、会议主题:;四、参会人员名单:;五、会议议程安排:六、注意事项:1.着装要求:;请参会人员按照会议安排准时出席会议;会议期间,请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式;2.汇报人严格控制时间,保证会议议程顺利、按时进行;3.对请假的要求:;(例:原则上不得请假与迟到,如因时间无法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况,请假批准后并告知会务组。
)七、会务成员及联系方式:本次会议相关的接待、住宿等会务事宜请于会务组联系;会务组成员及联系方式:;附件二:会务通知样式XXX单位XXXXXX会议会务通知目录目录................................................会议须知..............................................日程安排..............................................参会人员名单..........................................友情提醒..............................................会务组成员及联系方式会议须知尊敬的各位领导:欢迎您参加本次会议,为开好本次会议,请您参考以下几点说明:1.本次会议安排在,会议地址:,酒店总机:;2.请参会人员按照会议安排准时出席会议;会议期间,请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式;3.会议内容涉及企业商业秘密,请务必注意保存好会议材料;4.会议期间,请注意安全,并妥善保管好财物;5.会务中心为客房每天配送;客房均已设置叫醒服务,时间定为:上午XX:XX;中午:XX:XX;6.会务中心设在房,酒店内线直拨;备有(碗面、咖啡、茶叶、药品等),如有需要请致电会务中心领用;7.其余未尽事宜,请致电会务中心安排解决。
祝您会议期间工作、生活愉快!友情提醒1.酒店位置及地图:酒店名称:(地址:;酒店总机:)2.天气预报:未来六天天气预报(由中央气象局XXXX年XX月XX日发布):提示:1)带齐证件出行,并注意路途安全;2)并请准备部分个人药品,如遇雨水较多,注意准备雨具出行。