办公用品出入库管理规定

办公用品及办公设备管理制度

1、办公用品管理制度

目的：为合理控制办公用品费用支出，加强管理，保证质量，节省开支，降低成本，特制定以下制度。

2、适用范围

本制度使用于本公司所有办公用品及办公设备的管理。

3、职责与权限

3.1总体上遵循“行政部统筹管理，各部门协助监督”的原则。办公用品由采购部负责采购，行政部验收、发放，财务部报销和费用成本管控。

3.2各部门指定专人负责本部门办公用品的申请、领用、统计需求及发放。

4、办公用品的分类

办公用品根据使用价值分为易耗品，低值耐用品，高值耐用用品三种。

4.1易耗品

指一般常用、消耗量的的文具。包括但不限于：各类书写笔类、胶水、透明胶、固体胶、双面胶、回形针、订书钉、笔记本，口取纸、橡皮擦、长尾夹、印台、印油等。

4.2低值易耗品

指能使用较长一段时间的非消耗品，包络但不限于：各类文件夹、文件筐、档案盒、笔筒、剪刀、订书机、计算器等。

4.3高值耐用品

指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于裁纸机、打孔机、打印机、电脑等。

5、办公用品的管理规范

5.1办公用品

5.1.1新员工入职1周后配发标准：黑色中性笔1支、圆珠笔1支、笔记本1本、工号牌1个，领用时需按领用规定填写信息确认。

5.1.2打印纸统一纳入部门计划同意采购，各部门按需领用，各部门打印后废弃文件资料每天自行回收，不得遗弃在打印机处，公司内部二次纸利用。

5.2办公印刷品

各部门如有办公印刷品需求，需填写物品采购单，说明清楚需制作的物品并上传相关附件。

5.3管理规范

5.3.1行政部定时进行办公用品出入库更新，确保账务相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，每月底与财务部做库存盘点。

5.3.2各部门根据公司制度配备办公用品，需遵循开源节流、降本增效原则，严格把控。

5.3.3办公用品由行政部统一保管，各部门严格审核把控办公用品申请，每月按需申请领用。

6.办公用品的管理流程

6.1采购

采购分定期采购计划和临时采购计划，执行先请购、后采购。

6.1.1物品采购采用预报申领制度，每月10-15号由各部门负责人或请购人填写物品采购申请，预报月采购计划。

6.1.2请购人如实填写采购物品的名称、规格型号、数量、金额、用途、供应商或渠道，由部门负责人或主管领导签字后报行政部。

6.1.3采购申请单由行政部门统一汇总后交由财务部门审核，再由领导批准，交采购部统一时间采购。

6.1.4临时采购计划作为月采购计划的补充，如需加急请在采购申请单标注。

6.1.5采购部需提交请款单，经领导批准后方可进行采购。

6.1.6采购如不属于急需用品一般原则在网上采购（选择信誉良好、质量可靠、价格公道）尽量固定商家，需让商家提供正规发票，如小型店面无法开取正规发票，可填写收据及提供定额发票。

6.1.7如出现特殊情况采购，需采购部填写委托书，经领导批准后可委托有关人员进行专项采购。

6.2入库

6.2.1物品入库需采购部提供相应货单及正规发票。

6.2.2行政部验收清点无误后填写入库单（入库单信息需填写完整，金额需与发票对应）6.2.3采购部需核实入库单及入库物品，并将相应票据（入库单、物品发票、物品清单）交由财务核实。

6.2.4财务部对物品及单据清点核实无误后方可入库。

6.3物品领用

6.3.1物品请购人下月1-5号统一到行政部一次领取物品。

6.3.2领取时需填写物品领用单或借用单。

6.3.3行政部填写出库单做好出库统计，并与财务账目对应。

6.3.4如有特殊需求由部门申请员提前向行政部申请。

7、办公用品仓库管理

7.1采购原则：低值易耗类办公用品可根据使用情况保持一定的库存量，对于低于库存量的办公用品，在每月15日前提出采购申请。

7.2库存摆放要求：管理员对入库的办公用品按性能、用途和保管要求进行科学分类，要定点放置，有利于取用。

7.3出入库情况详细登记在册。

7.4仓库须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功能和性能，按照“先入先出”的原则出库。

8、其他

8.1员工离职或调岗时，必须按登记记录将相应用品转交给工作交接人或归还至行政部，行政部在确保完整后进行入库登记，并注明缘由。

8.2提倡环保节约，诸如笔类文具，在笔杆可用时，以旧笔芯更换新笔芯。

8.3本制度自发布之日起施行，由行政部负责修订与解释。