公司人事档案管理规定
人事档案管理制度完整版
第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。
第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。
（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。
（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。
（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。
第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。
（三）负责档案库房的安全、保密工作。
（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。
第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。
（二）入职申请表、劳动合同等。
（三）其他与入职相关的材料。
第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。
（二）离职原因说明。
（三）其他与离职相关的材料。
第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。
（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。
（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。
第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。
（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。
（三）档案材料应当定期进行检查、维护。
第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
公司人事档案管理规定制度大全
公司人事档案管理规定制度大全一、总则人事档案是公司对员工进行记录和管理的一项重要工作，旨在确保档案的完整性、准确性和保密性。
为规范公司的人事档案管理工作，促进员工个人发展和公司运营的有序进行，制定本《公司人事档案管理规定制度大全》。
二、档案管理责任1. 公司人力资源部门负责人担任全公司人事档案负责人，负责档案管理工作的组织协调和监督。
2. 各部门负责人负责本部门内员工档案的归档、查阅和更新，并及时向人力资源部门报告档案相关事项。
3. 公司员工也有责任妥善保管个人档案，并及时向人力资源部门提供更新的个人信息。
三、档案的归档和分类1. 档案材料的归档应按照员工个人信息的完整性、保密性和可查询性原则。
应包括员工个人基本信息、合同协议、培训记录、员工考核、薪酬福利记录等内容。
2. 档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类和组织，方便查询和管理。
四、档案的存储和保管1. 档案应存放在封闭、防火、湿度适宜、安全可靠的场所，禁止将档案材料随意带离办公场所。
2. 档案室应有专门人员进行管理和保管，定期检查档案的完整性和状态，并做好档案的防火、防潮、防虫等工作。
3. 档案的电子存储应采取备份和加密措施，确保档案信息的安全性。
五、档案的查阅和调取1. 员工有权查阅自己的档案，但需提前预约，并在档案室的工作人员的监督下进行查阅。
2. 非员工本人的档案查阅需经过严格的审核和授权，并由档案室的工作人员在规定场所进行查阅。
3. 档案的调取应由人力资源部门或相关部门提出申请，经过审批后方可调取，并在调取后及时归还档案。
六、档案的保密和安全1. 档案室的工作人员需签署保密协议，并接受保密培训，严禁泄露和篡改档案信息。
2. 档案的复印和打印需经过授权，并有记录，严禁私自复印和打印档案材料。
3. 公司将对异常操作和违规行为进行调查和处理，涉及严重违纪的将给予相应的纪律处分。
七、档案的保管期限和销毁1. 员工离职后，档案将保留至其离职文件袋的保管期满后一年，期满后将销毁档案纸质和电子材料。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、真实性、保密性和有效性，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循便利性、实用性、保密性和规范性原则。
第四条全体员工应自觉遵守本管理制度的规定，依法、规范、及时、准确地履行人事档案管理职责。
第二章人事档案的种类第五条公司人事档案包括基本档案、任职档案和退休档案。
1.基本档案是指员工在公司入职后，首次建立的、记录员工个人基本信息的档案，包括员工基本信息、家庭成员、教育经历、工作经历等。
2.任职档案是指员工在公司任职期间形成的记录员工工作情况和表现的档案，包括员工绩效考核、晋升晋级、处分记录等。
3.退休档案是指员工离退公司后形成的记录员工退休情况和享受待遇的档案，包括员工退休时间、退休工资、退休福利等。
第三章人事档案的管理第六条公司应设立专门的人事档案室，负责公司人事档案的管理工作，确保人事档案的安全、保密和完整性。
第七条公司应建立健全的人事档案管理制度和文件管理制度，明确人事档案的管理权限和流程，规范人事档案的存档、借阅和使用。
第八条公司应及时更新员工的人事档案，确保工作变动、奖惩等信息的及时记录和归档。
第九条公司应加强对人事档案的保密管理，严格控制档案的查阅权限，禁止未经许可的查阅和泄露人事档案信息。
第十条公司应建立档案条码或电子档案系统，方便对人事档案的管理和检索。
第四章人事档案的归档和销毁第十一条公司应设立人事档案的存档期限和销毁标准，根据相关法律法规和公司规定，明确人事档案的归档和销毁时限。
第十二条员工离职后，公司应及时将其人事档案进行归档处理，妥善保管并进行备份。
第十三条人事档案存档期限为员工离职后7年，满7年后应将人事档案进行销毁处理。
第五章附则第十四条本管理制度自颁布之日起实施，如有需要修改，须经公司领导同意后方可生效。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
公司人事档案规章制度
公司人事档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理，保障员工的合法权益，提高公司的管理效率，特制订本规章制度。
第二条公司的人事档案管理遵循法律法规和公司的内部规定，坚持公开、公正、公平的原则，依法保护员工的个人隐私信息。
第三条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括档案建立、档案保管、档案利用等方面。
第四条公司人事部门为公司各部门的人事档案管理负责，各部门负责人配合人事部门按照规定执行人事档案管理工作。
第二章人事档案的建立和归档第五条员工入职时，公司应当立即为其建立个人人事档案，包括个人基本信息、劳动合同、学历证书、职称证书、岗位变动等相关资料。
第六条员工的档案应当及时更新，特别是在员工发生变动时，如晋升、转岗、离职等，应当及时记录和归档相应资料。
第七条公司应当定期对员工的档案进行归档整理，确保档案的完整性和安全性，建立档案借阅和查阅制度。
第三章人事档案的保管和利用第八条公司应当建立完善的人事档案保管制度，确保档案的安全性和保密性，严格限制档案的查阅范围。
第九条员工可以随时申请查阅自己的档案，在查阅过程中应当遵守规定的程序和注意事项。
第十条公司可以根据需要利用员工的档案信息，但必须经过员工本人的同意，且不得违背法律法规或损害员工的合法权益。
第四章人事档案的移交和销毁第十一条员工离职时，公司应当及时办理人事档案的移交手续，确保档案的完整性和准确性。
第十二条公司应当依法定期对档案进行清理和销毁，不得滞留无效资料或泄漏员工的隐私信息。
第五章人事档案的监督和检查第十三条公司应当定期对人事档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保规章制度的执行和档案管理的规范性。
第六章附则第十四条公司人事档案规章制度的解释权归公司人事部门所有，如有修改或补充，需经公司领导审批后方可实施。
第十五条本规章制度自发布之日起生效，具体细则由公司人事部门制定并与相关部门通知执行。
以上为公司人事档案规章制度的主要内容，希望全体员工严格遵守执行，共同维护公司的正常运作和员工的合法权益。
一般公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案在公司人力资源管理工作中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的档案管理。
第二章管理原则第三条人事档案管理遵循安全、保密、准确、完整、高效的原则。
第四条人事档案实行集中统一管理，专人负责，确保档案的完整性和安全性。
第三章管理范围第五条本制度管理的人事档案包括：1. 员工个人基本信息档案；2. 员工劳动合同、聘用协议等；3. 员工工资、福利、奖金等薪酬档案；4. 员工培训、考核、奖惩等绩效档案；5. 员工社会保险、公积金等福利待遇档案；6. 员工离职、退休等手续档案。
第四章管理职责第六条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定人事档案管理制度，并组织实施；2. 指导各部门做好人事档案的收集、整理、归档工作；3. 负责人事档案的保管、借阅、查询等工作；4. 定期对人事档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性；5. 对人事档案进行保密，防止档案泄露。
第七条各部门负责人负责本部门人事档案的收集、整理、归档工作，具体职责如下：1. 收集、整理本部门员工的人事档案资料；2. 及时将人事档案资料报送人力资源部；3. 配合人力资源部做好人事档案的借阅、查询等工作；4. 对本部门人事档案进行保密，防止档案泄露。
第五章管理程序第八条人事档案的收集：1. 员工入职时，各部门负责收集员工个人基本信息、劳动合同等资料；2. 员工入职后，各部门负责收集员工的薪酬、绩效、福利等资料。
第九条人事档案的整理：1. 按照档案类别和顺序进行整理；2. 对档案资料进行编号、分类、归档。
第十条人事档案的保管：1. 严格按照档案管理制度进行保管；2. 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整性和安全性。
第十一条人事档案的借阅：1. 借阅档案需经主管领导批准；2. 借阅档案时，需填写借阅单，注明借阅目的、期限；3. 借阅档案后，应及时归还。
公司人事档案管理规定_规章制度_
公司人事档案管理规定人事档案管理规定：1、目的：规范人力资源档案管理，为公司提供准确的人力资源信息。
2、范围：全体员工3、责任者：总经理办公室4、程序：4、1责任区分总经理办公室4、1、1公司总经理办公室要有兼职档案管理员，专门负责公司各种档案管理工作，就此工作对人事助理负责。
4、1、2档案管理员负责员工档案的调入、调出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、1、3档案管理员要按归档材料要求，及时、准确收集员工档案材料所需信息，录入个人档案中。
4、1、4人事专员、档案管理员有权要求员工按时上交、补齐个人档案材料。
4、1、5在公司条件允许的情况下，逐步建立员工电子档案。
员工责任：4、1、6公司正式员工都必须向公司提供准确的个人信息。
4、1、7部门助理以上及个别关键岗位员工的个人信息，要由总经理办公室专门调查核实。
4、1、8对恶意提供个人虚假信息的员工，一经查实，一律作辞退处理。
4、1、9员工个人原有人事关系档案可由个人或公司协助调入，委托人才交流中心代为保管。
4、1、10员工个人信息发生变化，必须在15个工作日内报告总经理办公室，以便及时更改。
4、2档案建立4、2、1正式员工必须建立统一的基础档案，基础档案包括：应聘登记表、员工履历表（主管以上员工）、各种证件（身份证、户口本、学历证、学位证、职称证、驾驶证、上岗证）复印件、近期一寸正面彩照、体检表、健康证。
4、2、2员工档案后续内容包括：转正定级表、、任免表、年度体检表、入党、团登记表、奖惩表、培训记录、年度考核表及其他内容异动表（姓名、民族、学历、职称、岗位、薪资、家庭住址、电话号码、婚姻、证明人、担保人）。
4、2、3员工个人档案材料的收集，属于在公司工作期间发生的材料由档案管理员直接收集归档，个人认为需归档的材料，交由人事专员辨析确认签字后归档。
4、3档案管理4、3、1员工人事关系档案一律交由省、市人才交流中心托管，公司可报销50%档案托管费。
因个人原因不按规定办理托管造成死档的，后果自负。
人事档案管理规定
人事档案管理规定人事档案管理规定一、目的人事档案管理是为了规范和保护员工的个人信息，确保人事档案的准确性、完整性和安全性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。
二、适用范围本规定适用于公司所有员工的人事档案管理，包括招聘、入职、转正、晋升、调岗、离职等各个环节。
三、档案内容1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等；2. 教育背景：包括学历、毕业院校、专业等；3. 工作经历：包括以往工作单位、职位、任职时间等；4. 培训记录：包括参加的培训项目、培训时间、培训成绩等；5. 奖惩记录：包括获得的奖项、受到的处罚等；6. 职业资格证书：包括职业资格证书的名称、证书编号、颁发机构等；7. 健康状况：包括体检记录、疾病史等；8. 合同及协议：包括劳动合同、保密协议等。
四、档案管理责任1. 人力资源部门负责员工档案的建立、归档、更新和保管工作；2. 每位员工有责任提供真实、准确、完整的个人信息，并及时更新；3. 相关部门负责提供员工的相关资料，如入职申请表、离职手续等；4. 保密部门负责保护员工档案的安全性和机密性。
五、档案保管1. 员工档案应存放在专用的档案柜中，确保安全可靠；2. 档案柜应设有密码锁或专人看管，防止未经授权的人员接触；3. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮的地方，避免受潮或受损；4. 档案柜内的档案应按照员工的姓名或工号进行分类和整理；5. 档案柜的使用记录应进行登记，记录借阅人员、借阅时间和归还时间。
六、档案查询和借阅1. 员工有权查阅自己的档案，但需提前向人力资源部门提出申请；2. 员工可以向人力资源部门申请借阅自己的档案，但需填写借阅申请表并提供合理的理由；3. 借阅档案的员工应承担保密责任，不得将档案外借或泄露给他人；4. 借阅档案的员工应按时归还，逾期未归还的，将承担相应的责任。
七、档案保存期限1. 在职员工的档案应保存至员工离职后的5年内；2. 离职员工的档案应保存至离职后的30年内；3. 档案保存期满后，应进行销毁处理，确保信息安全。
公司员工人事档案管理规定
公司员工人事档案管理规定随着企业规模的不断扩大，员工人事档案管理显得愈发重要。
良好的人事档案管理是保障企业正常运营和员工权益的基础。
为此，制定公司员工人事档案管理规定是必要的。
本文将详细介绍公司员工人事档案管理的相关规定，确保档案的完整、准确、保密。
一、档案建立和归档1.1 新员工入职后，人力资源部应及时建立其个人人事档案，并包括以下内容：- 员工基本信息，包括姓名、性别、身份证号码、联系方式等；- 入职日期、职位及任职部门；- 教育背景、工作经历等相关信息；- 健康体检报告和相关证明材料。
1.2 个人人事档案应以电子形式存档，同时备份在安全可靠的服务器中，确保档案的安全和完整。
1.3 档案管理部门应按照规定的归档标准，将员工人事档案妥善归档，确保档案的整齐有序，便于查阅。
二、档案查阅和利用2.1 员工可向人事部门提出个人档案查阅申请，但需提前书面申请并注明查阅目的。
2.2 人事部门应在收到查阅申请后，按照法定程序和时限提供员工所需的档案信息。
2.3 员工个人档案的利用应当遵循合法、正当、必要的原则，不得用于其他非法目的。
三、档案保密和安全3.1 公司对员工人事档案信息承担保密责任，不得将档案信息泄露给任何未经授权的第三方。
3.2 人事档案管理部门应建立健全安全防护措施，防止档案信息的丢失、篡改或泄露。
3.3 在员工离职后，其个人档案应当妥善保管，依法保留一定时限后进行销毁。
四、档案更新和维护4.1 人事档案管理部门应及时更新员工的相关信息，如职位变动、薪资调整等。
4.2 如发现档案信息有误，应及时纠正并完善，确保档案的准确性。
4.3 在员工离职时，应当进行最终的档案整理和归档，确保档案的完整性。
五、违规处理5.1 对于违反公司员工人事档案管理规定的行为，公司将按照相关规定进行相应的处理，包括但不限于警告、停职、解聘等处罚。
5.2 对于涉嫌泄露、篡改或滥用员工人事档案信息的行为，公司将依法追究法律责任。
公司人事档案管理规定
公司人事档案管理规定
人事档案管理是企业人力资源管理的基础和核心，对于保障企业的人力资源管理效率、个人隐私和企业法律合规性都有重要作用。
以下是公司人事档案管理规定的内容。
一、档案管理的基本原则
1.保密性原则：企业应当严格保密员工的个人信息及有关数据资料。
2.合规性原则：企业应当遵守国家有关劳动法律法规，建立符合国家法规要求的人事档案管理制度。
3.真实性原则：档案内容应当真实、准确，不得夹带虚假信息和误导性陈述。
4.完整性原则：人事档案应当完整无缺，不得随意扣留或撤销有关记录。
二、档案管理的内容和要求
1.个人基本信息：个人基本信息是人事档案管理的核心内容，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系电话、学历等。
2.工作经历：员工工作经历记录应当如实记载，在员工入职时，应当了解其过往工作职业，包括岗位、薪酬等。
3.薪酬福利：包括工资、津贴、奖金、福利、保险等，薪酬标准应当透明公开。
4.考核评价：记录员工的工作表现、绩效评价等相关信息。
5.教育培训：记录员工接受过的培训和学习的情况。
三、档案的存储和安全保密措施
1.存储，必须保持干燥、防潮、防火、防鼠等。
2.安全：所有员工档案应当限制访问权限，只有特定人员可以查看档案。
3.备份：公司应当建立完善的档案备份制度，定期做好档案备份，以应对数据丢失或损坏的风险。
总之，建立规范的人事档案管理制度有助于保护员工的隐私、遵守劳动法律法规，为企业可持续发展提供保障。
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公司人事档案管理规定
公司人事档案管理规定公司人事档案管理规定一、目的公司人事档案管理规定的目的是确保公司对员工人事档案的管理合规、规范和高效，保护员工的隐私权益，提供准确、完整和可靠的人事信息，为公司的人力资源管理提供支持。
二、适用范围本规定适用于公司所有员工的人事档案管理，包括员工入职前、在职期间和离职后的相关记录和文件。
三、档案管理责任1. 人力资源部门负责公司人事档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档和保管。
2. 各部门负责员工档案的及时更新和补充，并按照规定的流程将相关文件和记录交由人力资源部门处理。
3. 人力资源部门应制定档案管理流程和操作规范，并向全体员工进行培训，确保各部门按照规定的流程进行档案管理工作。
四、档案内容1. 入职前档案：包括招聘简历、面试记录、背景调查报告等。
2. 在职期间档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、晋升记录、奖惩记录等。
3. 离职后档案：包括离职申请、离职手续、结算单等。
4. 其他相关档案：包括员工个人信息、健康体检记录、薪酬福利等。
五、档案保管1. 档案室：公司设立专门的档案室，由人力资源部门负责管理和保管人事档案。
2. 档案柜：人事档案应存放在专用的档案柜中，每个员工应有独立的档案柜，确保档案的安全性和机密性。
3. 档案备份：人事档案应定期进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
六、档案查阅1. 查阅权限：只有经过授权的人员才能查阅员工的人事档案，且查阅目的必须符合法律法规和公司规定。
2. 查阅记录：每次档案查阅都应有明确的记录，包括查阅人员、查阅时间和查阅目的等。
七、档案保密1. 保密责任：公司所有员工都有保护员工隐私和保密人事档案的责任，不得私自复制、泄露或篡改档案内容。
2. 数据安全：公司应采取必要的安全措施，保护人事档案的数据安全和防止信息泄露。
八、档案保存期限1. 入职前档案：应保存至员工离职后3年。
2. 在职期间档案：应保存至员工离职后5年。
3. 离职后档案：应保存至员工离职后7年。
公司人事档案管理规定
公司人事档案管理规定(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司人事档案管理办法规章制度范文（二篇）
公司人事档案管理办法规章制度范文一、目的与依据为规范公司人事档案的管理，确保人事档案的完整、安全和可查询性，提高公司人事管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司内所有人事档案的管理，包括员工入职、调动、离职等各类人事变动的档案管理。
三、管理责任1. 公司人力资源部门负责人负责全面的人事档案管理工作，包括档案的整理、归档、存储和销毁等。
2. 各部门负责人负责本部门员工的人事档案管理，并确保档案的及时更新和准确完整。
四、档案存储与归档1. 人事档案存储的形式可以是纸质档案、电子档案或两者结合，根据具体情况进行选择。
2. 纸质档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类存储，并标明存放位置和责任人。
3. 电子档案应建立统一的命名规范和文件夹管理制度，确保档案的统一性和可检索性。
4. 所有人事档案必须通过授权的渠道进行存储和归档，未经许可禁止私自复制、转移档案。
五、档案的更新与维护1. 员工入职时，应按照规定的程序提交相关入职材料，包括身份证复印件、学历证明、就业协议等，并及时归档。
2. 员工调动、晋升等人事变动时，应及时更新档案中的信息，并保留原始材料以备查阅。
3. 员工离职时，应进行离职手续，并按照规定的程序进行档案的整理和归档工作。
4. 所有的档案更新和维护必须由专人负责，并确保及时性和准确性。
六、档案安全与保密1. 人事档案必须妥善保管，严禁私自带离档案房间或移交给其他人员，确保档案的完整性和安全性。
2. 纸质档案应存放在安全的档案柜中，电子档案应有专用的存储设备，并设置密码保护和权限管理。
3. 涉密档案应按照国家的相关规定和公司的保密制度进行管理，确保档案的机密性和保密性。
七、档案查询与利用1. 员工有权查阅自己的档案，提出合理的请求，并经过授权后进行查阅。
2. 其他人员查询档案时，应提出申请并说明查询的目的和理由，并经过授权后进行查阅。
人事档案管理规定
人事档案管理制度第一章总则第一条：为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为公司各项工作服务,特制定本管理制度;第二条：人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分,也是公司档案工作的重要组成部分;它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的；是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据;第三条：本制度适用于公司及其各个部门;第二章管理职责第四条：人力资源部一负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；二负责本制度在各部门实施执行的具体指导和监督检查；三负责公司全体员工的人事档案管理工作；四负责对员工人事档案管理工作进行检查与督导；五人力资源部人事档案管理的职责具体如下：1收集、鉴别和整理档案材料；2办理档案的查阅、借阅和转递手续；3登记职务及工资变动情况；4为有关部门提供档案信息情况及有关材料；5做好人事档案的安全、保密、保护工作；6办理人事档案有关的其他事宜;第五条：人事档案管理人员工作要求和职责一坚持四项基本原则,贯彻党的路线、方针、政策,认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,努力提高政治思想水平；二热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识,不断提高业务水平和工作能力；三严格执行保密守则,不向无关人员泄露员工人事档案内容；四贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例,管理好本单位员工人事档案,接受上级的监督、检查与指导；五负责本单位人事档案信息的维护与管理,负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查借阅等工作；六调查研究员工人事档案工作情况,制定各项规章制度及工作流程；七采取防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等各项预防措施,确保员工人事档案的安全保管,防止各类事故的发生;第三章人事档案内容第六条：员工人事档案正本的内容和分类：第一类履历材料：个人简历表,各类人员登记表；第三类鉴定、考核、考察材料：鉴定含自我鉴定,调动、任免的考核材料等；第四类评定岗位技能和学历材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩,专业技术职务评定的考核、审批材料,毕业生登记表,选拔留学生审查登记表,创造发明、科研成果、着作及有重大影响的论文目录；培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料；第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告,取消预备党员及党员资格的材料,退团材料,中国共产党党员登记表,加入民主党派的有关材料；第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料,法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；第九类录用、任免、聘用含劳动合同书、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退离休、退职、各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书,员工逝世后的有关材料,非正常死亡的调查报告及相关材料;第七条：员工人事档案副本的内容：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料；第五类的重要政历材料；第七类的奖励材料；第八类的处分材料；第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料;其他类别如有重复的材料,也可归入副本;第四章档案的整理第八条：整理员工人事档案,必须做到档案材料认真鉴别,分类准确,材料齐全,编排有序, 目录清楚, 装订整齐, 达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求;第九条：每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序,并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号,在其右下角编写页码;第十条：档案材料排序的方法：一按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：二按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类;其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料,入团志愿书应排在入团其他材料之前,入党志愿书应排在入党其他材料之前,先排入团后排入党材料;第十一条：档案材料目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写,具体要求如下：一题目与材料相符,过长的可简化,但要反映材料的主要内容,无题目的可自行拟题目；二材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；三档案材料页码按图书编页法进行编页,每面为一页,已印有页码的材料应如数填写;第十二条：档案材料统一使用十六开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写;第五章人事档案的收集、保管和销毁第十三条：员工所在单位的组织、人力资源部对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整;第十四条：立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备;材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档;第十五条：按规定需要销毁档案材料时,必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准,方可销毁;第十六条：档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有关规定的标准;第十七条：严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊;对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理;对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的,要依法处理;第十八条：档案管理单位应建立健全查借阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序,并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作;第十九条：人力资源部的档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作;1、新员工报到时；新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号同员工的工号相同、员工姓名、性别;办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档：⑴、职位申请书必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片；⑵、身份证双面都印在同一页上,A4纸、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件;2、员工办理正式入职手续时；办理完入职手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档：⑴、签署好的担保书；⑵、试岗通知单必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价；⑶、录用通知单、实习协议;3、员工办理转正手续时；员工转正手续完成后,各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋：⑴、员工保管的实习协议和录用通知单；⑵、该员工的转正申请表、转正通知单；⑶、劳动合同；⑷、竞业禁止合同书;4、员工办理调动手续时；各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内,将员工调动手续资料装入该员工的档案内,具体的资料有：⑴、人事异动审批表；⑵、员工调动工作移交表；⑶、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作事宜移交明细表；⑷、调令;5、员工办理离职手续时；人事处在办完员工离职手续的三个工作日内,将离职相关资料装入该员工的档案内,必须装入的资料有：⑴、该员工的书面离职申请书；⑵、该员工交回的自己保存的劳动合同、竞业禁止合同书、转正通知单；⑶、离职申批表；⑷、员工离职工作移交表；⑸、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作事宜移交明细表;6、公司对员工进行表彰或处罚时,需要归档的资料必须第一时间三天以内归档;第二十条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷;人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料;第二十一条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;第六章档案的提供和利用第二十二条：因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定：一查阅本单位人员档案应填写审批表,按规定程序逐级审批,方便查阅;二如需要本公司领导干部档案,应携带工作证、单位介绍信或内部审批表,经人力资源部领导同意后方可查阅;三人事档案除特殊情况外一般不借出查阅;如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经人力资源总监批准,并严格履行登记手续;四任何个人不得查阅或借用本人及亲属包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等的档案;五查阅档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、抽取、撤换档案;查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容;对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任;六因工作需要从档案中取证的,须请示档案所在单位部门主管领导批准后才可复制办理;第七章档案的转递第二十三条：员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,工作交接并办清所有手续后,如无特殊情况,所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动组织、人事部门;所在单位领导如有职务调整,无特殊情况,接到任免通知后,10天内必须办理档案转递;第二十四条：转递档案应遵守下列规定：一通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带;二对转出的档案,必须填写人事档案转递通知单,并密封包装;三对转出的档案材料,应齐全,不得扣留或分批转出;四接收单位收到档案经核对无误后,应在回执单上签名盖章,并将回执单立即退回;逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防档案丢失;第八章其他规定第二十五条：凡是公司的员工正式员工、试用员工和临时员工都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定;第二十六条：人事档案管理由人力资源部负责,档案管理岗位人员应具有良好的思想素养,接受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度原则上安排中共党员从事此项专项工作;第二十七条：不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁;第二十八条：本制度最终解释权归公司人力资源部;人事档案借阅申请表日期：20 年月日人事档案借阅登记表人事档案移交表。
小型公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循安全、保密、规范、高效的原则。
第二章管理范围第四条人事档案管理范围包括员工的基本信息、劳动合同、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。
第五条人事档案管理应涵盖公司所有员工的入职、在职、离职等各个阶段。
第三章管理职责第六条人力资源部负责公司人事档案的日常管理工作。
第七条人力资源部应指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第八条各部门应积极配合人力资源部做好人事档案的管理工作。
第四章档案管理内容第九条档案收集（一）员工入职时，需提交相关证明材料，包括身份证、学历证书、资格证书等。
（二）员工离职时，需提交离职证明、离职交接清单等。
第十条档案整理（一）按照档案类别进行分类，包括基本信息档案、劳动合同档案、工作经历档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
（二）对收集到的档案材料进行整理、归档。
第十一条档案保管（一）档案保管实行专人负责制，确保档案安全。
（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。
（三）档案存放应按顺序排列，便于查阅。
第十二条档案利用（一）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经人力资源部审核同意后方可查阅。
（二）非员工本人需查阅档案时，需经公司领导批准，并办理相关手续。
第五章奖励与处罚第十三条对认真履行职责，在档案管理工作中做出突出贡献的，给予表彰和奖励。
第十四条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，将依法依规追究责任。
第六章附则第十五条本制度由人力资源部负责解释。
第十六条本制度自发布之日起施行。
第七章保密协议第十七条公司与员工签订保密协议，确保人事档案信息的安全。
（一）员工在任职期间，应遵守国家有关保密法律法规，对所接触的人事档案信息负有保密义务。
（二）员工离职后，仍应遵守保密协议，不得泄露公司人事档案信息。
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人事档案管理规定第一章? 总? 则第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。
第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。
第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。
第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。
第二章机构和职责第五条人事档案由人力资源部进行管理。
服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。
第六条档案管理员职责：(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护；(二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续；(三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜；(四) 做好员工档案的保护工作；(五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。
第三章人事档案保密规定第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。
个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。
不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。
第四章材料归档规定第八条人事档案的内容及分类归档(一) 履历材料包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。
(二) 自传材料包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。
?(三) 鉴定、考核、考察材料包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。
?(四) 评定岗位技能和学历材料包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。
(五) 政审材料包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。
?(六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。
(七) 奖励材料包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。
(八) 处分材料包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。
?(九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料；(十) 其他可供组织参考的材料。
包括：?1、企业工人从事特殊工种工作登记卡；2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表；3、计划生育审批表；4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表；5、有残疾的体检表、残疾登记材料；6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书；7、有关证明单位改制的文件材料；8、有关证明单位更名的文件材料；9、有关证明单位性质的材料；10、有关证明在外地从业期间参保情况的文件材料；11、有关证明从事特殊工种的文件材料；12、有关特殊工种岗位的批件；13、有关证明招工情况的文件材料；14、有关证明知青身份的文件材料；15、有关证明户籍迁出迁入的文件材料；16、有关证明出生时间的文件材料；17、有关证明参军、复员、转业人员身份、时间的文件材料；18、其他证明材料。
第九条归档程序(一) 职工个人在一定时期内的再教育学习、学历、职称、技能学习过程中形成的材料（权威部门确认）及时移交到部门兼职档案员处。
(二) 公司人事、组织部门的管理人员以及各部门的兼职档案员，负责对日常工作活动中所形成的员工人事档案材料进行收集归档，凡涉及到归档范围内的材料应在审查盖章或个人签字后择其收集整理，及时移交到对口部室，直至移交到人力资源部。
第十条归档时间人事档案材料属于年度类的在办理完毕后的次年三月底前移交归档。
阶段、周期性材料在活动完成后两个月之内归档。
变更、修改、补充、调动、调离的材料及时归档。
第十一条归档要求(一) 收集的归档材料应客观真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。
需经组织审查盖章或本人签字的应盖章签字完成后及时移交。
(二) 接收部门应全面检查归档文件材料质量，交接双方核对移交清册后履行签字登记手续。
(三) 对转入的档案，拆封人员要根据档案清单核对验收，缺材料的原档退回。
(四) 对假公济私或利用档案材料营私舞弊的，将视情节轻重，严肃处理。
对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
(五) 人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；A4纸填写的，要求页边距左右均大于或等于2.5cm，上下均大于或等于3cm，以便于用来裁剪。
第五章人事档案的保管规定第十二条人事档案存放应配备档案库房、档案工作室等相应设施。
做好防火、防盗、防虫、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染等八防工作。
第十三条人事档案材料应分类整理后方可入卷存档。
每年要对档案进行一次整理、校对工作。
第十四条档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第六章人事档案查阅规定第十五条查阅手续(一) 凡查阅人事档案者，一律填写《人事档案借、阅审批单》（见附表），档案室凭审批表提供档案。
人力资源部、党群工作部查阅人事档案人员每年审批一次。
(二) 外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信和本人身份证件，填写《人事档案借、阅审批单》，方可查阅。
(三) 查阅档案应在查阅室查阅，查阅时按顺序翻页，避免乱插错放、不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。
不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的经审查批准后方能办理复制。
第十六条注意事项(一) 建立档案查阅登记规定，对查阅职工档案的情况做好记录。
(二) 凡查阅人事档案的工作人员必须是中共党员，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
(三) 查阅档案时要注意爱护，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损、泄密等。
(四) 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。
确因工作需要从档案中取证的，须填写《人事档案借、阅审批单》方可办理。
(五) 档案一般不借出查阅。
如必须借出查阅时，应提交报告，填写《人事档案借、阅审批单》，严格履行登记手续。
(六) 借用的人事档案，必须妥善保管，要严格保密，不准转借，不准交给无关人员和本人翻阅。
(七) 任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。
(八) 员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内进行移柜。
第七章人事档案转递规定第十七条人事档案的转出(一) 员工劳动合同终止、解除或其它原因需要转出档案的，应在15天之内办理转递手续。
(二) 员工工作调动的，需持商调函办理转出手续。
(三) 对转出的人事档案要进行认真的检查核对，并按规定的要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。
未经整理的档案，不得转出。
(四) 档案转出要填写档案转递通知单，提档人签字，档案要密封，加贴密封条并盖密封章。
(五) 转出的档案须进行编号登记。
(六) 档案转出后，经办人应在档案名册上注明何时转往何处并签字，以便备查。
(七) 对转出的档案回执以及清单，于次年归入到公司档案室，并留台帐予以备查。
第十八条人事档案的接收(一) 新员工调入，接到有关员工调入通知后，应及时接收人事档案。
(二) 对接收的人事档案，应当场开封，对照档案清单检查核对，无误后接收；若缺少材料，档案退回并明确告知，补齐材料后再予接收。
(三) 对接收的人事档案，要认真登记、编号、整理、入库。
第十九条其他要求对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。
第八章人事档案的检查核对规定第二十条? 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。
做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和张冠李戴等错装现象。
第二十一条? 接收档案时，看姓名、单位、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单所列的材料项目相符，发现差错及时纠正。
第二十二条? 转出档案时，认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。
第二十三条? 接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案要先清点，再归档。
第二十四条? 每年年底进行一次档案总核对工作。
必要时可半年一次。
第九章附则第二十五条? 本规定由人力资源部负责解释与修订。
第二十六条? 本规定自颁布之日起实施。
附表：人事档案借、阅审批单制表：人力资源部人事档案借、阅审批单制表：人力资源部。