公司文件格式管理规定

公司文件格式管理规定

1总则

1.1 为规范公司文件管理，提升企业形象，使公司经营管理类行文、资料处理工作，规范化、制度化、科学化，特制订本办法。

1.2 本办法适用于公司内部所有正式文件、文档及资料，如体系文件、管理文件、制度、通知、通报、红头文件等；

1.3 本办法不适用于技术文件，技术文件格式由工程技术中心出具；

2职责权限

2.1 办公室负责本办法的制定、修改、解释和实施。

2.2 总经理负责本办法的审批。

2.3 各部门负责本办法的宣贯与实施。

3文件格式排版

3.1纸张

3.1.1公司的文件纸张用标准的A4打印纸；

3.1.2体系文件页眉左上角为文件编号，中间为文件名称，右上角为版本号；

3.1.3企业管理文件页面左上角为公司logo，右上角为文件编号。

3.2结构层次及编号

3.2.1文件在结构层次上由章、条、段、列项、附录组成。章是文件内容划分的基本单元，条是章的细分。段是章或条的细分。列项由一段后跟冒号的文字引出；

3.2.2章：每一章均应有标题。使用阿拉伯数字从1开始对章编号，编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前；

3.2.3条：同一章节或层次下，有2段或以上的内容时方可以设条。使用阿拉伯数字对条编号，第一层次的条（例如

4.1,4.2）可分为第二层次的条（例如4.1.1,4.1.2等），需要时，一直可分到第四层次（4.1.1.1.1）；

3.2.4段：段不编号；

3.2.5列项：列项应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标识；

3.2.6附录：按照条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。如果只有一个附录仍应标为“附录A”。附录编号后跟附录标题。

3.2.7文件编号规则见附录A《公司文件编号规则》

3.3字号、字体

3.3.1标题编号及标题字号及字体

a)文件标题为三号黑体，居中；

b)章标题置于编号之后，编号和标题均为四号黑体；

c)条标题置于编号之后，编号和标题均为小四号黑体；

d)条文字置于编号之后，编号和文字均为小四号宋体；

e)列项及其编号均为小四号宋体；

f)附录编号及标题均为小四号黑体；

3.3.2正文字号及字体

a)正文中字体为宋体小四号字，无特殊要求字体颜色均为黑色；

b)图表大小可根据需要设定，图表标题用宋体，加粗，小四号字体；图表内容中，

标题栏需用宋体，五号字体，加粗；图表其它正文内容文字用宋体，五号字体；

c)图表及正文的说明、注解文字用宋体，五号字体；

3.4行距、缩进

3.4.1文件标题为2倍行距；

3.4.2章的编号顶格编排，章的编号与其后的标题之间空一汉字间隙，章编号及标题为2倍行距；

3.4.3条的编号顶格编排，条的编号与其后的标题或文字之间空一汉字间隙，回行时顶格编排，条编号及标题为1.5倍行距；

3.4.4段的文字空2个汉字起排，回行时顶格编排。除编号外，其他各项均应另起一行空2个汉字起排。例如段、列项，均应该另起一行空2个汉字起排。段的文字为1.5倍行距；

3.4.5列项的字母编号均应空2个汉字起排，列项字母编号与其后的文字之间空一汉字间隙，回行时与上一行文字对齐。列项编号及文字为1.5倍行距。

3.5页边距

页面的页边距：上为2.5厘米，下为2厘米，左为2厘米，右为2厘米，页眉顶端距离为1.5厘米，页脚底端距离为1.2厘米；文件应左侧装订，装订线0.5厘米；

3.6页眉页脚

3.6.1页眉字体为黑体小四，页眉的文件编号下方应标注本文件所代替的文件的编号，若为新增文件，则不标注。可参见本文件；

3.6.2页脚的中间设置页码，页码需体现当前页数和总页数，使用“当前页数/总页数”的格式，字体为Times New Roman五号数字，居中。

3.7封面

3.7.1单一文件可以不设置封面，文件汇编、体系文件需要设置封面；

3.7.2封面格式要求：

a)左上角为文件类别，宋体，小四号字，加粗；右上角为文件编号，黑体，小四

字，加粗；

b)若文件为修订升级版本，需在文件编号下方标注代替旧版本文件的编号。如本文

件“代替RR-HTS-BG-01-2015”；

c)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在文件编号下方标注“保密等级”“紧急

程度”，字体为黑体，小四号字，加粗，1.5倍行距；

d)文件标题是宋体，一号字，加粗，居中；

e)标题下方标注：“编制”“审核”“批准”，楷体，三号字，居中；

f)企业管理文件封面下侧标有：执行部门、抄送部门、责任部门、印发时间，字体

为宋体，四号字，加粗；

g)体系文件封面下侧标有：发布时间，实施时间，字体为宋体，四号字，加粗；

h)体系文件封面格式标准见附录A；

i)企业管理文件封面格式标准见附录B。

3.7.3无封面公司内文件格式要求：

a)在文件末尾处增加“编制”“审核”“批准”，字体为四号，宋体，居中，加粗，

编制前空2个汉字起排，编制、审核、批准两者之间留8个汉字的空格，与正文

保持2行距离；

b)企业管理类文件最后设置“执行部门”“抄送部门”“责任部门”“印发时间”，

宋体，加粗，小四号字体；

c)企业管理类文件落款标注时间并加盖公章，字体用宋体小四号字，右边对齐，年

月日要标识清楚，年份用4位数表示，日、月用两位数表示；

d)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在首页右上角标注；

e)本文件为无封面公司内管理文件，无封面公司内文件格式可参照本文件。

4附注

4.1本规定由综合办公室中心起草、归口管理并负责解释；

4.2本规定自下发之日起开始执行，原RR-HTS-BG-01-2015《规章制度管理办法》和原

RR-HTS-BG-02-2015《行文管理办法》同时废止；

4.3附录：

附录A：公司文件编号规则；

附录B：文件格式模板；

附录C：请示/审批表；

附录D：红头文件；

附录E：体系文件封面规范模板；

附录F：文件汇编封面规范模板。

编制：审核：批准：

执行部门：公司所有部门

抄送部门：无

责任部门：综合办公室2015年10月16日印发