办公室量化管理制度

办公室量化管理制度为加强公司管理，确保各项管理标准化、制度化，提高工作效率，维护公司良好形象，特制定本制度。

本规定所指行政事务包括服务管理规范、物资管理、传真使用办法、文件收发、文印管理、车辆管理、档案管理、员工考勤、岗位职责、会议管理、物资采购、保密制度和办公区域管理制度等。

一、服务管理规范第一条公司职员工应仪表整洁、大方。

第二条在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答。

第三条在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

第四条现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）应保证有人接待。

第五条接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第六条工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

第七条职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

第八条职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

第九条各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

第十条发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以及时解决问题。

第十一条本制度的检查、监督为公司办公室执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

二、物资管理制度第一条为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

第二条物资分类1.公司办公室物资分为低值易耗品、实物资产。

2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水、订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。

3.实物资产：如：空调、计算机、汽车、摄像机、投影仪、照相机。

第三条办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门报公司领导后再行购买。

2.申购物品应填写物品申购单，经部门主管同意，办公室审核后，总经理审批。

3.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：（1）定点：公司进行定点采购。

（2）定时：每月定时进行物品采购。

（3）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

（4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

第四条物资领用管理1.公司根据物资分类，采取不同的领用方法。

2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用。

3.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。

第五条公司物资借用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可。

2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。

3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第六条附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3.本办法由办公室解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

三、传真使用管理办法第一条为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司使用传真机的各种情况，范围包括本地、国内、国际传真。

第三条传真的接收管理1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。

涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

3.公司传真机应随时处地开机接由状态。

第四条传真的发送管理1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3.传真原件留存办公部。

第五条传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

四、文件收发制度第一条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

第二条董事会和公司的文件由办公室拟稿。

文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

第三条文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

第四条董事会和公司的文件由办公室负责报送。

第五条经签发的文件原稿送办公室存档。

第六条外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

第七条文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。

三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

五、文印管理制度第一条文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

第二条各部门的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

第三条文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。

工作任务繁忙时，应加班完成。

办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

第四条文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

第五条严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

第六条公司印章由办公室保存，其它各部门印章由各自部门保存。

公司印章的使用一律由各部室负责人及总经理签字许可后方可盖章。

公司不允许开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，须经总经理批准后方可开出。

第七条办公用品购置后，须持主管领导审批的购货发票、清单，到财务部报销。

第八条办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

第九条员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

六、车辆管理规定第一条本公司所有办公用车由办公室进行统一管理。

第二条个人或部门用车须按程序在办公室办理派车单，经部门经理签字同意后交办公室审批调派用车。

办公室应依据重要性顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。

第三条严禁酒后驾车，违反规定者自己承担一切责任和后果，与公司无关。

对酒后驾车造成公司财产和形象受损的员工，本公司将视情节轻重追究相关责任。

第四条从严控制因私用车和车辆外借，凡本公司遇有特殊情况与办公室联系，经总经理同意后方可照顾派车。

个人如因私用车，公司按市场价计费。

司机出车回单位后应及时将车辆入库。

第五条公司行政办公车辆相关证件及保险资料全部交由办公室保管；办公室根据现有车辆资料按车建立管理、费用档案。

第六条公司行政办公用车由专职司机驾驶，专职司机应每月实行定期车辆检查及保养，确保行车安全，如造成公司财产损坏，驾驶员全额赔偿。

车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。

第七条车辆行前须进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员依责承担。

第八条办公室对车辆统一安排调度，无出车任务时，驾驶员应在公司待命，接到出车任务不得无故推诿，经发现查实，第一次给予批评教育，屡教不改给予停驶检查，停驶期间，取消司机享受的一切待遇。

第九条严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，第一次予以批评教育，屡教不改者停驶检查。

因擅自出车，造成一切后果，由司机自负。

第十条严禁虚报冒领停车费、过路费，发现一次全额退赔，发现二次以上，停驶检查。

车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁妥，严禁私自用车。

第十一条处罚规定在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。

1. 无照驾驶所引起的后果由个人承担。

2. 未经许可将车借予他人使用。

3. 酒后驾车发生事故后果自付。

4. 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。

如属小事故，可进行处理后向公司报告。

七、档案管理制度第一条为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

第二条归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

第三条公司的档案管理由办公室管理人员负责。

第四条档案管理员须保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密。

第五条资料的收集与整理1.公司的归档资料实行年度归档制度，即每年归档一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3.各部门应及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

第六条档案的借阅与销毁1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在办公室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

5.档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

6.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

7.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

8.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

八、员工考勤制度一、总则（一）为维护公司正常的生产和工作秩序，严肃劳动纪律，提高员工出勤率、工时利用率和劳动生产率，建设一支合格的员工队伍，确保全面完成和超额完成企业各项任务，促进生产的发展和经济效益、社会效益的提高，特制定本制度。

（二）全公司员工必须自觉遵守本制度，严格执行劳动纪律．特别是各级管理人员要模范遵守本制度。