九段秘书划分

四段秘书的做法：
汇工作——递资料、发通知、端茶倒水； 协助领导把每周、每天的工作行程及时间安 排好；根据领导每周、每天行程的时间表提 前提醒领导，比较重要的事项要提前一天、 特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领 导做好充分的准备；每周、每月和每季把领 导直接下属的工作结果和计划汇总起来；
五段秘书的做法：
用 电 子 邮 件 发 出通知, 并 准 备 会 议 用 品,然后 等 待 开 会时间。 发通知之 后，再打 一通电话 给参会的 人确认， 确保每个 人被及时 通知到 。 发 通 知 ， 落 发 通 知 ， 发 通 知 ， 落 发通知，落 会 实 到 人 后 ， 落 实 到 人 ， 实 到 人 ， 会 实到人，会 好 第 二 天 在 会 会 前 通 知 前 通 知 ， 也 前通知，测 录 前 ３ ０ 分 钟 后 ， 去 测 测 试 了 设 备 ， 试了设备， 录 提 醒 与 会 者 试 可 能 用 还 先 了 解 这 也提供了相 加 参 会 ， 确 定 到 的 投 影 、 个 会 议 的 性 关会议资料， 人 有没有变动， 电 脑 等 工 质 是 什 么 ？ 还在会议过 会 对 临 时 有 急 具 是 否 工 总 经 理 的 议 程中详细做 定 事 不 能 参 加 作 正 常 ， 题 是 什 么 ？ 好会议记录 任 会 议 的 人 ， 并 在 会 议 然 后 给 与 会 （在得到允 对 汇 报 给 总 经 室 门 上 贴 者 发 去 过 去 许的情况下， 实 理 ， 保 证 总 上 小 条 ： 与 这 议 题 相 做一个录音 责 经理在会前 此 会 议 室 关的资料 ， 备 份 ） 然 知悉缺席情 明 天 几 点 供他们参考 事 况，也给总 到 几 点 有 后 经理确定缺 会 议 。 书 席的人是否 录 必须参加会 总 议 留 下 时 当 间 。 人 后 会 ， 发 会 员 议 的 务 一 到 任 后 人 ， 面 ， 经 事 一 整 议 把 给 议 ， 上 各 ， 地 相 人 经 确 形 备 交 理 人 份 理 记 记 参 的 将 确 项 一 落 关 ， 当 认 成 忘 给 与 一 ， 将会 议上确 定的 各项任 务，一对一 地落 实到相 关责 任人 ， 然后 经当事 人确 认后 ， 形成 书面备 忘录，交给 总经 理与当 事人 一人一 份，并定期 跟踪各项任 务的 完成情 况，并及时 汇报 总经理 把上述过程做 成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系, 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己!
八段秘书的做法：
领导把每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、 每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提前一 天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好充分 的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计 划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果 完成情况并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的 工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排； 把领导修改完成的工作计划下发给领导的直接下属，重要事 项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给 领导；每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶 段性结果及时汇报给领导；
不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
电话打完就可以了吗？
例：会议安排
一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件
发个会议通知,通知开会的相关人员之
后再准备好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法： 抓落实——发通知之后,再打一
通电话给参加会议的相关人等确认,确 保每人被及时通知到。
五段秘书的做法： 细准备——发通知，落实到每个人，
会前通知，也测试了设备，还先了解这个会 议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？ 然后给参会者发去过去与这个议题相关的资 料，供他们参考。
六段秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通知，
也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？ 也提供了相关会议资料，还应该在会议过程中详细 做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音 备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
六段秘书的做法： 帮汇总——帮领导传递资料、发通知、端茶倒
水；排行程：协助领导把每周、每天的工作行程及 时间安排好；作提醒：根据领导每周、每天行程的 时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提前一天、 特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好 充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议； 帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及 下周、下月的工作计划做好初步的安排；
中旭九段秘书
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！
• 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！
• 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
二段秘书的做法：
排行程——递资料、发通知、端茶倒水并 协助领导把每周、每天的工作行程及时间安 排好；
三段秘书的做法：
作提醒——递资料、发通知、端茶倒水； 协助领导把每周、每天的工作行程及时间安 排好；根据领导每周、每天行程的时间表提 前提醒领导，比较重要的事项要提前一天、 特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领 导做好充分的准备；
测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？也提 供了相关会议资料，做好会议记录，整理好会议记录 并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务， 一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后， 形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每 天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报 领导。
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化
追结果——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化
的“秘书”工作流程，让任何一个没有做 过的秘书都可以根据这个流程，把工作的 结果做到九段。
九段助理
例：领导的工作计划
1、每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来； 2、帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议； 3、帮助领导分析直接下属的工作计划是否支撑公司或部门的战略，并给出自己 的建议； 4、帮助领导把本周、本月的工作结果汇总起来并且分析完成好的地方固化成流 程，不好的地方给出改进措施的方案； 5、根据公司的整体战略及领导自己的年度、季度、月度的战略目标来分解领导 自己的季度、月度及每周的工作计划并把做好的初步计划按照要求的时间提 交给领导； 6、根据领导修改完成的季度、月度及每周的工作计划下发并且把目标计划分解 给领导的直接下属、通知到一对一的责任人； 7、重要事项要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导； 8、每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领 导； 9、把以上工作系统化流程化。
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。
• 在 GE工作的20年时间里，因为我有位优秀 的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇
•年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经 理洪小莲说：我最大的幸运是有过18年的秘 书工作的经历，如果没有这个经历，我不可 能有今天的成就。
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解这个会议的性质？也提供了相关会 议资料，做好会议记录，整理好会议记录并把记录发 给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落 实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备 忘录，交给领导与当事人一人一份。
八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
的“会议”流程，让任何一个没有做过的 秘书都可以根据这个流程，把会议服务的 结果做到九段，形成不依赖于任何人的会 议服务体系！
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 发通知 抓落实 重 检 查 勤 准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：
勤准备——发通知，落实到人，会前
通知后，再测试会议上使用的投影仪、电 脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议 室门上贴上小条：此会议室明天几点到几 点有会议。
--李嘉诚原秘书洪小莲
一个优秀的秘书需要具备：
有追求 负责任 重视细节……
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
Hale Waihona Puke 但是，一个优秀的秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急
会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是
问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，
作分析——帮领导传递资料、发通知、端茶倒
水；协助领导把每周、每天的工作行程及时间安排 好；根据领导每周、每天行程的时间表提前提醒领 导，比较重要的事项要提前一天、特别重要的要提 前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备；每 周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划 汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工 作结果完成情况并给出自己的建议；
结果意识强化