文件、记录和档案管理制度【最新版】
文件记录档案管理制度
第一章总则第一条为了加强文件记录档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文件记录档案的管理工作。
第三条文件记录档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或丢失；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确、完整；3. 安全性原则：确保档案的保密性、完整性和可用性；4. 有效性原则：确保档案的及时更新和有效利用；5. 规范化原则：档案管理工作应符合国家有关档案管理的标准和规范。
第二章职责与分工第四条文件记录档案管理工作由档案管理部门负责，各部门应积极配合档案管理部门的工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施；2. 组织开展档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；3. 负责档案的数字化、信息化建设；4. 对档案工作进行监督检查，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；5. 为各部门提供档案查询、利用服务。
第六条各部门的主要职责：1. 按照档案管理制度，负责本部门文件的收集、整理、归档工作；2. 定期向档案管理部门移交档案；3. 配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁工作；4. 对档案的保管和使用负有责任。
第三章文件记录档案的收集与整理第七条文件记录档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 单位规章制度、工作计划、总结；3. 会议记录、决议、通知、通报；4. 项目文件、合同、协议；5. 工作日志、往来函电、报表；6. 其他具有保存价值的文件。
第八条文件记录档案的整理要求：1. 分类整理：按照文件性质、时间、内容等进行分类整理；2. 编号排序：对归档文件进行统一编号，并按照编号顺序排列；3. 填写档案目录：详细记录档案的名称、时间、作者、主题等信息；4. 档案装订：按照规定格式装订档案，确保档案的整洁、美观。
第四章文件记录档案的保管与利用第九条文件记录档案的保管要求：1. 保管场所：档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠的专用档案室；2. 保管设备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度控制器等；3. 日常保养：定期对档案进行检查、清洁、整理，确保档案的完好；4. 保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取相应的保密措施。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件记录和档案管理制度范文
文件记录和档案管理制度范文一、制度目的为了规范企业内部文件记录和档案管理工作，保证文件的完整性、真实性和可检索性，加强对文件的有效管理，提高企业的运作效率和信息管理水平。
二、适用范围本制度适用于企业内所有部门和岗位的文件记录和档案管理工作。
三、管理标准1. 文件记录管理1.1 文件命名规范：根据文件内容确定文件名，采用简洁明确的方式命名，不允许使用与其他文件重复的名称。
1.2 文档版本管理：对于具有变更需求的文档，应按时间顺序进行编号并核定版本，以便追溯和管理不同版本的文档。
1.3 文件保密级别管理：根据文件的机密程度，设定相应的保密级别，并在文件上加以标注，以确保信息的安全性。
1.4 文件备份管理：重要文件应定期进行备份，并将备份存放在安全的地方，以防止文件丢失、损坏或因其他原因无法访问。
2. 档案管理2.1 档案分类管理：将档案按照所属部门、文件性质、文件类型等进行分类，并建立相应的档案目录，以便于档案的管理和检索。
2.2 档案存放管理：将档案存放在指定的档案室或档案柜中，每个档案存放位置应有明确的标识，并设立防火、防潮、防尘等措施，确保档案的安全。
2.3 档案借阅管理：对需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，并通过审核后方可借阅，借阅时间一般不得超过30天，超时需重新申请。
2.4 档案销毁管理：对于已经失去价值或到期的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，销毁后应填写《档案销毁记录表》进行备案。
3. 文件和档案的归档周期和期限3.1 文件归档周期：根据文件的重要性和参考价值，将文件分为临时文件和永久文件两类。
临时文件一般归档周期为1-5年，永久文件则需要永久保留。
3.2 档案归档期限：根据不同类型的档案，设定不同的归档期限。
一般情况下，纳税档案、合同档案等重要档案归档期限为10年。
其他非重要档案的归档期限一般为3-5年。
四、考核标准1. 文件记录管理考核1.1 文件命名规范得分：文件命名是否规范、统一，命名是否准确明确和简洁清晰。
最新文件、记录和档案管理制度2024
文件、记录和档案管理制度一、目的为了规范公司文件、记录和档案管理，确保信息准确、完整和安全，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内各部门及员工与文件、记录和档案相关的管理活动。
三、管理职责综合办公室负责制定文件、记录和档案管理制度，并监督执行。
各部门负责本部门文件、记录和档案的管理，确保信息的准确性和完整性。
档案室负责档案的存放、管理和维护，确保档案安全和保密。
四、管理要求文件管理：公司各部门应建立文件管理制度，明确文件的分类、编号、编制、审核、批准、发放、保管和销毁等环节的管理要求。
重要文件需经总经理审批。
记录管理：各部门应建立记录管理制度，明确记录的分类、编号、填写、审核、保管和销毁等环节的管理要求。
记录应真实、准确、完整，定期归档。
档案管理：公司应建立完善的档案管理制度，包括档案的分类、编号、归档、保管、利用和销毁等环节。
档案室应具备符合要求的保管条件，确保档案安全和保密。
电子文件管理：对于电子文件，各部门应建立电子文件管理制度，明确电子文件的分类、编号、存储、传输、备份、安全等环节的管理要求。
电子文件应定期备份，确保信息安全。
保密管理：公司应对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息进行严格保密管理，制定保密管理制度，明确保密信息的范围、保密责任和保密措施。
五、考核与奖惩公司将定期对各部门文件、记录和档案管理制度执行情况进行考核评价。
对于在文件、记录和档案管理方面表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。
对于因管理不当造成文件、记录和档案丢失或泄露的公司将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。
以上为文件、记录和档案管理制度的主要内容，公司应严格执行本管理制度确保文件、记录和档案的准确性和完整性保障公司的正常运营和发展。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度第一章总则第一条为加强公司文件和档案的管理，根据《企业文件和档案管理规定》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构的文件和档案管理工作。
第三条公司文件和档案管理工作遵循统一领导、分级负责、分类管理、高效利用的原则。
第四条公司设立文件和档案管理领导小组，负责对公司文件和档案管理的组织领导。
文件和档案管理领导小组由公司总经理、各部门负责人及分支机构负责人组成。
第五条公司设立文件和档案管理部门，负责公司文件和档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章文件和档案的收集与整理第六条公司各部门、各分支机构应按照文件和档案管理要求，明确文件和档案的收集范围、归档时间、归档要求等。
第七条文件和档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则。
第八条文件和档案整理应按照国家档案局制定的《企业档案分类与代码》及相关标准进行。
第九条各部门、各分支机构应定期对文件和档案进行审查、筛选、整理，确保文件和档案的质量。
第三章文件和档案的归档与保管第十条文件和档案归档应按照归档范围、归档时间、归档要求等进行。
第十一条归档的文件和档案应进行登记，填写《文件和档案归档登记表》。
第十二条公司应设立专门的文件和档案保管场所，确保文件和档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等。
第十三条文件和档案的保管应实行分级负责制，明确保管责任人。
第十四条文件和档案保管期间，如有借阅、复制、销毁等需求，应按照相关规定办理手续。
第四章文件和档案的利用与销毁第十五条文件和档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则。
第十六条文件和档案利用应进行登记，填写《文件和档案利用登记表》。
第十七条文件和档案的复制、借阅、查阅等应按照相关规定办理手续。
第十八条文件和档案的销毁应遵循保密、安全、环保的原则。
第十九条文件和档案销毁前应进行审查，确保销毁的文件和档案不再具有保存价值。
文件记录及档案管理制度
一、目的为加强公司文件记录和档案管理工作，确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性，提高文件记录和档案的管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件记录和档案的管理，包括但不限于各类合同、协议、报告、文件、资料、图表、照片等。
三、职责1. 文件记录管理专员：负责制定文件记录和档案管理制度，组织实施文件记录和档案管理工作，确保文件记录和档案的完整、准确、安全。
2. 各部门负责人：负责本部门文件记录和档案的收集、整理、归档和保管工作，确保文件记录和档案的及时、准确、规范。
3. 员工：按照文件记录和档案管理制度的要求，配合文件记录管理专员和各部门负责人做好文件记录和档案管理工作。
四、文件记录和档案管理要求1. 文件记录和档案的收集（1）各部门应按照文件记录和档案管理制度的要求，及时收集本部门产生的各类文件记录和档案。
（2）文件记录和档案的收集应做到齐全、完整，不得遗漏。
2. 文件记录和档案的整理（1）文件记录和档案的整理应按照文件类型、时间顺序、重要程度等进行分类、编目。
（2）文件记录和档案的整理应确保文件内容的准确性和完整性。
3. 文件记录和档案的归档（1）文件记录和档案的归档应按照文件记录和档案管理制度的要求，定期进行。
（2）文件记录和档案的归档应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
4. 文件记录和档案的保管（1）文件记录和档案的保管应按照文件记录和档案管理制度的要求，采用适当的保管方法。
（2）文件记录和档案的保管应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
5. 文件记录和档案的查阅（1）文件记录和档案的查阅应按照文件记录和档案管理制度的要求，办理相关手续。
（2）文件记录和档案的查阅应确保文件记录和档案的完整性、准确性和安全性。
五、奖惩措施1. 对在文件记录和档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反文件记录和档案管理制度的部门和个人，给予批评教育或相应的处罚。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度1. 文件记录就像是我们生活的日记，得好好写才行啊！你想想，要是你随手乱记，到时候找都找不到，那不就麻烦啦！比如咱公司的会议记录，要是没记清楚，后面咋执行呀！档案管理制度呢，就是给这些文件记录安个家，得整得明明白白的，这样大家找起来才方便呀！2. 文件记录可不能马虎呀！这就好比建房子的基石，不牢固怎么行？就像上次小张找那份重要合同记录，找半天找不到，多耽误事呀！档案管理制度就是要确保每一份记录都能准确归档，就像给它们都安排好了专属房间一样。
3. 哎呀，文件记录真的太重要啦！这可是我们工作的见证呀！你看，要是没有详细的记录，怎么证明你做过那些事呢？就像小李做项目的记录，那可是他努力的痕迹呀！档案管理制度就是保护这些痕迹的卫士，不能让它们随便丢失或混乱呀！4. 文件记录不是随便写写就行的哟！这就像你给朋友写信，得认真对待吧！有一次小王的报告记录写得乱七八糟，结果被领导批评了，多冤呀！档案管理制度就是要让这些记录整整齐齐的，方便大家随时查阅。
5. 嘿，文件记录可别小看它呀！它可是我们的宝贝呢！就像那次我们找以前的市场调研记录，可帮了大忙了！档案管理制度就是要把这些宝贝管理好，不能让它们受一点委屈呀！6. 文件记录就像是我们的记忆呀！要是没了，那不就像失忆了一样？比如我们的客户信息记录，那可都是宝贵的财富呀！档案管理制度就是要守护好这些记忆，让它们一直都在。
7. 哇塞，文件记录真的很关键呀！这就像比赛的计分板，少了它怎么知道谁赢谁输呢？有次小赵因为记录不全，差点误了大事呢！档案管理制度就是要让这些记录安安全全的，可不能出岔子呀！8. 文件记录可不是小事一桩哦！这就像航行中的灯塔，指引着我们呀！想想看，如果没有准确的记录，我们不是会迷失方向吗？档案管理制度就是让这些灯塔稳稳当当的。
9. 哎呀呀，文件记录真的好重要呢！这就像我们身体的健康档案一样，得好好保管呀！就像那次我们找设备维修记录，多亏有档案管理制度呀！10. 文件记录可不能乱来呀！这就像一场精彩的演出，每一个细节都不能错过！比如我们的项目进展记录，那可是很关键的呀！档案管理制度就是要让这场演出完美谢幕呀！我觉得文件记录和档案管理制度非常重要呀，它们是我们工作和生活有序进行的保障，一定要认真对待，严格执行呀！。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。
2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。
4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。
5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。
适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。
三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。
3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。
3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。
4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。
五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。
5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。
5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。
5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。
文件记录及档案管理制度
一、总则为了规范公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整、准确、及时和安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位的文件记录及档案管理工作。
三、职责分工1. 文件记录员：负责文件的收发、登记、归档、保管和销毁等工作。
2. 档案管理员：负责档案的整理、分类、保管、查询、借阅和销毁等工作。
3. 部门负责人：负责本部门文件记录及档案管理工作的监督和指导。
四、文件记录管理1. 文件分类：文件分为内部文件、外部文件、收文、发文、会议记录、合同、档案等类别。
2. 文件登记：文件收发时应进行登记，包括文件名称、收发日期、收发单位、文件编号、密级、责任人等信息。
3. 文件归档：文件应按照分类、密级、年份等进行归档，确保文件有序存放。
4. 文件保管：文件应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
5. 文件查询：任何人需要查询文件时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案管理1. 档案分类：档案分为人事档案、财务档案、合同档案、项目档案、设备档案、技术档案等类别。
2. 档案整理：档案应按照分类、密级、年份等进行整理，确保档案有序存放。
3. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
4. 档案查询：任何人需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
5. 档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需在规定时间内归还档案。
六、销毁管理1. 文件销毁：文件应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
3. 销毁记录：销毁文件和档案时应进行记录，包括销毁日期、销毁原因、销毁人等信息。
七、监督检查1. 部门负责人应定期对本部门的文件记录及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理员应定期对档案库房进行检查，确保档案安全。
3. 公司应定期对文件记录及档案管理工作进行抽查，确保制度执行到位。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度1目的为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，确保安全生产相关档案管理的完整性、合理性、科学性，使其为今后安全工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
2 范围适用于本公司方针、目标、管理文件、适用的外来文件的控制。
本制度适用于公司各部门。
3 职责3.1行政部负责文件的控制，并负责管理文件、与安全有关的外来文件及各种记录的接收、发放、更新和销毁等工作。
3.2总经理负责各管理制度文件的批准、发布和组织宣贯本公司的安全方针、目标。
3.3公司设备部负责项目竣工资料、设备设施随机资料以及技术类书籍等资料和文献的收集、保存。
3.4公司部安全管理部门负责上级安全生产法律法规、规范、安监部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见及其他要求等文件料的收集汇总和传达。
负责安全管理制度的制定、修订、发放管理工作。
负责安全图书、杂志、报刊等的订购及管理工作。
3.5设备管理部负责特种设备资料的管理，公司安全管理部门负责特种作业人员和特种作业人员台帐管理。
3.6安全管理部门、生产部、设备部负责安全规程、工艺规程、设备操作规程的编制、发布、评审、修订、存档等工作。
3.7公司下属各部门、班组等负责涉及安全类通知、隐患整改单、规程等的传达、学习及使用。
3.8其他部门负责与本部门有关的安全类文件档案的日常管理（包含收集、学习、使用、归档等环节）。
5 内容与要求5.1 本公司文件控制范围：①安全方针、目标；②各种运行记录表单；③技术文件：如操作规程、作业指导书等；④安全相关的外来文件；如国家标准、法律、法规、通知等⑤管理文件；如各项管理制度。
5.2文件的编号（1）现行国家标准、行业标准和公司标准以原标准为准。
（2）例：@@ AQ / A(B、C、D)-&&& -**AQ---指安全方面资料A—指一级文件(标准化手册)B—指二级文件(控制程序和各项安全管理制度)C—指三级文件(作业指导书、各项操作规程等)D—指四级文件(各种记录表)，此处的D也可以以JL(记录)代替。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度文件、记录和档案管理制度是指为了确保组织或机构可以高效地创建、组织、保护和管理文件、记录和档案而制定的一套规范和程序。
这个管理制度的目的是确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
1.文件的创建和组织：该制度应明确文件的种类和格式，标准化文件的命名和编号规则，确保文件可以方便地归档和检索。
此外，还应规定文件的创建、修改和审核的程序和责任。
2.文件的保护与存储：该制度应确保文件在创建后可以得到适当的保护和存储。
包括确保文件存储的环境符合相关标准，如温湿度控制和防火、防水措施。
还应规定文件备份和灾难恢复计划，以确保文件的完整性和可用性。
3.文件的检索和使用：该制度应明确文件的查询和检索程序，确保员工可以方便地找到所需的文件和信息。
此外，还应规定文件的访问权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感信息。
还应规定文件使用的限制和保密要求。
4.文件的保管和销毁：该制度应明确文件的保管期限和审查程序，确保文件按照规定的时间和程序及时销毁或归档。
销毁应采取安全的方式，如文件碎纸机或专业文件销毁公司。
还应制定文件销毁的记录和审计程序。
5.文件的传递和共享：该制度应明确文件的传递和共享规则，确保文件在组织内部和外部的传递和共享符合相关规定和要求。
此外，还应规定文件传递和共享过程中的安全措施，如加密和签名。
6.档案的管理和使用：该制度应明确档案的创建、组织和管理规则，确保档案的安全和完整。
还应规定档案的使用策略，如申请使用档案的流程和条件。
档案的管理还应包括档案的分类、编目和编排序等。
7.法律和法规的遵守：该制度应规定文件、记录和档案管理过程中需要遵守的适用法律和法规，并明确违反规定的后果和责任。
总之，文件、记录和档案管理制度是组织或机构必备的一套规范和程序，它的建立和执行可以确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度公司制定了安全文件及档案管理制度，旨在规范和加强文件及档案管理，确保及时有效版本的文件，并及时撤出失效或作废的文件。
此制度适用于本公司的安全文件及档案管理。
安全___负责组织编制并持续改进安全标准化工作文件，发放、更改、控制和档案管理有关文件，并及时对外来文件的收集、整理、汇总、评价、归档。
在处理与安全相关的文件时，上级重要来文（含电子公文）按公司公文处理办法执行，办理结果存档备查。
安全___起草的安全文件，经公司领导签发后下发，办理结果存档备查。
外来文件由公司综合管理部负责送公司领导审阅和有关部门传阅，办理结果存档备案。
安全会议资料的处理包括传达贯彻上级部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落实情况的记录和相关存档备案。
每季度召开一次公司安委会议，准备相关会议资料，做好会议记录，形成会议纪要，督查落实会议纪要，保存相关资料。
每月召开公司安全生产例会会议，准备相关资料，收集安全信息，讲评上月安全生产情况，通报安全违章事故，布置本月安全重点工作，做好会议记录，督促落实会议决定，保存相关资料。
还包括与安全有关的各种生产记录以及公司分管领导、安全___针对安全专项指导工作组织召开的专题会议，做好会议记录，贯彻落实会议记录，保存相关资料。
安全___负责及时将失效的基本制度、管理办法和实施细则从公司各部门收回，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。
当文件受到损坏或遗失时，有关单位提出申请后，可补发或重新发放。
在文件的评审和修改方面，公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。
当法律、法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时，应对相关的体系文件进行修改，并注明生效日期。
公司组织内部审核或上级审核时，应对公司安全环保内控制度及安全标准化文件的适宜性和可操作性进行审查并提出修改意见或建议，必要时安全___组织进行修改。
安全___负责收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息和审核、管理评审要求文件修改的信息。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、总则为了规范企业的文件和记录管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特订立本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于本企业全部部门及员工。
三、文件管理 1. 文件分类（1）依据文件的性质、用途和保密级别进行合理分类；（2）常见文件分类包含合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等；（3）每个分类均设立相应档案室，明确存放位置。
2.文件命名规范（1）文件命名要简洁明白、具有代表性，以便快速查找；（2）应包含文件主题、日期和版本号，例如：“合同文件—20220101—v1”。
3.文件存储及归档（1）文件存储应采用网络共享硬盘或文件管理系统进行统一管理；（2）各部门应定期进行文件整理和归档，确保文件的完整性和保密性。
4.文件查阅与借阅（1）员工需要查阅文件时，应向文件管理员提出申请，经批准后方可查阅；（2）离开办公区时，应及时将借阅的文件归还，不得擅自带离公司。
四、记录管理 1. 记录的定义记录指各部门在日常工作中产生的各类信息、数据和报表等。
2.记录的备份与存储（1）各部门应定期对记录进行备份，并妥当保管备份数据；（2）记录的存储方式应符合信息安全要求，可以选择云端存储或离线存储。
3.记录的使用和保密（1）员工在使用记录时，应遵守信息安全规定，严禁泄露、窜改或擅自复制；（2）涉及机密和敏感信息的记录，应设置权限掌控，仅限授权人员可访问。
五、电子文档管理 1. 电子文档的归档（1）电子文档应依照文件分类进行归档，保持与实体文件的全都性；（2）电子文档归档应包含文件名、创建日期、修改日期、版本号等信息。
2.电子文档的备份（1）电子文档备份应定期进行，并保管在安全可靠的存储设备或云端服务中；（2）备份数据应定期测试还原，确保备份的有效性和完整性。
3.电子文档的传输和存储安全（1）对于紧要的电子文档传输，应采用加密方式保障传输安全；（2）电子文档的存储设备和云端服务应定期进行安全检查和防病毒更新。
文件记录档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件记录档案的管理，确保文件记录档案的完整、准确、安全，提高文件记录档案的利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件记录档案的管理工作，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、技术档案、合同档案等。
第三条文件记录档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件记录档案的齐全，防止遗漏和损坏；2. 准确性原则：保证文件记录档案内容的真实、准确，符合实际情况；3. 安全性原则：确保文件记录档案的物理安全和信息安全，防止丢失、泄密；4. 利用性原则：提高文件记录档案的检索效率，便于查阅和利用。
第二章组织机构与职责第四条公司设立文件记录档案管理办公室，负责公司文件记录档案的全面管理工作。
第五条文件记录档案管理办公室的主要职责：1. 制定、修订文件记录档案管理制度，并组织实施；2. 组织、协调各部门开展文件记录档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 对各部门文件记录档案管理工作进行监督、检查和指导；4. 负责文件记录档案的数字化、信息化建设；5. 处理文件记录档案的查询、借阅、复制等工作。
第六条各部门应设立文件记录档案管理人员，负责本部门文件记录档案的日常管理工作。
第三章文件记录档案的收集与整理第七条文件记录档案的收集：1. 各部门在文件形成过程中，应按照规定收集各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、影像文件等；2. 收集的文件应确保其完整性、准确性，并符合国家法律法规和公司规定。
第八条文件记录档案的整理：1. 按照文件记录档案的分类标准，对收集到的文件进行分类整理；2. 对整理后的文件进行编号、编目，建立档案目录；3. 对电子文件进行备份，确保数据安全。
第四章文件记录档案的保管与利用第九条文件记录档案的保管：1. 文件记录档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防火的场所；2. 文件记录档案的存放应按照分类、编号、编目进行有序排列；3. 定期对文件记录档案进行检查，确保其完整、安全。
文件记录及档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。
第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。
第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。
第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。
第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。
第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。
2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。
3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。
4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。
5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。
6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。
记录及档案管理制度
一、总则为加强单位内部管理，确保信息记录的完整、准确、安全和高效利用，特制定本制度。
本制度适用于单位内部所有涉及记录及档案管理的各项工作。
二、组织机构及职责1. 设立档案管理办公室，负责单位记录及档案管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
2. 各部门设立档案管理员，负责本部门记录及档案的收集、整理、归档和保管工作。
三、记录及档案管理范围1. 机关文件、会议记录、工作总结、报告、请示、批复等。
2. 项目资料、合同、协议、财务报表、审计报告等。
3. 人员档案、设备档案、物资档案、科研成果档案等。
4. 其他涉及单位内部管理的各类记录及档案。
四、记录及档案管理要求1. 记录应真实、准确、完整、规范，确保信息来源可靠。
2. 档案应分类存放，便于查阅和管理。
3. 档案应按照国家档案法律法规和单位相关规定进行保管，确保档案安全。
4. 档案应定期进行清理、整理、归档和数字化处理。
五、记录及档案收集与整理1. 各部门应按照档案管理要求，及时收集各类记录及档案。
2. 档案管理员负责对收集到的记录及档案进行整理、分类、归档。
3. 整理过程中，应确保档案的完整性和准确性。
六、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。
2. 档案保管员应定期对档案进行检查、清理、维护，确保档案安全。
3. 档案查阅、借阅、复制等，应遵守国家档案法律法规和单位相关规定。
4. 档案利用应注重保护档案的原始性、完整性和准确性。
七、档案数字化与备份1. 档案数字化应遵循国家档案法律法规和单位相关规定。
2. 档案数字化过程中，应确保档案内容的完整性和准确性。
3. 数字化档案应备份至安全可靠的存储设备，并定期检查、维护。
八、监督与考核1. 档案管理办公室负责对单位记录及档案管理工作的监督和考核。
2. 对违反本制度的行为，将依法依规予以处理。
九、附则1. 本制度由档案管理办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
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文件、记录和档案管理制度
1目的
为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3术语和定义
3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4职责
4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准;负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安委办负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁;负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5工作程序
5.1文件资料控制
(1)外部文件:与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等;
(2)内部文件:安全标准化文件及相关记录，包括:本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等
(3)与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等
(4)文件的编号
本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进
行编号:
管理制度:编号为AQZD–顺序号-版本号(A、B……)
表单:编号为AQ-BD-顺序号(三位)
(5)文件和资料的管理
①文件的发放按文件规定的发放范围由安委办负责，并作好《文件发放记录》。
②安委办负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
③文件的持有部门(人)负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安委办报告。
④本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安委办负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安委办及时进行处理。
⑤各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安委办登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
⑥借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
5.2 安全标准化文件的修改
安全标准化文件的修改由各部门主管提出，或由主要负责人根据文件运作情况随时提出修改，由安委办组织修改，修改后的文件经主要负责人批准后，由安委办下发达工作相关部门或人员，并做记录。
5.3 安全标准化文件的评审和修订
(1)正常情况下安全标准化文件每年评审一次，由主要负责人组织在每年的6月对安全标准化文件进行评审，评审的主要目的是对安全标准化文件的有效性和适用性及与安全生产法律、法规、现行标准的一致性进行评审。
提出评审意见，并做好书面记录，以便于对文件的修订。
(2)当发生事故时，工艺、技术、材料等发生变更时，应由发
生变更所在部门提出对安全管理制度及安全操作规程的修订。
(3)安委办、相关部门根据评审意见对安全标准化文件进行修订。
(4)修订后的文件必须及时发到相关部门，并将旧的文件收回。
(5)新文件发放及旧文件收回均应有记录。
(6)人事部应保证岗位上所使用的文件为最新版本。
(7)安全标准化文件及档案的保存
(8)外来文件由档案室接收和保存，填写《外来文件清单》，经主要负责人批准后，控制发放，以确保其适用范围性和有效性，并填写《文件发放记录》。
(9)内部文件由安委办保存。
(10)法律、法规、地方规章、安全标准等由安委办负责保存、借阅等管理。
(11)安全标准化文件及记录以纸质形式保存，保存期限为三年。
5.4 安全标准化文件及档案的作废与销毁
(1)作废或失效文件资料，由安委办负责按《文件发放记录》，从有关部门的使用现场收回并记录、标识。
(2)作废或失效文件资料由安委办统一销毁。
(3)需留作原始资料和存档保存的作废文件，除加盖“作废”印章外还要标注“作废留存”字样，隔离保管，防止误用。
(4)安全资料档案主要包括:安全生产文件;安全会议记录(含纪要);隐患管理信息;培训记录;资格资质证书;检查和整改记录;职业健康检查与监护记录;安全活动记录;法定检测记录;关键设备设施档案;相关方信息;应急演习信息;事故管理记录;标准化系统评价报告;维护和校验记录;安全费用提取使用记录;安全生产奖惩记录;特种作业人员登记记录;特种设备管理记录;外来施工队伍安全管理记录;安全设备设施管理台账(包括安装、运行、维护等);新改扩建项目“三同时”;劳动防护用品采购发放记录;危
险源管理台帐;技术图纸等。
5.5 消防档案管理应符合的要求
按照有关规定建立纸质消防档案，并宜同时建立电子档案;消防档案内容应详实，全面反映消防工作的基本情况，并附有必要的图纸、图表;消防档案由安委办统一管理，按档案管理要求装订成册，使用统一的档案盒。
消防档案应包括:
(1)消防安全基本情况
消防安全基本情况包括8个档案:
①基本概况和消防安全重点部位情况;
②所在建筑消防设计审核、消防验收以及场所使用或者开业前消防安全检查的许可文件和相关资料;
③消防组织和各级消防安全责任人;
④消防安全管理制度和保证消防安全的操作规程;
⑤消防设施、灭火器材配置情况;
⑥义务消防队人员及其消防装备配备情况;
⑦消防安全管理人、自动消防设施操作人员、电工;
⑧新增消防产品、防火材料的合格证明材料。
(2)消防安全管理情况
消防安全管理情况包括10个档案:
①消防安全例会纪要或决定;
②公安消防机构填发的各种法律文书;
③消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养记录;
④火灾隐患、重大火灾隐患及其整改情况记录;
⑤防火检查、巡查记录;
⑥有关燃气、电气设备检测等记录资料;
⑦消防安全培训记录;
⑧灭火和应急疏散预案的演练记录;
⑨火灾情况记录;
⑩消防奖惩情况记录。
6支持性文件
7记录。