文件、记录和档案管理制度【最新版】

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文件记录管理制度规范

一、总则

二、管理责任

三、文件的分类、编号和命名规范

四、文件的存储和备份规范

五、文件的传递和传阅规范

六、文件的借阅和归还规范

七、文件的销毁和归档规范

八、附则

一、总则

为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。

本规范适用于本单位所有文件的管理工作。

二、管理责任

1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。

2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。

3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。

4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。

三、文件的分类、编号和命名规范

1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。

2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。

3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。

四、文件的存储和备份规范

1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。

2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。

五、文件的传递和传阅规范

1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。

2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。

六、文件的借阅和归还规范

1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。

2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。

文件记录和档案管理制度

一、前言

文件记录和档案管理制度是一种规范和保护文件和档案的重要措施，是各类单位和组织必须遵守的规定。归档是防止文件和数据丢失、损坏、泄漏和被篡改的有效方式，同时能提高文件的利用价值。本文将

介绍文件记录和档案管理制度的内容和实施方法。

二、文件管理的内容

2.1 文件记录的定义

文件记录是指机构或单位在工作过程中所形成的各种文字、表格、

图表、图片等记录信息的载体。

2.2 文件记录的分类

文件记录可分为以下几种类型：

1.通知、公告、通报、简报

2.决策、决定、命令、指示、规定、制度

3.业务活动计划、总结、报告、方案、意见、建议、评估

4.调研报告、统计报表、手册、说明书、标准规范

5.其他必要的文件和资料

2.3 文件记录的管理

文件记录的管理应符合以下原则：

1.完整性和真实性：文件记录应当真实、全面、正确、清晰，

符合事实及法律法规的规定；

2.保密性和安全性：文件记录应当严格保密，防止泄露和丢

失，安全存储；

3.保管期限合理性：文件记录的保存期限应根据法律法规的

规定和实际需要定期进行审查调整，设置保管期限，过期文件应当依法予以销毁或归档处理；

4.检索和利用方便性：文件记录应当便于检索和查阅，方便

利用。

2.4文件记录的保管

文件记录的保管主要包括以下方面：

1.文件的外观要整洁、清晰，标注重要信息；

2.文件的编号标注要清晰、统一，在编号管理制度规定的范

围内进行；

3.对于长期保管的文件记录，要注意减少恶劣环境对文件产

生的影响；

4.对于涉密或重要文件记录的保管，要进行分类、加密、备

份、定期检查、报废等操作。

档案管理制度及执行记录

一、制度概述

为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本档案管理制度。

二、制度内容

1. 档案收集与整理

（1）对单位内部形成的文件、资料、照片等，按照国家档案分类标准进行分类整理。

（2）对外来文件、资料，经审查后及时归档。

（3）定期对档案进行清点、核对，确保档案完整无缺。

2. 档案保管

（1）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备。

（2）实行专人负责制度，确保档案的保密性和安全性。

（3）定期对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。

（4）建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。

3. 档案鉴定与销毁

（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。

（2）销毁失去价值的档案，需经鉴定小组提出意见，报单位负责人批准。

（3）销毁档案时，由两人监销，确保档案的销毁安全。

4. 档案利用

（1）为用户提供便捷的档案查询服务。

（2）根据工作需要，提供档案复制、翻译等服务。

（3）加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。

三、执行记录

1. 2022年1月，组织开展档案整理工作，完成档案分类、编号、装订等工作。

2. 2022年2月，设立档案室，配备档案柜、温湿度计、灭火器等设备。

3. 2022年3月，明确档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、借阅等工作。

4. 2022年4月，对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。

5. 2022年5月，建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。

6. 2022年6月，对档案进行鉴定，确定存毁，销毁失去价值的档案。

档案管理制度(全新经典版)

档案管理制度

第一条为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

第三条凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

1.上级来文

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

2.公司文件材料

(1)会议文件，包括公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

(2)公司发文(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

(3)公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；

(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报

告；

(5)公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；

(6)公司党、内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

(7)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

(8)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；

(9)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；

(10)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本

；

(11)公司签订的各种合同、协议等材料；

(12)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料文件等；

文件与档案管理制度

一、总则

为了规范公司文件与档案管理工作，保护公司文书档案安全完整，提高公司信息利用率，改进工作效率，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，特制定本制度。

二、文件管理

1. 文件的定义

文件是文书、图纸、图片等载有文字、符号或者其他表现形式的载体，以及电子文档。

2. 文件的分类

（1）根据文件内容的不同，文件可分为机密文件、秘密文件、一般文件，并依据等保标准严格管理。

（2）根据文件形式的不同，文件可分为印刷文件、手抄文件、电子文件。

3. 文件的管理范围

公司的所有文书档案均纳入文件管理范围。

4. 文件的流转

（1）公司内部文件的流转应当经过签发、传阅、审批等程序，确保文件的可控性。

（2）文件的外部流转应当按照规定的程序，填写传阅表和报批表，经领导审批后，方可外发。

5. 文件的归档

对于已经完成的文件，应当按照规定的分类和编目，进行立卷归档，并在系统中进行登记备案。

6. 文件的存储

公司文件应当存放在专门的文件柜或者电子存储设备中，确保文件的安全性和完整性。

7. 文件的销毁

对于没有使用价值的文件，应当根据规定的文件保管期限，及时进行销毁。

三、档案管理

1. 档案管理的定义

档案是指公司业务活动执行所产生的记录，包括纸质档案和电子档案。

2. 档案的分类

（1）根据档案的内容和形式，档案可分为机密档案、秘密档案、一般档案。

（2）根据档案的产生和利用，档案可分为业务档案、行政档案、财务档案。

3. 档案的保管

公司档案室要设立专门的保管人员，对所有档案进行严格的管理和保管，确保档案的安全

和完整。

4. 档案的利用

文件档案管理制度

一、制度目的

本制度是为了规范文件档案的管理，确保文件的及时、准确、规范的流转，保障公司利益及安全，对公司及员工负责。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有文件档案的管理。

三、文件档案的管理

1.文件的归档

•文件原则上由负责人或指定人员进行归档。

•文件根据文件编号的大小及其重要性、时效性进入不同层次的文件柜中。

•同一编号的文件不得重复建立，文件名称必须准确无误。

•如果文件编号、名称发生更改，必须同时更改文件柜及统一档案体系中该文件的编号及名称。

•文件插入后应按插入时间进行排序并做好标识，以便随时查找。

•文件应定期检查，并查找是否有遗漏、错放、混淆现象。

2.文件的使用

•所有文件必须查询后再使用，如果要借出，必须填写借阅申请或交接单等借阅管理手续，并承担借阅责任。

•当日文件的借出时间不得超过半天，三日以上文件借出时间不得超过一个月，超期必须申请续借或归还，如无特别情况，不得续借超过一个月（各部门负责人有权决定是否续借）。

•使用后的文件必须及时归还，如因工作需要须长时间留存的需填写延长使用申请，经有关部门批准后方可继续使用。

3.文件的销毁

•已经不需要的文件、档案必须进行销毁，包括打孔、切割、烧毁等方式。

•涉及重要事项的文件、档案，必须经有关领导审批后，交由专人按规定销毁。

四、文件档案保管责任人

1.取得本制度适用范围内的文件档案保管责任人必须先接受有关部门关

于文件档案管理的有关培训后，方可上岗。

2.文件档案保管责任人必须认真遵守文件档案管理制度及安全规定，如

有违反，必将承担相应的管理责任。

存档文件管理制度

一、总则

为规范存档文件管理工作，加强对存档文件的保管、利用和管理，提高存档文件利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关规定，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位各部门和工作人员在存档文件管理中的活动。

三、文件分类

根据《中华人民共和国档案法》的相关规定以及本单位的实际情况，将存档文件分为以下

几类：

1. 公开文件：经过审批、公开发布的文件。

2. 内部文件：仅供本单位内部使用的文件。

3. 临时文件：临时性用途的文件，使用后应及时清理。

4. 重要文件：对本单位工作具有重要意义的文件。

四、文件保管

1. 文件柜：本单位应当配备专门的文件柜，用于存放和保管各类文件。

2. 密封保管：对于重要文件和机密文件，应采取密封保管措施，防止文件的泄露和损坏。

3. 责任人：每个文件柜应指定专门的责任人，负责对柜内文件进行管理和维护。

4. 存档期限：根据文件的不同性质和用途，设置不同的存档期限，对于过期的文件应及时

清理归档。

五、文件利用

1. 借阅：经过审批的借阅申请，可以到指定的借阅室进行借阅。

2. 复制：对于需要复制的文件，应填写复制申请单并按规定程序进行复制。

3. 借阅期限：对于借阅的文件，应遵守借阅期限，逾期未归还的应承担相应责任。

六、文件管理

1. 文件编号：对于重要文件应进行编号，以便管理和查找。

2. 变更记录：对于经常更新的文件，应建立变更记录，记录每一次的变更内容和日期。

3. 文件备份：重要文件应进行定期备份，以防文件意外丢失或损坏。

七、档案管理

1. 档案整理：对于过期的文件，应进行整理归档，建立清晰的档案目录。

文件记录和档案管理制度

文件记录和档案管理制度是企事业单位建立起来的一个重要管理制度，它旨在规范和优化组织内部文件记录和档案管理的过程，确保文件的有效

记录和使用。一个完善的文件记录和档案管理制度可以帮助企事业单位提

高工作的效率和质量，保护组织的利益以及便于查阅和鉴证。

首先，要明确文件记录和档案管理的基本原则和规定。例如，文件记

录和档案管理应遵循便于查阅、明确责任、及时准确、密封保存、规范编

制等原则，包括文件记录和档案管理工作的责任人、工作流程和操作规程等。

其次，要明确文件记录和档案的分类和命名规范。文件记录和档案应

按照统一的分类和命名方式进行管理，以便于查找、使用和归档。不同的

组织可以根据自身的特点和需求，制定适合自己的分类和命名规范。

第三，要明确文件记录和档案的管理流程。文件记录和档案管理需要

有明确的流程和步骤，包括文件的起草、审批、发布、归档等。在流程中

要明确各个环节的责任人和操作要求，确保文件记录和档案管理的规范和

合规性。

第四，要明确档案的保存期限和归档要求。不同的文件和档案有不同

的保存期限，需要根据法律法规和组织的需求来制定。同时，要对已归档

的档案进行合理的存放和保管，确保档案的安全和可靠性。

第五，要明确文件记录和档案的管理工具和系统。现代化的文件记录

和档案管理需要借助一些工具和系统来提高效率和便捷性。例如，可以采

用电子文档管理系统来管理电子文件，可以采用档案管理软件来管理归档

的档案。

最后，要加强文件记录和档案管理的监督和评估。文件记录和档案管理应该构建一套完整的监督和评估机制，以确保管理制度的执行情况和效果。可以通过定期的检查和评估来发现和解决存在的问题，并提出改进建议。

文件档案管理制度(最终版)

一、总则

1.1 目的

文件档案管理制度的目的是确保文件的有效管理和保存，保证文件的完整性、可追溯性与安全性，使文件能够为组织提供准确的信息支持。

1.2 适合范围

本制度适合于所有涉及组织内文件管理的部门及相关员工，并包括电子文件的管理。

二、文件档案的定义与分类

2.1 文件的定义

文件是指组织的各类书面、印刷或者录音录相记录，包括纸质文件和电子文件。

2.2 文件的分类

文件根据其用途和管理要求分为以下几类：管理文件、业务文件、半公文（备忘录、通知等）、内部参考文件和查询文件。

三、文件管理流程

3.1 文件流转

文件流转包括文件的起草、审批、登记、分发、传阅、签发、归档和销毁等环节。各个环节的责任人应按照流程要求进行操作，并记录相关信息。

3.2 文件标识

文件应统一设置标识，包括文件编号、标题、密级、紧急程度、归档日期等内容。文件标识应在各个环节中得到持续维护和更新。

3.3 文件传阅与签发

文件传阅应按照明确的流程和权限进行，必要时可以采用电子传阅方式。文件签发时应对文件进行验证，并记录签发人和日期。

四、文件的存储与保管

4.1 文件存储要求

文件的存储应按照一定的规则进行，要求文件编号连续有序、文件载体完好、文件密级明确等。

4.2 文件保管

文件保管应设立专门的档案库房，按照类别、密级等要求进行分类存放，并定期进行检索与整理。

五、文件的借阅与归还

5.1 文件借阅申请

员工借阅文件应提出书面申请，包括借阅目的、借阅时间、借阅范围等内容，并经审批后方可借阅。

5.2 文件借阅管理

文件记录和档案管理制度

1. 简介

文件记录和档案管理是组织或个人在日常工作中不可或缺的重要工作内容。好

的文件记录和档案管理制度可以确保组织或个人能够及时、准确地保存、查阅、整理和利用文件和档案，以提高工作效率和管理水平，确保工作顺利进行。本文档将介绍文件记录和档案管理制度的相关规定和原则，以帮助组织或个人建立完善的文件记录和档案管理制度。

2. 文件记录制度

2.1 文件的定义

在本文档中，文件指任何形式的书面记录，包括但不限于：纸质文件、电子文件、音像资料、电子邮件、短信、微信等。

2.2 文件的保存期限

组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的保存期限。一般来说，重要

的文件应长期保存，不重要的文件可以适时销毁。

2.3 文件的分类、编号和归档

组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的分类、编号和归档方法，以

便于查阅和管理。在文件编号和归档过程中，必须保证文件编号的唯一性和文件归档的完整性。

2.4 文件的查阅和借阅

组织或个人应根据需要，制定文件查阅和借阅的规定。在文件查阅和借阅过程中，必须保护文件的安全和保密。

3. 档案管理制度

3.1 档案的定义和分类

在本文档中，档案指具有历史、科学、艺术或行政价值，长期保存的文件和资料。档案根据其性质和用途，可分为行政档案、科研档案、艺术档案、历史档案等。

3.2 档案管理的原则和流程

档案管理的原则是：真实、准确、完整、可靠、安全、保密。档案管理的流程

包括：档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、利用和销毁。在这个过程中，必须按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。

文件和记录安全管理制度[1]

文件和记录安全管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

为了保障企业文件和记录的安全，规范文件和记录的管理，确保企业数据的完整性、保密性和可用性，依据《公司法》、《保密法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本企业所有部门和人员的文件和记录的管理。

第三条定义

1.文件：指企业各部门在开展工作过程中，形成的书面材料、电子文档

等。包括但不限于文件、报表、合同、协议、规章制度、会议纪要等。

2.记录：指企业各部门在开展工作过程中，形成的文件的备份、汇总、

整理、归档等过程产生的书面材料、电子文档等。

第二章文件和记录的管理

第四条文件的分类和存储

1.文件应按照文件的性质和重要程度进行分类，并制定明确的存储位置

和管理责任人。

2.各部门应制定文件的编号规则，并在文件上注明编号和生效日期。

3.文件应采取安全措施进行存储，硬拷贝文件应存放在专用文件柜中，

电子文件应存放在密码保护的电脑或服务器中。

4.文件的存储位置应定期进行备份，并制定详细的备份计划，确保文件

的安全性和可恢复性。

第五条文件的查阅和借阅

1.文件的查阅和借阅应严格按照权限进行，未经批准不得随意查阅或借

阅他人文件。

2.查阅或借阅文件应填写相关登记表，明确查阅或借阅的目的、时间和

责任人，并由相关责任人审批。

3.文件的查阅或借阅时间原则上不得超过三个工作日，借阅的文件应按

时归还。

第六条文件的变更和废止

1.对于需要变更的文件，应按照文件的变更程序进行操作，并记录变更的原因和结果。

2.对于不再适用或需要废止的文件，应按照文件的废止程序进行操作，并及时从存储位置清理和销毁。

文件及档案管理制度

一、总则

为加强公司文件及档案管理，确保文件及档案的完整、安全、准确和高效利用，提高公司管理水平和竞争力，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、子公司、分支机构及其他有关单位，涉及公司内部所有文件及档案的管理。

三、管理职责

1. 公司设立文件及档案管理部门，负责公司文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责人为本部门文件及档案管理工作的第一责任人，负责本部门文件及

档案的日常管理工作。

3. 公司员工应积极配合文件及档案管理部门的工作，按照规定提交、查阅、利用

文件及档案。

四、文件及档案的分类与编号

1. 文件及档案分为以下类别：行政管理文件、业务文件、技术文件、财务文件、

人事文件等。

2. 文件及档案应按照国家有关标准进行编号，确保编号的唯一性和规范性。

五、文件及档案的收集与整理

1. 各部门在形成文件及档案时，应按照规定进行收集、整理，确保文件及档案的

完整性和准确性。

2. 文件及档案收集完成后，应按照类别进行分类，并填写《文件及档案登记表》。

3. 文件及档案整理应遵循以下原则：按时间顺序、按类别、按重要程度进行排列，确保查阅方便。

六、文件及档案的归档与保管

1. 归档：文件及档案经整理后，应按照规定的时间、类别、编号进行归档。

2. 保管：文件及档案的保管应遵循以下原则：

（1）确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为破坏。

（2）定期检查文件及档案的保存状况，发现问题及时处理。

（3）对易损、易腐、易丢失的文件及档案，应采取特殊保管措施。

文件记录管理制度

一、总则

为规范和加强文件记录管理工作，提高文件记录管理工作的效率和水平，根据国家有关法律法规及公司文件管理的实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工的文件记录管理工作。

三、管理要求

1、文件分类管理

（1）所有文件必须进行分类管理，包括但不限于财务文件、人事文件、行政文件、业务文件等。

（2）文件分类管理采用数字方式进行，必须建立完整的文件分类目录，并不定期进行更新和调整。

2、文件存档管理

（1）文件存档必须在规定的存档柜中进行，严禁私自存放文件。

（2）文件存档必须按照规定的存档期限进行，到期后如有需要继续存档的文件必须及时办理相关手续。

（3）文件存档期限到期后，必须按照规定的程序进行销毁处理。对于需要长期保留的文件，必须定期进行翻新保护。

3、文件索引管理

（1）文件存档必须建立清晰完整的文件索引，以便查询和管理。

（2）文件索引必须按照规定的格式进行建立，不得私自更改和篡改。

4、文件借阅管理

（1）文件借阅必须属于规定的管理范围内，必须经过相关审批程序才能进行。

（2）文件借阅必须遵守规定的借阅期限，过期必须及时归还。

5、文件安全管理

（1）文件必须存放在安全可靠的存档柜中，严禁私自带离。

（2）文件必须进行定期的安全检查和防潮防火处理，保证文件的安全性和完好性。

四、责任制度

1、公司负责人必须对文件记录管理工作进行全面的监督和管理，并进行定期检查。

2、各部门负责人必须对本部门的文件记录管理工作进行全面的监督和管理，并进行定期

检查。

3、全体员工必须自觉遵守公司的文件记录管理制度，确保文件记录管理工作的有效进行。

文件和档案管理制度范本

（实用版）

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序言

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记录管理制度范文

第一章总则

第一条为规范记载、管理和利用文件、资料，加强档案管理，依据《档案法》等有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称文件、资料，是指为了工作需要而制作、形成的各种载体上的信息记录。包括文字、数字、图片、音像、声音等信息。

第三条本制度适用于全体单位内部员工的工作记录、资料管理等工作。

第四条文件、资料要按照法律法规和本制度的规定进行编写、管理和利用。

第五条严禁篡改、伪造、销毁文件、资料，不得删除、修改已经封存的档案文件。

第六条制定、修改本单位各类文件必须按照规定程序进行，确保法定程序和制度要求。

第七条各级领导要加强档案工作领导，确保档案工作的合法性、规范性和准确性。

第八条各级领导要加强对档案工作的监督检查，确保档案工作的规范管理。

第二章文件、资料的登记、出入和借阅

第九条全体单位内部员工的工作记录、资料管理等工作应当登记、出入和借阅。未经登记出入、借阅的工作记录、资料不得随意带出单位。

第十条所有文件、资料应当统一编号，编制指南归档目录和档案登记表。

第十一条文件、资料的出入和借阅应当填写工作记录，并经过领导签字。

第十二条借阅文件、资料必须经过审批，经有关领导签字同意后方可进行借阅。

第十三条借阅文件、资料应当及时归还，并填写借阅情况记录。

第三章文件、资料的管理和利用

第十四条所有文件、资料都应当按照规定的分类、整理、封存、保管和利用。

第十五条文件、资料管理的原则是信息的准确性、完整性、无遗漏和安全性。

第十六条文件、资料应当定期整理并分类、封存、保管。

第十七条文件、资料利用必须经过审批，不得违背工作程序和制度规定。

文件和档案的管理制度

一、总则

为规范文件和档案的管理，提高文件和档案的利用效率，确保工作的顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于全公司所有部门和单位的文件和档案管理工作。

三、文件管理

（一）文件的种类

公司文件分为行政文件、业务文件和财务文件三类。

1. 行政文件：包括公司领导决策的文件、规章制度和通知公告等。

2. 业务文件：包括部门内部和与外部单位进行业务往来的文件。

3. 财务文件：包括公司资金往来、开支和结算等相关文件。

（二）文件的编号、归档和管理

1. 文件的编号：所有文件都必须编号，编号规则由全公司统一制定。

2. 文件的归档：归档时需按照文件的性质、时间和重要性进行分类整理，确保方便查阅和管理。

3. 文件的管理：公司要建立文件管理系统，制定文件管理规定，规范文件的存储、借阅和销毁等管理程序。

（三）文件的保管

1. 保管地点：公司要设置文件保管室，对文件进行专门保管。

2. 保管措施：对公司重要文件要采取防火、防潮、防盗等保管措施，确保文件完整无损。

3. 文件备份：公司要定期对重要文件进行备份，确保文件不会因为意外事件丢失。

四、档案管理

（一）档案的归档和整理

1. 档案的归档：归档时需按照档案的年度、部门等进行分类整理，确保方便查阅和管理。

2. 档案的整理：定期对档案进行整理，删除无用档案，确保档案的整洁和有序。

（二）档案的借阅和归还

1. 借阅手续：借阅档案需填写借阅申请表，经主管部门批准后方可借阅。

2. 归还要求：借阅档案应按期归还，如有延期需要，需提前申请并获得批准。

（三）档案的保管