如何编写岗位说明书--李燕云

如何编写岗位说明书
什么是岗位说明书
岗位说明书，是表明企业期望员工做什么、员工应该做什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的文字性的界定和说明。

编写岗位说明书的意义
u能够确保将整个企业的目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束；u为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据，是现代企业管理的基础工作之一。

岗位说明书的作用
u清晰列出了员工的职责范围
u囊括了岗位所需要的能力
u令上下级关系一目了然
u有利于上级主管对员工进行管理
编写岗位说明书的程序
u确立高层领导的岗位责任意识u进行岗位调查
Ø岗位调查的方式
Ø岗位调查的内容
u编写岗位说明书
Ø岗位说明书的主要内容
Ø编写岗位说明书存在的误区
Ø编写岗位说明书的注意点
岗位调查的方式
p面谈
p现场观测
p书面调查
岗位调查的内容
p工作任务的性质、内容、程序、地点、时间
p本岗位的责任
p要求的学历、经验、年龄及其他资格和条件
p工作应知应会的技能
p与公司内部和外部的关系
p工作环境条件
岗位说明书的主要内容
p工作识别：包括岗位名称、岗位编号、所属部门、直属上级、纵向晋升岗位、横向轮换岗位、岗位系列、岗位级别
p管理幅度：为该岗位所直接管理的人数，包括直接管理的岗位名称和人数
p岗位目的：简要说明工作的主要内容，设置此岗位的意义p岗位责任：该岗位所承担的责任，包括领导责任、全部责任、主要责任和次要责任
p岗位权限：为完成该岗位工作内容，而赋予该岗位的权限范围，包括业务权限、人事权限和财务权限
p工作关系：该岗位与公司内外其它岗位之间的关系，包括与上级、同级和下级的沟通，以及公司外部组织等
p任职要求：对从事该岗位员工的身体素质、教育背景、工作经验、专业知识、职业资质、工作能力的要求
编写岗位说明书存在的误区
p功能错位
p责任不清
p职责重叠
p闭门造车
p不成体系
编写岗位说明书的注意点
u规范使用岗位职责动词12
u责权定义说明
u岗位任职资格说明
u工作能力注释表
u岗位说明书必须经员工及其直接主管签字确认
u岗位说明书必须实行动态管理
管理职责业务职责
决策层主持、制定、策划、
指导、督办、协调、
委派、考核、交办审核、审批、批准、签署、核转
管理层组织、拟定、提交、
制定、支持、督促、
布置、提出编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广
执行层策划、设计、提出、
参与、协助、代理编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达
职位说明书用词参考
p制定和实施、组织实施、监督、控制、建立、领导建立、参与制定、主持、推动、领导营造、主持召开、代表、协助、负责掌握和了解、审批、监督控制、主持、检查、审核、完成、准备和递交、筹备、保证、参与和配合、参与制定、领导制定、
p推动…工作、负责协调、及时了解和监督、督办、检查、草拟、承当、承担、策划或协助、
p负责联络、分析、办理、执行、进行、统筹管理、修订、负责指导、负责控制、搜集、配合、管理与看护、维持、安排、保持、根据、关注、汇总、主管监督、编制、拟定、受理、核实、协调、反馈、负责调查、分析、贯彻执行、洽谈、p组织支持、控制、接受、准备、联系、抽检、抽查、负责建立、负责指导、负责协调、负责控制、编写、汇总、整理、培养、
编制、落实、合理安排和调度、负责起草、改进、作好、提高、按照、评价
提出或编制管理方案（制度）的权力
提出或编制管理方案（制度）的权力提案权提案权对管理方案（制度）的科学性、可行性进行审议、修订或否定的权力对管理方案（制度）的科学性、可行性进行审议、修订或否定的权力审核权审核权批准管理方案（制度）付之实施的权力批准管理方案（制度）付之实施的权力审批权审批权组织执行管理方案（制度）的权力
组织执行管理方案（制度）的权力执行权执行权对管理方案（制度）执行结果的真实性和合规性进行审计的权力对管理方案（制度）执行结果的真实性和合规性进行审计的权力审计权审计权对管理方案（制度）执行过程进行监督和调控的权力对管理方案（制度）执行过程进行监督和调控的权力监督权监督权对考核和审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权力对考核和审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权力奖惩权奖惩权建议权建议权对管理方案（制度）提出建议和意见的权力对管理方案（制度）执行结果进行考核的权力
对管理方案（制度）执行结果进行考核的权力考核权考核权对考核结果或者管理决议进行申诉的权力对考核结果或者管理决议进行申诉的权力申诉权申诉权对管理方案（制度）相关信息知情的权力
对管理方案（制度）相关信息知情的权力知情权
知情权责权定义
岗位任职资格说明
职位序列公司管理系列
任职资格学历要求较高学历要求一般工作经验要求管理工作经验要求高层大学专科大学本科10年6年
中层
经理大学专科大学本科6年3年副经理/助理中专大学专科3年1年
基层高级主管大学专科大学专科3年1年主管高中/中专/中技/3年有一定管理工作经验班组长高中/中专/中技/2年/
员工初中/3-6月/
1、各单位首先建立工作分析的项目小组
2、项目小组的组成及分工
(一人，由本单位最高主管担任) (一人，由本单位分管主管担任)
(若干人，各部门主管)
项目组长
项目执行组长
组
员
组
员
组
员
Ø?????执行本小组工作分析计划。

Ø?????完成工作分析，撰写职位说明书。

Ø?????汇总职位说明书，编辑成册。

Ø?????接受人资部的指导与检查。

3、收集各项资料
4、汇总各项资料
5、与任职者确认
6、与其上级确认
7、撰写职位说明书8、项目小组组长检查
交人力資源部审核归档
1、项目小组建立
2、组织学习、制定计划
交本单位分管人员
审核归档
现有人数
发生频率
次/日、月、季、年
本职工作：直接工作责任：编号
工作责任
重要程度（%）
占总业务量
（%）
职等职级直接上级签字直接下级职位
人事部批准
职位名称
所属部门岗位说明书格式
岗位说明书格式
决策责任（非主管勿填）：产生的影响
仪器工具设备：
操作能力：
工作关系：
工作地点与环境：
工作地点（必选）：□ 办公楼 □ 80%室内 □ 60%室外 □ 60%出差 □ 常年出差
温度：□ 40度以上 □ 30-40度 □ 20-30度 □ 10-20度 □ 10度以下
光线：□ 明亮 □ 一般 □ 较暗 □ 漆黑
卫生：□ 清洁 □ 基本清洁 □ 一般 □ 较脏 □ 很脏
危险：□ 无 □ 基本无危险 □ 比较危险 □ 非常危险
空气：□ 清新 □ 普通 □ 较差 □ 极差
其它（请手写）：
岗位说明书格式
任职资格：
l（必选）本职位所需教育程度
□ 初中以下□ 高中职技□ 大专或本科□研究生以上
l（必选）本职位所需外语语种（英语/日语），外语程度
□ 不须□ 书面通□ 书面及口语略通□ 精通
l本职位所需汉语表达能力
□ 不限□ 普通话口头能力强□ 书面及口头强□ 极强的文字功底
l本职位所需户籍所在地
□ 本市户籍□ 不限
l本职位所需其专业的工作经验
□ 6个月以下□ 6个月-2年□ 2年-5年□ 5年以上
l（必选）本职位应用哪种设备（），设备、工具、仪器需要的应用能力。

□ 搬运□操作□操作及维修□软硬件设计
l本工作所需的人际关系能力
□ 普通技巧□良好技巧□高度技巧
l（必选）所需体力及感官能力
□ 不限□ 体力强□ 敏捷而有力□ 身体素质强且五官感知力强
l所需资料处理能力
□传递□记录整理及传递□依据常规做相关的技术性改进□需调研分析、评估与创新l（非主管勿选）所需领导力
□ 无需□ 一般□ 较强□ 极强
l（非主管勿选）所需计划力
□ 无需□ 一般□ 较强□ 极强
l所需创新力
□ 无需□ 一般□ 较强□ 极强
l所需掌握事物能力
□不需□经过长时间可掌握□ 很快能掌握□ 一接触就掌握
l所需证照（请手写）：
l其他要求（请手写）：
Ø职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。

Ø职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。

Ø职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。

Ø临时项目小组不需撰写职位说明书。

p 部门预算
p 与相关政府主管部门的关系
p 人力规划
p 招聘
p 培训和发展
p 人事管理举例：
人力资源部经理。