10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
编制企业文件材料归档范围和档案保管期限工作研究
编制企业文件材料归档范围和档案保管期限工作研究作者：蔡玉珍来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第10期文/中国国电集团有限公司海南分公司蔡玉珍【摘要】2012年12月，自国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（简称“10号令”）和2013年开始指导与审核《保管期限表》编制工作以来，许多企业未能真正解读“10号令”内容，不能系统科学地编制文件材料归档范围和档案保管期限，致使编制出来的内容不正确、不规范。
笔者谈谈认识和看法，供大家参考。
【关键词】文件材料；归档范围；档案保管《保管期限表》是进行企业档案鉴定和文件与档案管理必不可少的依据和标准，编制《保管期限表》是企业档案工作的一项基础性工作，准确判定一份文件材料是否归档、保存多久是档案工作的首要环节，也是决定企业归档文件质量和将来能否有效利用的关键。
《保管期限表》需按照企业实际工作情况进行编制，现就企业如何开展《保管期限表》的编制工作进行讨论。
一、编制《保管期限表》的意义1.《保管期限表》能以一目了然的条款形式为文件资料的收集、整理、鉴定、归档工作提供统一标准，防止因个人认识片面性和局限性造成文件材料归档漏缺、该归档的不归档等现象，使档案工作人员有章可循，统一认识，避免因看法不一致，导致争论和犹豫不决，提高工作效率。
2.《保管期限表》是企业文件材料归档的依据，也是开展归档工作的基本保障。
正确科学地编制《保管期限表》，明确文件材料的归档范围和保管期限，这样企业在收集和整理文件材料就不会造成归档不齐全、不完整的现象，从而保证了企业室藏档案质量，进而保证国家档案资源的质量。
3.《保管期限表》为文件归档和销毁工作提供了具体实施依据，在企业档案鉴定销毁工作中发挥着重要参考作用，有利于鉴定销毁工作的正常进行，可防止销毁应当保存的文件，从而维护档案的完整和安全，有利于档案的优化和档案管理效益，有利于档案工作的可持续发展。
二、《保管期限表》编制工作中普遍存在的问题（一）企业不重视编制工作。
国家档案局第号令释义及企业管理类档案整理()演示课件-精选.ppt
第5部分：适用及原则 第十九条至第二十一条，对《规定》内容的适用 性、解释权和生效时间进行规定。 5个部分中，第1部分是基础，第2、3部分是核心， 第4、5部分是保障，共同构成规范企业文件材料 归档范围和档案保管期限工作的全过程要求。
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10号令的创新之处 1、突出了合同、协议等契约文件材料的 管理。 2、突出了审计、风险控制、社会责任等 职能工作形成文件的管理。 3、将“产品销售”改为“市场营销”。 4、增加了“企业管理”、“项目管理” 文件,将能力建设、项目建设、条件保障 建设等的管理文件统一命名为“建设项目 工作文件材料”纳入经营管理中。
对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
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《规定》正文条文的释义
第四条 企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理 等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、 国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件 材料；
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业 和职工权益具有凭证价值的文件材料；
国家档案局10号令课件
• 第一次在企业档案管理规章中对保管期限 的设置采用了标时法。
10号令内容的十点新意
• 第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类 档案保管期限表的编制建立了审查制。 • 第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理 部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材 料归档范围和档案保管期限表的责任。 • 第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企 业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施 要求。
10号令正文条款的解读
（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料； （七）本企业党群工作的一般性文件材料； （八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级 主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上 级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管 单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一 般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件； 本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、 协议文件材料；
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归 档。 发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、 承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档 。
明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材 料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查 程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作 的依据。
10号令正文条款的解读
• 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大 变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围 和档案保管期限表。 企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改：
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
档案管理10号令解读(网)
3、多种逻辑关系综合运行，其中包括来 源原则结合档案分类、企业活动分类原 则进行，在按来源原则划分后，对企业 内部产生的文件材料基本按档案分类、 企业活动分类原则进行排列。
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一、《归档范围与保管期限规定》 介绍
原则
一是全面涵盖各种门类和载体文件材料基础上， 贯穿以人为本，重视公民权益，体现合规管理， 履行社会责任。 二是凡涉及与公民权益和资产有关的文件材料， 归档和划分保管期限时体现“从宽”原则。 三是《规定》要明确各级档案行政管理部门、 各级企业在具体执行《规定》过程中的职责和 义务，确保各企业编制的文件材料归档范围和 保管期限表的实用性和可操作性。 四是法规一致。同类型企业都必须遵从。 五是尽量避免重复归档。
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一、《归档范围与保管期限规定》 介绍
本条对文件材料归档范围和管理类档案保 管期限表的审批分工进行规范，是各级档 案行政管理部门开展审批工作的依据，具 体操作方法后面介绍。
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一、《归档范围与保管期限规定》 介绍
本条仍旧是企业的文件材料归档范围和保 管期限表的编制工作做出规范，即设定了 修订和完善文件材料归档范围和档案保管 期限表的条件。
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一、《归档范围与保管期限规定》 介绍 本条对企业文件材料归档范围和保管期限表的编制工作做出了规
定，其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范 围和保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外， 要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点，而不是照抄照 般范本和有关规定。二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编 制公司本部文件材料归档范围和保管期限表外，还必须指导下属 单位编制文件材料归档范围和保管期限表，并进行审批。在这一 点上企业所起的作用与档案行政管理部门相同。
档案收集归档的通知
关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。
二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。
（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题阐述
一、《规定》制定的背景和实施的重要意义（一）《规定》制定的背景:中华人民共和国成立以来,在划分文件材料归档范围和档案保管期限工作方面,到1987年止共经历了四次较大的改革。
2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署国家档案局第8号令，公布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是第五次改革。
1987年的时候，国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个规范性业务文件，这就是我们现在执行的规定。
这两个文件在近二十年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极作用。
但是，随着改革开放的不断深入、档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及，两个业务文件已经难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响，如对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等等，因此有必要对这两个文件进行修订。
新《规定》就是在这种背景下，经过近八年的努力出台的。
（二）《规定》相比1987年两个业务文件的改变：《规定》与1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档与不归档的范围》两个业务文件相比，不仅形式有所变化，而且内容有较大改变，主要体现在以下六个方面：1、《规定》将1987年颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一。
《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。
2、改革了文书档案保管期限划分方法。
将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。
如何做好《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》编制工作
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ业务研究国家档案局于2013年2月印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号，以下简称《规定》)，至今已经实施近九年了。
在这段时期，国家档案局自10号令颁布之日起就举办了中央企业宣贯培训会，印发了贯彻实施通知，建立了归档范围和保管期限表编制审查制度，组织中央企业开展归档范围和保管期限表编制、审核、备案工作。
这些举措对于企业加强内部控制、健全管理、依法规范经营起到了支撑作用，同时促进了档案工作服务企业，承载企业历史，提升企业档案管理水平。
一、正确认识编制企业文件材料归档范围和档案保管期限表的重要意义(一)为企业文件材料归档工作提供依据性文件《规定》颁布之前，企业管理部门及业务部门的日常管理文件都是依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行归档和制定保管期限的；经营部门产生的会计、科研、项目管理等业务文件则是根据相关的行业归档要求制定归档范围和保管期限。
由于不同业务遵循的归档标准不同，而不同行业在执行规定时还涉及不同的地方标准，就给档案管理人员特别是基层档案管理人员执行标准造成一定的困扰，有时不知道该遵从哪个标准。
《规定》属于国家层面的规章，其效力高于一般的办法、标准等规范性文件。
因此，其他有关企业文件材料归档范围和档案保管期限的办法、标准、规范与《规定》的内容有冲突时应以《规定》为准。
这就给档案管理人员实施企业文件材料归档范围和保管期限表的制定工作提供了“尚方宝剑”，在开展企业文件材料整理、归档工作时可以做到心中有数。
(二)进一步规范企业文件材料归档内容和档案保管期限表档案是传承企业历史的重要依据，做好企业文件材料归档工作是档案工作的基础和核心。
而决定归档工作质量的关键在于企业是否制定了符合管理实际的文件材料归档范围和档案保管期限表。
2013年以前，多数企业编制的文件材料归档范围和档案保管期限表都与国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《国有企业文件材料归档办法》或行业的文件材料归档范围和保管期限相一致，其通用性很强，但没有将企业的特色业务文件材料详细列入归档范围，在一定程度上造成业务文件材料漏归的现象，影响了归档文件材料的质量。
国家档案局第10号令
国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
b5E2RGbC第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。
p1EanqFD第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。
DXDiTa9E第四条企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；RTCrpUDG（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；5PCzVD7H（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
第五条企业下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；jLBHrnAI（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；xHAQX74J（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读讲解
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企 业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
10号令正文条款的解读
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计 划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文 件材料；
（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料； 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化 建设文件材料；
（六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人
10号令正文条款的解读
• 第四条 企业文件材料归档范围是： （是重点内容之一） （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活
动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权 益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料， 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中 介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
《企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定》解读
10号令出台的背景
• 档案在企业发展过程中发挥了重要作用 • 规范企业档案管理已成为国际通行法规行为 • 国家对企业建档提出新的、明确的要求 • 原有的规定要适应企业发展需改进完善
档案10号令解读
材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料 ；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和 控股企业报送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
★ 是重点内容之一
一是法规一致。 二是科学发展。 三是与时俱进。 四是明确责任。
建筑业应用软件
1 三、《.研规究定背》景内容的创新点• 课题的提出
第一部专门规范企业文件材料归档范围和档 案保管期限的行政规章。
第一次在规章中，确定了企业档案保管期限 的设置原则，界定出永久和定期保存建筑的业管应理用软件 类档案的范围。
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主 管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有 关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文 件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的 重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件 材料；本企业与其他组织和个人形成建的筑重业要应合用同软件 、协议及补充协议等文件材料； （四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、 年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定 、办法等文件材料；
《企业文件材料归档范围与 档案保管期限规定》解读
主
要
1
前言
内
2
《规定》制定的意义和原则
容
3
《规定》内容的创新点
4
正文条款解读
5 贯彻十号令需把握的几个问题
一1、前.研究言背景
• 课题的提出
1、 2012年底，国家档案局发布
10号令内容的十点新意 建筑业应用软件
2、 以“令”的形式发布
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。
第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。
第四条企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
第五条企业下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
企业档案工作规范与国家档案局10号令
第一、管理创新。《企业档案工作规范》适应社会主义市 场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某 一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了 我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档 案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准 的历史。
第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的 认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1 《档 案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2002 年，我国《企业档案管理规定》中只是将企业档案作为是 “有保存价值的文件材料”。
4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管 理、统一制度、统一标准。
这一条确定了企业档案工作的管理体制。 以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管 理范围。企业（集团公司）的子公司、分公司、控股公司及所属单位 的档案工作，都应是企业（集团公司）档案工作的组成部分。现代企 业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相分离，就是通常说的所 有权和经营管理权相分离。股份公司的控股企业，通常也是股份公司 的经营管理者，它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。
第三、符合国际标准对企业档案管理要求
《企业档案工作规范》应用系统管理思想，依据法律、法规及政策的 要求，结合并吸取企业档案工作多年实践经验，将企业档案工作纳入 系统管理、整体建设的标准。《规范》基于ISO9001系统管理、领导 为先、全员参与的思想，满足9001关于质量管理体系中对档案记录维 护管理的要求；同时又借鉴ISO15489.1《档案管理通则》对信息化条 件下档案管理系统设计思想，提出档案信息化建设的基本要求，符合 国家产业政策和规范管理的要求，也适应国际上标准化工作，特别是 企业管理标准化建设的趋势。
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读课件
是10号令的制定目的和法律依据。
10号令制定遵循的原则
• 法规一致
• 科学发展（以人为本，合规管理，社会责任） • 与时俱进
• 明确责任
10号令正文条款的解读
• 第二条 本规定所指的企业文件材料是 指企业在研发、生产、服务、经营和管 理等活动过程中形成的各种门类和载体 的记录。 对企业文件材料的定义
Hale Waihona Puke 10号令正文条款的解读（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士 等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲 话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报 等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的 重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工 会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料； （十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企 业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等 文件材料。
• 第一次在企业档案工作的行政规章中，对无 纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出 要求。
10号令正文第一条明确了指导思想
• 第一条 为便于企业正确界定文件材料 归档范围，准确划分档案保管期限，促 进企业依法经营和规范管理，根据《中 华人民共和国档案法》、《中华人民共 和国档案法实施办法》，制定本规定。
（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料， 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中 介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料；
（四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
10号令正文条款的解读
• 第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的 文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工 作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的 信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄 送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企 业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社 会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读
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10号令附件内容上的创新与特色
• 突出了审计、风险控制、社会责任等文件材料的归档
第38页，共82页。
10号令正文条款的解读
• 第十二条 企业产品生产和服务业务、科 研开发、基本建设、设备仪器、会计、干 部与职工人事等文件材料的归档范围和档 案保管期限，按国家有关规定、标准，结 合企业实际执行。
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10号令正文条款的解读
• 《企业档案工作规范》
• 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理
10号令附件内容上的创新与特色
• 把资本经营分为融资和资产管理
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10号令附件内容上的创新与特色
• 把资本经营分为融资和资产管理
第35页，共82页。
10号令附件内容上的创新与特色
• 突出企业经营变化趋势（资本经营、证券业务文件归档）
第36页，共82页。
10号令附件内容上的创新与特色
（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请 示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制 发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构 等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等 重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、 协议及补充协议等文件材料；
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10号令正文条款的解读
• 第十六条 中央管理的企业（包括国务院 国有资产监督管理委员会监管中央企业、 金融企业、中央所属文化企业等）总部的 文件材料归档范围和管理类档案保管期限 表，报国家档案局审查同意后执行。 地方国有企业总部编制的文件材料归档范 围和管理类档案保管期限表，报同级档案 行政管理部门审查同意后执行。
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其执行问题探析
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其执行问题探析关于《《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其执行问题探析》，是我们特意为大家整理的，希望对大家有所帮助。
摘要：本文在对《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的特点进行分析的同时，就目前存在的文件材料归档范围划分不清晰、保管期限表编制主线模糊、内容及格式错误等问题，提出建立部门合作机制，明确细化文件材料归档范围；立足企业特点确立编制主线；重视开展档案业务培训等措施。
下载论文网关键词：10号令保管期限表归档范围2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。
《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。
笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。
一、《规定》的特点《规定》主要包括正文和附表两大部分。
其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。
附表则为《企业管理类档案保管期限表》。
与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。
不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。
具体如下：1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。
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加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
有的单位档案部门没有处理好业务部门的作用，在保管期限表编制过程中要么完全由档案部门大包大揽，要么完全听由业务部门决定，档案部门不主动作为。
有的单位编制人员没有完全吃透10号令的精神，或是没有掌握归档范围和保管期限表的编制要求。
正是上述原因导致文件材料归档范围和档案保管期限表编制质量不高。
二、文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制流程企业在文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制过程中应遵循以下五个步骤。
第一步：部门职责分析，确定管理类档案保管期限表框架结构。
第二步：各部门业务流程梳理，依据业务流程、法律法规和范性文件提出记录保存要求，初步形成部门文件材料归档范围和管理类档案保管期限表。
第三步：档案部门汇总各部门文件材料归档范围和管理类保管期限表，形成企业文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿。
在这个过程中，档案部门可进行必要的修改。
第四步：将文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿下发各部门征求意见，各部门可通过互相借鉴触发修改需求，补充有关内容。
第五步：档案部门逐一与各部门讨论确定文件归档范围和管理类档案保管期限表，形成定稿。
三、文件材料归档范围和档案保管期限表编制准备工作文件材料归档范围和档案保管期限表编制除需要按照一定的步骤进行外，还要做好编制前的准备工作，这些准备工作主要如下3个方面。
（一）做好编制的组织工作文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作不仅仅是档案部门的事，也是业务部门的事，需要充分发挥业务部门作用。
业务部门在梳理文件材料内容，确定档案保管期限过程中常常发挥着重要的作用，编制过程中应充分吸收业务部门人员参与。
有条件的企业应成立文件材料归档范围和档案保管期限表编制领导小组和编制办公室或工作小组。
领导小组由分管档案工作的企业负责人任组长，档案部门负责人任副组长，职能部门负责人、业务部门负责人任成员。
领导小组负责批准文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划，审定文件材料归档范围和档案保管期限表，协调编制工作中的重大事项；如有下属单位，领导小组还负责所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的审查。
编制办公室或工作小组由档案部门、职能部门、业务部门人员组成；职责是：制定文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划；具体组织文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作；起草文件材料归档范围和档案保管期限表；负责文件材料归档范围和档案保管期限表的宣贯；如有下属单位还应负责指导所属企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。
（二）科学制定保管期限表的编制计划和10号令的宣贯培训合理地安排文件材料归档范围和档案保管期限表起草、修改、下发、宣贯等阶段的各项工作；要将每一项工作落实到人，并有明确的时间节点和工作成果形式；制定工作计划时同步制定预算；要特别注意，不仅要编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，还要同时编制和修订其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表，如产生产和服务提供、科研、重大建设项目等等。
要及时开展10号令的宣贯与培训，培训人员包括编制领导小组成员、编制小组组成人员和下属单位有关人员。
要让有关人员了解10号令的精神实质和文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求和方法。
（三）做好调研、职能分析和资料收集通过调研了解掌握本企业组织机构架构和其职责。
通过职能分析摸清本企业的活动特点，摸清产品和业务组成，梳理出产品和业务从设计研发、生产，销售和售后服务等的流程。
文件材料归档范围和档案保管期限表编制前还要进行资料收集，特别是要收集除国家档案法律法规和规范性文件以外的，与本企业业务活动有关的法律法规和国家下发的规范性文件，了解国家其他行政管理部门对本企业档案和有关业务形成记录的保存要求。
如《中华人民共和国商业银行法》就对商业银行的信贷档案管理工作提出了要求。
这些法律法规和规范性文件对记录和档案管理要求如果有超出10号令或有关档案法律法规和规范性文件要求的，应在本企业的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中予以体现。
四、正确发挥业务部门的作用文件材料归档范围和档案保管期限表编制过程中，档案部门一方面不要大包大揽，不吸收业务部门参与，同时也要切忌唯业务部门马首是瞻的作法。
一是要发挥业务部门在梳理文件材料内容方面的作用。
具体作法可以设计一张文件材料内容调查表，由业务部门各岗位人员进行填写，填写内容应包括文件材料名称、产生业务、用途、发放范围、存储格式、载体形式、签署过程、传递方式、内容提要等。
二是充分发挥业务在初步确定档案保管期限中的建议作用，有时业务部门对档案保管期限的确定根据是档案部门所不能掌握的。
三是要充分发挥档案部门的档案专业作用，对业务部门提出的意见和建议作好把关，最终从档案专业角度确定采纳与否。
对于业务部门提出的缩小归档范围和缩短保管期限的建议应谨慎处理。
五、管理类档案保管期限表的体例和结构设计管理类档案保管期限表是10号令贯彻实施过程中第一个要编制的，其中文件材料排列体例和结构既可采用按部门，也可采用按职能，但两种排方法均有其优缺点和适应性，具体见下表。
各企业可根据本企业的档案工作所处的阶段和实际情况选择确定。
保管期限表的设计一般采用三栏式，分别为序号、文件材料、保管期限。
序号采用层垒制编号，表中编号不得重复，以方便进行档案鉴定时引用。
（本文转载自《中国档案》杂志2015年第3期作者：蔡盈芳单位：国家档案局经科司）职责分析法在10号令实施中的运用（10号令解读之二）——企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法企业在管理类档案保管期限表编制过程中首先要做的工作就是设计表的结构和职责分析。
关于表结构的设计与选择，在上一期中已有讨论，本期重点讨论保管期限表中的职责分析。
在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的充分依据并分析职责是当前国际档案界推崇的作法。
如ICA（国际档案理事会）发布的《IMPLEMENTATION GUIDANCE FOR ICA-Req MODULE（国际档案理事会—电子环境中文件管理原则与功能需求模型实施指南）》就采用了职责分析法来确定机构电子文件管理需求。
本文就机构职责的重要作用、职责分析在文件材料归档范围和管理类档案保管期限中的运用进行阐述。
以前企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的过程中，很少依据部门职责，归档范围和保管期限表要么照搬照抄档案行政管理部门下发文件时提供的样表，要么照抄照搬其他企业的样本。
这种做法导致文件材料归档范围和档案保管期限表可实施性差，导致企业文件材料的归档收集和档案鉴定工作的粗放。
为此，国家档案局在10号令的实施中提出，企业在编制文件材料归档范围和管理类档案保管期限表时要分析企业机构职责。
这是因为，10号令附表是为所有企业提供原则依据而制定的，并未能包括企业所有产生的应归档的管理类文件材料。
因此，不仅文件材料归档范围和管理类档案保管期限表结构要以企业机构职责为依据进行设计，而且凡企业机构在职责履行过程中形成的文件材料都要在归档范围和保管期限表中反映出来，这样才能做到应归尽归。
要实现这个目标，只能通过职责分析。
一、通过职责分析确定业务类型不同类型的企业因其业务不同，文件材料归档范围和档案保管期限表的内容应不同。
企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的首要工作就是确定本企业业务类型，并据此确定管理类档案保管期限表的内容范围。
按是否从事具体产品生产分，企业可分为集团型企业和非集团型企业。
集团型企业一般设有企业不从事具体产品生产的总部，总部通过战略、财务或生产计划对下属或控股企业加以管控。
集团型企业分类、管控特点及保管期限表特点如下表。
非集团型企业一般指从事具体产品生产且无下属单位的企业。
这些企业按照产品的不同又可分不同的类型，这些企业分类、产品特点及保管期限表的特点如下表。
企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，要根据企业的特点，对10号令中的内容进行相应的取舍。
二、通过职责分析确定管理类档案保管期限表结构企业管理类档案保管期限表结构分别是按机构或按职能，不论选哪一种，它的结构安排必须以企业机构设置及其职责为依据。
即使采用职能排列法也要对职责进行分析，而不能照抄照搬10号令的一级条目。
（一）通过企业机构设置与职责分析将10号令附表的有关内容编入相应的机构或职能。
由于不同的企业的管理理念的不同，同一职能工作会置于不同部门。
如档案工作，有的在企业办公室，有的企业则划分在质量部，还有的企业的档案工作是信息部门职责的一部分，也有的企业单独设置档案部门；因此，必须通过职责分析，将相应的职能对号入座，归入相应的部门或职能中，为组织文件材料提供依据。