比价采购管理办法

比价采购管理办法

1目的

增强采购过程的规范化、制度化、透明化～提高采购物资质量～降低采购成本～增加经济效益。

2适用范围

本办法适用于不能通过招标采购的原辅材料、工具工装、设备备件、二类机电、油料化工、办公用品、劳保用品、低值易耗品等物资的采购。 3职责

3.1公司成立比价采购领导小组～由分管审计的经理任组长～审计部部长任副组长～办公室、财务部、采购部、技术部、质量部、装备部等部门负责人为小组成员。领导小组下设办公室～设在审计部～由审计部部长任主任～负责比价采购的日常管理工作。

3.2各部门负责将所需采购物资的计划提报至主管归口部门,生产、准备类物资报总调度室、机电类物资报机修装备部、办公用品类报公司办公室,。 3.3总调度室负责提报生产准备类物资采购计划～机修装备部负责提报机电类物资采购计划。

3.4主管归口部门对各部门提报的采购计划进行审核把关～编制物资采购计划～对数量、质量标准/要求、时间等要详尽具体～按规定时间提报至采购部。需要明确技术标准/要求的～通知技术开发部予以提供。其中办公用品由公司办公室审核后编制采购计划～经分管总经理审批后实施。

3.5采购部负责根据各主管归口部门提报的物资采购计划～编制比价采购物资的计划～按照货比三家的原则～提供采购渠道和供方报价资料～填写《物资采购报价审批单》～内容包括产品名称、供货厂家与资质、规格型号、联系电话、建议价格等～经审批后负责物资采购的实施。

3.6技术部负责提供有关物资的技术标准/要求或工艺报告～必要时参与对潜在供方的考察及技术谈判、验收。

3.7公司批准立项的建,构,筑物工程项目计划～归口采购部门负责提报采

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购渠道和供方报价资料～按相关规定要求提出具体建议。

3.8其他零星采购的物资～归口采购部门负责提报采购渠道,至少3家,、采购数量、采购价格～填写《物资采购报价审批单》报审计部。

3.9审计部负责对各类采购物资价格的审核和原始资料的管理收存～必要时参与对供方的考察和认定。

3.10质量部负责采购物资的进厂检查验收。

3.11各仓库负责对采购物资进行审核和入库手续的办理。

3.12物资使用部门负责采购物资的质量信息反馈。

3.13财务部负责比价采购物资的价格审核把关～负责货款支付、质量索赔扣款的监督与执行。

4管理内容与方法

4.1采购部根据总调度室和机修装备部等部门提供的生产准备、机电等物资的采购计划～凡不能列入招标采购的物资～由采购员填写《物资采购报价审批单》一式五联～在“货比三家”的基础上～对供方报价的合理性进行综合分析～分别提出建议价格～经部门负责人签字后～与厂家报价资料一并转审计部审核。对急需采购物资～不能立即完成审计的～须先征得审计部同意后再进行采购～但事后必须严格按程序办理审批手续～并在《物资采购报价审批单》上注解。 4.2审计部在接到《物资采购报价审批单》之后～通过电话咨询或上网查询、洽谈等形式～多方面了解市场价格信息～与采购部提供的供应商的价格、质量等进行比较～最后根据比价采购原则确定审计价格～经审计部部长签字后～自留存一联～其余四联发至采购

部。采购部留存一联～其余由采购部根据采购物资进货后按质检、入库、挂账的顺序发至质量管理部、仓库、财务部。审计部接到《物资采购报价审批单》后～须在2个工作日内完成审计。对审计特别复杂～无确定标准依据的～在不影响生产的情况下～须1周内完成审计。 4.3采购部门接到审计部签署的审批单后～按规定程序办理与供应商签订购销合同/协议等采购手续。并依据审批价格进行采购。

4.4物资采购进厂后～业务员须及时将《物资采购报价审批单》传递至质量管理部～由质量管理部检验员根据《物资采购报价审批单》和技术标准/要求现场检验采购物资～原则上当天完成检验。

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4.5物资检验合格后～业务员填写收料单～检验员在收料单上签字确认～仓库根据审计部下发的《物资采购报价审批单》～经对数量、规格、型号审核无误后～办理入库手续～并监督采购物资供货情况。

4.6财务部对采购发票、《物资采购报价审批单》、《物资入库单》和《物资质量反馈单》等凭证进行审核～无误后根据《物资付款管理办法》办理货款挂账手续～并按规定付款。

4.7通过询价比价采购的物资价格发生变化时应重新询价比价。 5物资采购管理规定

5.1采购人员必须及时、准确提报《物资采购报价审批单》、《采购物资价格调整申请表》等资料。

5.2随着市场变化～因物价上涨等对比价采购物资产生影响的价格～导致物资采购计划价格无法执行时～应按《比价采购管理办法》重新进行比价～确定新的物资采购价格～并纳入价格管理范围之内。

5.3根据市场行情～因物价下降等原因～市场价格低于公司计划价格时～采购部业务员及时提出调整物资采购价格的建议～由比价领导小组办公室按程序重新进

行比价～确定下调后的采购价格～并纳入价格管理范围之内。 5.4当市场价格低于公司计划价格时～业务员不能及时提出调整价格的建议或实事求是控制供应商的供货价格～仍执行公司计划内的上限价格的～经审核查出后～对业务员予以罚款处理～重复出现予以调离岗位。

5.5审计部要经常对已购物资价格进行抽查和审计～确保物资采购价格经济适中～对因查出高于市场价格购入的物资～其高出部分由业务员全部承担～并调离岗位～对供货商停止供货。

5.6采购人员必须于每月28日前将上月比价采购的实施情况进行整理～并将价格发生变动的物资种类明细及变化情况汇总后报审计部。

5.7审计部要及时准确地把握市场价格情况～做到审计真实无误。 5.8质量管理部必须严格按照《物资采购报价审批单》对物资进行检验～如采购物资与《物资采购报价审批单》的要求不符～不得办理检验合格手续～并及时反馈采购部。

5.9各仓库必须严格按照《物资采购报价审批单》及物资检验合格手续办理

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入库～如采购物资与《物资采购报价审批单》的要求不符或无物资检验合格手续～不得办理入库～并及时反馈采购部。

5.10为保证采购物资质量～对直接投入使用的采购物资～使用部门应及时反馈采购物资质量情况～对出现的质量问题填写《物资质量反馈单》～提报至质量管理部～经质量管理部确认后～分别传递至采购部、财务部～采购部通知供应商停止供货～财务部按质量管理部核定索赔额和协议规定进行质量索赔。 5.11根据新技术、新工艺要求～须采购的新型材料和物资～由技术开发部出具技术标准和试验报告～采购部根据技术标准选择供货厂家并商谈供货价格后～转审计部审核。

5.12因采购部门提出的建议价格高出审计部核定价格的～按公司《物资采购管理奖惩办法》规定～予以处理。