平谷区档案馆档案电子目录数据库结构

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档案局电子信息档案管理系统的构建及应用

随着信息化技术的快速发展，各行各业都在不断推动数字化转型，档案局也不例外。

在过去，档案管理多依赖于纸质档案，管理和检索效率低下，易受损、易丢失，给档案管

理带来了极大的困难。为了提高档案管理的效率和安全性，许多档案局开始借助电子信息

化技术进行档案管理，构建电子信息档案管理系统，从而在档案管理上迈进了一大步。

电子信息档案管理系统是指利用计算机、网络技术对档案信息进行数字化、网络化处理，并采用相应的软件、硬件及网络设备实现对电子档案的管理、检索、传输、保存的系统。电子信息档案管理系统的构建和应用，对于有效提高档案管理工作效率、提高档案信

息利用率、保障档案信息安全具有重要意义。下面，就电子信息档案管理系统的构建及应

用进行详细介绍。

1. 系统平台的选择

电子信息档案管理系统的构建首先需要选择适合的系统平台。在进行平台选择时，需

要考虑系统的稳定性、安全性、易用性等因素。通常情况下，采用服务器与客户端结构的

系统平台是较为常见的选择。在选择系统平台时，还需考虑到系统的扩展性和兼容性，以

保证系统在未来的发展中能够满足不断增长的档案管理需求。

2. 数据库设计

电子信息档案管理系统的数据设计非常重要，它直接关系到整个系统的稳定性和性能。在数据库设计时，需要充分考虑到档案信息的分类、属性、关联等因素，以便于实现对多

种类型档案的高效管理和检索。需要对数据进行多层次、多维度的存储和索引，以实现对

档案信息的快速查询和分析。

3. 系统功能设计

在构建电子信息档案管理系统时，需要根据实际的档案管理需求进行功能设计，包括

北京市档案资料目录中心数据采集模式构想

圈
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（北京市专门档案馆档案资料目录数据的采集五）１．专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全
宗级、卷级、案文件级及各种重要资料目录的采集汇总工作，并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目
１京市档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案录数据。．北
全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集
资料目录数据。
２＇档案馆负责收集本地方有意义的与本馆专业．］专１
京市档案资料目录中心。北京市城建档案馆，北京市如在
资料目录。
二、案资料目录中心数据采集的渠道档
档案目录信息全、数据准是档案资料目录中心建设的基础，而畅通的数据采集渠道则是档案资料目录中心
建设的必要条件。北京市档案资料目录中心必须本着 “ 积
极稳妥、易后难、一协调、阶段建设 ” 原则，动先统分的主向社会各界多层次、多渠道、形式地采集信息，富目多丰录中心的信息含量。目录中心数据采集实施方面，以在可采取分阶段建设、批采集目录、集目录数量逐年增加分采的具体措施，断优化数据采集渠道，数据采集流程标不使准化，集工作持续化、采制度化、范化、规现代化。北京市档案资料目录中心应以北京市档案馆为依托，区县档案馆、门档案馆和部门档案馆为主体，各专逐

市委办公厅副主任、市档案局局长张利民到东城区督查档案馆新馆建设工作(16则)

作者：

来源：《北京档案》2020年第09期

市委办公厅副主任、市档案局局长张利民到东城区督查档案馆新馆建设工作前不久，北京市委办公厅副主任、市档案局局长张利民带队，联合督查组一行5人到东城区督查档案馆新馆建设工作，实地察看了东城区档案馆新馆工程。市联合督查组指出，新馆建设要符合国家档案局对档案馆建设标准的要求，面积要达标，功能要达到“五位一体”，特别是要以电子文件中心为基础，推进数字档案馆建设，加强与已建成新馆的海淀区档案馆的学习交流，借鉴成功经验做法。（袁雪仪）

市档案馆馆长程勇一行前往督查房山区档案馆新馆建设近日，市档案馆馆长程勇带领市联合督查组一行到房山区开展档案馆新馆建设督查工作。督查组围绕档案馆新馆建设工程的规划理念、功能设计、空间布局等方面展开，实地参观了新馆内的各类功能用房和办公用房，详细了解了新馆的整体布局、软硬件建设、运行机制和创新工作等情况，并听取了相关汇报。（戴君）

丰台区召开《机关档案管理规定》专题培训会前不久，丰台区通过区委党政高清视频会议系统组织了档案法治专题培训，全区各单位档案工作的主管领导、办公室主任200余人参与培训。会议从《机关档案管理规定》的立法过程、立法背景、在档案法律体系中的地位、意义及详细规定等方面进行了全面细致的讲解，对进一步提升我区新形势下的机关档案工作水平具有重大的引领、促进作用。（丰台区档案局）

门头沟区档案馆开展红色书籍赠送活动前不久，门头沟区档案馆有关领导到中关村门头沟科技园利德衡大厦书屋开展红色书籍赠送活动。区档案馆充分挖掘自身优势，把这几年编纂出版的十几种、近200册红色书籍赠送给书屋，以便科技园的同志们在今后的学习工作中、生活接待中，能够讲好党的故事、革命的故事、英雄的故事、烈士的故事，把红色资源开发好、把红色基因传承好，助力“红色门头沟”党建“1179”工程的推进。（康健）

档案组织架构

档案组织的架构一般包括以下几个部分：

1. 档案局或档案馆：负责管理、保管和利用档案资料，制定相关政策、制度和标准。通常分为行政管理部门、文书档案部门、专题档案部门等。

2. 档案科或档案管理部门：根据档案工作的需要，制定并实施有关档案的各项管理措施。主要职责包括档案收集、整理、编制、传递、利用和保护等。

3. 档案室或档案阅览室：是向公众提供档案咨询和服务的场所，通常设在档案馆内。档案室提供档案检索和查阅服务，档案阅览室则提供宣传教育、学术研究和文化交流等服务。

4. 档案保管室或设施：是指用于存放档案的场所，包括主要保管随机会晤的堆存区、文件柜、密集架等，以及辅助设施如环境控制系统、防火、灭火、防盗等设施。

5. 档案数字化室：是指利用先进的数字化技术将纸质档案转化为数字档案。数字化室还可用于数字档案数据的后期处理、存储、维护和共享等。

6. 其他部门：如教育、宣传、文化遗产保护等部门，也可利用档案资源为自己的工作提供支撑和帮助。

以上是档案组织的一般架构和职能，不同的档案馆或机构根据自身情况可能会有不同的设置和名称。

围绕中心工作创新服务方式北京市平谷区档案系统演讲比赛取得积极成果

围绕中心工作创新服务方式北京市平谷区档案系统演讲比赛取

得积极成果

吴文

【期刊名称】《北京档案》

【年(卷),期】2005(000)011

【摘要】@@ 本刊讯 10月14日,北京市平谷区档案局就今年组织开展的档案服务中心工作演讲比赛活动召开了总结表彰会议,11名进入决赛的选手经过激烈现场角逐,分别获得一、二、三等奖.

【总页数】1页(P7)

【作者】吴文

【作者单位】无

【正文语种】中文

【中图分类】G2

【相关文献】

1.围绕中心服务大局积极促进北京市档案事业和谐发展 [J], 陈乐人

2.首都档案事业深入发展的新起点--国家档案局检查组来北京市执法检查取得积极成果 [J], 吴文

3.围绕中心突出特色服务大局--北京市平谷区档案事业在创新中求发展 [J], 马建国

4.兰台朵朵花儿开——记北京市档案系统"档案与你同行"主题演讲比赛 [J], 何卫东

5.北京市委办公厅和北京市档案局主办北京市平谷区档案局承办《回顾中国体育发展历程共圆奥运梦想》展览在市委机关展出 [J], 晓章

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数字档案馆功能结构及设施设备配置参考

一、库房区

1. 纸质档案库个㎡

存放以纸张作为载体的档案库房，包括文书档案库、科技档案库、专门档案库等。根据馆藏、待进馆档案数量、档案资源整合需求设置，配置密集架、五节柜等档案装具。

2. 音像档案库1个100-200㎡

存放记录声音或影像的档案库房，包括照片、影片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等。应有独立温湿度控制系统，或者采用恒温恒湿、防磁装具。

3. 实物档案库1个100-300㎡

存放、陈列通过收集整理而转化成具有档案属性的实物的库房。保存区以展示陈列柜架为宜，陈列区根据实物特点配置。

4. 图书资料库1个100-300㎡

存放图书资料的库房。以固定柜架为宜。

5. 特藏库1个200-300㎡

以优于普通库房保管条件，收藏保管档案珍品（或特殊载体）并实行特别管理的库房，其功能主要是保管收藏，同时也可兼具宣传展示功能。

应有独立温湿度控制系统，防紫外线照明系统，配置便于转移的档案装具，如五节柜等，必要时采用恒温恒湿装具。

二、利用服务区

1. 传统档案阅览区1个150-200㎡

通常指提供纸质档案查阅利用的区域。每座不应小于3.5㎡。配置阅览桌、目录架、常用资料架、电源及网络接口等。服务区应便于公众进出，各功能区相互贯通。

2. 县委、县政府公开信息阅览区1个100-150㎡，

用于阅览行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的，属于向社会主动公开的信息的区域。每座不应小于3.5㎡。配置同传统档案阅览区。

3. 电子档案阅览区1个50-100㎡

通过电子计算机和网络查阅经过数字化处理档案的区域，每座不应小于4.0㎡。配置工作台及电脑，预置网线。

2023年档案查阅介绍信

2023年档案查阅介绍信1

_____人事档案管理室：

因______工作需要，现委托我单位______职务______，______务______等______名人事管理人员前往贵处查阅____________等______名人事档案，(是、否)出具证明材料。

当否，请接洽。

______

____年____月____日

2023年档案查阅介绍信2

__x大学档案馆：

兹介绍__大学学生社团联合会副主席（学号：）等一行___人，将于__月__日到1__月__日前往贵馆查阅__年到__年档案，以获悉__大学社团发展相关情况，请予接洽为感。

此致

敬礼！

__大学委员会

__月__日

2023年档案查阅介绍信3

平谷区档案馆，今有我单位同志，因需查阅档案。请予接洽。

(利用者必须带本人身份证，身份证上的姓名与介绍信上的姓名一致)

(盖章)

年月日

2023年档案查阅介绍信4

市人才中心：

兹有我单位同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理!

借阅名单如下：__x,__,__x,__x等

单位名称：__

x年 x月x 日

扩展阅读：

学校会计档案管理制度

一总则

会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本校实际情况，制定本制度。

二会计档案管理部门

1、学校财务部门负责会计档案工作的指导，监督和检查。经学校领导研究决定，学校会计档案的具体管理工作由学校校办室负责，学校校办室档案管理员负责会计档案的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

北京市档案资料目录中心发展建设探析

３目录中心建设是档案信息资源整合共享的重要途．
２６
径
利用标准等。档案目录数据是开发档案信息资源的关键所在，目
要特别注意的是，档案目录数据的著录项目要尽可
录中心建设更是档案信息资源共享的重要途径和有效措能齐全并准确，每一个著录项目都是一个检索点，著录的施。目录中心建设强化了档案馆之间的横向联系，过馆准确与否，通直接关系到目录数据的检出率和查全率。以纸
部门、日期、备注等内容，交单位按照档案馆目录编移资源整合与共享的网络平台，最大限度地满足利用者不号、
近年来，随着档案网站和馆藏档案
数字化的不断发展，各地建设档案资料
目录中心的步伐逐渐放缓并不断弱化，
档案资料目录中心的建设长期停滞不前，无法取得突破性的发展。北京市档案资料目录中心建设也是如此。从长远
发展角度看，种做法并不利于档案信这息资源的整合与共享。无论是档案全文
数字化还是档案网站建设，都离不开目录中心的发展。１档案目录数据采集是提供档案．
数字化全文服务的前提

档案室电子目录数据库结构与交换格式

为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。

1．范围

1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。

1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。

2．定义

本标准采用下列定义：

2.1 档案目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

2.2 电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3 案卷级目录

登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。

2.4 文件级目录

登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.5 数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

2.6 记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.7 字段

记录中可标识的特定范围数据。

2.8 必须著录项目

指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。

2.9 选择著录项目

指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3．数据库结构与著录格式

本标准包括如下八种数据交换格式：

1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》

3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》

档案局电子信息档案管理系统的构建及应用

1. 引言

1.1 背景介绍

随着信息技术的不断发展和普及，传统的档案管理方式已经不能完全满足日益增长的信息化需求。传统的纸质档案管理系统存在着文件易丢失、难以检索、占用大量空间等问题，亟需进行信息化改造。为了更好地管理和利用档案信息，档案局电子信息档案管理系统得以建立和应用。

档案局电子信息档案管理系统是一种基于互联网技术的档案管理和服务平台，通过对档案信息的数字化、网络化和智能化处理，将传统档案纸质化存储的数据信息转变为数字化的电子信息，实现档案的在线管理、检索和共享。该系统具有高效、便捷、安全、节约空间等特点，能够提升档案管理效率，改善服务质量，符合信息化管理的潮流。

档案局电子信息档案管理系统的构建将为政府部门、企事业单位等提供便捷的档案管理与服务平台，加快信息化进程，助力实现数字化智能化档案管理的目标。通过研究和应用此系统，可以进一步推动档案管理工作的现代化转型，更好地满足社会发展的需求，促进档案事业的发展和进步。

1.2 研究目的

本研究旨在探讨档案局电子信息档案管理系统的构建及应用，通过系统的分析和设计，提高档案管理的效率和质量。具体目的包括：

1. 研究当前档案管理系统存在的问题和不足之处，为构建更高效的电子信息档案管理系统提供参考和借鉴。

2. 分析档案管理系统的需求和功能模块，明确系统设计的目标和方向。

3. 设计可靠稳定的系统架构，确保档案数据的安全性和完整性。

4. 提供系统应用案例，展示档案管理系统在实际工作中的应用效果和优势。

5. 分析系统的优势和特点，为用户选择和应用档案管理系统提供参考和推荐。

档案局电子信息档案管理系统的构建及应用

【摘要】

本文主要探讨档案局电子信息档案管理系统的构建及应用。引言部分介绍了电子信息档案管理系统的背景和意义。在正文中，详细讨论了该系统的技术架构设计，功能模块设计，以及应用案例分析。通过对系统的优势与挑战进行分析，揭示了其在档案管理领域的重要作用。结论部分对所述内容进行总结，并展望了系统未来的发展方向。本文旨在为档案局及相关行业人士提供关于电子信息档案管理系统的全面了解，以促进其在实践中的应用和推广。

【关键词】

关键词：档案局、电子信息档案管理系统、构建、背景、技术架构、功能模块、应用案例、优势、挑战、总结、展望。

1. 引言

1.1 绪论

档案局电子信息档案管理系统是一种利用信息技术对档案进行管理、检索和传递的新型平台，随着信息化时代的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足多样化、快速化的需求。建立一个高效、便捷、安全的电子信息档案管理系统已成为档案局工作的当务之急。

绪论部分将介绍档案局电子信息档案管理系统的背景和意义，探讨为什么要构建这样一个系统，以及对档案管理工作的推动作用。通

过本文的研究和分析，读者可以更加深入地了解电子信息档案管理系

统的重要性和必要性，为后续内容的阐述做好铺垫。

在当今信息化的大背景下，档案管理工作已经进入了数字化、网

络化的时代，传统的手工管理已经无法适应现代化的需求。而建立一

个高效的电子信息档案管理系统，可以极大地提高档案管理工作的效

率和质量，加强信息的安全性和可靠性，满足用户的多样化需求，实

现档案管理工作的现代化转型。构建档案局电子信息档案管理系统具

电子档案数据中心解决方案

1．系统概述

电子档案数据中心是对当地党政文件档案信息进行统一管理的平台，它的主要工作是对文件档案信息进行统一规范、整合、利用。建立目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等三大数据库，从而实现对电子档案信息资源的集中统一管理、安全存储和综合开发利用。建设内容如下：

一、建设市直机关档案室与电子档案数据中心的数据移交体系。

（1）通过网络或其它方式移交或接收各单位的电子公文数据；

（2）通过网络或其它方式移交或接收各单位的声像档案数据；

（3）通过网络或其它方式移交或接收各单位的电子档案数据；

（4）通过网络或其它方式移交或接收各单位的其它可用的资料。

二、建设市直机关档案室与电子档案数据中心的数据交换体系。

（1）通过网络或传真发送数据移交清册和接收清册；

（2）通过网络从电子档案数据中心下载已整完成的现行文件数据；

（3）通过网络从电子档案数据中心下载本单已移交的档案数据；

（4）通过网络在线下载公开的档案专题。

三、建设市文档资源的集中存储和管理平台。

（1）确保接收电子数据的真实性、完整性和可读性，实现电子文件信息传输、存储和安全维护；

（2）为立档单位提供电子文件元数据捕获中间件，实现电子文件及元数据的捕获；

（3）实现立档单位电子/实体文件的集中、统一管理，逐步替代立档单位文件分头管理的模式；

（4）为接收的实体文件提供数字化加工处理及元数据的自动捕获，具有实体文件的计算机辅助管理；

（5）为立档单位提供电子文件查询检索服务，建立包括全文检索

在内的多种检索机制；

平谷区档案局组织相关人员旁听法院行政案件审理

动态

各区

机关档案工作市级优秀单位区档案局

首先听取了牛栏山镇机关档

随后对档案制度的建立、档案整理和保管等情况进行了检查。经过综合测评，评测组认为牛栏山镇机关档案工作开展达到评测标准，授“北京市区机关档案工作测评市级优秀单位”

电子档案规范存储结构

一、电子档案规范存储结构

经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。

图1 电子档案规范存储结构

（1）移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名，例如：命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”，则其计算机文件名为：移交接收信息X036-WS·。

（2）数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等，N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号，其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。

（3）电子档案组件N为移交电子档案的组件，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名，则第1个电子档案组件的计算机文件名为：X036-WS·。

（4）元数据.XML为电子档案的元数据，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名，则元数据的计算机文件名为：元数据X036-WS·。

（5）业务办理过程信息N.后缀名，其中，N为业务办理过程信息流水号。应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”，则某业务办理过程信息的计算机文件名为：业务办理过程信息01-X036-WS·。

声像类电子档案的存储结构如下图所示。

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说明文件夹

数字档案或数据文件夹

平谷区档案馆档案数据整合与存储策略分析

平谷区档案馆档案数据整合与存储策略分析作者：见雪冬

来源：《北京档案》2016年第04期

摘要：本文以平谷区档案馆为例，对档案数据整合与存储提出策略分析，即通过从分散到集中、从异构到同构、从综合到专题、从独立到共享实现档案数据的整合；在档案数据的存储上，实现分布式集中存储策略。

关键词：档案数字化数据整合数据存储

档案数据整合是指把原来通过各种渠道收集到的零散的档案数据，通过技术手段和方法，进行数据结构重构或数据结构匹配，以形成相对规范的档案数据。档案数据存储则是把档案数据以某种格式记录在计算机内部或外部存储介质上。档案数据的整合与存储主要是为了实现档案数据结构的合理配置及优化，通过对档案数据的整合，形成体系完整、内容丰富的档案数据。目前，北京市平谷区档案馆保存着大量的档案数据，而且呈TB级增长，特别是档案数字化后，数据的整合和存储变得更为复杂。基于此，笔者以平谷区档案馆的在相关方面的具体做法为例，对档案馆的数据整合与存储提出建议，以供探讨。

一、平谷区档案数据来源及其分类

（一）案卷级、文件级电子目录

1.从各立档单位接收的案卷级、文件级电子目录。平谷区档案馆以每五年为一轮从各立档单位接收纸质档案，且每年都要接收案卷级电子目录和文件级电子目录。比如1996～2005年期间，共接收电子目录26万条。

2.从各村接收的案卷级、文件级电子目录。平谷区档案馆在新农村档案示范区的建设中，从各村收集了部分案卷级、文件级电子目录。内容主要涉及10类村级重点档案，包括两委换届、林改档案、产改档案、养老保险、合作医疗、网格化管理、村集体经济管理、户口底册、计划生育、承包合同。此外，村务管理档案、农村科技档案作为涉农档案的重要来源，其形成的档案数据量也很大。

北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式

（北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号）

1 范围

本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。

本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。

2 引用标准

GB/T 15418-94 档案分类标引规则

GB/T 11821-2002 照片档案管理规范

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 18-1999 档案著录规则

DA/T 19-1999 档案主题标引规则

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 22-2000 归档文件整理规则

DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式

3 定义

3.1档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。

3.2档案著录

在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.3档案目录数据库

将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。

3.4字段

描述著录条目中某一特定属性的数据单元。

3.5字段名称

目录著录项目的内容和显示的中文名称。

3.6字段名

字段名称的代码。

3.7字段类型

是指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。

3.8字段长度

是指字段所包含字符的最大个数。

3.9档案目录数据交换