北京和佳软件技术白皮书

北京和佳软件技术白皮书
和佳协同办公系统
技术白皮书
北京和佳软件技术有限公司
目录
一、 序言 (4)
二、 系统概述 (4)
三、 系统特点 (6)
四、 功能描述 (7)
（一）、个人事务处理子系统： (7)
1、待办事宜 (7)
2、电子邮件 (7)
3、个人通讯录 (8)
4、个人文档 (9)
5、日程安排 (9)
6、签名管理 (9)
7、密码修改 (10)
（二）、日常公务管理子系统： (10)
1、领导督办： (10)
2、通知管理： (11)
3、会议管理： (11)
4、领导日程： (12)
5、外出登记 (13)
（三）、公文管理子系统： (13)
1、收文管理 (13)
2、发文管理 (15)
3、报告管理 (16)
4、文档管理 (17)
（四）、行政管理子系统： (17)
1、接待管理 (17)
2、会议室管理 (17)
3、车辆管理 (18)
（五）、公共信息子系统： (18)
1、最新动态 (18)
2、常用信息 (18)
3、规章制度 (18)
4、公共通讯录 (19)
5、公告栏 (19)
6、飞机航班 (19)
7、列车时刻表 (19)
（六）、内部交流子系统： (20)
1、电子论坛 (20)
五、 应用平台 (20)
六、 成功案例 (21)
一、 序言
办公自动化系统的总体目标是："以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖党政机关和企事业单位办公部门的办公信息系统，通过网络技术，提供本单位与外界之间的信息交换，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

办公自动化的真正意义不是指简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业，而是通过计算机系统的各种应用，使各独立的工作者能实现信息共享，协同工作，远程移动办公，并能对工作流程进行控制，合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业，全面提高组织机构的办公效率，实现信息共享。

这种基于计算机系统应用的办公就可以称为办公自动化。

建立办公自动化系统的根本目的有两个：第一是将企业的管理规范化、合理化、高效化，贯穿先进的管理思想；第二是通过数据采集和分析处理，为领导层提供决策支持。

二、 系统概述
“和佳协同办公”是一套面向我国党政机关、企事业单位的办公业务处理的办公自动化管理系统。

由于行业性质不同，不同的行业的办公业务必然存在着差异；“和佳协同办公”综合多行业、多单位的不同业务需求，针对我国企事业单位普遍关心的问题来组织、构造系统。

“和佳协同办公”是基于标准群件系统（Lotus Domino/ Notes）和关系型数据库系统（如Oracle、MS SQL Server等等）的综合办公系统。

该系统充分利用Lotus Domino/Notes的丰富强大的功能和平台性能，结合先进的Internet/Intranet技术和组件技术，不仅自身构成一个完整的独立系统，而且与和佳软件的ERP系统融为一个完整系统，是构建我国企事业内部网和企事业信息系统的最佳解决方案。

和佳协同办公系统的应用主要有以下几类：
个人事务
日常公务
公文管理
行政管理
公共信息
内部交流
系统管理
系统功能模块结构图
个人事务是系统中属于个人私有的信息部分，在进入系统登陆时的口令就主要是用来保护这部分内容。

它主要包括待办事宜、电子邮件、个人文档、个人名片夹、日程安排、密码修改等功能。

事件管理与活动安排包括日常公务管理、公共信息管理、内部交流等，如登记每天的活动安排、找出某几个人的共同空闲时间等。

公文管理是最基本的办公自动化工具，在日常的办公活动中，有大量的公文处理工作，包括公文草拟、公文流转、批阅、审核、公文登记、归档、公文阅览、查询、内/外部公文的收、发等，是一种根据流程处理的协同工作的方式。

行政管理是针对单位内部的行政部门所开发的功能模块，主要是办公室人员日常所涉及到的主要业务，比如对外来人员接待、车辆使用、会议室使用等进行管理。

系统管理是对系统组织结构和数据备份的统一控制，使系统管理员能方便地管理系统。

三、 系统特点
1. 采用Internet的最新技术实现信息的动态发布和及时更新；
2. 完全采用浏览器/服务器（B/S）的开发技术，终端用户无需安装客户端软件，打开IE即可使用；
3．与和佳ERP系统的无缝连接--通过DOMINO/NOTES R5强大的工作流和数据库复制技术，实现了NOTES 数据库和和佳ERP系统的无缝连接，真正实现了企业商务活动和工作流的自动衔接；
4. 采用多达7级的系统访问权限控制手段和数字签名技术，符合C2级安全标准；
5. 与其他应用系统的高效扩展--采用本系统先进的中间连接件技术，可以将本系统和企业所有的应用系统紧密地集成，使企业数据资源得到充分利用；由于系统接口开放，从而可以在现有系统的基础上扩展新功能；
6. 数据的统一后台维护完全基于浏览器的后台维护使得维护不局限于功能模块，而可以根据信息的内容进行高效地组合；
7.在B/S下支持消息提示框功能（待办事宜）并且无须安装任何客户端软件就可以提供声音和视觉的新消息达到提示。

8.基于浏览器下功能强大的、保留修改、删除、增加等操作痕迹的编辑器，同时可切换到Word下进行编辑，然后再引入到该编辑器里边，方便习惯用Word 进行编辑的用户。

9. 可动态定义工作流程，比事先定义流程的做法更适合管理实际。

10．用户界面自定义：按用户的个人喜好与办公习惯自定义界面；
11. 采用ODBC、DECS、LEI技术实现与企业现成数据库集成，构筑企业知识门户的平台。

12．采用sametime技术，在线及时寻找专家以进行专家定位与咨询。

同时利用Sametime的多种功能可进行知识的交流、讨论。

并可召开从小型到大型的音频/视频会议。

四、 功能描述
（一）、个人事务处理子系统：
提供给每位系统办公人员一个统一的私有事务处理平台，此部分包括待办事宜、电子邮件、个人通讯录、个人文档、日程安排、签名管理、密码修改七个模块。

1、待办事宜
用户进入系统后，系统自动将所有需要处理、阅读的文件放入“待办事宜” 中，并且按类型、按缓急程度、按状态进行分类排序，在主界面的右下角提供新待办事宜的声音和视觉提示，点击文档连接可以直接进入所要处理的业务文档，当事务处理完毕后通过简单的操作将待办状态改变为完成状态，也可将完成状态变回待办状态。

可以根据个人需要随时删除各种状态的待办事宜。

2、电子邮件
您只要点击导航条个人事务栏下的电子邮件热点链接图标即可在界面右边打开
您的电子邮件收件箱，您的来信尽在眼前。

此时您可以点击[发件箱]来查看您保存过的已发信件；及在[草稿箱]里查看您还未发的邮件。

要发新邮件，你只要点击[新邮件]后即可打开填写新邮件表单，开始您的内容输入并完成发送操作。

在收件箱中提供未查看邮件与已阅过邮件的标志性提示功能，并且与待办事宜同样也提供新邮件到达时的声音与视觉提示功能，同时也可以根据个人需要随时删除各种状态的电子邮件。

系统在Mail\目录下为每一个用户以其姓名建立一个邮箱文件，每一个用户都可以通过该邮件系统收、发邮件，通过该邮件系统可以增加用户之间的协作、沟通、联系，实现信息的传递、存储、转发、与交换。

3、个人通讯录
相当于个人名片夹的功能，根据个人需要自己进行添加通讯记录，系统自动进行分类管理，在这里您可以随时轻松地查找记录中的任何一位朋友姓名、联系方式和个人情况。

在邮箱群组列表中可以建立个人的邮箱群组，在发送电子邮件时可以很方便的完成群发操作。

同时也可以根据个人需要随时删除各种通讯记录。

通讯录中包含的信息有：姓名、性别、单位、部门、科室、职务、职称、办公电话、公司传真电话、单位地址、交往时间、家庭住址、家庭电话、家庭传真电话、BP机、手提电话、身份证号、邮编、E_MAIL、备注。

4、个人文档
该模块在您可以完成对个人的各类电子文档的录入、分类和管理。

不过对于文档的大小要根据您个人邮箱的物理空间来确定。

同时也可以根据个人需要随时删除各种文档。

5、日程安排
是系统将需要用户办理的一些事项的简要描述，自动将该功能记入该用户的个人日程安排中；为您提供有计划、增加效率提示性的备忘录文档；用户可以随时按照约会、邀请、事件、提示、纪念日在本人的日程安排中添加、修改、删除日程安排信息；使用户的日常行程安排有次序的进行。

并且可以在每项安排中加入提醒时间，系统会在指定的提醒时间范围内发出声音和视觉提醒。

6、签名管理
提供对单位领导的手写签名的管理，个人只有管理自己签名的权限；管理员有管理每个人签名的权限。

在需要加入签名的相关模块中直接引入可以将事先保存好的个人签名显示在响应的位置上。

7、密码修改
在修改密码模块中,用户可以完成对个人的登陆系统口令的修改和管理。

如果输入的原密码有误或者在新口令和新口令确认两处输入的密码不一致，修改都无法完成。

注意：修改密码后，系统不会立刻生效，可能要等几分钟后才能生效，这取决于服务器的处理速度及任务繁忙程度。

（二）、日常公务管理子系统：
它包括领导督办、通知管理、会议管理、领导日程、请假管理五个模块。

1、领导督办：
本模块主要是为领导在工作上对员工进行督促办理而设置。

督办的全过程包括：督办立项、交办、承办、承办报告、对承办报告的回复和催办等等。

您可按作者排序、按时间排序查看领导督办事宜；由领导起草督办的文档，是一个自上而下流程，通过领导督办可以提高员工的办公效率，使领导下达的命令或任务方便、快速得以办理。

内容包括：督办事项、督办人、所在部门、起草时间、紧急程度、摘要、主要内容、办理人。

可以选择办理人、并能够检查其是否外出。

发送给办理人后，该督办单立刻进入办理人的待办事宜中。

2、通知管理：
通知是把单位一件事情有选择地告诉某些人，被接收人可以反馈通知信息。

可按作者排序、按时间排序来查看有关通知事宜。

内容包括：发通知人、所在部门、发布时间、当前状态、通知主题、通知内容、接收通知人员。

发通知人可以选择接收通知的人员。

可以查看接收通知人员是否有外出，通知发送后为接收人形成待办事宜。

3、会议管理：
起草会议
内容包括: 会议主题、召集人、主持人、发布时间、会议地点、参加人员、会议类别、会议日期、开始时间、结束时间、议事日程等信息。

起草完毕后按发送便把通知发送给所选定参加人员的待办事宜中。

会议通知发送后将无权再修改（包括参加人员）。

签收
被邀请人在待办事宜里打开通知的热点链接直接进入会议通知中进行通知签收步骤。

若能按时参加，则可单击准时出席按钮，系统自动把签收信息反馈给会议召集者；若没有时间或其他原因而不能参加时，可以在不能出席原因中进行解释。

让会议召集者对会议参加人员有全盘了解，必要时可以修改会议日期或时间以满足要求。

总结
活动或会议执行完毕后, 有关人员可生成总结报告或会议记录附加在原安排上来编写会议纪要。

采用会议日程管理可以避免以往手工安排会议造成的通知不及时、疏漏人员、会期安排不合理等弊病，对日常会议安排具有重要意义。

会议结束后由会议召集人进行会议纪要的编写，在会议管理主界面下单击他所召集会议的主题，就可以进入编写纪要的操作界面，单击编写纪要按钮进入操作。

纪要内容包括：标题、内容、附加附件、接收纪要人员。

写完纪要后可选择收件人，默认将与会者姓名列在收件人中，可以增加或修改收件人列表。

最后按下保存该文档以便日后修改，按下发送就发给各收件人。

4、领导日程：
领导日程安排模块的主要设计目标是可实现对单位领导每周和月度活动进行动态登记、协调、发布等功能：该功能共包括4种角色的人员：普通用户、日程申请者、日程审批者、管理员。

普通用户可随时查看单位领导的当周和当月度已经被审批者安排了的日程。

日程申请者（一般为二级单位的领导）具有申请日程安排权限，可提出日程安排申请，待日程审批者（一般为办公室秘书）确认后便可
发布这些日程安排。

日程审批者可随时更改已发布的日程安排，以处理突发事件的发生。

所有用户可以看到日程最后更新时间。

5、外出登记
主要是为了管理单位人员出差、请假与办公之间的矛盾，形成一个和谐、协作的工作环境。

点击外出登记即可查看单位当前所有人员外出情况。

它包括外出声明、外出的解除及外出的记录情况。

若单位人员需要外出时可以发出公告声明，单击起草声明进入外出登记表单中依据系统提示填写出差时间、出差地点、事由和是否选择秘书代办或指定其他人办理或暂停（注：当前状态一栏应为外出声明）后按保存即可保存当前声明文档。

出差人出差回来后，进入出差声明中，打开自己出差前起草的出差声明单，进入编辑状态，把当前状态一栏中改变为：外出解除，然后保存文档，那该文档会从当前出差页面中被消除而放在外出纪录；变成单位人员出差的备案供查。

（三）、公文管理子系统：
其中包括收文管理、发文管理、报告管理、文档管理四个模块。

1、收文管理
收文管理主要处理各级来文，解决收到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理；其办理流程操作相似但流程简单一些。

2、发文管理
发文管理是针对实际需求个性化定制的一套可自定义流程、可监控的智能型公文流转系统；它能对本单位或部门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变的非常的简单。

发文流程图：
环节处理人
3、报告管理
该模块为领导及其秘书提供一个撰写、印刷、管理报告和资料的理想的系统环境，报告撰写管理子系统可为领导起草重大会议文件、重要报告讲话；可为领导在进行文件起草时在线提供有关各参考资料、综合资料、专题报告 以及重要的统计数据和有关法规条文等辅助材料。

报告审批功能是为工作中经常随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批而设计的，主要功能包括起草报告、报告上送、报告批阅、多级审批等。

批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。

审批结果可以直接发布到公告板，也能进行文档的归档。

4、文档管理
该模块提供档案管理、借阅功能，包括借阅申请、借阅审批以及借阅监
控等功能。

这里的借阅体现为授权他人阅读文档。

提供非文档类公文的分类、 登记、查询和档案文件的筛选、顺序调整，档案案卷的移卷、拆卷、封卷、解 封等。

主要是从公文管理归档过来，对纸质文件可以手工立卷归档，对于从系 统公文管理办结的文件则可以进行电子归档。

系统同时提供了灵活的档案借阅 手段，包括电子邮件借阅、联机借阅的电子手段和填写借阅单等手工借阅手段，并通过全文索引，提供对档案的强大的检索功能，并可以对档案的借阅进行查 询。

其他档案的输入可以人工地有纸质文件变成电子档案，针对于档案中的借 阅管理、移卷、拆卷、封卷、解封等，我们提供一个档案接口，按兼容性原则 来使用它。

（四）、行政管理子系统：
它主要是为行政部门提供一些对日常事务的信息登记与管理，包括接待管理、会议室管理、和车辆管理三个模块。

1、接待管理
处理单位接待工作的一些事务登记和管理方面的信息。

接待管理处理单内容包括：被接待人姓名、接待时间、来人单位、来人职务、来时交通工具、来人电话、来人事由、来人人数、接站司机、接待人姓名、接待人职务、接待人电话、来人住址、住宿费用、入住时间、立刻时间、返回交通工具、票价、我方购票（张）、对方购票（张）、其他花费、接待总费用（元）、可阅读此表的人员、备注。

处理过程：从接待管理->起草接待处理签进入要起草的表单；按本单位接待管理处理签要求填写好各项，填完检查无误后，即可保存该接待处理签。

在接待管理列表界面上点击接待查询可以进入有关接待方面的接待人数、次数、费用的查询统计工作；选择有关的统计项目，点击查询开始后系统自动统计您在某时间段中的接待次数、接待费用的查询统计工作。

2、会议室管理
主要是对单位的会议室进行登记、申请、借用和管理工作。

管理员可根据具体情况点定义流程定义本单位的会议室申请流程；具体定义方法与发文流程定义相
同。

会议室使用统计是对会议室使用情况的具体统计，供单位员工来查看，分为按会议室统计、 按部门排序、 按使用人排序三种方式，在填写会议室申请时可以随时查看当前会议室的空闲状况。

3、车辆管理
管理员可根据具体情况点定义流程定义本单位的车辆申请流程；具体定义方法与发文流程定义相同。

车辆使用统计是对车辆使用情况的具体统计，供单位员工来查看，分为按车辆统计、按部门排序、按使用人排序、按司机排序四种方式。

（五）、公共信息子系统：
这里主要提供一些公共信息放在网上供单位员工查询、阅读。

为单位人员提供一个轻松、学习的网络天地。

其中包括最新动态、常用信息、规章制度、公共通讯录、公告栏、飞机航班、列车时刻表。

1、最新动态
发布单位内部、国际新闻动态和国内焦点新闻等信息。

单位人员可按日期顺序来查看有关信息并可按关键字进行新闻检索。

新闻页面包含的内容包括：标题、类别、发布日期、新闻内容、发布人（隐藏）。

管理者若想发布新的信息，可点“发布新闻”进入新闻信息表单进行登记。

填写好标题和新闻正文等内容后按“保存”即可以在网上发布新闻供单位员工查看。

2、常用信息
发布日常生活中的一些信息。

可单击按作者排序、按日期排序来查看有关信息；并可按关键字进行信息文档检索；管理者若想发布新的信息，点击“起草信息”进入常用信息表单。

可以建立各种分类，如科技、经济、交通、综合等信息分类，以对信息文档进行有效的管理。

常用信息内容包括：标题、类别、建立日期、内容、作者。

3、规章制度
提供单位的各项政策法规、规章制度等信息，可按类别、日期查看；也可根据关键字检索；若有权限起草新制度，点“起草制度”进入制度规范表单进行制度规
范信息发布。

在这里发布者可以输入该规章制度的分类：比如法律法规、公司制度、部门职责……等，也可以点击下拉框来选择一个已存在的分类。

可以对该文档进行排序（如1，2，3等，也可以不输入内容）在按要求填写或修改完内容后，点“保存”按钮，保存该文档，即可完成规章制度的输入和编辑工作。

规章制度表内容包括：分类、发布日期、标题、正文。

4、公共通讯录
用来登记单位内部人员和与本单位有友好往来的相关人员的一些通讯信息，以便单位人员进行网上查询。

可单击按联系人排序、按单位排序来查看有关信息；并可按关键字进行检索管理者若想增加新的联系人信息，点添加通讯录即可进入常用信息表单。

填写联系人姓名、单位名称、联系电话等内容后单击“保存”按钮即可保存该联系人文档而退出编辑页面。

公共通讯录内容：单位名称、联系人、职称、称谓、公司电话、公司传真、手机号码、个人传呼、家庭电话、家庭传真、电子邮箱、公司网址、单位地址、单位邮编、备注。

5、公告栏
该功能是一个应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告等；公告是公众性的文档，每个人都能阅读。

公告栏内容包括：发布人、发布时间、标题、内容。

公告牌提供的基本功能包括：用户可以安装日期顺序查看公告信息， 支持全文检索、按标题、日期、作者进行检索；另外，为了保证公告牌中信息的准确性，能够控制用户进行发布、修改、删除信息等操作。

管理者若想发布公告，单击“起草公告”进入要起草的表单。

填写好标题和公告内容后单击“保存”按钮即可在网上发布公告，单位任何一个人员都可以在网上阅读该信息。

6、飞机航班
罗列了国内外一些主要航班的时刻表。

在班机时刻列表页面中，通过点击“查找”按钮，输入要搜索的内容，单击“查找”按钮，系统将列出所有符合条件的记录。

7、列车时刻表
罗列了国内一些主要列车的时刻表。

在列车时刻列表页面中，通过点击”查找”
按钮，选择要搜索的关键字，单击“查找”按钮，系统将列出所有符合条件的记录。

（六）、内部交流子系统：
1、电子论坛
电子论坛是大家通过计算机网络，对某一议题自由地发表见解。

可以用来在单位内部收集各种意见，如对一个新政策或新产品提出各自的看法等。

电子论坛页面内容：主题、分类、作者、发布时间、内容。

它提供的功能包括: 以分类树的方式显示所有记录(按议题分类，能够显示记录之间的答复关系); 能够按日期进行排序; 支持全文检索、按议题、标题、日期、作者进行检索等。

五、 应用平台
和佳协同办公系统软件在系统/网络技术上是一套浏览器/WEB服务器模式于一体的多平台、跨平台的全面应用系统，WEB服务器完全基于企业版Domino应用服务器。

和佳协同办公系统网络拓扑结构图
服务器操作系统和硬件要求：
Microsoft Windows NT or 2000/AIX/OS400/Solaris等
Lotus Domino/Notes 5.0 以上版本内存建议256MB以上
硬盘建议2GB以上
客户机操作系统和软件要求：
Microsoft Windows 95/98/ME/NT
浏览器 IE 4.0 以上
内存建议32MB以上
硬盘 建议500MB以上
六、 成功案例
国家财政部
北大光华管理学院
世界银行（以及世行在华贷款全部单位） 人民教育出版社
山东聊城中通客车股份有限公司
德国霍曼门业（中国）有限公司
山东东阿阿胶股份公司
中国国际航空公司
石家庄制药集团
河南太行振动机械股份公司
洛阳轴承集团
浙江鳄鱼制衣有限公司
国家财政部（以及国内财政系统）
山东时风集团
中国国际贸易促进会
中国石油化工总公司
中国图书进出口总公司
山东高密化纤厂
中国水产集团公司
杭州钱江五金工具厂
石家庄神威药业公司
北京爱慕制衣公司
北京圣德制药公司
上海圣雪绒国际企业集团
河南黄河旋风股份公司
北京建贸新科建材公司
世界图书出版公司
北京多灵多集团
河南科隆电器股份公司
沈阳鹏利广场
山西天河泵业公司
山西淮海机械厂。