加强城建档案信息电子化的必要性及措施

加强城建档案信息电子化的必要性及措施【摘要】随着信息数字化的快速发展, 现代办公已逐步呈自动化、纸质档案和电子档案共存的发展趋势，而电子档案成了档案管理的重要形式。因此加强城建档案信息电子化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求和重要内容。本文对电子档案管理中出现的问题进行分析并提出对策。

【关键词】城建档案电子文件; 存在问题; 措施

【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. so to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. this paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.

【 keywords 】 electronic file of the municipal files; existing problems; measures

中图分类号： g271 文献标识码：a 文章编号：

为了加强城建档案电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全

保管与有效开发利用，2007年9月5日建设部发布了《建设电子文件与电子档案管理规范》,并于08年1月1日起实施，使城建电子档案有了统一规范，进一步促进了电子档案的有序发展。所谓城建档案信息电子化，是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

城建档案馆是接收、征集城市规划区范围内的城市建设档案和资料的重要基础，城建档案具有涉及部门复杂性、文体格式多样性、载体大小多样性等特点。因此纸质档案和电子档案一起保存必有诸多优点。一是减少了纸质档案的破损率，保护档案原件的完整性；二是增加了档案查阅的效率，减少人力、物力的浪费；三是增加了复制质量的可靠性。电子档案的重要性显而易见，但事实上，由于各地、各馆之间存在差异，电子档案的发展很不均衡。

一、城建档案信息电子化管理存在的问题

（一）馆库存储超负荷，电子档案发展缓慢。随着城市建设迅猛发展，城建档案馆接收的纸质档案越来越多，逐步形成了馆藏与存储空间不足的矛盾。我馆成立于1989年，从建馆初期的几千卷到如今的几万卷，并且随着建设工程的逐年增加，馆藏的档案也在快速增长，而计算机在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，只停留在档案信息输入、简单检索调档上，档案利用基本是以纸质

档案为主，电子档案为辅，档案管理的信息化发展滞后。

（二）城建档案信息网络技术不能与时代同步，城建档案的标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，各类城建档案的著录细则、系统软件相容性不强。城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，缺少一个统一规范、统一标准，制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。部分城建档案馆虽建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，电子档案没有真正实现信息化、网络化，造成档案工作效率低。

（三）档案信息电子管理人才的缺乏阻碍了电子档案工作的发展。随着高科技信息时代的到来，引进高端技术人才提高城建档案信息管理，实现档案信息电子化成为重点工作。但由于多种原因造成许多档案部门严重缺乏现代高技术人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，只能满足于一般的计算机操作运用，即便是引进了现代化设备，也不能充分发挥其作用，更谈不上档案信息电子化了。

（四）忽略了电子档案的特性，城建档案信息安全得不到保障。电子档案与纸质档案有着十分重要的区别，一是电子档案的原始性不易判断和确认；二是电子档案的易更改性、易消失性。电子文件在起草过程中，操作不当就会就造成电子文件的损害或涂改甚至消失掉，直接影响电子文件原始依据的作用。三是由于电子档案的易改性和信息共享性造成档案的不安全性。如果忽略了电子档案的特

性，对档案没有采取有效的保护措施，电子档案可以做到在网络的任何终端上去读取、更改于网络某一设备上的电子文件。其次电子档案的存放不当也将造成电子文件的安全隐患。

（五）城建档案信息电子化建设资金缺乏，制约了电子信息化发展。数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致电子信息化建设发展迟缓。

二、城建档案信息电子化管理采取的有效措施

随着信息时代的到来，对城建档案的收集、管理、保存、查询、利用都提出了全新要求，而城建档案电子归档管理是一个以城建档案信息为核心内容的综合信息资源库。如何使电子档案进一步得到提高、利用，需采取以下措施：

（一）健全和开展城建档案电子化接收和管理工作。建立电子档案统一接收数据格式，充分开发和利用城建档案电子归档管理利用系统，对档案电子信息管理实行规范化和标准化。档案部门在接受收电子档案文件时，要对文件进行本单位规定的统一格式进行转化，以统一的格式存储电子文件，从根本上把好城建电子文件接收的入口关，确认其操作正常才接收，并定期对电子档案进行维护和检测，便于档案管理和信息资源利用。

（二）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。

一是做好全程电子档案管理工作。在工程建设期间，城建档案