文书档案整理工作流程正文 (2)

文书档案整理工作要求与流程

一、归档材料的要求

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一年度。

二、工作流程

收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)、收集应归档文件

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下：

1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：

（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；

(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；

(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

(5)、上级机关转发本机关文件的文件。

2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：

（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；

（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；

（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；

（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；

（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、

总结、报告；

（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；

（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；

（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；

（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；

（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；

(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；

(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；

(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；

(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度

等文件材料；

(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；

(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；

(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；

(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；

(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；

(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；

(23)、各种普查工作形成的文件材料；

(24)、死亡干部档案材料。

3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：

（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；

（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：

1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

2、下级机关报送的法规性备案文件；

3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。

下列文件不列入归档范围：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；

2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人

民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；

3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。

（二）、分类

一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：

1、“保管期限——年度——机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：

（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情