文书档案整理工作流程正文 (2)
文书档案管理制度范例(2篇)
文书档案管理制度范例文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内部文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件(即外部文件)，包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
文书档案整理
文书档案整理一、定义将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：传统整理方法——以“卷”为管理单位新的整理方法——以“件”为管理单位二、制定标准1、制定本单位文件材料保管期限表按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“长期”、“短期”三类保管期限。
实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。
以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。
方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案以“卷”整理流程：1、收集2、分类3、组卷4、检查、调整卷内文件5、排列卷内文件6、卷内文件编号7、填写卷内目录8、拟写案卷标题9、填写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考表12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案卷目录15、装盒。
第一步收集一、文件的收集工作按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
二、收集的原则齐全完整。
它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。
公司行政文员档案管理的工作流程和规范
公司行政文员档案管理的工作流程和规范（一）立卷归档1、文书档案档案员将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
2、会计档案财务部按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交公司档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。
3、仪器档案各部门购进万元以上的设备，由相关科室将设备的资料交公司档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。
（二）借阅1、本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案员填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案查阅人到公司档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归还日期。
3、查阅会议记录查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案员负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。
4、查阅各类档案（行政类、会计类、工程类等）相关科室人员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归还日期。
（三）鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管领导汇报——档案鉴定小组（由公司领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——总裁签字批准——档案员到指定地点2人以上监销——档案员办理销毁清册——档案室归档。
文书档案整理程序及方法
文书档案整理程序及方法档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。
档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
文书档案应以年度整理，其程序: 1、收集；2、区分年度；3、清理归档文件；4、分类；5调整各问题类别文件的顺序；6、组卷；7、卷内文件排列；8、编页号；9、填写（打印）卷内文件目录；10、装订；11、拟写案卷标题，填写案卷封面；12、填写案卷卷脊；13、案卷排列与编号；14、编制案卷目录。
其方法:1、收集：将本机关的所有待整理的文件材料全部收集集中，一定要做到齐全完整不遗漏。
这是保证立卷质量的前提。
2、区分年度：就是将所有文件按年度区分开来。
3、清理归档文件：按本机关立卷归档范围和保管期限表将各年度的文件进行清理，剔除不需立卷归档的文件材料，将需要立卷归档的文件材料留下。
被剔除的文件材料的处理办法有两种：一是将重复文件组成多套，将不需归档的文件列为资料；二是将应清退的文件退回，将应销毁的销毁或交换。
4、分类：将各个年度的文件材料进行分类，就是将不同问题的文件材料分门别类，将问题相同的文件材料分门别归类进行集中。
分类方法有多种，常用的是年度分类法、问题分类法和保管期限分类法。
年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。
问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。
保管期限分类法就是按照档案的保管年限区分开。
5、调整各问题类别文件的顺序：一般是：先上级后本级再下级，时间早在先晚在后，批复在前请示在后，正本在前底稿副本在后。
6、组卷：即组成案卷。
文书档案归档流程
第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）
• 1、编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识 为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明， 目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管 和实体查找利用提供条件。 • 2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和 排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页-上端--居中--空白处，可附纸，要用红色印泥， 填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、 铅笔等不规范用笔。
• 把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模 大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来 考虑。
• 注：每个单位都要根据国家档案局8号令的规定编制自已单位的《文书 档案归档范围和保管期限表》并报经市档案局审批。
第三步：归档文件的分类
• 1、选择分类方法，编制分类方案：《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的 分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期 限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法）；保管期限——年度——机构（内部 科室）分类法；年度——机构——保管期限分类 法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法）。
• （3）、保管期限——年度——机构（内部科室） 分类法（三级分类法） • 即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下 按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类 方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立 档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区 大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、 排列方法为:
• 2、装订的部位与对齐方式及注意事项：归档文件 的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用 左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左 上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金 属物，多使用缝纫机、线绳、方式扎边、三孔一 线法进行装订。
文书档案整理操作方法
文书档案整理操作方法以下是 6 条关于文书档案整理操作方法：1. 首先啊，咱得把那些文书档案都像宝贝一样收集起来呀！就好比你整理自己心爱的邮票一样，可不能有遗漏哟。
比如说，你的工作合同、成绩单等等，都得一份份找全喽！然后给它们分分类，按照时间或者重要程度，这多简单呀，大家肯定都能做好嘛。
2. 接下来，咱得给这些档案找个合适的“家”呀！就像给你的玩具找个收纳盒一样。
你可以用文件夹、文件盒啥的，把它们整整齐齐地放进去，别乱七八糟地堆着呀！你想想，如果你找个东西半天找不到，那得多恼火呀，是不是？3. 哎呀，标签可太重要啦！这就像是给每个小“家”写上名字一样。
你得清楚地写上档案的类别呀，时间呀之类的信息，这样找起来不就方便多啦？比如说，写上“2023 年工作资料”，那不就一目了然啦，多好呀！你不会这点事儿还做不好吧？4. 然后呢，要定期去检查检查你的这些宝贝档案呀！就像你会时不时看看你的存钱罐少没少钱一样。
看看有没有放错地方的，有没有损坏的，及时处理一下。
不然等要用的时候发现坏了，那不就傻眼啦？可别不当回事儿哟！5. 还有哦，和别人一起分享档案的时候可得小心点呀！可别把重要的东西给弄丢了或者弄混了。
就好比你借别人心爱的书，肯定得小心翼翼地还回去嘛。
尤其是一些敏感信息，更得注意保管好呀，出了问题可不得了，你说呢？6. 最后呀，记住要保持一个好心情去整理档案呀！别觉得这是个苦差事。
把它当成一个有趣的游戏，整理好了会有满满的成就感哟！这样以后再找东西就轻松愉快啦！其实文书档案整理真的不难呀，大家只要用心都能做好哒！我的观点结论：文书档案整理确实需要我们认真对待，掌握好这些方法，就可以让我们的整理工作轻松又高效。
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
文书档案整理方法
文书档案整理方法
文书档案整理方法包括以下几个步骤：
1. 审查文件：首先要对档案进行审查，了解其内容和分类。
这样可以确定每个文件所属的类别和归档位置。
2. 分类归档：根据文件的内容和用途，将其分类归档。
可以按照部门、日期、项目或其他合适的方式进行分类。
确保所有文件都有明确的归类和标签。
3. 建立索引：为了方便查找和检索文件，建立一个索引系统。
可以使用电子文档管理系统或手写索引卡片等方式进行索引。
索引应包括文件的名称、日期、所属类别和归档位置等信息。
4. 建立文件夹和文件夹结构：为每个文件创建一个文件夹。
文件夹可以根据分类进行组织，可以使用颜色编码或标签来标识不同的类别。
5. 标注和标记：对每个文件进行标注和标记，以便于查找和整理。
可以使用标签、文件夹名、文件名等方式进行标记。
6. 整理和清理：定期清理和整理档案，删除不再需要的文件，并更新索引信息和文件夹结构。
7. 存档和备份：为了保护档案的安全，建议进行存档和备份。
可以将档案存放在安全的地方，如防火柜或备份服务器中。
总结起来，文书档案整理方法主要包括审查文件、分类归档、建立索引、建立文件夹和文件夹结构、标注和标记、整理和清理，以及存档和备份等步骤。
这样可以使档案管理更加有序和高效。
档案整理工作流程
档案整理工作流程档案整理啊，这可是个有趣又重要的活儿呢！就好像给一堆杂乱无章的宝贝们找个合适的家。
你想想看，那些档案就像是一群调皮的小孩子，东一个西一个，没个规矩。
咱们要做的呢，就是把他们一个个安抚好，让他们乖乖待在自己该在的地方。
先得准备好各种工具，就像战士上战场得有趁手的兵器一样。
文件夹啦、标签啦、笔啦，一个都不能少。
然后呢，就开始对这些小调皮们动手啦！把档案都搬出来，别怕麻烦，得一件一件仔细看。
这就像在认识新朋友，你得知道他们的特点和脾气呀。
有的档案可能皱皱巴巴的，就像个受了委屈的小孩，咱得给它抚平了；有的可能上面沾满了灰尘，那可得好好给它擦擦干净。
接着给它们分类，这可是个技术活。
就好像把不同性格的孩子分到不同的班级一样。
按照时间呀、内容呀，给它们分好类。
这时候可不能马虎，一旦分错了，那可就乱套啦。
分好类后，给每一类都起个好听的名字，就像给每个班级取个响亮的名号。
然后把标签工工整整地写上名字，贴在对应的地方。
这标签就像是班级的牌子，可重要啦！再把档案们一个个放进文件夹里，让它们舒舒服服地待着。
就像把孩子们送进教室，安排好座位一样。
弄好之后，可别以为就大功告成啦。
还得时不时去看看它们，就像老师要关心学生一样。
看看有没有调皮的跑出来啦，有没有哪里不整齐啦。
哎呀，档案整理虽然有点麻烦，但当你看到那整整齐齐的一堆档案时，心里那叫一个舒坦呀！就好像看到自己的孩子们都乖乖听话，那种成就感，别提多棒啦！所以啊，别小瞧这档案整理工作，这里面的学问可大着呢！咱可得认真对待，把这些档案都照顾好，让它们能随时被找到，发挥它们应有的作用。
这不仅是对工作负责，也是对那些档案背后的故事和历史负责呀！你说是不是呢？原创不易，请尊重原创，谢谢!。
文书档案管理制度范文(2篇)
文书档案管理制度范文一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年____月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。
二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。
2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。
3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。
4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。
5、本局召开全区教育工作会议____、议程、____、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。
6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。
7、本局关于干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动____、批复等文件。
8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。
9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。
10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。
11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。
12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。
13、本局关于机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团组织关系介绍信存根)等文件材料。
14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。
15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。
16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。
17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。
文书档案管理工作流程图
文书档案管理工作流程图引言随着信息化的快速发展，电子文档管理逐渐成为现代办公的主要方式。
然而，无论是传统文档还是电子文档，都需要进行管理、归档和备份。
那么，在文书档案管理中，应该如何处理与管理文件呢？下面，本文将介绍文书档案管理工作流程图，为广大工作人员提供参考。
文书档案管理工作流程图1. 文件准备在文件准备环节，首先需要明确工作目的和内容。
需要根据文件类型确定相关要素和规定，统计资料和文件并进行分类。
2. 文件审核在文件审核环节，需要进行对文件的合法性审查。
检查文件的传递流程和审批历程是否符合规定，是否需要更改审批流程，以及是否符合行业标准。
3. 文件备份在文件备份环节，需要对文件进行备份。
可以选择纸质文件或电子文件，通过备份和存储进行文件备份，以便后续的使用。
4. 文件归档在文件归档环节，需要对文件进行整理和归档。
根据文件的类型和重要程度，进行分类和整理文件。
通过归档和整理，可以方面日后的检索和查看。
5. 文件检索在文件检索环节，需要进行检索文件。
通过文件分类和整理的方式进行查找，以便在日常工作中进行使用。
6. 文件销毁在文件销毁环节，需要对不必要或者已经过期的文件进行销毁。
通过销毁操作，可以达到节省存储空间、保护机密信息和保护环境的目的。
结论文书档案管理工作流程图包括文件准备、文件审核、文件备份、文件归档、文件检索和文件销毁六个环节。
通过本文，读者可以更加清晰地了解文书档案管理的流程和管理方式，做好对文件的管理和归档，以保障日后的工作效率。
文书档案整理流程
文书档案整理流程
文书档案整理啊，这可真是个有趣又重要的事儿呢！就好像整理自己的小房间一样，得有耐心，还得有条理。
你想想看，那些文书档案就像是一群调皮的小孩子，乱七八糟地堆在一起。
咱们得把它们一个个找出来，给它们安排好合适的位置。
先来说说收集吧，这就像是把散落在各处的宝贝都找回来。
可别小看了这个步骤，要是有一个小宝贝被落下了，那以后可能就会有大麻烦呢！所以得细心细心再细心，把所有相关的文书都搜罗到一起。
然后呢，就是分类啦！这就好像给小朋友们分组一样，把它们按照不同的特点分到不同的队伍里。
比如按照时间啊，事件啊，部门啊等等。
这样一来，找的时候就方便多啦，不用像大海捞针一样。
接下来就是排序啦！就像给小朋友们排队一样，得有个先后顺序。
时间顺序就是个不错的选择，从早到晚，一目了然。
整理好了，可不能就这么不管啦！还得给它们做个标记，就像给小朋友们贴上名字标签一样。
这样以后找起来，一眼就能看到是啥。
还有啊，存放也很重要呢！得找个安全又方便的地方，可不能随随便便乱放。
不然万一丢了或者弄坏了，那可就得不偿失了。
在整理的过程中，可别嫌麻烦呀！这可是为了以后能更轻松地找到需要的东西。
你想想，要是以后急需一份文件，却因为没整理好而找不到，那得多着急啊！
而且整理文书档案也能让我们更好地了解过去的事情，就像看故事一样。
这里面说不定还有很多有趣的回忆呢！
所以啊，大家可别小瞧了文书档案整理这个事儿。
认真对待它，它也会给我们带来很多好处的。
让我们一起把那些调皮的“小孩子”都管理得井井有条吧！这就是我对文书档案整理流程的看法啦！。
文书档案管理制度范本（2篇）
文书档案管理制度范本一、总则1. 为了规范和提高文书档案管理工作水平，有效保护单位的文书档案资源，确保文书档案的完整性、真实性和准确性，特制定本管理制度。
2. 本制度适用于本单位所有的文书档案管理工作。
3. 文书档案管理工作由本单位的档案管理部门负责，其他各部门协助完成。
4. 文书档案管理应严格遵守国家和地方档案管理的法律法规，并按照本制度的规定进行操作。
二、文书档案的分类1. 根据文书的性质和用途，将文书档案分为内部文书和外部文书。
2. 内部文书是指仅在本单位内部使用的文书，如会议纪要、通知等。
3. 外部文书是指需要与外部单位或个人交流的文书，如公函、合同等。
三、文书档案管理的流程1. 文书的起草a. 根据需要起草文书，并明确文书的名称和目的。
b. 文书的起草应清晰、准确，内容完整，以表达意思为主。
c. 文书的起草应严格按照相关部门的规定执行。
2. 文书的审核a. 由相关部门负责人或专人对文书进行审核，确保文书的真实性和准确性。
b. 审核过程中，发现问题应及时提出并进行修改，确保文书符合要求。
3. 文书的签署a. 在文书的末尾加上发文单位的公章、负责人或相关人员的签名，确认文书的有效性。
b. 对于涉及法律效力的文书，应根据相关法律法规的规定进行签署。
4. 文书的复印和分发a. 对于内部文书，根据需要进行复印，确保各部门能够及时了解文书的内容，并加以执行。
b. 对于外部文书，复印后，按照相关部门或人员的要求进行分发。
5. 文书的归档a. 按照文件分类规定，将文书进行分类，并标明文件编号、归档日期等信息。
b. 对于重要的文书，应制作电子档案，并保存在专门的档案系统中。
四、文书档案管理的要求1. 文书档案应按照规定的时间和流程进行处理，并做好相关记录。
2. 不得私自销毁、篡改或隐匿文书档案，一经发现，将依法追责。
3. 对于涉及机密的文书档案，应按照相关规定进行保密处理，并设置相应的访问权限。
4. 文书档案应定期进行检查和整理，确保文书的整齐和易于查阅。
文书档案整理工作流程正文 (2)
文书档案整理工作要求与流程一、归档材料的要求1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份3、归档材料必须是同一年度。
二、工作流程收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
(一)、收集应归档文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。
涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。
具体范围如下：1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上级机关转发本机关文件的文件。
2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。
文书档案工作流程
科研档案工作流程
档案主管于每年 3 月底通知业务处移 交结题材料
课题档管员将收集的材料移交所档管 人员，在确保档案的系统、完整后，双 方在移交清单上签字
档管人员对移交材料进行整理、编目、 标引、上架
档案的借阅、利用
科研档案的保管
借阅本课题科研档案应征得课 题负责人同意， 借阅其他课题科 研档案须经所借课题负责人同 意并经主管所领导批准
定期检查库房防护设施（防盗、防 虫、防潮等保护装置） ，发现问题 及时解决
归还档案时，档管人员检查无误 后签收
设备档案流程
采购阶段归档范围 选型论证材料、购置清单、批复文件、机电设备进出口主管部门审批文 件或复印件、机电设备进口登记表、进口许可证、最终用户与用途说明、 代理协议的付款通知书、对外贸易商务签约“合同” （外贸合同书） 、报 价单和合同附件、技术协议、商务技术谈判备忘录、进口科研仪器设备 申请“海关减免税”文件、海关批准“进口货物（科教用品）海关减免 税”证明、海关报关单、进口设备空运单、海关提单
文书档案工作流程
档案主管于每年 3 月底通知各部门兼职档案 员移交文档材料
档管人员检查移交材料的完整性，在确保归 档材料齐全的情况下，双方签字交接并填写 移交清单
档案的借阅、利用
档管人员对归档材料进行分类、装订、编目、 机录、标引、上架
凡因工作需要查阅档案者， 应由部 门主管领导批准， 重要文书档案的 查阅须请示主管所领导
定期检查库房的防护设施 （防盗、 防虫、 防潮等）情况、发现问题及时解决 科研档案一般在档案室查阅、 因工作需要借出的由管理人员 负责复印
借阅者办理借阅登记手续
人事档案工作流程
每年 3 月底， 人教处向档案主管移交上 年度的各类人事材料
文书档案整理一般步骤
归档文件整理的一般步骤归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。
凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。
（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。
凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。
（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。
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文书档案整理工作要求与流程一、归档材料的要求1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份3、归档材料必须是同一年度。
二、工作流程收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
(一)、收集应归档文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。
涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。
具体范围如下：1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上级机关转发本机关文件的文件。
2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级机关报送的法规性备案文件；3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。
下列文件不列入归档范围：1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。
（二）、分类一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：1、“保管期限——年度——机构”分类法。
此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；（3）、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。
在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。
以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。
如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。
2、“保管期限——年度——问题”分类法。
此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。
这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。
分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。
分类的目的就是便于查找。
（三）、划分保管期限1、保管期限为：永久、30年、10年。
2、保管期限的划分要准确。
应把握以下原则：永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。
10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。
应注意的突出问题:工作总结：本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”；单项性年度工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，年度以下都应划为“10年”。
表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。
处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。
（四）、装订凡是归档文件一般按“件”进行装订。
1、装订前的准备工作主要包括以下三项内容：（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。
2、系统排列一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。
（7）、成套报表一册为一件。
3、装订方法（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。
（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。
为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。
二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。
（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。
（五）、文件材料的排列1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。