集团总裁办公文管理规定

集团总裁办公文管理规

定

Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

1、目的

为使公文处理工作更加规范、标准，提高行政公文质量和公文处理效率，根据国务院《国家行政机关公文处理制度》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。

2、适用范围

适用于集团公司及下属子分公司的公文管理。

3、术语和定义

公文：指公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。是公司有效进行生产经营及管理活动的载体和工具。

通知：用于发布公司的规定、办法、实施细则等规范性文件，印发公司的规划、计划、工作要点、总结等事务性文件，传达要求公司工作人员办理的事项等。

通报：对公司重要情况以书面形式告知相关单位及人员，适用于表彰、批评事项、工作完成事项等。

报告：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关汇报工作、反映情况等，向集团公司或下级向上级呈报。

请示：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关请求指示、批准，向集团公司或下级向上级呈报。

意见：适用于对公司的有关问题提出见解和处理办法。

会议纪要：适用于记载、传达公司会议情况和议定事项。

4职责

总裁办：公司行政公文的主管部门。负责集团公司公文处理及公文管理的监督指导。子、分公司综合部：其子分公司的公文管理归口部门。

5.管理细则

公文标题规范写法

公文标题

应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除规定、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题应当用小2号黑体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.1.2公司公文的发文字号由公司规定，包括发文单位代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用弧形括号“（）”括入。发文字号用5号宋体字，在发文机关标识下空2行居中排布。

5.1.3发文单位应使用单位全称。

5.1.4主送单位指公文的主要受理单位。主送单位应使用单位全称或者规范化简称、统称。

5.1.5公文正文位于主送单位名称下一行，用小3号仿宋字体。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

5.1.6公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数码标明序号（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.1.7公文除“会议纪要”和以部门名义发出且部门无单独印章的以外，均应加盖发文单位印章。

5.1.8当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距等措施，使二者同处一页。一般不采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

5.1.9成文日期以负责人签发的日期为准，用小写汉字标明完整的年、月、日，“零”写为“○”。

5.1.10公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。题目用小3号小标宋体字。题目之间空一字，不用标点符号。一份公文的主题词最多不超过5个。

5.1.11公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

5.1.12公司公文一般采用《××××公司》版头形式，不得采用《××××公司文件》形式。

5.1.13纳入公司质量管理体系的部门程序文件、作业文件编号、修订记录等按集团公司质量手册规定进行。

行文规则

5.2.1行文应当确有必要，注重效用。

5.2.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

5.2.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

5.2.4向下级单位的重要行文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应当同时抄送直接上级单位、领导及相关单位。

5.2.5“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

文件的审核

5.3.1各单位按照确有必要，注重效用的原则行文和发文，单位可以采取其他方式解决问题的，不主张通过行文方式处理。

5.3.2相关单位及人员对有关问题未经协商一致的，不得擅自行文。

5.3.3发文单位须注明经办部门和联系人及联系方式，总裁办行政部做好发文登记、存档工作；

5.3.4以公司名义或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交总裁办行政部，总裁办行政部核对、登记后进行发文。经办部门必须指派专人对文件的错别字、语法表达、称谓、文种等方面把关，保证公文质量。

发文程序

5.4.1拟稿：集团各部门、项目公司、分子公司根据其职权范围或集团领导指示，可就相关事项拟稿。如有关事项涉及多个部门，集团各部门、项目公司、分子公司，各单位可联合拟稿。

5.4.2核稿：公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体负责核查文稿数据的准确性、时间的真实性和所提建议是否切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认。

5.4.3会签

5.4.3.1公文经核稿完毕后，如无特别指示，原则上所有会签文件及其附件由经办部门人员在总裁办盖骑缝章后，按以下规定使用“拟文稿纸”进行会签；

5.4.3.如公文有关事项涉及拟稿部门以外的部门、项目公司、分子公司职权，按文件对接流程进行会签：