秘书基础与实务PPT课件

二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形 式也不一样。
有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明， 分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还 设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽， 如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合 性服务工作。
秘书基础与实务
什么是秘书 什么是秘书工作
协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接 待、办理文书和交办事项的人
第一章 商务秘书概论 第一节 秘书、秘书机构
一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名称
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各 级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、 单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。
这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任 务的繁简难易等因素决定的。
反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别：
综理制与分理制
（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办 公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工 作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协 办公厅。
又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定 的各种任务；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。 （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和 外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来 合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、 室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干 扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位， 凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。 如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理， 即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块 块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。
敞开式：就是将秘书集中在一间大的办公室 里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。敝 开式办公室又可分为对称型和不对称型两种，这是 目前世界各国比较流行的排列模式，它便于集中管 理，能节省办事时间，节约行政开支，有利于相 互合作，但容易相互干扰，也
有碍于身体健康。
半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家
广义的秘书机构： 与广义的秘书工作内容有关，是指秘书长 或办公厅主任领导下的承担所有广义秘书工作的机构。由机 关、单位或首长名称+办公厅（室）两部分组成。如国务院 办公厅、湖北人民政府办公厅、华夏银行总经理办公室等。 它们统辖政策研究、日常行政与机关事务三大方面，发挥参 谋助手职能，进行沟通协调、办理文书、事务和日常管理。
这是我国传统的工作方式，它有利于密切与领导的 辅助服务关系，有利于分级管理，也有利于保持 工作环境的安静，但它不利于信息沟通，不便于 工作协调，不便于监督检查，也不利于提高整体 工作质量和效率。
我国政府秘书机构设置模式：分理制
政府（如省）
与领导机关形成 封闭的块块关系
组成机构（厅委）
办公室 秘书机构
3. 专指的：某种专门事务的工作机构。如国务院台湾事务办公室， 上海市浦东新区征兵办公室。
4.特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高 的称办公厅，如中共中央办公厅，上海市人民政府办公厅；中级的 或基层的称办公室，如江苏省昆山市人民政府办公室，三星公司办 公室等。
本课程研究的“办公室”，已经不是简单地指办公场所，而是特指 办公厅（室）主任或秘书长领导下的综合性办事机构，是承担整个 机关日常事务管理和综合信息辅助的办事机构。它由办公人员、设 备设施、工作场所和各种管理实务、职能构成的一个有机的整体， 是直接隶属于各级领导机关或机关首长，为他们提供辅助性服务的 综合办事机构。
狭义的秘书机构：与狭义的秘书工作内容有关，仅指办公厅 （室）统辖之下以秘书或文书、文秘命名的机构，如秘书局、 处、科、股等。它们以文牍性工作、办文办会、联络接待工 作为主。
本课程研究广义的秘书机构。主要是综合性的机关办公厅、 办公室。
典型的秘书机构——办公厅(室)
办公室，一个常用的很普通的名词， 如果具体分析，却有着以下多种不 同的含义。
具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位 和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工 作单元”。其长处便于集中管理，能节省时间和 行政开支，有利于相互合作，缺点是经费开支较
多，也不便于管理和监控。
封闭式——职能分工型模式
又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单 位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室 周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职 能活动。
秘书 机构 模式
总体办公型模式——综理制 职能分工型模式——分理制
（二）分理式：采用分部门办公形式，秘书机构——办公 厅（室）成为整个机关的一个组成部门，下设许多分支部 门分别处理各项专门的秘书事务。如中共中央、国务院办 公厅，下设信访局、档案局、机关事务管理局等处理各秘 书实务。
综理制办公室设置：两种模式
与领导 机关形 成封闭 的块块 关系
直 属 机 构 （局）
处、室、中心
办公厅 秘书机构
分部门办公

科
三、秘书机构设置的原则
秘书机构是从属领导机关并为领导机关工作服务的辅助机关。 秘书机构的设置形式和人员配备都应根据领导工作、机关规 模、业务性质、工作量大小等的实际需要来考虑。
一般说来，秘书机构设置应遵循如下原则 （一）精干合理原则：人员和机构恰到好处，既完整衔接
秘书机构——办公室的重要枢纽地位
弄清——办公厅(室)的含义
办公室的种种含义
1.广义的：泛指一切管理人员和文职人员的日常办公场所。有办公 桌椅、文件、文具电脑和其他设备；区别于用于教学的教室，用于 生产的车间等；工作特点主要是脑力劳动和室内操作，而不是露天 操作。
2.狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬 如：教师办公室，护士办公室，院长办公室等；