文书整理归档的方法和步骤

文书的整理与归档

一、教学目的要求

掌握文书整理归档的方法和步骤；认识和区分“件”与“卷”、“案卷”和“案盒”。掌握文书整理归档的步骤；归档文件的排列；掌握归档文件的排列要求；归档文件编号及归档章的使用

二、教学重点

件的确定；归档文件的排列；归档文件编号及归档章的使用

三、教学安排

2课时

四、教学设想

实物展示、讲解、举例，准备实物文件

五、教学步骤

导入新课：对于已经确定必须归档的文书，你知道应该按什么方法整理？平时你是如何整理你的图书和资料的？（提问）

文书整理归档的基本步骤：

一、归档单位－－“件”的确定

1、件的具体含义

※单份文件，即自然件，一份文件为一件；

※特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。

※文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。

※计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。

※文件的正文与附件，作为完整的一件。如果附件数量较多或太厚不易时，也可以各为一件。

※会议记录应以每次会议作为一件。来文与复文各自作为一件。组织关系、工资关系介绍信每份为一件。

※有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。

※转发件与被转发件应视为一件。

※复制件应和原件作为一件归档。

※关于同样式的表格。如先进登记、工作登记表等，要求一份为一件整理。

二、文件修整

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易退变的文件

3、超大纸张的折叠。

4、去掉易锈蚀的金属物。

主要指永久、长期保存的文件材料

三、文件的装订

1、装订：归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。

※永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫机在文件的左侧或左上角装订。

※复制字迹模糊或易退变的文件建议装订方式统一使用不锈钢订书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。件内文件材料较厚的，可延用三孔一线的装订方法装订。

※已成册不易拆钉的，可保持原貌不变（对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中的，且拆钉会损坏原貌的，可以不拆钉得装；会议记录本不易拆钉的，也可不拆钉，但每次会议仍作为一件。）；

※短期保管的归档文件，可不拆订，保持文件原貌。

必须使用省档案局监制的不锈钢钉书钉，防止假冒伪劣产品。

2、装钉前有关文件的排序如下：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；

汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；

有文件处理单的，放在最前并可加盖归档章。

四、归档文件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类层次、制定分类方案、进行文件归类。

1、选择分类层次

按年度、保管期限、机构（问题进行分类。

按年度分类是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

按保管期限分类是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

按机构分类就是根据形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类，适用于内部机构设置相对稳定的单位。

按问题分类就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类，适合内部机构不很稳定的单位。

注意点：

按机构分类或问题分类，两种可采用其中一种，不可交叉混用。

三种分类方案中，年度、保管期限是必选项，机构、问题作为选择项。

较小机构只需选择两层分类。

2、制定分类方案

根据《实施办法》规定确定本立档单位归档文件的分类法并编制相对应的分类方案。有七种可供选择的方案：

“年度机构――保管期限”

“年度――问题――保管期限”

“保管期限――年度――机构”

“保管期限――年度――问题”

“年度――保管期限”

“保管期限――年度”

“问题――年度――保管期限”

例如1、按照“一级类目（问题）——年度——保管期限”进行分类分类方案为：

党群类（0） 2002 永久，长期，短期。

2003 永久，长期，短期。

行政类（1）同上

经营管理类（2）同上

生产技术类（3）同上

例如2、“保管期限——年度”分类法（二级分类）

分类方案为：

管理类

永久 2002年（党群类，行政类，业务类，……）

或（办公室，综合处，业务处，……）

或（按归档文件时间顺序排列。）

2003年同上

长期 2002年同上

2003年同上

例如：3、“保管期限——年度——机构”分类法（三级分类）

分类方案为：

管理类

永久 2002年办公室，综合处，业务处，……。

2003年办公室，综合处，业务处，……。

2004年办公室，综合处，业务处，……。

长期 2002年同上

2003年同上

2004年同上

短期 2002年同上

2003年同上

3、文件的归类

◆按年度归类

※归档文件的日期，以文件的签发日期为准：

※一般的文件材料，放在其形成年度归档；

※跨年度的文件，统一按文件的签发日期判定其所属年度；

※跨年度召开的会议文件归入闭幕年度；跨年度处理案件的文件归入结案年。

※几份文件作为一件时，以排在最前面的文件的签发日期为准。（如：正本与定稿）

◆按保管期限归类

◆按机构（问题）归类

五、归档文件的排列

◆归档文件的排列按事由依据，同一事由的相关文件应按时间顺序排列在一起。

◆事由：指一件具体的事，或者一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。

◆事由与问题的区别。