投标文件编制流程及其注意事项

投标文件编制流程及其注意事项

一、标书编制流程

资格审查

（营销部） 技 术 标 （项目部、运营部、设计部） 商 务 标 （设计部、采购部） 标书汇总、检查、修改 标书自查 标书审核、修改 装订、封标及投标

二、注意事项

1、销售经理填写技术支持申请单，必须尽可能详细填写项目的基本情况及具体要求；根据项目整体规模及具体特点由主管领导安排本项目的投标工作组织者，在接下来的投标工作中由投标组织者全权负责本项目的投标工作；

2、投标组织者接到领导通知后，第一时间把招标文件及相应的图纸、资料等分发至需参加本投标工作各部门主管领导，并通知召开投标工作计划安排会议的时间与地点；在此时间段内，各主管领导必须对招标文件及相关资料进行阅读与了解，根据项目情况安排本部门具体负责人员；投标组织者根据招标文件要求的投标时间初步制定投标工作计划安排时间节点表（初稿）；

3、投标组织者必须按原定计划召开投标工作计划安排会议，首先由销售经理针对本项目做详细的介绍（包括项目本身的情况、甲方对本项目的具体要求、投标工作中必须注意的事项、必要的商务情况介绍等等）；其次是销售经理简单回答各部门人员对招标资料或事项的疑问；再次是各部门对完成本项投标工作提出的具体要求；最后各部门针对投标工作计划安排时间节点表（初稿）进行讨论，并最终定稿；在本次会议中还需完成以下两项内容的制定：

（1）标书编制大纲：由标书组织者负责编制，对重要的时间节点、重要事情及标书编制格式等作出重点及统一要求，确保组标工作的顺利进行；

（2）标书审查大纲：由销售经理负责编制，对废标条件、评分标准、标书重要组成内容及其他重要事项等重点列出，确保投标文件完全响应招标文件的

前提下达到预期效果。

4、投标工作计划安排时间节点表中必须对各重要事项的完成时间、直接责任人与协助人员、完成目标等等做出具体的安排，重要事项主要包括如下内容：

（1）现场勘查

（2）招标疑问整理、外联及回复

（3）投标设备、材料的档次及品牌要求

（4）投标保证金递交

（5）外进投标企业投标手续等相关政府规定资料

（6）开标现场需要的资质原件

（7）资格审查标书

（8）施工组织设计（技术标）

（9）项目的优化、深化建议方案及相关图纸（技术标）

（10）售后服务体系及相关资料（技术标）

（11）设备、材料等的询价

（12）工程量计算及成本核算

（13）最终投标报价的确定

（14）商务标

（15）投标关键点及废标强条的整理

（16）部门内部自查

（17）标书组织者检查

（18）主管领导审查

（19）标书打印、装订、封标

（20）投标

（21）投标过程资料的整理汇总

5、必须严格按照投标工作计划安排时间节点表开展工作，按要求每天定时向投标组织者汇报工作进展情况，不能按时完成的工作要提前进行沟通协调，以便不影响投标

工作的进展，否则应按照公司相关制度进行处罚；

6、必须详细研读招标文件及相关资料，对其关键点与废标强条进行整理汇总，做到参与人员人手一份，并对每一条都有清楚的认知；

7、工程量计算及成本核算工作必须严格按照公司成本控制方法和措施相关规定，满足招标文件要求的前提下尽可能控制成本，提升公司竞争力；

8、对采购询价单必须详细注明技术要求，从一般常识要求到项目特殊要求等必须严格标注，若有需要技术人员必须与厂家进行沟通交流，以便确保报价产品符合招标要求；

9、采购人员给出的报价单必须标注材料及设备的品牌或厂家，推荐同档次的产品至少三个品牌或根据招标文件的要求；

10、成本必须按照分部分项工程（包括措施费用）做出详细的清单明细，材料、设备必须标注品牌或厂家名称，对整体项目进行汇总（明细与汇总按照公司统一的模板文件编制）；根据项目需要对其中的各种设备、部件、材料等进行分别总量汇总，以便公司领导在制定最终报价时提供足够的依据；成本必须经过主管领导的审核确认后才可作为最终的报价依据；

11、资格审查、技术标、商务标等标书文件必须按照招标文件要求的格式和内容完成投标文件的编制工作，特别是对技术标有暗标要求的投标文件，更需在标书编制工作中做到细致，精确；对应的检查与审核工作更要切实履行好职责；

12、投标工作计划安排时间节点表中规定的提交主管领导审核的时间点在无不可逆的客观因素的前提下必须保证，以便领导有足够的时间审核投标文件；所以各项工作必须在规定时间内完成，相关人员的检查也必须按计划执行；

13、投标组织者与主管领导审查发现的问题反馈到直接负责人处后要在规定的时间节点完成对应的修改工作；

14、标书的装订与封标要求必须相关负责人人手一份，在工作中相互检查，确保完全按照招标文件要求操作

15、开标所需证书原件清单销售经理必须全部整理成一份文件，并给投标组织者一份，在封标的同时检查原件的准备情况，确保开标时所有原件资料全部到位；

16、对投标过程中的一些过程资料要有详细的记录（包括原因、参与人员、沟通结果等等），以便在中标后，全部资料移交项目部并做出必要的解释，使项目部全体成员对投标过程中所发生的事件有一个详细的了解，有利于项目部开展工作；

17、投标完成后，投标组织者要对本投标过程做总结，内容包括所有涉及的方面，列出今后工作应该继续保持和推广的方式方法或沟通技巧，重点提出工作中存在的问题，通过投标小组讨论找出本质原因及改进措施，形成最终总结文件后全公司相关人员进行交流学习；

18、根据项目情况投标组织者要随时关注投标工作进展，及时组织相关人员做好标后答疑与讯标工作。

华清佰利技术中心

2014年3月