公司文件管理方法6篇

公司文件管理方法6篇
公司文件管理方法 (1)
1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用
文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和
答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、
认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

文件处理必须做到准确、
及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作
废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专
用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、
规定、管理办法。

“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一
方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条
例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要
共同执行的事项;
5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公
布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。

标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文瑞普总字【】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。

6.5.2人事任免类发文瑞普人字【】号
6.5.3总裁办发文瑞普办字【】号
6.5.4财务部发文瑞普财字【】号
6.5.5研发部发文瑞普研字【】号
6.5.6质管部发文瑞普质字【】号
6.5.7营销中心发文瑞普销字【】号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。

文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。

“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。

对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容;
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.
(一) 1、 (1) 2、 (1)……
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ……
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式
为居中，首页显示页码，格式为默认格式;
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚;实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范;
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》;
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序;
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。

如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。

文件夹内设目录便于查找。

标题格式详见附表;
8.发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导(经理、总监)审核→公司主管领导(总监、副总裁)核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文：拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
9.附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办;
9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准
后下发;
9.3本制度自下发之日起生效。

9.4附相关支持性文件。

9.4.1文件页面格式
9.4.2文件阅办单
9.4.3公文拟稿纸
9.4.4标题格式
公司文件管理方法 (2) 第一章总则
第一条目的
1、规范车间班组的日常管理。

2、增强车间班组自主管理的意识和能力。

第二条范围
1、适用于本厂的车间生产班组的日常管理。

第二章现场安全管理
第三条车间现场管理要求
1、员工必须无条件服从班组长安排的工作。

2、各班组长每月25日必须排好下月本班每天的值班员工(张贴在各班的看
板上)，值班员工必须对当天本班组收工后生产场地的文明整洁负责(焊把线、氧
气乙炔气管等的整理，收好工装模具、工具，关闭电源等)。

3、每天各工位下班前10分钟应组织收工前对生产辅材、原材料、半成品、
产成品等整齐的放置。

做到用工完料尽场地清。

4、各班组长每周六下班前半个小时(班组生产任务紧可适当顺延但必须于当天收工前完成)必须组织安排好对本班组所属场地作全面清理整洁工作。

5、凡在生产车间(包括厂区内)打架、斗殴者，发现一次，各罚款20xx元。

情节严重的移交公安机关处理。

6、不允许在生产区域内吸烟，发现一次或发现一个烟头，扣当事人或所属场地的班组20元。

7、员工必须爱护公司的所有生产设施和设备。

盗窃公司财物者，报送公司处理。

未按规程操作，造成生产设备损坏的，照价赔偿。

故意损坏的，按损失的3倍罚款。

第三章设备管理
第四条车间设备管理要求
1、班组设备日常维护保养记录表应认真填写(如设备的润滑系统加油时间等)。

2、必须认真做好计检设备的日常维护保养工作并及时配合厂计检设备管理员做好计检设备的检定工作。

3、班组设备迁移应反馈，经批准办理相应手续后方可进行。

4、班组应做好动力管线、工具附件、设备周围的安全文明与卫生工作。

5、设备故障停机应及时反馈报修。

第四章其它综合管理
第五条管理要求
1、各班组长应经常关心、了解本班员工，尤其是员工的思想动态，发现员工动态有异常情况应及时报告。

2、班组员工应团结、友爱，新进厂员工应尊重老员工老师傅、勤奋好学并主动请教，老员工应爱护新员工并做好传、帮、带工作，增强班组凝聚力。

3、班长每周必须召开一次例会，总结生产、沟通交流，确定下一步工作重
点。

4、员工工资分配应公平公正，各班组员工工分、工时等应在每月的最后三
天进行公示，对员工的工分根据实际情况可定期或不定期视技能、贡献等情况作
适当调整;分管领导发现班组分配显失公平时，有权责令班组退回重新分配，并
给予班组长负激励100元/次。

公司文件管理方法 (3)
一、自觉遵守校规校纪，要讲文明，讲礼貌，讲道德，讲纪律。

要积极进取，
爱岗敬业，善于学习，掌握技能。

二、要着装上岗，挂牌服务，要仪表端妆，举止大方，规范用语，文明服务，
礼貌待客，主动热情。

三、客房服务员，每天要按程序，按规定和要求清理房间卫生，要认真细致;
要管理好房间的物品，发现问题及时报告。

四、安排住宿，必须有部门领导和服务中心主任签单;外来住宿人员，要有
本人身份证或有效证件进行登记后，方可入住。

五、不得随意领外人到房间逗留或留宿，未经中心主任同意不准私开房间，
为他人(含本校职工)提供住宿、休息及娱乐等。

六、检查清理客房时，不得乱动和私拿客人的东西，不准向学员和客人索要
物品和接收礼品;拾到遗失的物品要交公。

七、不准他人随意进入前台;前台电脑要专人管理与操作，不准无关人员私
自操作;打字、复印、收发传真，要按规定收费。

八、工作时间不准离岗，有事向领导请假，不准私自换班和替班，不准打扑
克，织毛衣，看电视及做与工作无关的事情。

九、认真做好安全防范工作，特别是做好妨火防盗工作，要勤检查，发现问
题要及时报告和处理。

公司文件管理方法 (4)
一、地面班组环境要求
1车间环境应清洁、卫生、道路畅通、交通工具、物品要划区域停放。

2职工不随地吐痰，严禁吸烟，不乱扔废料、杂物、废品按规定地点存放。

3植树种花，绿化矿区，美化环境。

二、改善劳动条件，实现安全文明生产
1 重视环境保护，严格控制噪声、粉尘污染。

2各种设备的安全防护装置配置齐全，各种安全警示标志清晰醒目，三防措
施到位。

3 生产现场要有良好的照明条件，保证工人高效工作。

4 生产现场无非生产物品。

5 新工人上岗前必须经过培训，熟知安全规章制度和操作规程，设备操作工
人应当经考核合格后，持证上岗。

三、合理布置作业现场，保证正常生产秩序。

1 车间物品摆放整齐，标识清楚。

2 物品分类存放，摆放整齐并标示清楚。

3 物品要分类存放并标示。

4 产品用料摆放整齐，生产场地道路畅通。

5 操作工人要严格执行生产作业计划，确保生产现场的正常秩序。

四、做好劳动保护工作，严格劳动纪律。

1 工作时按规定佩戴好劳动用品，严格执行安全操作规程。

2 严格考勤制度，上班时不准领小孩进车间，不准在车间接待客人。

3 坚守工作岗位，工作时间不允许打闹、说笑、串岗、班前不准喝酒。

4.保持现场、岗位周围清洁，下班时要做到先关电源，设备不擦干净不走、
物品未放整齐不走。

公司文件管理方法 (5) 总则
第一条：为确保职工在生产工作中的安全与健康，根据国家和市政总公司的
有关规定并结合我公司的生产实际情况，制定本公司用电管理制度，望各单位组
织有关人员认真学习。

用电工作必须贯彻“安全第一”和安全生产预防为主的方针，安全生产，人
人有责。

各级行政第一责任人是安全生产第一责任者，各级领导必须以身作则，
各级安全管理部门及人员要认真负责，严格按规程进行监督检查。

第二条：电工作人员必须具备下列条件：
1、电气工作人员必须具备必要的电气知识，按其职务和工作性质，熟悉安
全操作规程和运行维修操作规程，并经考试合格取得操作证后方可参加电工工
作。

2、凡带电作业人员应经专门培训，并经考试合格，领导批准方可参加带电
作业。

3、实习人员和临时参加电工工作的人员须经领导批准方可参加带电作业。

4、供电工作人员应加强自我保护意识，自觉遵守供电，安全、维修规程，
发现违反安全用电并足以危及人身安全、设备安全及重大隐患时应立即制止。

5、电气工作人员应掌握触电解救法
第一章、用电安全的技术措施
第三条：电器设备安装规则：
1、根据供电局和市政总公司的有关文件规定，在安装电器设备中必须使用
三相五线制来取代三相四线制，工作零线与保护零线分开使用。

2、必须采用两级以上漏电开关，保护第一级漏电电流〈100毫安，动作时间〈0.1秒;第二级漏电电流〈动作时间〈0.1秒〉。

3、保护零线或保护接地线时，其线路上不准装有刀闸、熔断器并多处做有重接地，所有的电器设备外壳和人身所接触到的金属结构上都必须采取保护接零或保护接地。

4、在同一个供电系统中坚决不允许采用一部分保护接零，而另一部分接地保护。

第四条：在停线路上工作防触电的技术措施：
在停电发线路上工作防触电的技术措施：
在停电线路上工作防止触电的基本安全技术措施;
A 停电
B 验电 C挂接地线
即“三措”，如没有招待以上过程安全技术措施的线路，论是否有电均应视为带电线路。

一、停电：
线路停电工作须拉开以下断路设备：
1、与已停电工作的线路交叉的线路，如：停电施工的线路;在此线路上面且需栓线或挂线时，则该线路的断路设备应拉开停电;
2、断开危及线路，停电作业的并行和同杆并架线路的开关和刀闸;
3、断开有可能反回低压电源的开关和刀闸;
4、与停电工作的线路同杆的路灯线和非电源的低压线也应停电，确实不能停电的，应采取防止触电措施;
5、注意防止误停、漏停电源拉开刀闸，就检查刀闸，开变位装置、拉开开关、油闸应检查，“切”、“入”或“通”、“送”，标志位置并采取防止误动措施，
如加锁、栓单位把把等，跌落保险管应拉下，断合重复保险器，应将正负管完全断开;
6、在线路施工人员自行断开的开关或刀闸跌落保险器的上处应悬挂“禁止合闸”线路上有人工作的标志牌，操作完后应将标志牌取下，电缆头杆挂有“电缆在试验中，禁止攀登”标志牌时不许在本杆上作业;
二、验电：
1、在停电线路工作地段装接地线前要先验电，验明线路确已无电压方可接地线。

验电时应戴绝缘手套并有专人监护，验电时应使用相应电压等级合格专用的验电器，验电使用前应有自行检验;
2、同杆架设的多层线路验电时应先验低压后验高压，先验下层后验上层;
3、联络开关、刀闸、自动空气开关检修时，应在两侧验电在同一停电工作范围无邻近平行交叉的带电线路时，经验电挂好第一组地线后，其它地线挂接时可不再验电;
4、验电时发现有电或其它疑问应查明原因。

三、挂接地线：
1、线路验明无电信后在工作负责人的监护下由熟练工人挂第一组地线，拆除最后一组地线也应在工作负责人监护下由熟练工人进行;
2、挂拆地线时，工作人员应使用合格的绝缘杆或专用绝缘绳，地线不许碰触人体，在电缆及电容器上挂地线时应放电;
3、挂地线程序应先接接地线端，后接导线端，多层线路挂地线时，先挂低压后挂高压，先挂“地”后挂“头”，先挂下层后挂上层，拆地线时与上述程序相反。

四、辅助保安线：
1、辅助保安线由卡子及短路线组成，用吞防止小发电，低压反电源及感应电，辅助保安线应由多股软铜线组成截面不小于10平方毫米;
2、当工作线路上有感应电压时，应在工作地点加挂辅助保安线;
3、配电线路停电工作在主地线附近本杆或想念杆无地线时，应加挂辅助保安线，防上返电源;
4、高压停电工作穿越本杆的低压线时，应先将辅助保安线封挂在低压线上，高压可不另挂，下杆时拆除;
5、挂辅助保安线程序，先挂地、后挂头，用于防止感应电时应接好地端后接导线端，拆时与上述程序相反;
6、严禁用辅助保安线或其它导线代替25平方毫米的主地线。

7、辅助保安线由个人保管，工作中随挂随拆。

第二章安全防护用品的作用与管理
第五条设备运行检修人员用安全防护用品有：工作手套、绝缘鞋、长袖工作服、电工所使用的工具等。

第六条安全防护用品设专人保管并负责监督检查，保证其随时处于备用状态，防护用品应存放在清洁、干燥、阴凉的专用柜中。

第七条设备运行人员及检修人员要进行专业安全防护教育及安全防护用品使用训练。

第三章、高空作业的一般规定
第八条：高空作业时不许无关人员在工作地点下面停留或通过。

进入现场工作人员应戴安全帽，上下层交叉作业时工作应错开，或设不影响下层作业的安全防护措施。

第九条：在屋顶、杆塔架设、导线或无防护栏的脚手架上等高处作业是必须使用安全带或安全绳。

第十条：高空作业应使用工具袋或绳索传递工具，传递材料或设备时不得用上下抛掷方法。

第十一条：高空作业前应先检查脚扣、梯子等登高工具和安全带、安全绳是
否完好、可靠，小绳工具袋是否齐全。

第十二条：人在导线或磁瓶串上工作，应使用安全带或安全绳(小白绳)或采取其它防止导线坠落的措施，安全带、绳应连接在牢固的结构上。

第十三条：禁止登在不坚固的结构上(如石棉瓦)工作，必须时应采取铺板子等防坠措施。

第十四条：沿瓷件(瓷套或柱式瓷瓶)或瓷瓶串登、瓷裙进入工作地点应穿无钉软底鞋，沿瓷瓶串到导线上工作时必须先在架构上栓好安全绳，在进行中应检查瓷瓶串弹簧销子有无脱落，发现有脱落时应补齐再前进。

第四章、低压带电作业
第十五条：低压带电工作应设专人监护，使用绝缘柄的工具工作时应站在干燥的绝缘物上或穿低压绝缘鞋进行，并戴绝缘手套和安全帽，必须穿长袖衣工作服，严禁作用锉刀、金属尺和带有金属物的毛刷、毛掸等工具，低压接户应随身携带低压验电笔。

第十六条：高、低压同杆架设在低压带电线路上工作时应先检查与高压线的距离，采取防止误碰带电高压设备的措施，在低压带电导线未采取绝缘措施时，工作人员不得穿越在带电忍气吞声低压配电装置上工作时应采取防止相间短路和单相接地的隔离措施。

第十七条：上杆前应分清火、地线路灯线，选好工作位置，断开导线时应先断开火线后断开地线，复杂的工作应先做好相位记录，搭接导线时顺序相反，应先将两个线头接实后缠绕，人体不得同时接触两根线头，一颗杆上只许一人断、接导线，上杆断接户线时不许在死头杆上大放，并应照看行人、车辆。

第十八条：在变台或有闭式刀闸上拆搭接户线应指定熟练工人操作，保持对带电体的安全距离。

第十九条：在带电的电度表和断电器回路上工作时，电压互感器和电流互感器的二次绕阻应可靠接地，断开电流回路时应将电流互感器二次专用端子短路，不许带负荷拆入表尾线。

第五章、现场配电安装及检查
第二十条：施工现场和生活设施以及加工厂地的供、用电工程，凡设立期限超过半年以上的，均应按正式工程安装。

第二十一条：柱上变台宜装设围栏，室外地上变台必须装设围栏，围栏要严密，并应在明显单位悬挂“高压危险”警告牌，围栏内应设有操作台。

第二十二条：变台围栏内应保持整洁，不得种植任何植物，变台外廊4米之内不得码放材料、堆积杂物等。

第二十三条：位于行道树间的变台，在最大风偏时，其带电部位与树梢间的最小距离应不小于2米。

第二十四条：水泥电杆不应掉灰露筋，环裂或弯曲;木杆、木横担不应糟朽、劈裂;电杆不得有倾斜、下沉及杆基积水等现象。

第二十五条：沟槽沿线的架空线路，其电杆根部与槽、坑边沿应保持安全距离，必要时应采取有效的加固措施。

第二十六条：塔式起重机附近的架线路，应在臂杆回转半径及吊物1.5米以外，达不到此要求时，应采取有效的保护措施。

第二十七条：各种绝缘导线均得架空敷设，无条件做架空线路的工程地段，应采取护套缆线，缆线易受伤的线段应采取保护措施。

第二十八条：高层建筑施工用的动力照明干线垂直敷设时，应采用护套缆线，当每层设有配电箱时，缆线的固定间距每层不少于两处，直接引至最高层时，每层不应少于一处。

第二十九条：遇大风、大雪及雷雨天气时，应立即进行配电线路的巡视检查工作，发现问题及时处理。

第三十条：所有电气设备的金属外壳以及和电气设备连接的金属构件必须采取妥善的接地或接零保护。

第三十一条：电气设备的接地线或接零线应作用多股铜线，禁止使用独股铝
线。

第三十二条：接地线或接零线蹭不得有接头，与设备及端子连接必须牢固可靠，接触良好，压接点一般设在明显处，并绝缘保护，导线不应随拉力。

第三十三条：凡未经检查合格的电气设备均不得安装使用，使用中的电气设备应保持正常工作状态，绝对禁止带故障运行。

第三十四条：凡露天使用的电气设备，应有良好的防雨性能或有妥善的防雨措施。

凡被雨淋、水淹的电气设备应进行必要的干燥处理，经摇测绝缘合格后，方可再行使用。

第三十五条：三相胶盖闸一般只可人微言轻断路开关使用，使用三相胶盖闸时，应加装熔断器胶盖闸内不许设置熔丝。

第三十六条：落地式配电箱的设置地点就平整，防止碰撞、物体打击、水淹及土埋，配电箱附近不得堆放杂物。

第三十七条：用电设备至配电箱之间的距离，一般不应大于5米，固定式配电箱至流动闸箱之间的距离最大不应超过40米。

第三十八条：电焊机一次电源线宜采用套缆线，其长充一般不应大于3米，当采用一般绝缘导线时，应穿塑料软管或胶皮管保护。

第三十九条：凡移动式设备及手持电动工具，必须装设漏电保护装置。

第四十条：各种电动工具使用前，均应进行严格检查，其电源线件不应有破损、老化等现象，其自身附带的开关必须安装牢固，动作灵敏可靠，禁止使用金属丝绑扎开关或有带电体明露，插头、插座符合相应的国家标准。

第四十一条：局部照明灯、行灯及标灯，其电压不应超过36伏，在特别潮湿的场所及金属容器，金属管道内工作的照明灯电压不应超过12伏，行灯电源线应使用护套缆线,不得使用塑料软线。

第四十二条：非专业电气工作人员严禁乱动电气设备。