会计凭证的传递、整理、装订与保管(ppt 49页)

✓ 装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。查 阅时，要有一定的手续制度。
✓ 会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制 度。
原始凭证的保管
❖ 原始凭证应附在记账凭证后面，要求粘贴的原始凭证应真实、 合法、完整、正确，粘贴要干净整洁，排列有序。
❖ 对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定次序和类别排列， 再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。 证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起，并在 一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票 底轻轻撕开。
（6）记 账标记
❖ 复式记账凭证举例：
❖ 收款凭证：是用来记录现金和银行存款等货币资 金收款业务的记账凭证，是根据有关现金和银行 存款收入业务的原始凭证填制的。
收款凭证的借方科目只有现金和银 行存款，因收而款在凭凭证证的格贷式方设科置目上在，凭将证对应 借方的科表目格设中在。上方。
收讫
收款凭证不仅作为记账凭证，也是 出纳人员办理收款业务的凭证。出纳 员办理收款后盖“收讫”章。
填制单位及有 关人员签章
附件及 联次
原始凭证举例
2、从银行提现金3000元。
大写：看是否与小写金额一致
记账凭证
总字第 号
凭证的填制日期、经济业务的内容、数量、金额都必须认真填写，存款，因而在凭证格式设置上，将借方科目设在上方。
然后按顺序号排列，装订成册并加具封面，为了防止任意拆装，在装订线上要加贴封签，并由会计主管人员盖章。
生产成本
原材料
1 0 0 00 0 0 1 张
合计
￥ 1 0 0 00 0 0
财务主管（签章） 记账（签章） 复核（签章）
制单（签章）
单式记账凭证
❖ 单式记账凭证：是指把一项经经济业务所涉 及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每 张记账凭证只填列一个会计科目的记账凭证。 单式记账凭证包括单式借项凭证和单式贷项 凭证。
❖ 注意：如果是银行存款和现金之间相互划拔 的业务，如将现金存入银行，或者从银行提 取现金的业务，按我国会计实务的惯例应编 制付款凭证，一般不编制收款凭证，更不能 将一笔业务编制两张凭证。
❖ 转账凭证：是用来记录与现金、银行存款等货币资 金收付款业务无关的转账业务（即在经济业务发生 时不需要收付现金和银行存款的各项业务）的凭证， 它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。
❖ 付款凭证：是用来记录现金和银行存款等货币资金 付款业务的记账凭证，它是根据现金和银行存款付 款业务的原始凭证填制的。
付款凭证的贷方科目只有现金和银 行贷存方款科中，目。因设付而在款在上凭凭方证证。的格借式方设科置目上在，对将应的表格
付讫
付款凭证不仅作为记账凭证，也 是出纳人员办理付款业务的凭证。出 纳员办理付款后盖“付讫”章。
业务内容选择收款凭证、付款凭证或转账凭证。 ❖ 日期栏，一般应按填制日期填写。月末转账业务的日期应写
月末日期。 ❖ 编号要规范。 ❖ 摘要填写要简明、正确。 ❖ 按凭证格式正确填写会计分录，记账凭证金额栏不得有空行 ❖ 正确填写所附原始凭证张数。 ❖ 制单、审核、出纳、记账、复核、会计主管等相关人员应签
转账凭证
通用记账凭证
记 账 凭
单式记账凭证
借项记账凭证 贷项记账凭证
按填列科目分类
证
复式记账凭证
单一记账凭证 按包括内容分类 汇总记账凭证
科目汇总表
汇总收款凭证 汇总付款凭证 汇总转账凭证
二、原始凭证
❖ 原始凭证的基本内容
接 收单位 的名称
原始凭证 的填制日期
原始凭证的名称
原始凭 证的编号
经 济业务 的内容、 数量、 金额等
四、会计凭证的传递、整理、装订和保管
❖ 记账凭证的审核
✓ 记账凭证是否附有原始凭证，原始凭证是否齐全、内容 是否合法，记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证 所反映的经济业务是否相符，是否合法。
✓ 记账凭证应借、应贷的会计科目是否正确，账户的对应 关系是否清晰，所使用的会计科目及其核算内容是否符 合会计制度的规定，金额计算是否准确。
❖ 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或 大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。
❖ 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面 积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证 的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
会计凭证的传递
❖ 会计凭证的传递是指从原始凭证的填制或取 得时开始，经过填制、稽核、记账，直到归 档保管为止的整个过程中，在本单位内部有 关职能部门和人员之间的传递路线、传递时 间和处理程序。
❖ 正确组织会计凭证的传递，对于提高会计核 算资料的及时性，正确组织经济活动，加强 经济责任，实行会计监督，具有重要意义。
✓ 原始凭证：是在经济业务发生时取得或填制，载 明经济业务具体内容和完成情况的书面证明。
✓ 记账凭证：是根据原始凭证进行归类、整理并编 制会计分录的凭证。
原 始
按来源分类 外来原始凭证 自制原始凭证
凭
证
一次原始凭证
按填制手续分类 累计原始凭证
会
汇总原始凭证
计
收款凭证
凭 证
专用记账凭证 付款凭证
按用途分类
转账凭证的借贷方 科目都在表格中。
❖ 通用记账凭证：是指各类经济业务共同使用的，统
一格式的记账凭证。对于经营规模较小的单位，为 了简化会计凭证，一般使用通用记账凭证进行核算。
摘要
记账凭证
2002 年5月23日
总字第 号 字第 号
借方科目
贷方科目
金额
附
总账 科目
明细 科目
√
总账 科目
明细 科目
单 √十 万 千 百十 元 角 分 据
❖ 内容完整：原始凭证填制的内容必须完整、齐全。凭证的填 制日期、经济业务的内容、数量、金额都必须认真填写，不 得遗漏。经办人员及有关单位、人员要签名盖章，做到手续 完备。
❖ 书写正确：文字摘要要简练，数量、单价、金额计算要正确； 各种凭证必须连续编号，以便考查；凭证如果已有预先编号 的，在写错作废时，应加盖“作废”戳记，并保存不得销毁； 书写要符合规定。大小写要按规定使用蓝黑、碳素墨水，字 迹要工整、清晰；各种原始凭证不能随意涂改。应按正确方 法更正。
❖ 优缺点：单式记账凭证的内容单一，有利于 汇总计算每个会计科目的发生额，可以减少 登记总账的工作量；但制证工作量较大，不 利于在一张凭证上反映经济业务的全貌，不 便于查找记录差错。实务中使用单式记账凭 证的单位很少。
记账凭证的填制要求
❖ 以审核无误的原始凭证作为填制记账凭证的依据。 ❖ 选择正确的记账凭证。如采用专用记账凭证的单位，应根据
会计凭证的保管
❖ 会计凭证作为重要的会计资料。应妥善进行保管：
✓ 每月记账完毕，要将本月各种记账凭证加以整理，检查 有无缺号和附件是否齐便。然后按顺序号排列，装订成 册并加具封面，为了防止任意拆装，在装订线上要加贴 封签，并由会计主管人员盖章。
✓ 如果在一个月内，凭证数量过 多，可分装若干册，在封 面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证 数量过 多，也可以单独装订保管，对重要原始凭证，如 合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需 要单独保管时，应编制目录，并在有关的记账凭证上注 明附件另行保管，以便查核。
会计凭证传递应考虑的问题
❖ 要根据经济业务的特点，企业机构的设置和人员分工的情况 及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的格式、份 数、传递的程序。使会计凭证的传递，既能满足会计核算的 要求，也能兼顾计划、统计、管理上的需要；既避免凭证上 的不必要的传递环节，又不影响按规定手续进行处理和审核。
❖ 五类编号法：即按照现金收款、现金付款、银行存 款收款、银行存款付款业务分别顺序编号，如现收 字第××号、银收字第××号、现付字第××号、 银付字第××号、转字第××号。适用于采用专用 记账凭证且收付款业务较多的单位。
❖ 分数编号法：如果一笔经济业务需要填制一张以上 的记账凭证时，记账凭证的编号采用分数连续编号， 如“转字5-1/3”、“转字第5-2/3” “转字第5-3/3”，表 示一笔转账业务需连续编三张记账凭证。
❖ 要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、 检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的 时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要耽搁，从而 使会计凭证以最快速度传递，以充分发挥它及时传递经济信 息的作用。
❖ 建立凭证交接的签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整， 在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确， 手续完备、严密、简便易行。
原始凭证应附在记账凭证后面，要求粘贴的原始凭证应真实、合法、完整、正确，粘贴要干净整洁，排列有序。
原始凭证的填制要求
❖ 记录真实：原始凭证的填制，要由填制人或经办人根据经济 业务的实际执行和完成情况填写，不得伪造、变造。
❖ 填制及时：各种原始凭证必须在经济业务发生时及时填写， 并应按规定的程序及时送交财务部门，由财务部门加以审核 并据以编制记账凭证。
错误原始凭证的更正
❖ 各种原始凭证不能随意涂改。原始凭证填写 如有错误，要使用正确的改错方法更正，不 得涂改、刮擦、挖补或用褪色水改。更正处 应当加盖开出单位的公章。
✓ 对于数字发生错误的原始凭证，必须退回原开出 单位重开，并在更正处加盖更正单位公章及相关 人员名章。不可在原错误处更正。
✓ 对于文字发生错误的原始凭证，应退回原开出单 位重开，或在错误处进行更正，并在更正处加盖 更正单位公章及相关人员名章。
原始凭证的审核
❖ 审核内容：
✓ 真实性、合法性：对于不真实不合法的原始凭证， 应拒绝受理，情节严重的应报告单位负责人。
✓ 完整性、正确性：对于不完整不正确的原始凭证， 应退回由原开出单位补充和更正。
❖ 审核重点
✓ 经济业务：看是否符合财务制度和开支标准 ✓ 抬头：看是否与本单位名称或经办人姓名相符 ✓ 日期：看是否与报账日期相近 ✓ 财务专用章：看是否与出具原始凭证的企业名称
证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起，并在一旁注明张数和合计金额。
对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。
对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。
付款凭证的贷方科目只有现金和银行存款，因而在凭证格式设置上，将贷方科目设在上方。
相符 ✓ 用途：看是否为“发票”联，或者“收据”联 ✓ 金额：看是否等于数量乘以单价 ✓ 大写：看是否与小写金额一致 ✓ 脸面：看是否有涂改、刀刮、纸贴等现象
三、记账凭证
❖ 记账凭证的基本内容：
（3） 日期 （4）
（1） 凭证名
称
摘要
（2） 凭证编
号
（5）会 计科目及
金额
（8）签 字
（7）附 件张数
会计人员要要根据不同的记账凭证采用相应的编号方法。
转账凭证：是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务（即在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的
各项业务）的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。
大写：看是否与小写金额一致
装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。
日期栏，一般应按填制日期填写。
第五章 会计凭证
一、认识会计凭证
❖ 会计凭证：是记录经济业务事项的发生和完 成情况，明确经济责任，并作为记账依据的 书面证明。
❖ 会计凭证的意义
✓ 可以及时正确地反映经济业务的完成情况，为记 账、算账提供原始依据。
✓ 明确经济责任，加强岗位责任制。 ✓ 便于会计检查和审计工作的开展。
❖ 会计凭证的种类
名或盖章。
记账凭证编号的方法
❖ 记账凭证的编号方法有总字编号法、三类编 号法、五类编号法和分数编号法。会计人员 要要根据不同的记账凭证采用相应的编号方 法。
❖ 总字编号法：即将所有的记账凭证不分业务内容顺 序编号。适用于采用通用记账凭证格式，经济业务 较少的单位。
❖ 三类编号法：即按照收款业务、付款业务和转账业 务分别顺序编号，如收字1号、付字1号、转字1号， 适用于采用专用记账凭证的单位。
✓ 摘要是否填写清楚、项目填写是否齐全，如日期、凭证 编号、二级和明细会计科目、附件张数以及有关人员签 章等。
✓ 实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审 核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来 的机制记账凭证要加盖制单人员、稽核人员、记账人员 及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。