公司接待管理制度

公司接待管理制度
一、目的
为提高公司接待管理水平，提升企业形象，使接待管理工作规范有序，更好的为公司生产经营活动服务，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则,让来访宾客满意。

二、对外接待部门及接待范围
1、公司综合管理部为公司负责接待的职能部门。

2、遇到重大接待工作和活动，由综合管理部协调相关部门共同做好
此项工作，有关部门要积极主动配合。

3、本制度规定的接待范围主要是公司经营管理活动所必需的接送、
食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

三、接待原则----遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，
使客人高兴而来、满意而去。

1、平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不
卑不亢。

一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协
调配合。

3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、要特别注意保密，
接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧
妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说
明。

4、节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出。

5、周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度。

四、接待标准
1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级
级别A级来宾类别省、市级以上领导、重要客户等陪同人员公司总经理级以上接待准备中层干部列队迎接，各部门整理工作场所（车间、仓储和厂区道路干净整洁），彩旗、条幅欢迎，全程摄影，会议室备用B级政府部门主要负责人，重要参观团体、客户等副总经理、对口部门负责人各部门整理工作场所（车间、仓储和厂区道路干净整洁），条幅欢迎，全程摄影，会议室备用C级政府部门一般工作人员，一般参观团对口部门各部门整理工作场所，跟踪引导体，一般客户，同行业一般来访人员负责人、行政人员2、宴请
（1）宴会（午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。

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（2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

（3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。

（4）接待用餐标准
①招待重要官员、重要客户——150元/人·餐以上②较重要官员、客户——120—150元/人·餐③地方一般干部——80—120元/人·餐④常客（通常指工作进餐）——50—80元/人·餐（5）住宿安排与标准序123招待级别A级B级C级标准四星级以上酒店三～四星级酒店三星级以下酒店审批权限总经理总经理总经理3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。

4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，公司对等安排陪同人员和解说员、导游。

五、接待内容和程序
1、接受任务——综合管理部弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

2、布置接待——综合管理部提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请总经理批准。

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3、迎接安排——综合管理部根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

4、看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5、安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

6、组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。

7、送别——根据客人意见，综合管理部预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。

8、小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

六、接待涉及部门相应职责及要求
1、申请部门：提前2天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由综合管理部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。

2、接待流程（见附件二）
3、综合管理部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。

（具体细则参见附件三）
（1）综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排
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接待标准。

（2）综合管理部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

（3）综合管理部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。

如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并安排摄影摄像等。

（4）如需宴请，综合管理部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到财务部办
理手续领取。

（6）如需接送，综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆
清洁，安全性能良好。

（7）综合管理部根据情况提前购买车票及机票。

4、接待人员素质要求。

（具体细则参见附件四）。

七、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇
总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。

八、附则
1.涉及重大接待活动，需综合管理部会同相关部门协调执行。

2.本办
法由综合管理部解释执行，由公司总经理批准后颁布生效。

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附件一客户来访申请表
序号流程说明责任部门6
附件三综合管理部接待细则
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一、环境管理
1、时刻保持地面光洁，做到在光的反射下看不到一丝污垢；保持光洁，每天的早、晚进行一次全面清扫，做到一尘不染。

2、时刻保持其它
设施的整洁，如门窗玻璃、桌椅等。

3、时刻保持环境清洁、空气清晰自然。

4、环境维护：保持会客室内环境优雅，随时将移动的桌椅归位。

5、茶水：随时准备好当日茶水及一次性饮水杯。

6、茶具清洗：茶具用后及时清洗。

消毒每次不少于10分钟。

7、饮料、食品管理：
Ⅰ、准备充足茶叶、饮料、食品等，需添补时及时领料。

Ⅱ、客户消费的饮料、食品应准确无误登记在《客户消费登记表》，每月25日报财务。

Ⅲ、管理：饮料及时冷藏、摆放整齐。

及时检查饮料、食品等有无变质、过期现象。

8、接待来访客人：礼貌请客人入坐，并送上茶水；及时通知主管，客人已到。

9、茶水服务
（1）标准：标准茶水位为茶杯深度2/3处。

标准咖啡水位为咖啡杯深度1/2处。

（2）咖啡器具的摆放：咖啡杯嵌入咖啡碟的正中央，不能摆出移位的声响；咖啡匙放在咖啡杯柄的右边，杯柄向右。

（3）上茶（咖啡）：按来宾级别顺序上茶（咖啡），级别相当时，按
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女士优先和年龄次序的原则上茶（咖啡）；站于来宾身后右侧，侧身保持托盘平衡，身体略倾斜，从客人右侧上茶（咖啡），绝对不允许碰着客人身体。

（4）茶（咖啡）位于来宾右前方，有柄茶具柄向右。

（5）撤茶（咖啡）：先主后宾，依次按级别顺序予以撤掉。

（6）添茶（咖啡）尽量不发出声音，溅于桌面的水滴及时用白方巾拭净。

二、用车管理：
1、满足申请部门用车需求；
2、必须让车右侧面向大门，以方便客人下车及公司领导及时会晤，送别亦是。

三、接待前注意
1、客人来访前30分钟检查各处环境；
2、根据需求派人于来访客人到达前10分钟分别于大门处两边等候迎宾；
3、来访客人到公司一楼时，接待台人员必须起立迎候，等客人不见时方可落座；四、摄影
1、综合管理部根据来宾身份核定是否摄影人员随行；
2、仪容仪表参照接待人员标准执行；
3、摄影人员注意多角度拍摄，并于事后第二天将所录影像选送呈交综合管理部存档；
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五、其它事项：确保来访客人饮用相关饮料生产日期不超过两个月；保证水果新鲜等高品质要求，会晤室布置等事宜。

六、其它部门：根据综合管理部通知来访客人参观需求，作好随同与讲解准备等事宜。

七、其他
1、主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
2、尊重属不同民族来宾的风俗习惯和礼节。

3、因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

附件四接待人员素质要求一、基本要求
二、形象要求——形象是指人的外表，包括容貌、服装和姿态，是一个人精神面貌的外观体现。

1、发饰：发型要符合美观、大方、整洁和方便的工作原则，作为接
待人员，日常发型应与企业形象协调，头发清洁整齐，色泽统一，留
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侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。

③
主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自
己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。

④如果主人夫妇搭
载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都
坐前座。

⑤主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。

若同坐多人，中
途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

⑥女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。

需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定
保持合并的姿势。

（2）旅行车
旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。

其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

5、馈赠礼仪注意送礼忌讳
（1）选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜
欢呢？
（2）为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时做一下记录。

（3）千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。

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（4）切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况------就是呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”（5）切忌送一些将会刺激别人感受的东西。

（6）不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯。

（7）必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。

（8）送礼物给一般朋友也不宜太过，而送一些有纪念的礼物较好。

（9）无论礼物本身是如何不名贵，最好用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。

（10）考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。

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