电子报销管理系统概要设计说明书v1.0

电子报销管理系统概要设计说明书
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A-增加；M-修改；D-删除
目录
1引言............................................................................................................. - 4 -
1.1、编写目的............................................................................................. - 4 -2概述............................................................................................................. - 4 -3系统应用环境介绍..................................................................................... - 5 -
3.1、系统运行平台..................................................................................... - 5 -4系统架构..................................................................................................... - 6 -
4.1、物理架构............................................................................................. - 6 -
4.2、逻辑架构............................................................................................. - 6 -5功能结构..................................................................................................... - 7 -
5.1基础数据管理......................................................................................... - 8 -
5.1.1、预算主体......................................................................................... - 8 -
5.1.2、预算科目......................................................................................... - 8 -
5.2、借款报销管理........................................................................................... - 8 -
5.2.1、借款审批管理................................................................................. - 8 -
5.2.2、报销审批管理................................................................................. - 9 -
5.3、业务管理................................................................................................. - 10 -
5.3.1、借款管理....................................................................................... - 10 -
5.3.2、报销管理....................................................................................... - 10 -
5.3.3、预算管理....................................................................................... - 11 -
5.3.4、预算审批管理............................................................................... - 12 -
5.3.5、凭证管理....................................................................................... - 13 -
5.3.6、支付情况管理............................................................................... - 13 -
5.4、自助服务................................................................................................. - 13 -
5.4.1、个人自助服务............................................................................... - 13 -
5.4.2、领导自助服务............................................................................... - 13 -
5.5、统计分析................................................................................................. - 13 -
5.6、移动功能................................................................................................. - 14 -
6、非功能性需求................................................................................................... - 14 -
6.1、可靠性..................................................................................................... - 15 -
6.2、安全性..................................................................................................... - 15 -
7、系统集成........................................................................................................... - 15 -
7.1、统一用户集成......................................................................................... - 16 -
7.2、邮件系统集成......................................................................................... - 17 -
7.3、ERP集成 ................................................................................................ - 17 -
1引言
1.1、编写目的
此文档用户说明电子报销管理系统项目建设内容的概要设计。

2概述
电子报销管理系统是集预算管理、借款管理、还款管理和报销管理为一体的系统。

将线下的支持报销过程迁移至线上审批，提高员工报销的效率；通过预算策略来进行预算控制，将部分财务的简单工作转移至普通员工，减轻财务的工作量；为管理层提供直观、便捷的统计，方便领导掌握企业的实施资金情况。

3系统应用环境介绍
3.1、系统运行平台
4系统架构4.1、物理架构
4.2、逻辑架构
5功能结构
功能结构图
5.1基础数据管理
5.1.1、预算主体
预算主体作为虚拟组织，与行政部门机构体系可以不一致，预算主体可以有一个行政部门或多个行政部门组成，也可能由一个行政部门的一部分组成。

5.1.2、预算科目
总分类和明细分类，可以分为出差、合同支付、办公费、手机费等。

预算科目状态：启用、停止
默认为启用；
停止：在停止时，需检查是否有预算管理正在使用预算科目，如果有，不能停止。

当预算管理中启用状态的预算都无使用时，可停止，不能删除。

5.2、借款报销管理
5.2.1、借款审批管理
员工根据业务需要向公司提出借款，借款时扣除对应的预算，完成对应业务
过程后需要在线向公司还款；
5.2.2、报销审批管理
员工根据业务需要在线进行报销申请，报销时员工根据财务制度确定预算科目，系统自动进行对应预算的扣除，如果之前有对应业务的借款，报销时可以进行借款冲销，在领导审批通过后，进行报销单凭证制度，报销凭证写入凭证管理，并把凭证信息写入erp系统中。

5.3、业务管理
5.3.1、借款管理
记录所有的流程审批通过后的借款记录。

功能包括：
1）查询功能：查行政主体、预算主体、时间、金额等条件进行查询，
2）导出：可以导出借款清单；
3）借款流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额
在借款审批流程中，默认的（或被授权的）该项借款或报销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额，判断该笔借款或报销是否通过，以此达到预算过程控制的目的。

5.3.2、报销管理
记录所有流程审批通过后的报销记录；
功能：
1）查询功能：查行政主体、预算主体、时间、金额等条件进行查询，
2）导出：可以导出报销清单；
3）报销流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额
在借款审批流程或报销审批流程中，默认的（或被授权的）该项借款或报销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额，判断该笔借款或报销是否通过，以此达到预算过程控制的目的。

5.3.3、预算管理
每年年初，财务在预算管理系统中编制完成后，根据预算主体的不同预算科目预算，梳理出预算控制策略，并录入系统中；
1）预算执行控制：
1.借款和报销流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额
在借款审批流程或报销审批流程中，默认的（或被授权的）该项借款或报销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额，判断该笔借款或报销是否通过，以此达到预算过程控制的目的。

2.提供预算预警
对每个预算项目，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时），系统会产生报警提示。

以此达到预算预先控制的目的。

3.超预算强制不予报销与借款
当超过预算时，在借款人或报销人填单环节，就弹出提示信息，不予报销或借款。

2）预算调整时特殊情况：
1.关于想删除已有发生额的预算项目的处理
当预算管理员想删除有发生额的预算项目时，系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为0。

系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算
管理员可调整后保存。

同时预算管理员设置该预算科目的状态为暂停。

在新预算年度，该预算科目自动变为终止状态。

2.关于减少某预算项目预算数，且其调整后的预算数小于实际已发生额的处理
该情况的处理，和想删除已有发生额的预算项目的处理类似：系统将自动将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为零。

系统按上述规则处理完成后，弹出友好提示，请预算管理员确认并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保存。

预算控制策略：
控制预算项目执行过程，检测是否超过预算等情况，例如：
1）办公室本年度的差旅费有部门自己控制，在审批时需要教研预算是否超出预算。

2）办公室本年度的办公费有办公室统一控制，在审批无需校验办公费是否超出预算。

预算项目包括：
1）预算主体
2）预算科目
3）预算金额
4）预算阈值
5）控制策略
预算项目状态：
启用、暂停、终止
5.3.4、预算审批管理
在报销或借款申请，金额超过预算科目的预算金额，此时不能提交流程申请。

预算主体的负责人需要对预算进行调整。

预算调整分为两种类型：
1）预算审批调整
预算主体负责人发起预算变更申请，录入新预算金额，提交审批。

待审批通过后，预算科目修改为新预算金额。

如果预算阈值为具体金额，管理员重新设置预算阈值。

2）预算科目直接调整
针对具有较高权限的预算管理员进行直接调整预算。

预算调整的过程记录入日志管理中。

5.3.5、凭证管理
记录审批通过后凭证信息，凭证信息记录包括写入ERP系统成功信息，以及失败的凭证信息。

对于失败的凭证信息，由后台任务重新在执行写入
5.3.6、支付情况管理
记录借款审批通过后，给借款人的支付情况，包括支付时间、支付银行流水、存根等信息。

5.4、自助服务
5.4.1、个人自助服务
提供我的借款、我的报销功能：快速查看流程审批中的报销事宜；
5.4.2、领导自助服务
除了我的借款、我的报销之外；
提供统计分析，方便了解本部门的借款、报销统计分析情况，
提供预算预警机制，掌握本部门预算实际执行情况。

5.5、统计分析
1、预算执行情况统计表：
能直观的查看各预算主体不同预算科目下的预算金额及当前的报销金额，财务和领导可以查看所有预算主体的统计表，个预算主体的领导职能
查看自己的预算统计表。

2、借款统计表
可直观查看行政主体、预算主体在不同科目下的借款情况；
3、借款图表(按部门、按科目)
通过柱状图、饼状图形式，直观查看行政主体的借款情况；
4、借款冲销统计
统计行政主体、预算主体的借款冲销情况。

5、条件查询预算调整记录
5.6、移动功能
系统提供移动借款报销功能；支持移动借款、移动报销、移动预算申请功能，
各业务模块提供基于移动业务模块规范实现的移动接口服务；
移动服务接口管理器管理电子报销系统中移动业务模块功能。

6、非功能性需求
6.1、可靠性
支持同时在线用户100个，单次平均响应时间小于3秒，最大响应时间小于8秒。

系统基于apache+tomcat的负载均衡，提高系统反应性能；
系统采用redis缓存机制，处理频繁访问的数据；
6.2、安全性
1、按操作范围的权限控制；
2、数据定期全备份，每天做一次增量备份，并进行异地存储；
3、访问日志及操作日志审计
7、系统集成
平台的外部系统集成包括了与OA邮件集成、待办集成、组织用户集成、ERP集成、预算管理系统集成
7.1、统一用户集成
电子报销系统中的人员数据与组织机构数据全部来源于OA系统，在电子报销系统内提供组织机构、用户同步的管理功能，此功能中可以设置人员、组织机构的同步任务执行时间、执行频率等。

并且可以手动触发人员、组织机构同步任务执行。

1、组织机构同步
OA系统采用数据表或视图的方式提供组织机构数据，包括以下信息：
同步过程
✧从OA提供的数据中获取组织机构数据，同步到电子报销系统组
织机构中间表中；
✧分析中间表与电子报销系统组织机构表中的数据，比对差异，对
电子报销系统组织机构表中的数据进行修改、标记删除、新增等
操作；
✧记录本次同步成功或失败的日志。

2、人员同步
OA系统采用数据表或视图的方式提供用人员数据，包括以下信息：
同步过程
✧从OA系统提供的数据中获取人员数据，同步到电子报销系统人
员中间表中；
✧分析中间表与电子报销系统人员表中的数据，比对差异，将差异
数据同步到电子报销系统人员表中（包括新增、修改、标记删除
三种类型）；
✧记录本次同步成功或失败的日志。

异常处理
当由于网络中断等多种原因导致集成任务执行失败时，电子报销系统中提供守护任务，定期对执行失败的任务重新执行。

同时还会发邮件给系统管理员，系统管理员可以手动执行同步任务重新同步数据。

同步成功后修改失败的记录状态为已处理。

7.2、邮件系统集成
根据提供的邮箱服务器的账号、密码以及邮件服务器的相关信息文档，推送借款流程、报销流程、预算审批等流程待办信息、预算预警信息；
异常处理
如果在发送过程中，邮件发送失败，记录至日志中。

7.3、ERP集成
与ERP集成，主要是在报销审批流程领导审批通过后，系统吧凭证信息写入ERP系统。

凭证写入过程
✧凭证管理中获取未写入或不成功的凭证，调用接口推送至ERP
系统；
✧记录本次推送成功或失败的日志。

异常处理
如果推送写入失败或不成功，在凭证管理中标记凭证记录为不成功。

发生错误时，邮件通知业务管理员失败信息，以便检查。

概要设计说明书。