外贸英语函电答案

边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。

4.第二页的写法
除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。

当你需要写的内容超过一页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期，页码。

比如：
(2) -Page 2- The Universal Trading Co. Jan.7, 2009
“-to be continued-”（待续）这一短语可以加在第一页页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。

第2节商务信函的格式和信封的写法
有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：缩格式、平头式和半平头式（或混合式）。

1. 商务信函的格式
(1)缩格式
信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格，正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格。

第二章中Letter-2(1)就是采用这种格式。

(2)平头式
在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信头可以放在中间。

段落之间有加一空行。

这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。

第二章中Letter-2(2)就是采用平头式。

(3)半平头式（混合式）
它是上述两种风格的混合形式。

信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。

第二章中Letter-2(3)就是采用这种混合格式。

2. 信封地址的写法
通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。

信封上的地址可以用两种形式来写：缩格式和平头式。

内容和风格要与信内名称和地址相一致。

平头式:
以下几种情形下，信封地址需要加入特别标记：
✧如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人，中间人名字后需加“Kindness
of ”, “By courtesy of”, “By favor of ” or “With favor of ”类似的语句。

Dr William Brown…………………收信人名字
Kindness of Prof. Water Snow….…中间人名字
✧如果信件是先邮寄给中间人，然后由中间人转交给收信人时，中间人的姓名和地址
前需加“C/O”类似的语句。

Mr. Park Davis…………………… 收信人名字
C/O Mr. Wood……………………. 中间人名字
200 Doswell Avenue………………中间人的地址
…
USA
✧当要寄介绍信时，信封的左上方会注明“Introducing Mr. (Mrs., Miss, etc.)… (name)”,
“To introduce…(name)”或者“Recommending…(name)”等类似的语句。

✧诸如“个人的”、“机密的” 、“私人的”、“立即” 、“紧急的” 等词语也可标注于信封
左下方来表明信函的性质。

第3节商务信函的写作原则
一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。

因此，掌握商务写作技巧非常重要。

你必须牢记以下几个原则，这些原则可以总结为7C，就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。

1. 清楚
要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。

因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。

2.简洁
简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。

一方面，应该避免使用长句，多使用简短的词和句子。

另一方面，应该避免使用过时的词和行话。

不当用法正确用法
at this time now
in view of the fact that because
prior to before
without the least delay very soon。