中移动【降低投诉处理时长】

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z 确认一、前台转 SP 环节无效
目前处理流程为:客服前台直接将投诉转给 SP,客服处理组根据 SP 的回复 对用户进行答复,处理组与 SP 往往需要多次交互,目前投诉交互平均为 1.96 次。
业务部门要求 SP 在 4 小时内回单,经测算,此环节平均耗时 3.2 小时,远 远超过 1 小时。
图 8:梦网投诉处理流程
表 1 小组结构表
QC小组名称 部门
活动课题 活动起止日期
活动宗旨
姓名 黄海英
李君 孙维 许苏明 邓松燕 韩莹 张娜
梦网服务支撑团队
中国移动北京公司 数据业务中心
小组类型
降低梦网USD投诉工单平均处理时长
现场型
2005.11-2006.3月
活动次数
18
降低梦网USD投诉工单平均处理时长、提升梦网服务支撑效果 小组成员
职称
组内分工
QC学习时间
高级工程师
顾问
90H
高级工程师
顾问
90H
助理工程师
组长
85H
工程师
现场实施、效果检查
65H
助理工程师
现场实施、效果检查
65H
助理工程师
现场实施、效果检查
65H
助理工程师
现场实施、效果检查
65H
2、活动计划
表 2:小组活动计划表
第 3 页(共 24 页)
步骤
行动
1
课题选择
2 现状调查、目标设定
第 5 页(共 24 页)
项目
中国移动通信集团北京有限公司 表 3:USD 工单超时原因分层表 频次(次) 累计频次(次) 累计频率(%)
流转工单积压
312
312
62.65%
流转次数多
120
432
86.75%
查证困难
40
472
94.78%
员工处理不及时
15
487
97.79%
其他
11
498
100.00%
合计
498
---
---
图 3:USD 工单超时原因排列图 结论:投诉工单积压造成 USD 投诉工单处理超时的原因占 62.65%,是问 题的主要症结,因此解决流转工单积压问题是本活动的主要切入点
第 6 页(共 24 页)
四、设定目标
中国移动通信集团北京有限公司
图 4:目标图 目标可行性分析: 1、06 年市场部启动了公司级的客户满意度提升项目,其中 USD 投诉工单处理 效率的梳理是其中重要一环,要求 USD 投诉平均处理时长控制在 3 小时,配合 此活动,小组决定重点解决流转工单积压的问题,经过研究:
上,实操测试成绩达到 92 分以 上
知识咨询准确率平均为 94.7%,实操测试三月平均成 绩为 95.38 分

3
客服系统无 退费功能
是否具有全业务线小额退费的 功能和授权
目前移动系统不具备全业务 线小额退费的功能;退费操作 均由 SP 通过邮寄的方式进行

客服人员需要跳转到 SPOA
系统建立工单转派至 SP 处
z 确认二、事前预警 SP 违约机制不足
SP 违约仍是引发投诉主因之一: 9 用户对定制不认可、收到群发短信、内容不健康等投诉类别占比超过 60%,
而其中被确定为 SP 责任(即由于 SP 强行绑定、宣传诱导等行为引发的投诉) 数量占比为 21%。超过 10%的标准 9 管理机制多为事后救火型,缺乏事前预警的 SP 管控机制
确认时间
中国移动通信集团北京有限公司

1、业务部门每天 15 点之前更新案例库;
案例及转单规
10086 在 17 点前上载至系统界面
1
邓松燕 跟踪调查
2005.11.8
则更新不及时
2、10086 人员对于案例库支撑性认可程度
不低于 85%
业务知识
对现有知识/流
梦网业务咨询准确率达 93% 以上,实操测
增加客服系统中信息 孙维;邓松
2006.2
费功能 费模块
时内,退费操作成功率 费退费的功能
燕;张娜
100%
建立案例 1、业务部门每天 15 点
案例及 转单规
更新机 之前更新案例库;
建立前后台支撑与反
制;增强 10086 在 17 点前上载 馈流程;
5
则更新 不及时
对前台支 撑及前后 台支撑互
至系统界面
工单平均处理时长
6 5
4.6 4.8
4.5 4.8
5
5.2 4.5
4 2.9 3.5
3.1
3
2
1
0
3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月
工单平均处理时长
工单平均处理时长各部门对比
6 5 4
2.97 3 2 1 0 A部门
3.76 B部门
4.97 C部门
5.4 D部门
4.88 本部门
建立投诉处理案例 邓松燕;张娜
2、10086 人员对于案例 库、梦网知识库等文
库支撑性认可程度不低 档,并每天更新
2006.1

于 85%
客服系 在
统与
OCRM
客服人员方便操作,无 需切换系统,投诉转派
6
SPOA 系统分 离
系统中建 立 MISC 接口
至 SP 和取单所需时间 均减少至 2 分钟以下, 工单电子化支持程度 90%以上
对策
目标
措施
负责人
完成 日期
1
前台转 SP 环节 无效
改变投诉 转派流程
将与 SP 平均交互次数 降低至 0.5 以下;
重新设计投诉转派流 邓松燕;韩
程与规则
莹;张娜
2006.1
2
事前预 警 SP 违 约机制 不足
设计并开 发 SP 管 理机制
SP 违规操作而引起的 投诉所占的比例不超过 10%
设计信用积分管理办 孙维;许苏 法并开发管理系统 明;邓松燕;
1、业务部门平均一周更新一 次,更新不及时 2、经过对 10086 人员调查, 对于现有案例库及模版指导 性的满意 程度为 82%,低于 85%的标准

第 11 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
对现有知识 梦网业务咨询准确率达 93% 以 2005 年 7-9 月移动梦网业务
2
/流程不熟 悉
协调计费及卓望开发 系统
孙维;许苏明
2005.12
八、对策实施 【实施一】改变投诉转派流程
第 14 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
图 10:投诉处理流程优化 优化后的处理流程为:客服前台直接将投诉单转给处理组,由处理组根据处 理逻辑和退费要求直接处理,需要 SP 协助查询处理的才将投诉单传递给 SP 协 商处理办法;预计流程优化后将有 50%以上的投诉可以由处理组直接完成,从而 将减少不必要的无效沟通环节、大大提高投诉处理时效和质量。
3
因果分析
4
要因确认
5
制定对策
6
对策实施
7
效果检查
8
巩固措施
9
总结打算
2005年11月
中国移动通信集团北京有限公司
时间
2005年12月 2006年1月 2月 3月
表示活动计划
表示活动实现情况
3、名词解释
z USD 投诉:10086 后台对于无法处理的疑难或重大投诉,通过 USD 系统平
台转发到业务支撑部门(如数据业务中心、运维、计费等)协助查询和处理;
z SP:移动信息服务提供商
z SPOA:SP 业务管理平台,移动客服通过此平台向 SP 转派投诉
以下是梦网 USD 投诉处理流程:
第 4 页(共 24 页)
二、选择课题
中国移动通信集团北京有限公司 图 1:梦网 USD 投诉处理流程
图 2:选择课题
三、现状调查
小组通过收集 2005 年 3-10 月 USD 投诉超时工单的具体原因,对工单超时 严重这一现状进行了调查和分析。
过 10%
2005.11.18
双方工作不同
因工作时间不同引起的工单堆积率不超过
9
韩莹
现场测试
2005.12.20

3%
SP 客服响应率
SP 客服在 1 小时内回复的比率不小于 70
10
韩莹
现场测试
2005.12.5

%;SP 客服电话接通率超过 80%
第 9 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
2005 年 7-9 月份由于对退费时限不认可产生的重复投诉占比分别为 8.7 %、10.1%、8.5%,均高于 5%的水平
z 其他要因确认


末端原因
表 5:其他要因确认表
确认标准
确认情况
是否要因
1
案例及转单 规则更新不
及时
1、业务部门每天 15 点之前更新 案例库;10086 在 17 点前上载 至系统界面 2、10086 人员对于案例库支撑 性认可程度不低于 85%
无法正常使用SP的业务 接收信息不正常 业务咨询 重新启用的号码产生信息费
图 9:梦网投诉类别分布
z 确认三、SP 退费效率低
用户对于定制及使用业务的不认可投诉中,有 91%的情况要求返还信息费, 对于信息费退费,经由 10086 业务处理组及 SP 客服人员协商后,由 SP 客服人 员采取邮寄的方式进行
第 10 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
梦网业务投诉类别分布源自文库
2% 1%1% 1% 3% 000%%%
28%
50%
4%
7%
3%
用户对订制的业务不认可 用户退订后仍产生信息费 对SP客服质量不满意 其它 SP客服电话错误或无法接通
信息费计费错误 协助取消业务(无争议) 接收到群发骚扰短信 内容不健康
2
张娜
抽考、实操
2005.12.4
程不熟悉
试成绩达到 92 分以上
测试
前台转 SP 环节
现场跟踪 此原因引起的投诉处理延长时间不超过 1
3
邓松燕
2005.11.1
无效
调查
小时
此原因引起的二次投诉占总体投诉量比例
4
SP 退费效率低 孙维
现场调查
2005.11.19
低于 5%
客服系统无退
5
孙维
现场测试 是否具有全业务线小额退费的功能和授权 2005.11.14
图 5、6:小组及各部门 USD 工单处理时长
第 7 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
五、分析原因
通过小组集体头脑风暴,展开问题原因分析,共得到 10 个末端原因:
图 7:梦网投诉流转工单积压因果图
六、要因确认
表 4:要因确认计划表
序 末端原因
负责人 验证方法
确认标准
第 8 页(共 24 页)
率超过 80%
SP 回复及时率较高,2005 年 7-9 月份 1 小时内响应比例 为 85%,客服电话接通率为 84.3%,均符合标准

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中国移动通信集团北京有限公司
七、制定对策
针对主要原因,小组全体成员进行充分讨论,并制定了相应的对策 表 6:对策表
序 主要 号 原因
2005.12
第 13 页(共 24 页)
中国移动通信集团北京有限公司
改变流
此原因引起的二次投诉
3
SP 退费 效率低
程;修订 退费管理 办法
占总体投诉量比例低于 5%
重新设计退费管理办 法和退费流程
许苏明;孙维
2006.2
客服人员方便操作系统
4
客服系 统无退
开发代退
进行退费的登记和操 作,退费时效在 72 小
月故障次数不超过 3 次
2005 年 7-9 月份 SPOA 系 统月故障次数为 1.5 次,低于 否 3 次的标准
6
双方工作不 同步
因工作时间不同引起的工单堆 积率不超过 3%
2005 年 7-9 月份由于双方工 作时间不一致引起的工单堆 积比率为 1.2%,满足标准

7
SP 客服响应 率低
SP 客服在 1 小时内回复的比率 不小于 70%;SP 客服电话接通
QC 小组活动成果发表材料
中国移动通信集团北京有限公司
二OO七年六月

中国移动通信集团北京有限公司

一、概括
中国移动通信集团北京有限公司
1、小组简介 北京公司梦网服务支撑 QC 小组的主要任务是规范梦网合作伙伴的诚信运
营诚信程度,并通过对客服部门的支撑提升梦网 USD 投诉的处理质量和效率、 降低梦网业务的总体投诉。
措施实施后的 2、3、4 月投诉交互次数平均为 0.45 次,解决了
结论
原流程环节多耗时长的弊端
【实施二】设计并开发 SP 管理机制
小组从 2005 年上半年开始探索创新的合作伙伴管理模式,并于年中设计完 成了“基于信用度的分级分层管理体系”,该体系突出了诚信经营的理念,通过 违约行为、投诉考核、履约情况等方面评价 SP 的信用度,信用“缺失”的 SP 将 受到相应的业务限制,其中消费者的投诉和满意度成为了决定 SP 优劣的重要指 标,从而站在消费者的角度促进了 SP 的有序运营。
1、此原因引起的支撑人员查询 理,造成投诉处理时间延长,
4
OCRM 与 SPOA 分离
延长时间不超过 2 分钟 2、工单电子化支持程度不低于
70%
平均转换时间为 4.5 分钟,超 过 2 分钟; 部分业务只能通过邮件或传 真方式传递工单,工单电子化

支持程度为 60%,低于 70%
的标准
系统不稳定 5
如果解决流转工单积压问题 62%,梦网 USD 投诉工单的处理时间可以控 制在:
4.88-4.88*62.65%*62%=2.98 小时<3 小时 2、从历史情况看,小组 USD 工单处理时长曾经在 05 年 3 月份达到 3 小时以下; 从与兄弟部门情况对比看,A 部门的投诉处理时长低于 3 小时
费功能
OCRM 与 SPOA 分
1、此原因引起的支撑人员查询延长时间不
6
孙维
现场测试 超过 2 分钟
2005.11.13

2、工单电子化支持程度不低于 70%
7
系统不稳定
孙维
现场测试
月故障次数不超过 3 次
2005.12.12
事前预警 SP 违
SP 违规操作而引起的投诉所占的比例不超
8
韩莹
跟踪调查
约机制不足
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