mySHOP 采购管理子系统操作手册

用心、精心、决心、匠心mySHOP U ser’
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目录
前言 (1)
适读对象 (1)
子系统简介 (1)
子系统使用前提 (1)
手册内容简介 (1)
手册字体和符号规范 (1)
最近更新 (2)
版本信息 (2)
责任声明 (2)
第1章合同管理 (3)
1.1 合同编辑 (4)
1.2 合同财务审核 (9)
1.3 合同变更 (10)
1.4 合同变更财务审核 (11)
1.5 合同查询 (12)
1.6 采购协议编辑 (12)
1.7 采购协议审核 (25)
1.8 采购协议查询 (26)
第2章业务权限 (27)
2.1 操作员类别维护 (27)
2.2 业务员订货金额审核权限维护 (30)
2.3 门店部类报损最大金额查询 (32)
2.4 门店部类报损最大金额设置维护单 (32)
2.5 查询门店部类报损最大金额设置维护单 (34)
2.6 门店补货优先级别 (34)
2.7 门店类别参数查询 (35)
2.8 门店类别参数维护单 (35)
2.9 查询门店类别参数维护单 (36)
第3章关系维护 (37)
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3.1 商品赠品关系查询 (38)
3.2 赠品关系维护单 (38)
3.3 查询赠品关系维护单 (40)
3.4 商品非同品赠品关系查询 (40)
3.5 非同品赠品关系维护单 (41)
3.6 查询非同品赠品关系维护单 (41)
3.7 默认供应商维护单 (43)
3.8 查询默认供应商维护单 (46)
3.9 门店商品个性化维护单 (46)
3.10 待执行门店商品个性化维护单取消 (49)
3.11 查询门店商品个性化维护单 (51)
第4章商品管理 (52)
4.1 商品资料维护单 (52)
4.2 待执行商品资料维护单取消 (53)
4.3 查询商品资料维护单 (54)
4.4 商品多条码维护单 (54)
4.5 查询商品多条码维护单 (56)
4.6 商品订货配送规格维护单 (56)
4.7 查询商品订货配送规格维护单 (58)
4.8 库存管理类型维护单 (58)
4.9 查询库存管理类型维护单 (59)
4.10 查询库存管理类型维护记帐单 (60)
第5章供应商管理 (61)
5.1 供应商结算辅助信息维护单 (61)
5.2 查询供应商结算辅助信息维护单 (63)
5.3 供应商资料维护单 (63)
5.4 查询供应商资料维护单 (64)
5.5 供应商供应商品状态维护单 (64)
5.6 待执行供应商供应商品状态维护单取消单 (67)
5.7 查询供应商供应商品状态维护单 (67)
第6章补货作业 (69)
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6.1 补货申请单 (71)
6.2 查询补货申请单 (75)
6.3 补货申请汇总审核 (75)
6.4 待审核补货申请处理 (82)
6.5 查询补货申请汇总审核结果 (83)
第7章订货作业 (86)
7.1 订货审批单 (90)
7.2 特价订货审批单 (99)
7.3 批量审核订货审批单 (100)
7.4 查询订货审批单 (102)
7.5 查询直送订单 (104)
7.6 订货审批单有效期调整单 (104)
7.7 查询订货审批单有效期调整单 (105)
第8章收货作业 (106)
8.1 验收单 (109)
8.2 永续订单验收 (111)
8.3 赠品验收单 (113)
8.4 紧急验收单 (114)
8.5 查询验收单 (116)
第9章配送作业 (117)
9.1 配送审批单 (119)
9.2 查询配送审批单 (124)
9.3 货位拣货单 (125)
9.4 查询货位拣货单 (127)
9.5 配送拣货单 (128)
9.6 查询配送拣货单 (129)
9.7 配送/返配出库单 (129)
9.8 查询配送/返配出库单 (131)
9.9 配送/返配入库单 (132)
9.10 查询配送/返配入库单 (134)
9.11 查询配送/返配记帐单 (134)
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9.12 配送/返配差异单 (135)
9.13 查询配送/返配差异单 (135)
第10章........................................................退货作业137
10.1 退货申请单 (141)
10.2 查询退货申请单 (143)
10.3 退货申请汇总审核 (144)
10.4 查询退货申请汇总审核结果 (148)
10.5 退货审批单 (149)
10.6 退货审批单财务审核 (154)
10.7 查询退货审批单 (155)
10.8 查询退货否决单 (156)
10.9 退货单 (156)
10.10 查询退货单 (159)
10.11 查询退货记帐单 (160)
10.12 查询退货差异单 (161)
第11章.................................................... 店间调拨作业163
11.1 店间调拨通知单 (163)
11.2 查询店间调拨通知单 (164)
11.3 店间调拨出库 (165)
11.4 店间调拨入库 (166)
11.5 查询店间调拨单 (167)
11.6 查询店间调拨记帐单 (168)
11.7 店间调拨差异单 (168)
11.8 查询店间调拨差异单 (170)
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前言
适读对象
应用mySHOP产品的采购管理子系统人员。

子系统简介
采购管理子系统主要实现合同管理、关系维护、商品管理、供应商管理、订货管理、收货管理、退货管理和店间调拨作业。

子系统使用前提
采购管理子系统配置在“业务中心系统”、“门店系统”和“配送中心系统”中，因此必须先登录进入“业务中心系统”、“门店系统”或者“配送中心系统”后才能使用采购管理子系统。

手册内容简介
本手册主要介绍采购管理子系统属下各功能模块的功能、数据关系、关键信息以及操作事项，一共分为11章内容：合同管理、关系维护、供应商管理、商品管理、补货作业、订货作业、收货作业、配送作业、退货作业、店间调拨作业、加工作业。

【注意事项】
本手册是以没有安装使用mySHOP仓库管理子系统的情况来介绍商品的验收、配送、退货等业务的功能应用；如果安装了仓库管理子系统，则因仓库和配送中心分工不同，模块分配设置将有所不同，具体介绍请参阅《mySHOP 仓库管理子系统操作手册》。

手册字体和符号规范
字体和符号规例说明
【模块清单】子系统的各个功能分组属下的模块清单。

【功能说明】模块实现功能的描述。

【数据衔接】数据的来源、流向，或者上一步、下一步操作，以及资料、
单据查询画面名称。

【操作要点】实现模块功能的操作介绍。

【关键信息】用于模块界面的项目注释。

【系统配置】与模块功能匹配的相关系统配置项目的描述。

【注意事项】与模块相关的补充说明，或强调某些重要信息。

〖界面名称〗模块名称，或其他窗口的画面名称。

带着重号字体
．．．．．．界面项目名称。

系统提示信息执行操作过程中系统出现的提示描述。

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表0.1 手册字体和符号规范
最近更新
二〇二二年三月
版本信息
表0.2
责任声明
本文包含的信息代表融通业务中心目前对本文所涉及内容的观点，由于用户需求、市场和产品情况的不断变化，本文中的信息并不代表融通业务中心未来的观点，融通业务中心不能保证本文信息在未来时间的有效性。

本文包含的内容，无论是明确陈述的内容或隐含的内容，都不能理解为融通业务中心的正式商业承诺。

本文包含敏感信息，须限制使用。

扩散或复制本文须得到融通业务中心的书面认可，严禁以任何形式印刷或出版本文的全部或部分内容。

本文中提及的有关产品和名称为相应业务中心或机构的（注册）商标。

本文信息若有变动，恕不另行通知。

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第1章合同管理
“合同管理”是指对新供应商引入时签订合同、新商品引入时签订采购协议的管理，主要是在业务中心系统完成，新供应商、新商品的编码工作由总部编码系统自动完成。

【模块清单】
表1.1
【系统配置】
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表1.2
1.1合同编辑
【功能说明】
业务中心记录与供应商新签合同资料、财务结算约定（如结算方式等），同时建立新供应商的基本档案。

【数据衔接】
上游处理：①档案管理子系统的各项基本资料设置；
②〖合同财务审核〗“重新编辑”指令生效，在此对合同资料重新处理。

下游处理：①系统配置“主合同是否需要财务审核”设为1时，下游处理是〖合同财务审核〗；
②系统配置“主合同是否需要财务审核”设为0时，下游处理是由
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系统自动生成新供应商编码，存档供应商资料和合同资料，同时生成
财务费用数据和费用规则；随后可在〖采购协议编辑〗引入供应商的
商品，或者在〖合同变更〗修正合同资料。

查询画面：①系统已完成新供应商编码的，可在〖合同查询〗、〖查询编辑合同历史〗、〖查询合同最新信息〗查询；
②系统尚未完成新供应商编码的，可在〖待编码供应商查询〗查询。

【操作要点】
本模块采用“维护单据画面”（如图 1.1），具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

特别说明：由于合同内容较多，除了表头的项目信息以外，其他项目信息分类放置在〖基本资料〗、〖辅助资料〗、这2个页面上，点击对应的页签便可查看、录入相关项目。

图1.1 合同编辑
【关键信息】
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表1.3 【系统配置】
表1.4
【注意事项】
1、在系统里，同一时期内一个供应商只能有一份有效合同。

2、可以通过系统配置“主合同是否需要财务审核”控制新合同资料是否需要财务审核。

3、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“合同编辑”的类别权限控制。

1.2合同财务审核
【功能说明】
业务中心财务人员对新建合同的费用信息进行审核确认，审核通过后向总部编码系统发出新供应商编码请求。

【数据衔接】
上游处理：〖合同编辑〗
下游处理：由系统自动生成新供应商编码，存档供应商资料和合同资料，同时生成财务费用数据和费用规则。

随后可在〖采购协议编辑〗引入供
应商的商品，或者在〖合同变更〗修正合同资料。

查询画面：①系统已完成新供应商编码的，可在〖合同查询〗、〖查询编辑合同历史〗、〖查询合同最新信息〗查询；
②系统尚未完成新供应商编码的，可在〖待编码供应商查询〗查询。

【操作要点】
本模块采用“待执行单据画面”，具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

：表示财务审核通过，正式向总部发出新供应商编码请求；
：表示需要返回〖合同编辑〗重新编辑合同资料。

【关键信息】
请参阅本手册“合同编辑”章节的关键信息。

【注意事项】
1、“合同财务审核”是可选环节，通过系统配置“主合同是否需要财务审核”控制是否使用。

2、“重新编辑”指令生效后，应该在〖合同编辑〗对合同资料重新处理，随后再返回〖合同财务审核〗重新审核。

3、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“合同财务审核”的类别权限控制。

1.3合同变更
【功能说明】
业务中心变更合同信息（包括合同有效期、供应商基本信息、财务扣项等），也可进行合同续签、终止处理。

【数据衔接】
上游处理：①经〖合同编辑〗或者〖合同变更〗当前生效的合同；
②〖合同变更财务审核〗“重新编辑”指令生效，在此对合同资料重新处理。

下游处理：①系统配置“主合同是否需要财务审核”设为1（需要）时，下游处理是〖合同变更财务审核〗；
②系统配置“主合同是否需要财务审核”设为0（不需要）时，变
更或续签合同的，下游处理是系统自动刷新供应商基本信息、费用规
则以及合同模板信息，随后可在〖采购协议编辑〗引入供应商的商品；
终止合同的，停止与供应商的相关业务。

查询画面：系统配置“主合同是否需要财务审核”设为0（不需要）时，可直接在〖合同查询〗、〖查询合同修改历史〗、〖查询合同最新信息〗查询。

【操作要点】
本模块采用“维护单据画面”（如图 1.2），具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

特别说明：新建单据后，必须先录入“供应商编码
．．．．．”后才能修改其他相关信息。

图1.2 合同变更
【关键信息】
表1.5 合同变更
【系统配置】
表1.6
【注意事项】
1、“合同变更”是否需要财务审核是由系统配置“主合同是否需要财务审核”控制的。

2、不能通过〖合同变更〗更改合同类型。

需要更改合同类型时，应将原合同终止，重新建立一份新合同。

1.4合同变更财务审核
【功能说明】
业务中心财务人员对合同变更的费用信息进行审核确认。

【数据衔接】
上游处理：〖合同变更〗
下游处理：系统配置“主合同是否需要财务审核”设为0（不需要）时，变更或续签合同的，下游处理是系统自动刷新供应商基本信息、费用规
则以及合同模板信息，随后可在〖采购协议编辑〗引入供应商的商品；
终止合同的，停止与供应商的相关业务。

查询画面：〖合同查询〗、〖查询合同修改历史〗、〖查询合同最新信息〗【操作要点】
本模块采用“待执行单据画面”，具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

：表示财务审核通过；
：表示需要返回〖合同变更〗重新编辑合同变更资料。

【关键信息】
请参阅本手册“合同变更”章节的关键信息。

【注意事项】
1、“合同变更财务审核”是可选环节，通过系统配置“主合同是否需要财务审核”控制是否使用。

2、“重新编辑”指令生效后，应该在〖合同变更〗对合同资料重新处理，随后再返回〖合同变更财务审核〗重新审核。

1.5合同查询
【功能说明】
查询已通过审核（包括必要的财务审核）的供应商立项的合同单据。

【数据衔接】
上游处理：〖合同编辑〗、〖合同财务审核〗、〖合同变更〗、〖合同变更财务审核〗
【操作要点】
本模块采用“查询单据画面”，具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

【关键信息】
请参阅本手册“合同编辑”和“合同变更”章节的关键信息。

【注意事项】
1、系统尚未完成新供应商编码的合同资料，不能在此画面查询，应在〖待编码供应商查询〗查询。

2、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“合同查询”的类别权限控制。

1.6采购协议编辑
【功能说明】
业务中心记录与供应商新签定的采购协议，同时建立供应商的商品基本档案。

【数据衔接】
上游处理：①系统配置“主合同是否需要财务审核”设为1（需要）时，上游处理是〖合同财务审核〗或者〖合同变更财务审核〗；
②系统配置“主合同是否需要财务审核”设为0（不需要）时，上
游处理是〖合同编辑〗或者〖合同变更〗。

下游处理：〖采购协议审核〗
【操作要点】
本模块采用“维护单据画面”（如图 1.3），具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

维护单销项税金=不含税销售额*17%如果是17点的，那么销售税额=含税销售/（1+17/100）
图1.3 采购协议编辑
图1.4 特别说明：
1、已经立项的商品重新签订采购协议时，直接录入“商品条码
．．．．”调出原有资料，按需修改相关内容即可。

2、如果同一协议中有多个相似的商品，可用“复制当前商品”功能简化录入工作，具体操作是：①完成第一个商品资料的录入；
②在表头的“复制单品个数
．．．．．．”录入后续相似的商品数量（假设相似商品共有5个，则在此需要录入4）；
③点击按钮，表体自动增加复制资料行（除了商品名称、简称、自定义代码由系统稍作处理外，其他信息保持与第一个商品相同）；
④按需修改复制出来的新商品资料即可。

3、点击按钮录入下一条商品资料时，系统自动保存上一条商品资料。

4、通过“商品精灵”导入商品资料时，系统自动保存导入的资料。

5、录入商品资料后，需要在画面中右侧的“执行门店
．．．．”区域指定采购协议资料传送的目的机构（业务中心、门店、店组、配送中心、加盟店，可以多选），也就是指定新商品的销售范围、同步变更旧品的默认供应商与进价的机构范围。

点击所需机构前面的，令其变为便可。

【关键信息】
项目简要说明
供方代表供应商签约人的姓名。

供应商录入新采购协议的供应商编码。

结算方式当前系统记录的该供应商的默认结算方式，不能修改。

复制单品
配合“复制当前商品”使用，使用方法详见本章节的【操作要点】。

个数
物理合同采购协议对应的书面合同编号。

录入供应商编码后由系统自动显示。

需要根据〖合同编辑〗里设置“扣款范围
．．．．”是“按单品”的固定扣项生成该商品的相应扣项资料时，点击前面的，令其变为便可。

点击前面的令其变为，即表示允许下永续订单。

这个标记只在做订货审批单时限制：订货审核单的“订单类型
．．．．”设为“永续”时，订单只能录入允许下永续订单的商品。

点击前面的令其变为，即表示录入验收单时能修改商品进价。

这个标记只在商品做验收单时做限制。

可通过系统配置“采购协议编辑模块中验收时是否修改进价状态”控制本项目的初始值：勾选或者不勾选。

点击前面的令其变为，即表示该商品是免税农产品。

系统自动设置免税农产品的税率为0。

点击前面的令其变为，即表示门店、配送中心不允许做“退货申请单”，而是直接去做“报损单”进行报损。

用作识别季节性商品。

系统默认商品是非季节商品（即全年12个月
份全选），如果是季节性商品的，点击不销售月份前面的令其变为即可，可多选。

表1.7
【系统配置】
表1.8
【注意事项】
1、系统是以“商品条码”作为判断是否新品的依据。

无条码、伪条码或者条码已被其他商品占用的，应由系统自动生成商品店内条码。

2、在〖合同编辑〗表头设置了供应商的“经营范围”（不设为０），将限制该供应商只能和该管理部门做交易，在录入采购协议商品时，商品类别必须隶属该经营范围（商品部类）。

3、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“采购协议编辑”的类别权限控制。

4、商品状态包括：新品、正常、暂停订货、暂停销售、暂停经营、已清理6种。

①新品：当新商品引入系统后的状态。

开始试销天数、试销金额指标进行考核。

对门店系统来说，“新品”表示这些商品可以开始经营了，因此商品资料查询中可以看到资料“新品”的业务权限和“正常”基本一样。

“新品”理论上不参加自动补货，试销天数到后，统计实际销售金额，如果该值等于或者已经超过指标则自动转正为“正常”。

“新品”可向其他状态进行转移，即新品可以直接转到正常、暂停进货、暂停销售、暂停经营和已清理等。

新品第一次订货的时候需要在订
单上选择‘’中的新品。

②正常：当“新品”通过了试销期和试销金额的考核后，就变成了“正常”状态。

这时商品生命周期中时间最长的状态，也是商品最普遍的状态。

“正常”商品能参与一切商品流转作业，无限制。

③暂停订货：不能订货但能销售，对于一品多商的商品，所有供应商都不
能订货，用于处理突发性事件。

“暂停订货”商品不能执行采购订单和
验收入库；可以退货、正销售、负销售、商品折扣、变进价、变售价等
流转作业。

门店可以向配送中心补货。

④暂停销售：紧急情况下停止销售的一种暂时状态。

该状态用于零售商和
供应商生成纷争时，暂时停止来往的情况。

“暂停销售”商品停止前台
销售与所有订货、进货业务，其它业务不受影响，包括前台退货也可进
行。

⑤暂停经营：暂停门店对该商品的经营权，用于控制门店的SKU数。

“暂
停经营”商品对业务的限制上和“已清理”状态一样，区别在于“暂停经营”状态能够逆转成其他状态。

⑥已清理：商品状态改为“已清理”后，被认为该门店从此不在经营此
商品，商品在系统中被认为是完全删除，不能再返回到其它任何状态。

5、旧品重新立项时，不会改变原来的商品状态和原供应商状态，因此，旧品立项后需要在〖门店商品个性化维护单〗调整各门店的相关商品的状态。

1.7采购协议审核
【功能说明】
业务中心对采购协议审核确认，审核通过后采购协议资料传给各机构（业务中心、门店、店组、配送中心、加盟店）。

【数据衔接】
上游处理：〖采购协议编辑〗
下游处理：系统自动生成新商品编码，存档商品资料和采购协议资料，同时生成指定商品的固定扣项规则。

随后将采购协议资料传送各机构（业
务中心、门店、店组、配送中心、加盟店）。

查询画面：①系统已完成新商品编码的，在〖采购协议查询〗查询；
②系统尚未完成新商品编码的，在〖待编码商品查询〗查询。

【操作要点】
本模块采用“待执行单据画面”，具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

：表示审核通过；
：表示需要需要返回〖采购协议编辑〗重新编辑采购协议资料。

【关键信息】
请参阅本手册“采购协议编辑”章节的关键信息。

【注意事项】
1、如有资料重复的情况，例如商品名称重复（系统配置“商品名称是否允许同名”设置为不允许时）、商品条码重复等，即使点击按钮，采购协议也是不能通过系统检测审核的。

此时，应该查明原因并且修改采购协议相应内容，然后重新进行审核。

2、采购协议的商品资料需要在〖采购协议审核〗审核通过后才能生效。

商品资料生效时会下传到配送中心和所有门店。

在指定销售范围内的门店，商品的状态是“新品”而不在指定销售范围内的门店，商品状态是“暂停经营”，并且是此类门店不能查看到相关商品资料。

3、系统自动以最新立项的销售条码、件装条码作为商品的默认主条码、默认订货条码。

4、单据审核需要即时打印的，系统自动调用的〖采购协议查询（打印）〗模块（模块号是220114），不作为菜单项目，但需要在系统管理子系统对此模块进行权限分配。

5、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“采购协议审核”的类别权限控制。

1.8采购协议查询
【功能说明】
查询已通过审核的商品立项的采购协议单据。

【数据衔接】
上游处理：〖采购协议审核〗
【操作要点】
本模块采用“查询单据画面”，具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

【关键信息】
请参阅本手册“采购协议编辑”章节的关键信息。

【注意事项】
1、系统尚未完成新商品编码的采购协议资料，不能在此画面查询，应在〖待编码商品查询〗查询。

2、在采购管理子系统〖操作员类别维护〗设置了操作员类别权限，并且在系统管理子系统〖工作组权限分配〗启用（勾选）本模块的“512=类别权限”，才能实现对操作员处理“采购协议查询”的类别权限控制。

第2章业务权限
设置不同角色管理类别、审核单据最高金额的权限
【模块清单】
2.1
【功能说明】
业务中心、门店和配送中心维护本机构的业务员（操作员）管理商品类别的权限。

【数据衔接】
上游处理：系统管理子系统〖用户管理〗、档案管理子系统〖商品类别维护单〗。

下游处理：系统自动控制业务员只能处理自己所负责的商品类别的业务单据，如补货申请单、订单审批单、配送审批单、退货申请单等。

【操作要点】
本模块采用“表格型画面”（如图 2.1），具体操作请参阅《系统通用操作手册》的有关说明。

图2.1 操作员类别维护单
特别说明：点击按钮（当系统配置“用户管理类别”设为0时）或者按钮按钮（当系统配置“用户管理类别”设为具体类别级别时）开启〖业务员类别管理〗画面（如图 2.2）可进行快速分配，具体操作是：第1步选择需要分配类别的业务员；
第2步在“未分配给业务员的类别
．．．．．．．．．．”区域中点击需要分配的类别，点击按钮（分配多个类别时，重复执行此步骤）；
第3步在“已分配给业务员的类别
．．．．．．．．．．”区域中点击需要取消的类别，点击按钮可撤消已分配的类别（取消多个类别时，重复执行此步骤）；
第4步点击按钮返回单据画面执行后续的操作便可。

图2.2 操作员类别维护 - 业务员类别管理
【关键信息】
项目简要说明
操作员帐
号
必须录入在系统管理子系统〖用户管理〗已设置的“操作员帐号”。

类别编码录入该操作员负责的商品类别编码。

必须录入在档案管理子系统〖商品类别维护单〗已设置的商品小类编码。

如果某个操作员负责多个商品类别，则分开多行录入。

表2.1。